de 13 de Dezembro
A Direcção-Geral da Administração da Justiça, à semelhança da grande maioria dos serviços da Administração Pública, tem vindo a assistir ao crescimento exponencial da documentação de arquivo, gerador de custos e ineficiências que importa reduzir.As portarias de gestão de documentos são, a par de outros, um instrumento essencial para a uniformização dos critérios de conservação documental, controlando o crescimento dos arquivos e salvaguardando as fontes de informação relevantes, do ponto de vista da entidade produtora dos documentos, do cidadão, do Estado e da investigação científica.
O crescente aumento da documentação produzida e recebida na Direcção-Geral da Administração da Justiça justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem adequada à gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda de documentação com interesse histórico.
A possibilidade de proceder à eliminação de conjuntos documentais, sem qualquer valor patrimonial e com os prazos de conservação já prescritos, representa, para as várias unidades orgânicas deste serviço central e para os seus arquivos, inúmeras vantagens, quer em termos de racionalização dos procedimentos de gestão documental e de gestão de espaços quer em termos de eficácia e de rentabilização de meios.
Foi ouvido o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, nos termos da alínea s) do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei 60/97, de 20 de Março.
Nestes termos e ao abrigo das disposições conjugadas da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
É aprovado o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral da Administração da Justiça, que faz parte integrante do presente diploma.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
O Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral da Administração da Justiça entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.Em 21 de Novembro de 2006.
Pelo Ministro da Justiça, José Manuel Vieira Conde Rodrigues, Secretário de Estado Adjunto e da Justiça. - Pela Ministra da Cultura, Mário Vieira de Carvalho, Secretário de Estado da Cultura.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO
DA JUSTIÇA
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pelos serviços da Direcção-Geral da Administração da Justiça, adiante designada por DGAJ.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGAJ tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade da DGAJ a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação, contados em anos, são os que constam da tabela de selecção de documentos - anexo I do presente Regulamento.
4 - Os prazos referidos no número anterior são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição em dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGAJ.
Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGAJ, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º
Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGAJ obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGAJ vier a determinar.
Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou informação cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento.
Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo responsável pelo arquivo e homologado pelo director-geral;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo de auto de eliminação consta do anexo III do presente Regulamento.
Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição dos documentos é feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGAJ atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
(ver documento original)
ANEXO II
Auto de entrega e guia de remessa
(ver documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver documento original)
