Aviso 6479/2002 (2.ª série) - AP. - Joaquim Marques Rocha, presidente da Junta de Freguesia da Mina, concelho da Amadora, torna público que a Assembleia de Freguesia da Mina, em sessão extraordinária realizada a 17 de Junho de 2002, deliberou, no uso das competências que lhe são atribuídas pela Lei 169/99, de 18 de Setembro, com a redacção que lhe foi dada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, aprovar o Regulamento de Inventário e Cadastro do Património da Freguesia da Mina - Amadora.

18 de Junho de 2002. - O Presidente da Junta, Joaquim Marques Rocha.

Regulamento do Inventário e Cadastro do Património da Junta de Freguesia da Mina

Para cumprimento do disposto nas alíneas e) e f) do n.º 1 do artigo 34.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, e tendo em conta a entrada em vigor do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações que lhe foram introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, e pelo Decreto-Lei 315/00, de 2 de Dezembro, foi elaborada a presente proposta de Regulamento de Inventário e Cadastro.

Em virtude da escassa legislação específica que regulamente esta área do património, foi elaborado o presente projecto de Regulamento a partir de, entre outros, de extractos do POCAL e de diversos normativos legais aplicáveis ao património do Estado, tendo ainda sido introduzidas as alterações consideradas necessárias para uma melhor adequação à realidade patrimonial da freguesia, salvaguardando sempre as normas de aplicação obrigatória presentes no POCAL.

Os bens moveis e imóveis existentes e a adquirir pelas autarquias locais são instrumentos básicos fundamentais para um bom desempenho das atribuições que lhes estão cometidas e representam um significativo esforço financeiro de investimento, nomeadamente no nosso caso, do orçamento da freguesia.

Por essa razão, os citados bens que têm subjacente um potencial técnico e económico devem ser mantidos e conservados em bom estado de uso e objecto de verificação periódica, em cumprimento dos procedimentos de controlo interno obrigatórios a que alude o POCAL.

A presente proposta de Regulamento irá inserir-se, conjugar-se e completar a norma de controlo interno, de acordo com o que estabelece o artigo 10.º do Decreto-Lei 54A/99, de 22 de Fevereiro.

Esta conexão resulta claramente expressa nos objectivos subjacentes ao presente Regulamento, designadamente quanto à adopção de procedimentos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada, rigorosa e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a exactidão e integridade dos registos contabilísticos, a preparação de informação financeira viável e o incremento da eficiência de todas as operações.

Para tal e concomitantemente ao que se encontra definido no POCAL quanto às definições de controlo e nomeação dos respectivos responsáveis, procurou-se ter em conta a identidade de responsabilidades funcionais, os circuitos obrigatórios de documentos e as respectivas verificações.

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais de inventário, cadastro, aquisição, alienação, registo, seguros, aumento, abatimentos, cessão, transferência, avaliação e gestão dos bens móveis e imóveis da freguesia, assim como as competências dos diversos serviços envolvidos na prossecução destes objectivos.

2 - Entende-se por gestão, a correcta afectação dos bens pelos diversos serviços da freguesia, tendo em conta não só as necessidades dos mesmos, mas igualmente a sua melhor utilização e conservação.

CAPÍTULO II

Do inventário e cadastro

Artigo 2.º

Inventário

1 - O inventário é constituído pelas seguintes fases:

a) Arrolamento - consiste na elaboração de um rol de bens a inventariar;

b) Classificação - operação que consiste na repartição dos bens pelas diversas classes;

c) Colocação de marcas - operação que se traduz na colocação de etiquetas/dísticos ou placas metálicas, nos bens inventariados com um código que os identifique;

d) Descrição - operação que consiste na identificação das características que apresenta cada bem;

e) Avaliação - operação que se traduz na atribuição de um valor a cada um dos bens inventariados.

2 - Os elementos a utilizar para controlo dos bens são:

a) Fichas de inventário;

b) Mapas de inventário;

c) Conta patrimonial.

3 - Todos os documentos mencionados nos números anteriores, poderão ser elaborados e mantidos actualizados mediante suporte informático.

Artigo 3.º

Ficha de inventário

1 - Para todos os bens existirá uma ficha, a fim de que seja possível identificá-la com facilidade, bem como o local onde se encontra de acordo com os seguintes modelos:

Ficha 1 - Registo de imobilizado incorpóreo;

Ficha 2 - Registo de bens imóveis;

Ficha 3 - Registo de equipamento básico;

Ficha 4 - Registo de equipamento de transporte;

Ficha 5 - Registo de ferramentas e utensílios;

Ficha 6 - Registo de equipamento administrativo;

Ficha 7 - Registo de taras e vasilhames;

Ficha 8 - Registo de títulos.

2 - As fichas de inventário serão numeradas sequencialmente.

Artigo 4.º

Conta patrimonial

1 - A conta patrimonial constitui o elemento síntese de variação dos elementos constitutivos do património da freguesia, a elaborar no final de cada exercício económico.

2 - Na conta patrimonial serão evidenciadas as aquisições, reavaliações e abates verificados no património durante o exercício económico findo.

3 - A conta patrimonial será subdividida segundo a classificação orgânica, no caso de ser esta a adoptada.

Artigo 5.º

Cadastro

1 - Cada bem arrolado tem uma ficha individual (ficha cadastral) em que é realizado um registo permanente de todas as ocorrências que sobre este existam desde a sua aquisição ou produção ao seu abate.

2 - As fichas cadastrais são elaboradas nos termos do artigo 12.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

Artigo 6.º

Regras gerais de inventariação

As regras gerais de inventariação devem obedecer às seguintes fases:

a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate, o qual, regra geral, ocorre no final da vida útil;

b) A identificação de cada bem realiza-se de acordo com o modelo já designado no presente Regulamento (artigo 2.º);

c) A aquisição dos bens deve ser registada na ficha de inventário (artigo 3.º), de acordo com os códigos estabelecidos pela legislação aplicável;

d) As alterações e abates verificados no património serão objecto de registo na respectiva ficha de inventário, nos termos previstos na lei.

No âmbito da gestão dinâmica do património e posteriormente à elaboração do inventário inicial e respectiva avaliação deverão ser adoptados os seguintes procedimentos:

a) As fichas de inventário são mantidas permanentemente actualizadas;

b) As fichas de inventário são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências;

c) A realização de reconciliações entre os registos das fichas do imobilizado e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas;

d) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado e das existências, por amostragem, e se confira com os respectivos registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 7.º

Identificação dos bens

1 - Sempre que possível, o código de identificação do bem será impresso, colado ou chapeado no bem.

2 - O código de actividade identifica o serviço, secção ou gabinete ao qual os bens estão afectos, de acordo com a codificação a estabelecer.

CAPÍTULO III

Das competências

Artigo 8.º

Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património

1 - Compete ao Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património:

a) Organizar e manter actualizado o inventário valorizado dos bens da autarquia e definir a sua localização;

b) Assegurar a gestão e controlo do património, com recurso a aplicação informática;

c) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, atentas as regras definidas pelo POCAL e demais legislação aplicável;

d) Coordenar e controlar a atribuição do código de identificação do bem, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efectivo;

e) Proceder ao inventário anual;

f) Realizar verificações físicas periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço e em cumprimento do plano anual de acompanhamento e controlo que deve propor ao órgão executivo;

g) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens.

Artigo 9.º

Outros serviços da Junta

1 - Compete, em geral, aos demais serviços da Junta de Freguesia, entre outras, o seguinte:

a) Disponibilizar todos os elementos ou informações que lhes sejam solicitadas pelo Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património;

b) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens que lhes estão afectos;

c) Manter afixado em local bem visível, mediante conferência física permanente, o duplicado actualizado da folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, cujo original ficar arquivado no Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património;

d) Participar superiormente qualquer desaparecimento de bens, bem como qualquer facto relacionado com o seu estado operacional ou de conservação, sem prejuízo do eventual apuramento de responsabilidades;

e) A necessidade de reparação ou substituição deve ser comunicada ao Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património que promoverá as diligências necessárias;

f) Informar o Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património quando da aquisição, transferência, abate, permuta, cessão e eliminação de bens.

2 - Entende-se por folha de carga o documento onde são inscritos todos os bens existentes num serviço, secção, gabinete, etc.

3 - Compete ainda aos responsáveis pelos demais serviços da Junta de Freguesia:

a) Biblioteca - ao seu responsável cabe a inventariação dos livros e demais documentos adstritos à mesma, inventário esse que deverá ser elaborado em impresso próprio e em duplicado, sendo uma das cópias entregue no Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património.

4 - Entende-se por imobilizado todo o bem susceptível de perdurar (ter uma vida útil) por um período superior a um ano, em condições normais de utilização.

CAPÍTULO IV

Da aquisição e registo de propriedade

Artigo 10.º

Aquisição

1 - O processo de aquisição dos bens da Junta de Freguesia obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesa em vigor, bem como aos métodos e procedimentos de controlo interno estabelecidos no POCAL e ao sistema de controlo interno aprovado pela Junta de Freguesia.

2 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário, de acordo com os seguintes códigos:

01 - Aquisição, a título oneroso, em estado novo;

02 - Aquisição, a título oneroso, em estado usado;

03 - Cessão;

04 - Produção em oficinas próprias;

05 - Transferências;

06 - Troca;

07 - Locação;

08 - Doação;

09 - Outros.

3 - Após verificação do bem, deverá ser elaborada ficha para identificação do mesmo, a qual deverá conter a informação julgada adequada à sua identificação, a ser remetida ao Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património.

4 - Caso a aquisição tenha sido celebrada por escritura de compra e venda, será este o documento que dará origem à criação da correspondente ficha de inventário.

5 - O processo de identificação de bens e respectivo controlo poderá ser efectuado através de meios informáticos, tendo por base, por exemplo, um código de barras integrado num sistema.

Artigo 11 .º

Registo de propriedade

1 - Após a aquisição de qualquer prédio a favor da autarquia, far-se-á a inscrição matricial e o averbamento do registo, na competente repartição de finanças e na conservatória do registo predial, respectivamente.

2 - O registo define a propriedade do bem, implicando a inexistência do mesmo a impossibilidade da sua alienação ou da sua efectiva consideração como integrante do património da freguesia, só se procedendo à respectiva contabilização após o cumprimento dos requisitos necessários à regularização da sua titularidade, sendo, até lá, devidamente explicitada a situação em anexo às demonstrações financeiras.

3 - Os bens sujeitos a registo são, além de todos os imóveis, os veículos automóveis e reboques, sendo os respectivos registos da responsabilidade do Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património. Estão ainda sujeitos a registo todos os factos, acções e decisões previstas nos artigos 11.º e 12.º do Decreto-Lei 277/95, de 25 de Outubro (define os bens móveis sujeitos a registo).

4 - Cada prédio, rústico ou urbano, dará origem a um processo, o qual deverá incluir escrituras, auto de expropriação, certidão de registo predial, caderneta matricial, planta, etc.

5 - Os prédios adquiridos, a qualquer título, há longos anos, mas ainda não inscritos a favor da freguesia, deverão ser objecto da devida inscrição na matriz predial e do devido registo na respectiva conservatória.

6 - Nos prédios rústicos e urbanos devem ser afixadas, se possível, placas de identificação com a indicação "Património da Freguesia da Mina".

CAPÍTULO V

Da alienação, abate, cessão e transferência

Artigo 12.º

Formas de alienação

1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada em hasta pública, por concurso público, ajuste directo ou outra norma regulamentar em estreita conformidade com as disposições legais existentes sobre esta matéria.

2 - A alienação de bens imóveis também pode ser realizada por negociação directa, quando a lei o permitir.

3 - Será elaborado um auto de venda, caso não seja celebrada escritura de compra e venda onde serão descritos quais os bens alienados e respectivos valores da alienação.

Artigo 13.º

Modo de alienação

1 - Compete ao Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património coordenar o processo de alienação dos bens que sejam classificados de dispensáveis.

2 - Só podem ser alienados bens mediante deliberação autorizadora do órgão executivo ou deliberativo, consoante o valor em causa, e tendo em conta as disposições legais aplicáveis.

3 - A alienação de prédios deverá ser comunicada à respectiva repartição de finanças e conservatória.

Artigo 14 .º

Abate

1 - As situações susceptíveis de originar abates, de acordo com deliberações dos órgãos executivo, deliberativo ou despacho do presidente da Junta ou seu substituto, são as seguintes:

a) Alienação;

b) Furtos, extravios e roubos;

c) Destruição;

d) Cessão;

e) Declaração de incapacidade do bem;

f) Troca;

g) Transferência;

h) Incêndio.

2 - Os abates de bens ao inventário deverão constar da ficha de inventário, de acordo com a seguinte tabela:

01 - Alienação a título oneroso;

02 - Alienação a título gratuito;

03 - Furto/roubo;

04 - Destruição;

05 - Transferência;

06 - Troca;

07 - Cessão;

08 - Incêndio;

09 - Obsolescência;

10 - Outros.

3 - A cada abate deverá corresponder o respectivo auto, o qual deverá conter, entre outras, a informação da justificação do mesmo, o código de identificação do bem, o valor da aquisição inicial, a data de aquisição e ou data de entrada em funcionamento, o valor contabilístico à data do abate e o valor obtido na alienação, sempre que aplicável.

4 - Nos casos de furto, extravio e roubo ou incêndio, bastará a certificação por parte da Junta de Freguesia para se proceder ao seu abate, sem prejuízo de comunicação da ocorrência à autoridade policial competente.

5 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, deverão ser os serviços responsáveis a apresentar a correspondente proposta ao órgão executivo para deliberação que será posteriormente comunicada ao Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património.

Artigo 15.º

Cessão

1 - No caso de cedência de bens a outras entidades deverá ser lavrado um auto de cessão que é da responsabilidade do Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património.

2 - Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do órgão executivo ou deliberativo, consoante o montante em causa, atentas as normas e legislação aplicáveis.

Artigo 16.º

Afectação e transferência

1 - A transferência de bens móveis entre secções, serviços, etc., só poderá ser efectuada mediante autorização do presidente da Junta, acrescendo à folha de carga respectiva.

2 - No caso de transferência de bens será lavrado o respectivo auto de transferência pelo presidente da Junta que o remeterá para os Serviços de Contabilidade, Aprovisionamento e Património para processamento.

3 - Só são incluídos no activo imobilizado os bens do domínio público pelos quais a Junta de Freguesia seja responsável pela administração ou controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional.

CAPÍTULO VI

Dos furtos, extravios e incêndios

Artigo 17.º

Regra geral

No caso de se verificarem furtos, extravios ou incêndios, dever-se-á proceder do seguinte modo:

a) Participar às autoridades;

b) Lavrar auto da ocorrência, no qual se descreverão os objectos desaparecidos ou destruídos, indicando os respectivos códigos de identificação do bem e respectivos valores.

Artigo 18.º

Furtos, roubos e incêndios

1 - Nestas situações o Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património deverá elaborar um relatório onde constem os bens, códigos de identificação de inventário e os respectivos valores.

2 - O relatório e o auto de ocorrência serão anexados no final do exercício à conta patrimonial.

Artigo l9.º

Extravios

1 - Compete ao responsável do serviço ou sector, onde se verificar o extravio, informar o presidente da Junta do sucedido, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades.

2 - A situação prevista na alínea a) do artigo 17.º só deverá ser efectuada após se terem esgotado todas as possibilidades de resolução interna do caso.

3 - Caso se identifique o funcionário responsável pelo extravio do bem, a Junta de Freguesia deverá ser indemnizada por forma a poder adquirir outro que substitua aquele.

CAPÍTULO VII

Dos seguros

Artigo 20.º

Seguros

1 - Todos os bens móveis e imóveis da Junta de Freguesia deverão estar adequadamente seguros, competindo tal tarefa ao órgão executivo.

CAPÍTULO VIII

Da valorização

Artigo 21.º

Valorização do imobilizado

1 - O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais complementares, deve ser valorizado ao custo de aquisição ou ao custo de produção.

2 - Considera-se como custo de aquisição de um activo a soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa ou indirectamente para o colocar no seu estado de funcionamento.

3 - Considera-se como custo de produção de um bem a soma do custo das matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da mão-de-obra directa e de outros gastos gerais de fabrico necessariamente suportados para o produzir.

4 - Os custos de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis nos custos de produção.

5 - No caso de inventariação inicial de activos cujo valor de aquisição ou de produção se desconheça ou quando se trate de activos do imobilizado obtidos a título gratuito, deverá considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definido nos termos legais.

6 - Caso este critério não seja exequível o imobilizado assume o valor zero até ser objecto de uma grande reparação, assumindo então o montante desta.

7 - No caso de transferência de activos entre entidades abrangidas pelo POCAL ou por este e pelo POCP, o valor a atribuir será o constante do registo contabilístico da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos no POCAL, salvo se existir valor diferente fixado no diploma que autoriza a transferência ou, em alternativa, valor acordado entre as partes e sancionado pelos órgãos e entidades competentes.

Artigo 22.º

Reintegrações e amortizações

1 - Quando os elementos do activo imobilizado tiverem uma vida útil limitada ficam sujeitos a uma amortização sistemática, durante esse período, sem prejuízo das excepções expressamente consignadas no POCAL.

2 - O método para o cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes.

3 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.

4 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas no regulamento para os elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido como usado, determinada pelo órgão deliberativo, sob proposta do órgão executivo, deverá ser acompanhada de justificação adequada.

Artigo 23.º

Grandes reparações e conservações

1 - Todas as intervenções susceptíveis de alterar o valor dos bens, nomeadamente através de actos de reparação e conservação, ainda que sujeitos ou não às regras de amortização, devem constar do inventário pelo seu valor actualizado.

2 - Sempre que se verifiquem grandes reparações ou conservações de bens que aumentem o valor e o período de vida útil ou económico dos mesmos, deverá tal facto ser comunicado de imediato, no prazo máximo de cinco dias ao Serviço de Contabilidade, Aprovisionamento e Património, para efeitos de registo na respectiva ficha.

3 - No caso de existência de grandes reparações, beneficiações, valorizações ou desvalorizações excepcionais, por razões inerentes ao próprio bem ou por variação do preço de mercado, estas deverão ser evidenciadas no mapa e na ficha de inventário através da seguinte designação:

AV - acréscimo de vida útil/avaliação;

GR - acréscimo de valor, por força de grandes reparações ou beneficiações;

DE - desvalorizações excepcionais, por razões de obsolescência, deterioração, etc.;

VE - valorizações excepcionais por razões de mercado.

CAPÍTULO IX

Artigo 24.º

Da valorização das existências

1 - As existências são valorizadas ao custo da aquisição ou custo de produção, os quais devem ser determinados de acordo com as definições adoptadas para o imobilizado.

2 - Se o custo de aquisição ou custo de produção for superior ao preço de mercado, será este o utilizado.

3 - Entende-se por preço de mercado o custo de reposição.

4 - Entende-se como custo de reposição de um bem aquele que a entidade tem de suportar para o substituir nas mesmas condições.

CAPÍTULO X

Das competências

Artigo 25.º

Disposições finais e transitórias

1 - Compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação omissa no presente Regulamento.

2 - Consideram-se revogadas todas as deliberações e despachos contrárias ao presente Regulamento.

3 - As alterações às fichas e mapas anexos a este Regulamento, poderão sofrer alterações de forma e conteúdo desde que as alterações não colidam com a legislação aplicável e sejam submetidas à apreciação e aprovação do órgão executivo.

Artigo 26.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor após a sua aprovação pela Assembleia de Freguesia e publicitação nos termos legais.

ANEXOS

(ver documento original)