Resolução 74/2003 (2.ª série). - Considerando o disposto nas alíneas f) do artigo 25.º da Lei 108/88, de 24 de Setembro, e f) do n.º 2 do artigo 21.º dos Estatutos da Universidade do Minho e no n.º 4 do artigo 75.º dos mesmos Estatutos:

O senado universitário, em sessão plenária de 27 de Outubro de 2003, determina o seguinte:

1) É aprovada a revisão do regulamento orgânico dos Serviços Técnicos da Universidade do Minho anexo à presente resolução;

2) As divisões e secções dos Serviços Técnicos passam, assim, a ser as constantes do regulamento agora revisto.

27 de Outubro de 2003. - O Presidente, A. Guimarães Rodrigues.

ANEXO

Regulamento Orgânico dos Serviços Técnicos da Universidade do Minho

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Natureza e âmbito de aplicação

1 - Os Serviços Técnicos da Universidade do Minho, abaixo designados por ST, são uma unidade orgânica da Universidade e organizam-se numa estrutura funcional única, embora deslocalizada do ponto de vista geográfico, entre os actuais dois Pólos da Universidade (Pólo de Braga e Pólo de Guimarães), directamente dependentes da Reitoria.

2 - Os ST exercem as suas competências nos domínios do planeamento e da gestão dos projectos de construção da Universidade, bem como na manutenção, conservação, reabilitação e requalificação dos edifícios, equipamentos e espaços exteriores da Universidade. Cabe ainda aos ST a gestão dos espaços pedagógicos da Universidade, no âmbito da sua utilização normal e também da sua cedência para eventos.

Artigo 2.º

Objectivos

1 - Aos ST compete assegurar:

a) O planeamento, a gestão e o acompanhamento dos projectos de construção da Universidade;

b) A manutenção, a conservação e a reabilitação das instalações da Universidade.

2 - No âmbito das suas atribuições, compete aos ST, designadamente:

a) Promover e acompanhar os procedimentos relativos à fase de planeamento dos projectos de construção de instalações da Universidade, bem como a elaboração de toda a documentação relativa a essa fase de desenvolvimento destes projectos, de acordo com orientações estratégicas traçadas pelos órgãos competentes da Universidade;

b) Assegurar e coordenar o desenvolvimento dos projectos de construção de instalações da Universidade nas diferentes fases do seu desenvolvimento até à recepção definitiva dos empreendimentos;

c) Assegurar a implementação das acções necessárias à manutenção, conservação, reabilitação e requalificação funcional das instalações e dos espaços exteriores da Universidade;

d) Promover a implementação de procedimentos no âmbito das disposições sobre saúde, higiene, segurança, intrusão e controlo de acessos, circulação e estacionamento, em colaboração com outras unidades orgânicas da Universidade e de acordo com orientações traçadas pelos órgãos competentes da Universidade, observados os condicionalismos impostos pela legislação em vigor.

CAPÍTULO II

Definição orgânica

Artigo 3.º

Estrutura orgânica

Os ST configuram-se numa Direcção de Serviços, sendo, como tal, dirigidos por um director de serviços.

Constituem os ST:

a) A Direcção de Serviços;

b) A Divisão de Planeamento e Gestão de Projectos;

c) A Divisão de Conservação e Manutenção;

d) A Divisão para a Qualidade e Segurança;

e) A Secretaria-Geral;

f) A Secção de Serviços Administrativos e Operativos;

g) A Secção de Serviços Administrativos de Apoio ao Planeamento e à Gestão de Projectos.

Artigo 4.º

Direcção de Serviços

1 - Compete ao director de serviços dos ST assegurar o funcionamento e a dinamização dos ST e o cumprimento dos planos e orientações traçados pelos órgãos competentes da Universidade.

2 - Compete, em especial, ao director de serviços:

a) Dirigir as actividades dos ST, definindo os objectivos de actuação de acordo com a política geral da Universidade;

b) Elaborar os planos de actividades e o projecto de orçamento anual dos ST;

c) Controlar o cumprimento dos planos de actividades, os resultados obtidos e a eficiência dos serviços dependentes;

d) Assegurar e dirigir a elaboração do relatório de actividades e de contas anuais, a submeter à apreciação do reitor;

e) Assegurar a administração e a gestão dos recursos humanos e materiais afectos aos ST, promovendo o melhor aproveitamento e desenvolvimento dos mesmos, tendo em conta os objectivos e as actividades dos ST;

f) Promover, em articulação com a Direcção de Recursos Humanos da Universidade, a formação e a actualização profissional dos funcionários que integram os ST;

g) Assegurar e supervisionar as actividades e os procedimentos técnicos e operacionais das divisões de serviço e das secções administrativas, tendo em atenção o cumprimento dos objectivos de actuação definidos;

h) Assegurar a coordenação e articulação entre as actividades dos ST e as restantes unidades orgânicas da Universidade.

Artigo 5.º

Divisão de Planeamento e Gestão de Projectos

À Divisão de Planeamento e Gestão de Projectos, sob a responsabilidade de um chefe de divisão, compete, nomeadamente:

a) Organizar as actividades da Divisão de acordo com o plano definido pela Direcção de Serviços e proceder à análise e avaliação dos resultados alcançados;

b) Elaborar pareceres e informações sobre os assuntos da competência da Divisão;

c) Promover, em articulação com a Direcção de Serviços, a qualificação do pessoal afecto à Divisão;

d) Assegurar e promover as actividades necessárias ao planeamento adequado dos projectos de construção da Universidade;

e) Assegurar e promover as acções necessárias à definição dos documentos (planos gerais e programas preliminares) de carácter preliminar e de planeamento técnico e financeiro dos projectos de construção;

f) Lançar, acompanhar, coordenar e fiscalizar o desenvolvimento do projecto e das obras de novas instalações ou de remodelação ou beneficiação das existentes, bem como de programas de aquisição ou aluguer de equipamentos, de acordo com as disposições aplicáveis da legislação em vigor;

g) Emitir pareceres relativos à análise, à revisão e ao acompanhamento de projectos e de outros estudos;

h) Proceder à recepção provisória e definitiva de obras ou equipamentos adjudicados pela Universidade;

i) Emitir pareceres relativos à celebração de contratos de arrendamento, aquisição, utilização ou alienação de bens imóveis;

j) Acompanhar os processos de aquisição de terrenos e emitir pareceres relativamente aos mesmos;

k) Promover a elaboração de projectos para execução de obras, de acordo com a legislação em vigor;

l) Manter um ficheiro e arquivo actualizado e organizado de toda a documentação relativa aos projectos de obras já concluídas, promovendo a definição e o cálculo, relativamente a esses projectos, de indicadores físicos e financeiros actualizados;

m) Prestar apoio à Direcção Financeira e Patrimonial da Universidade, com vista à organização e manutenção do inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis que constituem património da Universidade ou que lhe sejam cedidos por outras entidades;

n) Assegurar a ligação entre consultores, projectistas e empreiteiros no âmbito da execução de empreitadas;

o) Colaborar na elaboração do plano de actividades e do relatório de actividades e das contas;

p) Colaborar na implementação das acções resultantes da política geral de segurança da Universidade, designadamente ao nível da tomada de decisões na fase da concepção dos projectos;

q) Colaborar com a Divisão de Conservação e Manutenção na elaboração de planos e programas para a manutenção e conservação dos edifícios construídos.

Artigo 6.º

Divisão de Conservação e Manutenção

À Divisão de Conservação e Manutenção, sob a responsabilidade de um chefe de divisão, compete, nomeadamente:

a) Organizar as actividades da Divisão de acordo com o plano definido pela Direcção de Serviços e proceder à análise e avaliação dos resultados alcançados;

b) Elaborar pareceres e informações sobre os assuntos da competência da Divisão;

c) Promover, em articulação com a Direcção de Serviços, a qualificação do pessoal afecto à Divisão;

d) Elaborar os planos de manutenção e conservação das instalações no âmbito das várias especialidades;

e) Propor, quando tal se justifique, a realização de contratos de manutenção, conservação e segurança das instalações e organizar, nos termos legais aplicáveis, os processos de concurso necessários;

f) Assegurar e promover as acções necessárias com vista à regularização e ao cumprimento, nos termos legais aplicáveis, dos procedimentos de responsabilidade técnica relativos à exploração e ao desempenho dos sistemas de infra-estruturas técnicas da Universidade, nomeadamente os sistemas de energia eléctrica, climatização e fluidos;

g) Assegurar a organização e a caracterização técnica e financeira das acções de manutenção preventiva e curativa nos vários edifícios da Universidade, nas respectivas infra-estruturas e nos espaços exteriores, de acordo com as orientações dos planos de manutenção e dando cumprimento às orientações traçadas pela Direcção de Serviços;

h) Assegurar a coordenação das acções/tarefas a executar nas oficinas de manutenção dos ST;

i) Promover a elaboração de estudos e projectos necessários às obras de remodelação ou requalificação dos edifícios;

j) Proceder à preparação e organização dos procedimentos relativos a concursos para a adjudicação das intervenções referidas na alínea i);

k) Colaborar na elaboração do plano de actividades e do relatório de actividades e das contas;

l) Colaborar na implementação das acções resultantes da política geral de segurança da Universidade, designadamente ao nível da tomada de decisões na fase de concepção dos projectos relativos à remodelação ou requalificação dos edifícios;

m) Colaborar com a Divisão de Planeamento e Gestão de Projectos no acompanhamento e na revisão técnica dos projectos, bem como na fiscalização das obras;

n) Colaborar com a Divisão para a Qualidade e Segurança na promoção das acções a cargo daquela Divisão.

Artigo 7.º

Divisão para a Qualidade e Segurança

À Divisão para a Qualidade e Segurança, sob a responsabilidade de um chefe de divisão, compete, nomeadamente:

a) Organizar as actividades da Divisão de acordo com o plano definido pela Direcção de Serviços e proceder à análise e avaliação dos resultados alcançados;

b) Elaborar pareceres e informações sobre os assuntos da competência da Divisão;

c) Promover, em articulação com a Direcção de Serviços, a qualificação do pessoal afecto à Divisão;

d) Coordenar e controlar de uma forma genérica os campi da Universidade, nomeadamente os espaços pedagógicos e de utilização comum, os espaços exteriores e as áreas de estacionamento, garantindo a comunicação em tempo útil com os utentes diários dos campi;

e) Organizar e controlar os tempos de ocupação dos auditórios e outros espaços da Universidade, nomeadamente os períodos de cedência ou aluguer a outras entidades no âmbito de planos e orientações traçados pelos órgãos competentes da Universidade;

f) Colaborar com os conselhos de curso na elaboração de horários, designadamente na disponibilização de informação relevante referente aos complexos pedagógicos;

g) Propor e elaborar os planos e a regulamentação da Universidade relativa à intrusão, ao controlo de acessos, à segurança e à higiene e saúde, na perspectiva da adequação dos novos projectos e das instalações existentes;

h) Assegurar a inspecção e verificação periódica de todos os sistemas, equipamentos e instrumentos de segurança de uso geral da Universidade;

i) Promover junto das restantes unidades orgânicas da Universidade a divulgação dos procedimentos referidos na alínea g) e reforçar junto destas a necessidade de complemento dos mesmos face a exigências particulares;

j) Propor e assegurar o cumprimento de procedimentos adequados, organizados e seguros relativos à recolha de resíduos de carácter geral e colaborar com as restantes unidades orgânicas da Universidade no cumprimento, por parte destas, de metodologias adequadas de recolha de resíduos com origens específicas e individualizadas nessas unidades;

k) Assegurar e promover as acções de manutenção, conservação e reabilitação dos espaços verdes da Universidade;

l) Colaborar com a Divisão de Planeamento e Gestão de Projectos no acompanhamento e na revisão técnica de projectos no que respeita às especialidades de projecto sob a competência desta Divisão;

m) Propor, quando tal se justifique, a realização de contratos de prestação de serviços de higiene e limpeza, de vigilância e segurança das instalações ou de manutenção e conservação de espaços verdes e organizar, nos termos legais aplicáveis, os processos de concurso necessários;

n) Controlar a qualidade dos serviços prestados no âmbito da higiene e limpeza, da segurança e vigilância, da manutenção e conservação de espaços verdes e da manutenção de sistemas e equipamentos de segurança;

o) Assegurar e promover a elaboração e a aplicação de planos de emergência, bem como da respectiva sinalética nos edifícios construídos;

p) Assegurar e promover acções de formação de teste e ensaio no âmbito dos procedimentos de emergência relativos à segurança de pessoas e bens da Universidade;

q) Comandar as operações em situações de emergência onde esteja em causa a segurança dos campi, garantindo a articulação entre os ST, as empresas de segurança que operam nos campi e as instituições públicas de segurança, designadamente a Protecção Civil, as forças de segurança pública e os bombeiros;

r) Colaborar com a Divisão de Conservação e Manutenção na execução das acções de manutenção de equipamentos e sistemas de segurança dos edifícios e espaços exteriores da Universidade;

s) Promover e assegurar a definição de mecanismos de avaliação periódica e sistemática do estado de satisfação dos utilizadores das instalações da Universidade face às condições dos edifícios e das suas infra-estruturas, de forma a caracterizar e identificar eventuais problemas e propor as acções correctivas mais adequadas;

t) Promover e assegurar a adaptação dos edifícios e espaços da Universidade tendo em atenção as características dos utentes com deficiência, em articulação com outras unidades orgânicas da Universidade e no cumprimento da legislação em vigor;

u) Colaborar na elaboração do plano de actividades e no relatório anual e das contas.

Artigo 8.º

Secretaria-Geral

À Secretaria-Geral, sob a responsabilidade de um chefe de secção, compete, nomeadamente:

a) Promover a execução dos procedimentos administrativos directamente relacionados com a Direcção de Serviços e a organização e o controlo de toda a documentação dos ST;

b) Promover a articulação e a coordenação entre todas as tarefas desenvolvidas no âmbito das secções administrativas dos ST;

c) Executar as tarefas inerentes à recepção, à classificação, à distribuição, ao controlo interno, à expedição e ao arquivo de todo o expediente e da documentação dos ST;

d) Organizar e promover a distribuição e circulação interna de toda a documentação respeitante aos ST, assegurando a capacidade de identificação e localização rápida de qualquer documento, bem como a identificação, em tempo, de atrasos ou desvios relativos aos tempos de processamento interno superiormente definidos;

e) Acompanhar os registos de assiduidade e elaborar os mapas de assiduidade, licenças e férias dos funcionários afectos aos ST, de acordo com a legislação em vigor, promovendo o seu conhecimento atempado junto da Direcção de Serviços, bem como a respectiva remessa, nos prazos estabelecidos, à Direcção de Recursos Humanos;

f) Promover a execução das tarefas necessárias à elaboração do arquivo classificado de toda a legislação actualizada com interesse para as actividades desenvolvidas nos ST;

g) Assegurar e organizar o arquivo classificado dos ST, tendo em atenção a identificação das várias acções desenvolvidas e, para cada uma delas, toda a documentação que lhes esteve afecta desde o início até à respectiva conclusão;

h) Assegurar o cumprimento dos procedimentos de gestão administrativa interna, definidos pela Direcção de Serviços, no que se refere ao protocolo de correio e aos procedimentos de comunicação com outras unidades da Universidade do Minho por via electrónica (intranet).

Artigo 9.º

Secção de Serviços Administrativos e Operativos

À Secção de Serviços Administrativos e Operativos, sob a responsabilidade de um chefe de secção, compete, nomeadamente:

a) Executar as tarefas inerentes à recepção, à classificação, à distribuição, ao controlo interno, à expedição e ao arquivo de todo o expediente e da documentação distribuída para esta secção administrativa;

b) Organizar e promover a distribuição e circulação interna de toda a documentação respeitante à secção administrativa, assegurando a capacidade de identificação e localização rápida de qualquer documento, bem como a identificação, em tempo, de atrasos ou desvios relativos aos tempos de processamento interno superiormente definidos;

c) Preparar e organizar as operações administrativas necessárias ao lançamento dos procedimentos administrativos para a aquisição de bens e serviços e a execução de pequenas obras, em respeito pela legislação em vigor;

d) Colaborar com a Secretaria-Geral na organização do arquivo classificado de toda a legislação actualizada com interesse para as actividades desenvolvidas nos ST;

e) Executar os procedimentos administrativos necessários às acções relativas à conservação e à manutenção das instalações;

f) Executar os procedimentos administrativos necessários às acções relativas à segurança, à intrusão e ao controlo de acessos nas instalações da Universidade;

g) Assegurar a gestão e o controlo dos armazéns dos ST, bem como o controlo e a actualização de stocks de materiais aí depositados, em articulação com a Secção de Aprovisionamento e Património da Universidade;

h) Assegurar a coordenação do serviço de transporte de materiais e equipamentos prestado às restantes unidades orgânicas da Universidade, bem como os procedimentos de cedência temporária de instalações da Universidade ao exterior, de acordo com as orientações traçadas pelos órgãos competentes da Universidade;

i) Elaborar os documentos de todas as despesas contraídas pelos ST nos domínios da aquisição de bens e serviços e de pequenas obras;

j) Colaborar com a Secretaria-Geral na organização do arquivo classificado dos ST, tendo em atenção a identificação das várias acções desenvolvidas e, para cada uma delas, toda a documentação que lhes esteve afecta desde o início até à respectiva conclusão.

Artigo 10.º

Secção de Serviços Administrativos

de Apoio ao Planeamento e à Gestão de Projectos

À Secção de Serviços Administrativos de Apoio ao Planeamento e à Gestão de Projectos, sob a responsabilidade de um chefe de secção, compete, nomeadamente:

a) Organizar e promover a circulação interna e o arquivo de toda a documentação afecta aos procedimentos administrativos e técnicos de planeamento e gestão dos projectos de construção;

b) Preparar e organizar as operações administrativas necessárias ao lançamento dos procedimentos administrativos para a adjudicação de projectos, consultorias e obras;

c) Elaborar os documentos de despesas, contratos, autos de consignação, autos de medição e autos de recepção provisória e definitiva relativos aos procedimentos de aquisição de bens/elaboração de projectos e execução de obras;

d) Assegurar, organizar e manter o arquivo classificado geral de toda a documentação relativa aos projectos, bem como à execução das obras (empreitadas) dos edifícios da Universidade;

e) Preparar e elaborar todas as operações administrativas e a documentação necessária ao acompanhamento das várias fases de planeamento e gestão dos projectos de construção sob a coordenação da Divisão de Planeamento e Gestão de Projectos e de acordo com os objectivos definidos pela Direcção de Serviços;

f) Colaborar com a Secretaria-Geral dos ST e com a Secção de Serviços Administrativos e Operativos na execução dos procedimentos administrativos para a aquisição de bens e serviços e a execução de pequenas obras;

g) Elaborar um ficheiro e arquivo actualizado e organizado de toda a documentação relativa aos projectos de obras já concluídas;

h) Prestar apoio à Secção de Aprovisionamento e Património da Universidade com vista à organização e manutenção do inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis que constituem património da Universidade ou que lhe sejam cedidos por outras entidades.

CAPÍTULO III

Estrutura orgânica

Artigo 11.º

Organograma

(ver documento original)

CAPÍTULO IV

Artigo 12.º

Do quadro

1 - O quadro de pessoal a que pertencem os grupos de pessoal, respectivas carreiras e categorias, do serviço a que se refere o presente regulamento orgânico é o constante do anexo à Portaria 968/95, de 9 de Agosto, com as alterações entretanto introduzidas.

2 - Ao recrutamento e provimento nos lugares previstos no artigo anterior é aplicável o Decreto-Lei 217/96, de 20 de Novembro, e a lei geral ou especial sobre carreiras.

CAPÍTULO V

Artigo 13.º

Entrada em vigor

A presente deliberação entra em vigor a partir do dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.