Aviso 1636/2003 (2.ª série) - AP. - Regulamento de Inventário e Norma de Controlo Interno do POCAL. - Para os devidos efeitos torna-se pública a norma de controlo interno - Regulamento de Inventário e a Norma de Controlo Interno do POCAL, ambas aprovadas, por unanimidade, pelo executivo da Junta de Freguesia de Tortosendo, na reunião de 29 de Novembro de 2002.

21 de Janeiro de 2003. - O Presidente da Junta, Carlos Manuel de Abreu Mendes Pereira.

Regulamento de Inventário e a Norma de Controlo Interno

Artigo 1.º

Objecto

O presente Regulamento, elaborado pelo legal representante da Junta de Freguesia, por proposta do presidente da Junta, tem por objectivo estabelecer as regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a integridade dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira fiável.

Artigo 2.º

Âmbito

1 - O presente Regulamento é aplicável a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo órgão executivo.

2 - Compete ao órgão executivo o acompanhamento directo da implementação destas normas, bem como a recolha de sugestões, de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.

3 - A proposta de revisão será de, pelo menos, dois em dois anos.

4 - Compete aos funcionários administrativos a execução e cumprimento das normas contidas neste Regulamento, sob orientação hierárquica e dar sugestões ao órgão executivo que, na prática, possam melhorar a eficácia deste instrumento.

Artigo 3.º

Execução orçamental

O orçamento da freguesia de Tortosendo será executado de harmonia com os princípios e regras previsionais definidos no POCAL.

Artigo 4.º

Limites de disponibilidades em caixa

A importância em numerário existente em caixa, no momento do seu encerramento diário, não deve ultrapassar o limite máximo de 2500 euros, devendo o seu remanescente ser depositado pelo funcionário responsável pelo caixa, em qualquer dos bancos em que a Junta de Freguesia tenha conta, salvo ordem em contrário do presidente da Junta de Freguesia que poderá indicar o banco.

Artigo 5.º

Abertura e movimento de contas bancárias

1 - Compete ao órgão executivo decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de Tortosendo.

2 - As contas bancárias acima previstas são movimentadas com duas assinaturas, a do presidente e a do tesoureiro, podendo, qualquer um deles, ser substituído pelo legal representante da Junta, por delegação do presidente.

Artigo 6.º

Meio de pagamento

1 - Os pagamentos de valor superior a 100 euros são obrigatoriamente feitos por cheque ou transferência bancária.

2 - Os pagamentos de salários ou vencimentos aos trabalhadores serão feitos por transferência bancária ou por cheque.

3 - As autorizações de pagamento e respectivos documentos anexos são previamente conferidos pelo responsável pelos serviços administrativos e submetidos a deliberação do executivo, ou despacho do presidente no caso de competências delegadas, sendo assinadas pelo presidente da Junta ou respectivo substituto legal e tesoureiro.

4 - As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são remetidas aos serviços administrativos para pagamento e demais procedimentos legais.

Artigo 7.º

Guarda de documentos bancários

1 - Os documentos bancários, incluindo os cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda do responsável pelos serviços administrativos.

2 - Os cheques que venham a ser anulados, serão arquivados nos serviços administrativos, após inutilização das assinaturas, quando as houver, devendo ser obrigatoriamente rubricados pelo tesoureiro.

Artigo 8.º

Local de cobrança de receitas

Compete aos serviços administrativos proceder à cobrança das receitas.

Artigo 9.º

Contas correntes

Compete ao responsável pelos serviços administrativos manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia de Tortosendo.

Artigo 10.º

Reconciliação bancária

1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês, pelo funcionário responsável pelos serviços administrativos.

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas pelo funcionário responsável pelos serviços administrativos que, por sua vez, comunicará ao tesoureiro quaisquer anomalias detectadas.

3 - Após cada reconciliação bancária, o funcionário responsável pelos serviços administrativos e o tesoureiro assinam os respectivos extractos bancários que serão arquivados em pasta própria.

Artigo 11.º

Forma das aquisições

Compete ao funcionário responsável pelos serviços administrativos promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços da Junta, com base em requisição ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.

Artigo 12.º

Entrega de aquisições

1 - As requisições e documentos equivalentes terão de ser validadas com a assinatura do tesoureiro.

2 - A entrega dos bens é feita nos serviços administrativos da Junta de Freguesia, ou noutro local indicado, procedendo-se à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição, as quais serão assinadas pelo funcionário responsável pelos serviços administrativos.

3 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas, devidamente informadas, terão obrigatoriamente a assinatura do tesoureiro, serão anexas à ordem de pagamento, e remetidas ao órgão executivo para autorização de pagamento.

4 - Caso existam facturas com mais de uma via, é aposto nas cópias, quando for caso disso, um carimbo de "Duplicado", devidamente rubricado pelo tesoureiro.

Artigo 13.º

Fichas de imobilizado

As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas pelo funcionário responsável pelos serviços administrativos.

Artigo 14.º

Inventário dos bens duradouros

O inventário patrimonial inclui todos os bens duradouros e equipamentos propriedade da Junta de Freguesia e rege-se pelo respectivo Regulamento.

Artigo 15.º

Abate dos bens

1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído comunicar tal facto ao funcionário responsável pelos serviços administrativos.

2 - O funcionário responsável pelos serviços administrativos comunica ao órgão executivo para que este determine o procedimento a seguir.

Artigo 16.º

Registo matricial de prédios

1 - Compete funcionário responsável pelos serviços administrativos a realização anual de reconciliações entre os registos das fichas, nomenclatura e valores.

2 - Em Janeiro de cada ano, o tesoureiro, em conjunto com funcionário responsável pelos serviços administrativos, fornecerá um inventário patrimonial reavaliado.

Artigo 17.º

Responsabilidades pelo uso de bens

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos pessoais que lhes estejam atribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega de cada bem ou equipamento.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos pessoais sempre que os mesmos não estejam em bom estado de uso os funcionários devem comunicar o facto, com a amostra física, ao funcionário responsável pelos serviços administrativos.

Artigo 18.º

Violação de normas

A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento, será apreciada pelo órgão executivo que deliberará o procedimento a seguir.

Artigo 19.º

Casos omissos

As dúvidas de interpretação e os casos serão resolvidos por deliberação do órgão executivo, sob proposta de qualquer membro e do funcionário responsável pelos serviços administrativos.

Artigo 20.º

Organização dos serviços

(ver documento original)

Artigo 21.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia útil, após publicação no Diário da República.

Norma de controlo interno

Para dar cumprimento ao disposto nas alíneas f) do n.º 1 e a) do n.º 5 do artigo 34.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, e tendo em conta a implementação do novo sistema contabilístico (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, e de acordo com o n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei 315/2000, as autarquias deverão elaborar o inventário e definir um sistema de controlo interno.

Face a esta legislação, é importante a elaboração de um regulamento que sirva de pilar orientador do património da Junta da Freguesia de Tortosendo, de modo que cada sector conheça a sua competência nessa matéria, por forma a obter-se um adequado controlo de todos os bens móveis e imóveis.

O inventário, suporte para um correcto controlo do património, deverá permanecer constantemente actualizado, de modo a permitir conhecer, a qualquer momento, o estado, o valor, a afectação e a localização dos bens.

Assim, com base nas instruções regulamentadoras do cadastro e inventário dos bens do Estado (CIBE) e respectivo classificador geral, aplicado à administração local, foi elaborado o presente Regulamento.

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Âmbito

1 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais de inventário e cadastro, aquisição, registo, seguros, aumento, abatimento, cessão, transferência, avaliação e a gestão do imobilizado corpóreo da freguesia.

2 - Considera-se gestão patrimonial da freguesia a correcta afectação dos bens pelas diversas áreas de gestão, tendo em conta não só as suas necessidades como também a sua melhor utilização, conservação e valorização.

CAPÍTULO II

Inventário e cadastro

Artigo 2.º

Inventário

1 - As etapas que constituem o inventário são as seguintes:

Arrolamento (elaboração de um rol de bens a inventariar);

Classificação (repartição dos bens por diversas classes);

Descrição (características que identificam o bem);

Avaliação (atribuição de um valor ao bem);

Colocação de marcas (colocação de etiquetas numeradas, nos bens inventariados, de acordo com a numeração aposta em cada ficha).

2 - Para o cumprimento do disposto no número anterior serão elaborados mapas/fichas, de acordo com o n.º 12 do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro:

1) Registo de imobilizado incorpóreo;

2) Registo de bens imóveis;

3) Registo de equipamento básico;

4) Registo de equipamento de transporte;

5) Registo de ferramentas e utensílios;

6) Registo de equipamento administrativo;

7) Registo de outro imobilizado corpóreo.

3 - As fichas de inventário serão numeradas sequencialmente e ordenadas de acordo com a classificação do POCAL, aplicado às autarquias locais.

Artigo 3.º

Cadastro

1 - Cada bem arrolado tem uma ficha individual - ficha de cadastro - em que é realizado um registo permanente de todas as ocorrências que sobre este existam, desde a sua aquisição até ao seu abate.

Artigo 4.º

Regras gerais de inventariação

As regras gerais de inventariação devem obedecer às fases seguintes:

a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate;

b) Os bens que evidenciem boas condições de funcionamento deverão ser, sempre que se justifique, objecto de reavaliação pelo órgão executivo;

c) Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição dos bens, adopta-se o ano de inventário;

d) A cada bem, móvel ou imóvel, corresponderá um número, sendo, quando tal for possível, nos bens móveis aplicado em local visível.

CAPÍTULO III

Competências

Artigo 5.º

Junta de Freguesia

Compete aos serviços administrativos da Junta:

a) Conhecimento e afectação dos bens da freguesia;

b) Assegurar a gestão e controlo do património;

c) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, mediante as directrizes indicadas pelo órgão executivo;

d) O fornecimento de todos os elementos que lhes sejam solicitados pelo órgão executivo;

e) Zelar pelo bom estado de conservação dos bens que lhes tenham sido afectos.

CAPÍTULO IV

Aquisição e registo de propriedade

Artigo 7.º

1 - O processo de aquisição dos imóveis da freguesia obedecerá ao regime jurídico em vigor e aos princípios da realização da despesa pública.

2 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário de acordo com os códigos seguintes:

01 - Aquisição a título oneroso em estado novo;

02 - Aquisição a título oneroso em estado de uso;

03 - Cessão;

04 - Permuta;

05 - Locação;

06 - Doação;

07 - Outros.

Artigo 8.º

Registo de propriedade

Serão registados todos os bens que por lei estão sujeitos a registo de propriedade.

CAPÍTULO V

Alienação, abate, cessão e transferência

Artigo 9.º

1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada de acordo com as determinações legais.

Artigo 10.º

Abate

1 - As situações que originam o abate são:

01 - Alienação;

02 - Furto, incêndios, extravios;

03 - Cessão;

04 - Declaração de incapacidade do bem;

05 - Troca;

06 - Transferência.

2 - Os abates ao inventário devem constar de acordo com a seguinte tabela:

01 - Alienação a título oneroso;

02 - Alienação a título gratuito;

03 - Furto;

04 - Destruição;

05 - Troca;

06 - Cessão;

07 - Outros.

3 - No caso de incapacidade de quaisquer bens inventariados, o funcionário responsável pelos serviços administrativos dará do facto conhecimento ao executivo.

Artigo 11.º

Cessão

1 - No caso de cedência de bens a outras entidades, deverá ser lavrado, pelo órgão executivo, um auto de cessão, que será validado ao recebedor dos respectivos bens.

2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do órgão executivo com autorização do órgão deliberativo, quando for caso disso.

CAPÍTULO VI

Artigo 12.º

Furtos, extravios e incêndios

No caso de se verificarem furtos, extravios ou incêndios, dever-se-á proceder do seguinte modo:

a) Participar às autoridades;

b) Lavrar auto da ocorrência, no qual se descreverão os objectos desaparecidos, indicando os números de inventário e o valor dos mesmos.

Artigo 13.º

Extravios

Compete ao funcionário responsável pelos serviços administrativos informar o órgão executivo do extravio de quaisquer bens e, quando possível, justificar as razões do sucedido.

CAPÍTULO VII

Seguros

Artigo 14.º

Todos os bens imóveis e móveis da freguesia deverão estar adequadamente assegurados, competindo tal tarefa ao funcionário responsável pelos serviços administrativos, quando informado pelo presidente do órgão executivo ou do seu legal representante.

CAPÍTULO VIII

Valorização dos bens

Artigo 15.º

1 - Por proposta do presidente da Junta de Freguesia, foi incumbido o legal representante da Junta de Freguesia de proceder ao levantamento de todos os bens de inventariação e apresentar ao órgão executivo o inventário com a nomenclatura e valor de cada bem de acordo com os n.os 2 a 7 deste artigo.

§ Todas as alterações ao inventário inicial passarão a ser da responsabilidade do tesoureiro.

2 - Na elaboração do inventário inicial aplicar-se-ão os critérios valorimétricos.

3 - O activo imobilizado deve ser valorizado pelo custo de aquisição.

4 - O custo de aquisição deve ser determinado adicionando ao preço de compra os gastos suportados directamente para o colocar no local de funcionamento.

5 - Aos bens em estado de uso, já em funcionamento nos serviços, deverá ser atribuído os valores considerados justos.

6 - Os bens de domínio público são incluídos no activo imobilizado da Junta de Freguesia, desde que geridos por si e sob a sua responsabilidade.

7 - Ao órgão executivo compete analisar a proposta do tesoureiro, alterá-la se o julgar pertinente em função da lei e aprová-la.

CAPÍTULO IX

Disposições e entrada em vigor

Artigo 16.º

Disposições finais

Compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação omissa neste documento.

Artigo 17.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no 1.º dia útil após a publicação no Diário da República.

Aprovado em sessão ordinária da Junta de Freguesia de Tortosendo, em 29 de Novembro de 2002.