Regulamento Interno dos Serviços
Preâmbulo
A Comunidade Intermunicipal da Beira Baixa é uma associação pública de autarquias locais para a prossecução conjunta das respetivas atribuições, regendo-se pela Lei 75/2013 de 12 de setembro, pelos seus estatutos aprovados em reunião de Assembleia Intermunicipal de 9 de dezembro de 2013, e pelas mais disposições legais aplicáveis.
A Comunidade Intermunicipal da Beira Baixa é composta pelos municípios de Castelo Branco, Idanha-a-Nova, Oleiros, Penamacor, Proença-a-Nova e Vila Velha de Ródão e corresponde à Unidade Territorial Estatística de Nível III (NUT III Beira Baixa);
Assim, e em conformidade com o estabelecido na Lei 75/2013, de 12 de setembro, procedeu-se, nos termos definidos no n.º 2 do artigo 34.º dos Estatutos, ao desenvolvimento para posterior operacionalização do Regulamento Interno dos Serviços, aprovado em reunião de Assembleia Intermunicipal n.º 3 de 3 de Junho de 2014 e publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 123 - 30 de junho de 2014, através do Despacho 8483/2014.
Em 29/07/2015 foi publicada no DR 1.ª série n.º 146 a Lei 77/2015 que veio estabelecer o regime jurídico da organização dos serviços das entidades intermunicipais e o estatuto do respetivo pessoal dirigente.
Estatuindo os artigos 3.º e 15.º da mencionada lei que as entidades intermunicipais aprovam ou adaptam o regulamento interno referido no n.º 2 do artigo 106.º da Lei 75/2013 de 12/09, na sua redação atual, em conformidade com o disposto na presente lei até 31/12/2015.
A estrutura orgânica, de cariz matricial, mantém-se face ao aprovado e permite que as áreas operativas dos serviços se desenvolvam através da criação de equipas multidisciplinares, tendo por primária missão servir os municípios associados.
A estrutura orgânica teve e tem em consideração o mapa de pessoal, bem como as necessidades presentes da CIMBB em matéria de recursos e organização interna para fazer face às suas responsabilidades.
Assim o Regulamento interno da CIMBB passa a ter a redação que na integra se segue:
27 de novembro de 2015. - O Secretário Executivo Intermunicipal, Joaquim Morão.
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Natureza jurídica e legislação aplicável
1 - A Comunidade Intermunicipal da Beira Baixa, adiante designada por "CIMBB" é uma pessoa coletiva de direito público, criada ao abrigo da Lei 75/2013, de 12 de setembro.
2 - A CIMBB rege-se pela lei referida no artigo anterior, pelos seus estatutos e, no que se refere ao seu funcionamento interno, pelo presente regulamento e demais legislação aplicável.
Artigo 2.º
Visão
A CIMBB, pretende ser um parceiro regional, capaz de implementar práticas de gestão que permitam identificar e satisfazer as necessidades dos municípios associados e desenvolver estratégias que conduzam a uma maior coesão intermunicipal, com resultados na melhoria de qualidade de vida e no desenvolvimento sustentado da região.
Artigo 3.º
Missão
A CIMBB, tem como missão promover, otimizar e defender interesses comuns dos municípios associados, bem como dos agentes do território, estimulando o desenvolvimento integrado e coletivo, valorizando parcerias, criando sinergias e maximizando resultados.
Artigo 4.º
Objetivos estratégicos
Os objetivos estratégicos da CIMBB são:
Aumentar a coesão territorial e intermunicipal;
Promover e dinamizar o desenvolvimento económico e social na região;
Tornar a organização interna mais eficiente e eficaz;
Fomentar a participação nas decisões dos municípios associados.
Artigo 5.º
Princípios de Funcionamento dos Serviços
O funcionamento dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e pelos estatutos e orienta-se pelos seguintes princípios:
a) Os serviços orientam a sua atividade para a prossecução dos objetivos definidos pelos órgãos da Comunidade;
b) A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objetivos, do planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas atividades;
c) A estrutura de serviços é do tipo matricial, flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de pequenas dimensões;
d) A participação e responsabilização dos trabalhadores.
Artigo 6.º
Planeamento, programação e controlo
1 - A atividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da Comunidade.
2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da CIMBB na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem caráter vinculativo.
3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, as GOP - Grandes Opões do Plano, Orçamento e o Relatório de Gestão.
4 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre os níveis de execução (física e financeira), com o objetivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.
Artigo 7.º
Superintendência
Compete ao Conselho Intermunicipal exercer a superintendência dos serviços assegurando:
a) A sua correta atuação na prossecução das atribuições que lhe estão cometidas legal e estatutariamente;
b) O cumprimento dos princípios de gestão corretos e adequados à realidade concreta da CIMBB.
Artigo 8.º
Delegação de competências
1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.
2 - A delegação de competências respeitará o quadro legalmente definido.
CAPÍTULO II
Organização e funcionamento dos serviços
SECÇÃO I
Estrutura
Artigo 9.º
Estrutura
1 - Para a prossecução das suas atribuições, nos termos do estabelecido no n.º 1 do artigo 7.º e artigo 9.º da Lei 77/2015 de 29/07 e no n.º 2 do artigo 34.º dos Estatutos, a CIMBB adota um tipo de estrutura matricial obedecendo à seguinte estrutura:
a) Equipa multidisciplinar designada por Gabinete de Planeamento Estratégico, Assessoria Técnica e Projetos, liderada por um chefe de equipa multidisciplinar equiparado a titular de cargo de direção intermédia de 2.º grau, com direito a despesas de representação, cuja designação cabe ao Secretariado executivo Intermunicipal em conformidade com a alínea b) do artigo 5.º da Lei 77/2015 de 29/07;
b) Equipa multidisciplinar, liderada por chefe de equipa, equiparado a titular de cargo de direção intermédia de 3.º grau, cuja designação, cabe ao Secretariado Executivo Intermunicipal;
2 - Para efeitos do disposto na alínea b) do número anterior, o estatuto remuneratório do titular do cargo de direção intermédia de 3.º grau corresponde à 6.ª posição remuneratória da carreira geral de técnico superior;
3 - Em conformidade com o disposto na alínea b) do n.º 1 é criada a equipa multidisciplinar da Administração e Apoio técnico;
4 - A direção dos serviços intermunicipais e a afetação de pessoal a cada unidade ou estrutura cabe ao Secretariado Executivo Intermunicipal;
5 - Em conformidade com o n.º 2 do artigo 9.º da Lei 77/2015 de 29/07 incumbe ao Secretariado Executivo Intermunicipal designar as chefias das equipas multidisciplinares que é feita de entre os efetivos da CIMBB e publicada no Diário da República com nota relativa ao currículo académico e profissional dos designados;
6 - Pode o Secretariado Executivo Intermunicipal Cometer aos chefes das equipas multidisciplinares as competências fixadas para os titulares dos cargos dirigentes previstos no artigo 6.º da Lei 77/2015 de 29/07.
SECÇÃO II
Atribuições das equipas multidisciplinares
Artigo 10.º
Gabinete de Planeamento Estratégico,
Assessoria Técnica e Projetos
Ao Gabinete de Planeamento Estratégico, Assessoria Técnica e Projetos compete:
a) Coordenar funcionalmente a realização das atividades que lhes estão cometidas de modo a assegurar a execução das decisões dos órgãos da CIMBB, nas suas áreas de intervenção;
b) Conceber e propor estratégias, políticas de atuação e procedimentos com vista à prossecução dos objetivos da CIMBB;
c) Participar nas ações a empreender pela CIMBB, tendo em vista a satisfação das atribuições e competências que lhe estão determinadas legalmente;
d) Garantir a informação e colaboração entre os serviços com o intuito de assegurar o seu bom funcionamento;
e) Propor medidas de desenvolvimento integrado da CIMBB, promovendo a criação de sinergias e uma maior racionalização dos recursos disponíveis;
f) Propor as medidas de estratégia adequadas ao âmbito d a respetiva área funcional e elaborar estudos que fundamentem as decisões a tomar;
g) Participar de forma ativa e diligente na definição dos objetivos a prosseguir, em consonância com os objetivos estratégicos definidos pelos órgãos da CIMBB;
h) Garantir a elaboração das Grandes Opções do Plano, Orçamento, respetivas alterações e revisões, e Relatório de Gestão;
i) Coordenar a componente financeira;
j) Coordenar as prestações de serviços em regime de assessoria prestadas na sua área de intervenção;
k) Respeitar a correlação entre o plano de atividades e o orçamento da CIMBB;
l) Assegurar a comunicação com os serviços jurídicos (internos e/ou externos), bem como acompanhando todos os processos jurídicos em que a CIMBB esteja envolvida;
m) Desenvolver e acompanhar estudos e planos de interesse para a CIMBB, que assistam à tomada de decisão superior;
n) Acompanhar a elaboração de planos estratégicos da região da CIMBB, planos de investimentos intermunicipais e outros instrumentos de planeamento;
o) Acompanhar os estudos de apoio à implementação de alterações de procedimentos e de novas atribuições e competências e analisar as respetivas transferências financeiras;
p) Identificar e garantir o desenvolvimento de planos e projetos, assegurando a sua monitorização e avaliação regular dos resultados;
q) Estudar, acompanhar e propor as medidas necessárias para candidaturas a programas nacionais e comunitários;
r) Recolher e divulgar informação sobre os programas nacionais e comunitários, de interesse para os municípios e para a CIMBB;
s) Coordenar grupos de trabalho que sejam alvo de delegação de competências, desde que delegadas pelo Secretariado Executivo Intermunicipal;
t) Assegurar outras atribuições ou competências que lhe sejam superiormente cometidas em matérias da sua área de intervenção.
Artigo 11.º
Administração e Apoio Técnico
1 - Constituem atribuições da Equipa Multidisciplinar de Administração e Apoio Técnico as que lhe sejam superiormente cometidas em matéria da sua área de intervenção e designadamente:
2 - Na área de apoio técnico:
a) Contribuir para o bom desempenho dos órgãos intermunicipais, prestando-lhes apoio no âmbito da sua atividade e funcionamento;
b) Contribuir para o bom funcionamento dos serviços da CIMBB, mediante a sustentação de atividades logísticas, administrativas, de manutenção e atendimento;
c) Organizar a agenda e desempenhar outras tarefas que lhe tenhamsido atribuídas pelo Secretário Executivo, dentro do respetivo âmbito de atuação;
d) Auxiliar os órgãos intermunicipais na elaboração de despachos e propostas, no âmbito das suas atribuições e competências;
e) Assegurar a receção, classificação, registo, encaminhamento e distribuição de toda a documentação recebida e expedida pela CIMBB e gerir o respetivo arquivo;
f) Assegurar que os serviços de manutenção e de limpeza são realizados;
g) Apoiar na gestão da página de internet da CIMBB;
h) Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis, promovendo a responsabilização dos serviços pelos bens à sua guarda, planear verificações da fidelidade da informação registada e providenciar pela salvaguarda dos bens;
i) Gerir a frota automóvel e assegurar a operacionalidade de equipamentos e instalações, acionando os mecanismos necessários conducentes à conservação, reparação e substituição dos mesmos;
j) Garantir o aprovisionamento e assegurar o abastecimento regular de consumíveis de equipamentos e instalações comuns dos serviços da CIMBB;
k) Assegurar a tramitação dos procedimentos relativos à locação e aquisição de bens e serviços para a CIMBB;
3 - Na área administrativa, financeira e de recursos humanos:
a) Organizar e manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
b) Monitorizar administrativamente o controle de assiduidade do pessoal, faltas, férias e licenças;
c) Organizar e tratar todo o expediente relativo a processos de aposentação;
d) Organizar e conduzir todos os processos de assistência médica e medicamentosa e seguros de pessoal;
e) Garantir o apoio administrativo das tarefas do serviço de higiene, segurança e saúde no trabalho e promover a higiene e segurança no trabalho, assegurando o cumprimento das normas estabelecidas;
f) Manter devidamente escriturados os livros da tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade pública;
g) Movimentar os meios monetários da CIMBB, assegurando a prossecução de métodos e procedimentos de controlo das disponibilidades;
h) Arrecadar as receitas da Comunidade, fundos e valores e promover o pagamento de todas as despesas em conformidade com as disposições legais aplicáveis, bem como ter à sua guarda e sob a sua responsabilidade todos os valores pertencentes ao erário da Comunidade que lhe tenham sido confiados, quer sejam constituídos por dinheiro, documentos ou objetos de qualquer outra natureza;
i) Proceder à liquidação e processamento de todas as receitas da Comunidade;
j) Conferir e preparar para despacho todos os documentos ou processos respeitantes ao pagamento de despesas;
k) Garantir a conferência das faturas relativas às aquisições de bens e serviços adquiridos pela CIMBB.
4 - Na área de comunicação e relações públicas
a) Assegurar a área da comunicação, relações públicas e eventos;
b) Assegurar a organização de eventos, atividades e iniciativas associadas aos projetos desenvolvidos pela CIMBB;
c) Assegurar outras atribuições ou competências que lhe sejam superiormente cometidas em matérias da sua área de intervenção.
5 - Na área da estrutura de Apoio Técnico do Portugal 2020:
1) No âmbito da Delegação de Competências
a) Assistir a Autoridade de Gestão, no exercício das suas funções enquanto Organismo Intermédio, de acordo com o estabelecido no contrato de Delegação de Competências;
b) Elaborar as candidaturas de assistência técnica para o exercício das competências delegadas e formalizar os respetivos pedidos de pagamento;
c) Emitir parecer no âmbito do processo de apreciação da elegibilidade e do mérito das candidaturas, assegurando um processo de seleção em conformidade com os critérios aplicáveis ao Programa Operacional do Centro
d) Assegurar a organização dos processos de candidaturas, relativamente às competências delegadas;
e) Verificar se a operação a selecionar apresenta adequação técnica para a prossecução dos objetivos e finalidades específicas visadas e possui demonstração objetiva da sua viabilidade e sustentabilidade económica e financeira;
f) Verificar se o beneficiário tem capacidade administrativa, financeira e operacional antes da operação ser aprovada;
g) Acompanhar a realização dos investimentos e a execução das ações e assegurar a interlocução privilegiada com os beneficiários, em todas as fases do ciclo de vida das operações sem prejuízo dos mecanismos de acompanhamento, controlo, supervisão e interação da Autoridade de Gestão do Centro;
h) Verificar a elegibilidade das despesas;
i) Assegurar que os beneficiários mantêm um sistema contabilístico separado ou um código contabilístico adequado para as transações da operação;
j) Garantir o cumprimento dos normativos aplicáveis, designadamente nos domínios da concorrência, da contratação pública, do ambiente e da igualdade de oportunidades;
k) Verificar a realização efetiva dos produtos e serviços cofinanciados, a obtenção dos resultados definidos quando da aprovação da operação e o pagamento da despesa declarada pelo beneficiário, bem como a sua conformidade com a legislação aplicável, com o Programa Operacional do Centro, com as condições de apoio da operação, nos termos estabelecidos no Manual de Procedimentos;
l) Assegurar que as despesas declaradas cumpriram as regras europeias e nacionais, devendo apoiar o primeiro Outorgante na realização de verificações de gestão das operações;
m) Avaliar o cumprimento de objetivos e resultados e propor o encerramento financeiro das operações, nos termos definidos no Manual de Procedimentos e nas Orientações Técnicas e de Gestão;
n) Manter atualizado o Sistema de Informação, com os dados de cada operação, que sejam necessários para o exercício de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação, acompanhamento de irregularidades e auditoria;
o) Criar e garantir à Autoridade de Gestão do Centro um sistema de gestão e análise adequado e fiável que permita a validação de despesas;
p) Reportar, através dos mecanismos previstos pela Autoridade de Gestão do Centro, toda a informação física, financeira e estatística necessária para apoiar a elaboração de indicadores de acompanhamento e de estudos de avaliação.
q) Desempenhar as demais tarefas associadas ao contrato de delegação de competências.
2) Cabe ainda à Estrutura de Técnico do Portugal 2020:
a) Apoiar, sempre que delegada a competência apoiar na elaboração de candidaturas;
b) Gerir, monitorizar a implementação dos projetos aprovados e contratualizados;
c) Realizar os processos associados aos pedidos de reembolso;
d) Assegurar a organização do(s) dossier(s) de projeto de acordo com as orientações existentes;
3) A coordenação da Estrutura de Apoio Técnico é do Secretariado Executivo Intermunicipal, podendo ser delegada;
4) A Estrutura de Apoio Técnico da CIMBB extingue as suas funções com a caducidade do contrato de subvenção global.
CAPÍTULO III
Mapa de pessoal
Artigo 12.º
Aprovação do mapa de pessoal
A CIMBB disporá de mapa de pessoal aprovado anualmente com os instrumentos previsionais.
CAPÍTULO IV
Disposições finais
Artigo 13.º
Dúvidas e omissões
As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente regulamento serão resolvidas por deliberação do Conselho Intermunicipal, em conformidade com as disposições legais aplicáveis.
Artigo 14.º
Criação e instalação dos serviços
Os serviços que constituem a estrutura orgânica constante do presente regulamento, consideram-se criadas desde já, mas a respetiva instalação é feita à medida das necessidades da CIMBB, tendo em conta as possibilidades físicas, financeiras e a dotação de pessoal.
Artigo 15.º
Normas complementares
Por proposta do Conselho Intermunicipal, a Assembleia Intermunicipal pode aprovar normas complementares a este regulamento, designadamente no que se refere ao controlo interno e ao inventário e cadastro de bens.
Artigo 16.º
Organograma
O organograma dos serviços consta do Anexo I ao presente Regulamento.
Artigo 17.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua aprovação pela Assembleia Intermunicipal.
Organograma
(ver documento original)
209214774
