Aviso 9891/2002 (2.ª série) - AP. - Pelo presente aviso se torna público que a Câmara Municipal de Montemor-o-Novo, por deliberação tomada em reunião de 9 de Outubro de 2002, aprovou o Regulamento do Sistema de Controlo Interno que a seguir se transcreve na íntegra.

23 de Outubro de 2002. - O Presidente da Câmara, Carlos Pinto de Sá.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal de Montemor-o-Novo

Preâmbulo

O presente Regulamento tem como base principal o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, alterado pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, e pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro.

Do preâmbulo do diploma verifica-se que o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

Nos termos do referido Plano o Sistema de Controlo Interno engloba, designadamente, o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a execução e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Em cumprimento do disposto no ponto 2.9.3. do POCAL e ao abrigo da competência prevista na alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, a Câmara Municipal de Montemor-o-Novo, por deliberação tomada em reunião de 9 de Outubro de 2002, aprovou o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objecto

1 - O presente Regulamento, doravante designado por RSCI, institui o sistema de controlo interno da Câmara Municipal de Montemor-o-Novo e visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de métodos e procedimentos de controlo que assegurem o desenvolvimento das actividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, prevenção e detecção de situações de ilegalidade e erro, a exactidão e integridade dos registos contabilísticos e a disposição oportuna de informação financeira fiável.

2 - Este Regulamento visa ainda garantir o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades do município e a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.

3 - Em conformidade com o POCAL, os métodos e procedimentos visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção dos encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 - O presente Regulamento é aplicável a todos os serviços da Câmara Municipal de Montemor-o-Novo, tendo em conta as funções que a cada um estão adstritas, assim como as competências inerentes a cada unidade orgânica, conforme o estabelecido na reorganização dos serviços municipais e quadro de pessoal da autarquia, aprovados pela Assembleia Municipal, em sessão realizada em 27 de Setembro de 1996 e publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 268, de 19 de Novembro de 1996.

2 - Compete às chefias de cada divisão, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidoras previstas no presente Regulamento e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 3.º

Competências

1 - Compete ao presidente da Câmara Municipal a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial da autarquia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir o órgão executivo.

2 - Por acto de delegação de competências podem ser distribuídas aos vereadores competências específicas.

3 - Nos termos e limites definidos por diplomas próprios poderão ainda ser delegadas competências nos dirigentes municipais, em matéria de autorização de despesas.

4 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo em caso contrário, para efeitos internos considerada inexistente, com responsabilização pessoal, disciplinar e financeira do autor.

5 - Por actos que contrariem o preceituado neste Regulamento e os seus princípios gerais respondem, directamente, os dirigentes por si e seus subordinados, sem prejuízo de posterior responsabilidade do autor do acto.

CAPÍTULO II

Princípios e regras

Artigo 4.º

Da elaboração e execução do orçamento

Na elaboração e execução do orçamento do município de Montemor-o-Novo devem ser seguidos os princípios orçamentais e as regras previsionais previstas no POCAL.

Artigo 5.º

Da contabilidade patrimonial

Tendo em vista a obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira da autarquia, assim como dos resultados e da respectiva execução orçamental, devem ser aplicados os princípios contabilísticos fundamentais formulados pelo POCAL.

CAPÍTULO III

Disponibilidades

Artigo 6.º

Regras de caixa

1 - A importância em numerário existente em caixa, na tesouraria municipal, deve conter-se dentro dos limites definidos por um montante mínimo equivalente ao índice 100 da escala salarial da função pública e um máximo fixado em 25 vezes aquele índice.

2 - Compete ao presidente da Câmara Municipal, por sua iniciativa ou na sequência de proposta apresentada pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, promover a aplicação dos valores ociosos, sob a forma de uma aplicação segura e rentável para o município.

Artigo 7.º

Fundos de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade o órgão executivo do município pode deliberar sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio para ocorrer a pequenas despesas correntes consideradas urgentes e inadiáveis.

2 - A constituição dos fundos de maneio estritamente necessários, bem como as normas a que os mesmos devem obedecer, constarão de regulamento aprovado pelo órgão executivo.

Artigo 8.º

Contas bancárias

1 - Compete ao órgão executivo, sob proposta do presidente da Câmara, deliberar sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela autarquia.

2 - As contas bancárias previstas no número anterior são movimentadas com as assinaturas em simultâneo do presidente da Câmara ou do vereador com competência delegada e do tesoureiro ou seu substituto previsto regularmente.

Artigo 9.º

Ordens de pagamento

1 - As ordens de pagamento são emitidas pela Secção de Contabilidade com base em documentos (facturas ou documentos equivalentes, deliberações e despachos) devidamente conferidos e autorizados.

2 - As ordens de pagamento são assinadas pelos funcionários que as emitem e pelo chefe de secção que as confere. Posteriormente são submetidas a despacho da entidade competente, acompanhadas do respectivo cheque, quando for caso disso, após o que são enviadas à tesouraria para que se proceda ao pagamento.

3 - São anexados às ordens de pagamento, os documentos que serviram de base à sua elaboração, bem como os justificativos dos pagamentos efectuados.

Artigo 10.º

Meios de pagamento

1 - Os pagamentos de valor superior a 30% do índice 100 da escala salarial da função pública são feitos, em regra, por cheque ou transferência bancária.

2 - Os pagamentos dos vencimentos dos trabalhadores do município são feitos por transferência bancária.

3 - Os cheques são emitidos pela tesouraria e enviados ao presidente ou vereador com competência delegada para assinatura, retornando ao mesmo serviço para assinatura por parte do tesoureiro e envio ao destinatário.

4 - O cheques não preenchidos e ou não assinados ficam à guarda da tesouraria.

5 - Os cheques emitidos que tenham sido anulados, devem ser arquivados sequencialmente pela tesouraria, depois de inutilizados.

6 - Os cheques devidamente assinados que ainda não tenham sido enviados aos destinatários ficam à guarda da tesouraria.

Artigo 11.º

Receitas virtuais

1 - Compete à Câmara Municipal, sob proposta do seu presidente, definir o tipo de receitas que devem ser virtualizadas.

2 - Na cobrança de receitas virtuais, os serviços emissores efectuarão previamente o débito dos recibos para cobrança ao tesoureiro.

Artigo 12.º

Cobrança de receitas

1 - Compete à tesouraria municipal proceder à cobrança das receitas municipais, após emissão da guia de receita pelos competentes serviços emissores.

2 - Podem, mediante despacho do presidente da Câmara, ser efectuadas cobranças, por outras entidades que não o tesoureiro.

3 - As cobranças previstas no número anterior, efectuadas através da emissão de documentos de receita com numeração sequencial e onde conste a identificação do serviço que efectua a cobrança são entregues diariamente na tesouraria municipal podendo, mediante despacho do presidente da Câmara, serem estabelecidos mecanismos de depósito automático.

4 - Os documentos de receita previstos no número anterior, serão fornecidos, quando necessário, pelo competente serviço emissor de guias de receita, à entidade que esteja autorizada a realizar a cobrança.

5 - As receitas cobradas nos ternos do n.º 2 do presente artigo, depois de conferidas pelo respectivo serviço emissor e uma vez emitida pelo mesmo a correspondente guia de receita, deverão dar entrada na tesouraria municipal de acordo com o previsto no n.º 3 deste artigo.

6 - Compete ao serviço emissor de guias de receita a coordenação e o controlo das receitas a seu cargo cuja cobrança ocorra fora da tesouraria municipal.

Artigo 13.º

Reconciliações bancárias

1 - A tesouraria municipal manterá permanentemente actualizadas as contas correntes referentes a todas as contas bancárias tituladas em nome do município.

2 - No final de cada mês são realizadas reconciliações bancárias por um funcionário designado para o efeito pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes as quais deverão ser confrontadas com os respectivos registos contabilísticos. Depois de elaboradas, as reconciliações bancárias devem ser visadas pelo chefe da Secção de Contabilidade.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, devem estas ser averiguadas e prontamente regularizadas sempre que se justifique, mediante despacho do presidente da Câmara a exarar com base em informação fundamentada do chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

4 - Após cada reconciliação bancária deverá ser feita uma análise do prazo de validade dos cheques em trânsito, promovendo-se o seu cancelamento junto da respectiva instituição de crédito com a consequente regularização dos registos contabilísticos e das contas correntes com instituições de crédito.

Artigo 14.º

Responsabilidade do tesoureiro

1 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria e depende funcionalmente do chefe da Divisão Administrativa e Financeira, respondendo directamente perante o órgão executivo pelo conjunto de documentos e importâncias que lhe estão confiadas. Os outros funcionários e agentes, em serviço na tesouraria, respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance qualquer que seja a sua natureza.

2 - Não são imputáveis ao tesoureiro, as situações de alcance em que o mesmo seja estranho aos factos que as geraram ou mantêm, excepto se no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

3 - Para efeitos do previsto nos números anteriores, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativas a cada caixa.

4 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através da contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar, pelos funcionários designados para o efeito pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente e sem prévio aviso;

b) No encerramento de contas de cada exercício económico;

c) No foral e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

5 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara, chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo tesoureiro no final e no início do mandato do órgão executivo. No caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem serão também assinados pelo tesoureiro cessante.

Artigo 15.º

Acções inspectivas

Sempre que, no âmbito de acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, o presidente da Câmara, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

CAPÍTULO IV

Terceiros

Artigo 16.º

Aquisição de bens e serviços

1 - O processo de compra inicia-se na Secção de Aprovisionamento e Património com base nos pedidos (requisições internas) dos serviços utilizadores ou de gestão de stocks.

2 - As compras são efectuadas pela Secção de Aprovisionamento e Património com base em requisições externas ou contratos após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços.

3 - A requisição externa deve ser emitida em quadruplicado destinando-se o original e o duplicado ao fornecedor, o triplicado à Secção de Aprovisionamento e Património a fim de ser conferido com os restantes documentos originados pela compra (guia de remessa, guia de entrada em armazém e factura do fornecedor) e o quadruplicado ao serviço requisitante.

Artigo 17.º

Recepção dos bens

1 - A recepção dos bens é feita pelo serviço requisitante (armazém ou unidade orgânica de destino dos bens).

2 - O serviço requisitante, tendo em consideração os aspectos quantitativos e qualitativos, confere e confirma a recepção dos bens fazendo menção disso na guia de remessa ou documento equivalente.

3 - A menção prevista no número anterior deve conter de forma bem legível as seguintes indicações:

a) "Conferido" e "recebido";

b) Identificação do serviço;

c) Identificação do funcionário;

d) Rubrica do funcionário;

e) Data.

4 - Os documentos referidos no n.º 2 são remetidos à Secção de Aprovisionamento e Património que procede à:

a) Conferência da guia de remessa, com menção expressa nesse documento, através da confrontação com a requisição externa;

b) Actualização das existências;

c) Actualização do inventário patrimonial.

5 - A menção prevista na alínea a) do número anterior deve conter de forma bem legível as seguintes indicações:

a) "Conferido";

b) Identificação do serviço;

c) Identificação do funcionário;

d) Rubrica do funcionário;

e) Data.

6 - Não é permitida a recepção de qualquer bem que não venha acompanhado pela respectiva guia de remessa ou documento equivalente.

Artigo 18.º

Facturação de terceiros

1 - As facturas enviadas por terceiros deverão ser entregues na Secção de Aprovisionamento e Património.

2 - Com base nas cópias das requisições externas ou contratos e guias de entrada ou guias de remessa conferidas em conformidade com os requisitos exigidos no n.º 3 do artigo anterior, a Secção de Aprovisionamento e Património procede à conferência das facturas.

3 - A conferência de facturas para efeitos de pagamento compreende a verificação:

a) Das condições acordadas para pagamentos, preços e quantidades, constantes da requisição externa;

b) Dos artigos e quantidades mencionados na factura com as guias de entrada ou guias de remessa;

c) Dos cálculos, como somas, multiplicações, descontos e outros;

d) Das despesas adicionais de compra como fretes, seguros, instalação e montagem e outras.

4 - Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "duplicado".

5 - Após a sua conferência, as facturas, são enviadas à Secção de Contabilidade para emissão da respectiva ordem de pagamento.

6 - Após o pagamento deve ser aposto na factura um carimbo com a indicação de que foi paga.

Artigo 19.º

Operações de controlo

1 - Periodicamente serão feitas as seguintes reconciliações:

a) Entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores e as respectivas contas da autarquia;

b) Nas contas de empréstimos bancários, calculando os juros e confrontando-os com os debitados pela instituição de crédito;

c) Nas contas "Estado e outros entes públicos".

CAPÍTULO V

Existências

Artigo 20.º

Normas e procedimentos gerais

1 - Para cada local de armazenagem de existências, será nomeado pelo presidente da Câmara, sob proposta do chefe da Divisão Administrativa e Financeira, um responsável pelos bens aí depositados.

2 - O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas.

3 - As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém.

4 - Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém.

Artigo 21.º

Gestão de armazém

1 - A unidade orgânica responsável pela recepção, armazenamento e entrega das existências necessárias ao regular funcionamento dos serviços municipais, é o Sector de Armazém da Secção de Aprovisionamento e Património.

2 - A recepção dos bens far-se-á:

a) Nos termos previstos nos n.os 1, 2 e 3 do artigo 17.º para os bens fornecidos por terceiros;

b) Mediante guia de devolução ao armazém, no que se refere aos bens devolvidos ao mesmo.

3 - As guias de devolução são assinadas pelos funcionários que devolvem os bens bem como pelos que procedem à sua recepção.

4 - Após a recepção dos bens devolvidos, o responsável pelo armazém assina por sua vez a guia de devolução, envia o original para a Secção de Aprovisionamento e Património, entrega o duplicado ao funcionário que procede à devolução e arquiva o triplicado.

5 - A entrega de bens far-se-á mediante a apresentação de requisição interna ao armazém emitida pelo serviço utilizador e assinada pelos funcionários que levantam os bens e pelos seus mais imediatos superiores hierárquicos com cargos de chefia.

6 - Após a entrega dos bens requisitados o responsável pelo armazém assina por sua vez a requisição interna, envia o original para a Secção de Aprovisionamento e Património, entrega o duplicado ao requisitante e arquiva o triplicado.

Artigo 22.º

Controlo de existências

1 - As existências são sujeitas às seguintes inventariações físicas:

a) No final de cada trimestre, através de testes de amostragem;

b) No final do ano, através da contagem de todos os bens.

2 - Após as inventariações referidas no número anterior, proceder-se-á às necessárias regularizações e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso.

3 - As inventariações previstas nos números anteriores são efectuadas por funcionários que não estejam ligados à recepção e entrega de bens, designados pelo presidente da Câmara.

CAPÍTULO VI

Imobilizado

Artigo 23.º

Normas e procedimentos gerais

1 - A gestão do imobilizado relativo a bens móveis e imóveis do município baseia-se no Regulamento de Inventário e Cadastro do Município, em vigor.

2 - Compete à Secção de Aprovisionamento e Património, a gestão administrativa do património dos bens móveis e imóveis.

Artigo 24.º

Aquisições de imobilizado

1 - As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações do órgão executivo.

2 - As aquisições de imobilizado são efectuadas com base em requisições externas ou documentos equivalentes designadamente contrato ou escritura de contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e aquisição de bens e serviços.

Artigo 25.º

Reconciliações às contas do imobilizado

Anualmente, a Secção de Contabilidade e a Secção de Aprovisionamento e Património promovem a realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto ao montante das aquisições, das amortizações do exercício, amortizações acumuladas e abates.

Artigo 26.º

Controlo do imobilizado

1 - A Secção de Aprovisionamento e Património efectua durante os meses de Novembro e Dezembro de cada ano, a verificação física de todos os bens do activo imobilizado e a sua operacionalidade, conferindo-a com os seus registos. Havendo diferenças procede-se de imediato às necessárias regularizações e ao apuramento de responsabilidades quando for caso disso.

2 - Em Janeiro de cada ano a Secção de Aprovisionamento e Património enviará a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

3 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento constante do inventário.

4 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

CAPÍTULO VII

Responsabilidade funcional

Artigo 27.º

Violação das regras

1 - A violação de regras estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie infracção disciplinar, dará lugar à instauração do procedimento competente nos termos previstos no Estatuto Disciplinar dos Funcionários e Agentes da Administração Central, Regional e Local.

2 - As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente Regulamento, devidamente comprovadas, integrarão o processo individual do funcionário visado, sendo levadas em consideração na atribuição da classificação de serviço, relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO VIII

Disposições finais e transitórias

Artigo 28.º

Disposições finais

1 - Em regra geral tudo que for omisso neste Regulamento aplicar-se-ão as disposições legais enunciadas no POCAL, bem como a demais legislação em vigor aplicável às autarquias locais.

2 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste Regulamento.

Artigo 29.º

Norma revogatória

São revogadas todas as normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Artigo 30.º

Cópias do Regulamento

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias a contar da data da respectiva aprovação.

Artigo 31.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor simultaneamente com a implementação do POCAL.