Deliberação 1545/2001. - Pela deliberação do senado n.º 42/2001 foi aprovado, em sessão plenária de 11 de Julho de 2001, o quadro de pessoal não docente da Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra e respectivo regulamento, aprovados, o quadro de pessoal, pela Portaria 750/88, de 19 de Novembro, e alterado pela deliberação do senado de 18 de Julho de 1991 e pelas deliberações n.os 13/93, de 3 de Março, 14/93, de 3 de Março, 70/93, de 22 de Novembro, 18/94, de 13 de Julho, e pela Portaria 549/96, de 7 de Outubro, e o regulamento, por despacho reitoral de 10 de Abril de 1990, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 119, de 24 de Maio de 1990, de acordo com os documentos anexos.

7 de Setembro de 2001. - A Administradora, Margarida Mano.

ANEXO I

Quadro de pessoal não docente da Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra

(ver documento original)

ANEXO II

Regulamento

I - Preâmbulo

Considerando o quadro legal da autonomia das universidades e a intenção de aplicar o regime de autonomia administrativa e financeira postulado no regulamento interno da Faculdade;

Considerando a complexidade dos seus cursos de graduação e de pós-graduação e de Português para Estrangeiros, dos seus projectos de investigação, publicações e relações com o exterior;

Considerando o elevado número de docentes, alunos e funcionários;

Considerando a existência de um quadro de pessoal desajustado das actuais dimensões da Faculdade:

O conselho directivo, em reunião ordinária realizada a 27 de Julho de 1999, deliberou aprovar o presente regulamento orgânico, por forma a estabelecer a estrutura dos serviços da Faculdade, bem como o respectivo quadro de pessoal não docente, competências e formas de recrutamento e provimento de pessoal.

Este regulamento orgânico não colide, antes completa, o estatuído no regulamento interno da Faculdade e nos Estatutos da Universidade, particularmente quanto às competências dos órgãos de gestão e seus adjuvantes, secretariados, direcções de mestrados, direcções de institutos e salas, biblioteca, centro de informática e laboratórios.

II - Regulamento orgânico e de pessoal não docente

Artigo 1.º

A Faculdade integra actualmente os Institutos de Estudos Clássicos, de Língua e Literatura Portuguesas, de Estudos Franceses, de Estudos Brasileiros, de Estudos Italianos, de Estudos Espanhóis, de Estudos Ingleses, de Estudos Norte-Americanos, de Estudos Alemães, de História Económica e Social, de História e Teoria das Ideias, de História da Expansão Ultramarina, de Paleografia e Diplomática, de Arqueologia, de História da Arte, de Estudos Geográficos, de Estudos Filosóficos, de Estudos Jornalísticos e de Estudos Teatrais.

Integra também as Salas Ferreira Lima (Garrettiana), Carolina Michaëlis de Vasconcelos, Beau, Providência, Victor de Matos, Gama Barros, João Pedro Ribeiro, Silva Dias, Joaquim de Carvalho, Jorge de Faria, Manuel Faria, Tradução, Ciências Documentais, CELGA, Paiva Boléo e núcleos Belga, Canadiano e Russo.

E, ainda, a Biblioteca Central, o Centro de Informática, o Laboratório de Línguas, os estúdios de rádio, de televisão, a Sala de Estudos Cinematográficos e o Teatro Paulo Quintela.

Artigo 2.º

Os serviços da Faculdade distribuem-se pelas seguintes áreas:

a) Administração;

b) Gabinetes e assessorias;

c) Biblioteca, documentação e arquivo.

Artigo 3.º

1 - A administração exerce as suas atribuições nos domínios da gestão dos assuntos académicos, dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais, do expediente e arquivo e do apoio aos órgãos de gestão.

2 - A administração, dirigida por um director de administração, compreende os seguintes serviços:

a) Académicos;

b) Recursos Humanos;

c) Financeiros e Patrimoniais;

d) Serviços Técnicos e Logísticos.

3 - O director de administração é equiparado para efeito de vencimento a subdirector-geral.

Artigo 4.º

Sem prejuízo do estabelecido no Decreto-Lei 44/99, de 26 de Junho, incumbe especialmente ao director de administração:

a) Orientar e coordenar as actividades dos serviços que constituem a administração e superintender no seu funcionamento, de acordo com a política global definida pelos órgãos de gestão da Faculdade, controlando os resultados sectoriais;

b) Participar na definição da política global da Faculdade, na parte correspondente aos sectores a seu cargo;

c) Assistir tecnicamente os diferentes órgãos de gestão da Faculdade;

d) Elaborar e promover estudos, informações e pareceres relativos à gestão da Faculdade;

e) Supervisionar a recolha, sistematização e divulgação da legislação com interesse para a Faculdade;

f) Dirigir o pessoal não docente nem investigador;

g) Corresponder-se com serviços e entidades públicas ou privadas, no âmbito das suas competências.

Artigo 5.º

1 - Os Serviços Académicos exercem a sua acção nos domínios do apoio pedagógico, da vida escolar dos alunos, das provas para obtenção dos títulos e graus académicos, bem como das respectivas equivalências, e ainda os processos de auto-avaliação.

2 - Os Serviços Académicos são dirigidos por um chefe de divisão, que coadjuva o director de administração na respectiva área, e compreendem:

a) Secção de Graduação;

b) Secção de Pós-Graduação e Cursos para Estrangeiros.

3 - Ao chefe de divisão compete:

a) Dirigir o pessoal integrado na divisão, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;

b) Organizar as actividades da divisão, de acordo com o plano definido para o organismo, e proceder à avaliação dos resultados alcançados;

c) Promover a qualificação do pessoal;

d) Elaborar pareceres e informações sobre assuntos da competência da sua divisão.

4 - Compete à Secção de Graduação, nomeadamente:

a) Prestar informações sobre os cursos ministrados na Faculdade;

b) Executar os serviços respeitantes a matrículas, inscrições, transferências, reingressos e mudanças de curso;

c) Elaborar os horários das diversas licenciaturas, os calendários de exames finais e de outras provas de avaliação, bem como os respectivos editais e avisos, e tratar de todos os assuntos e processos relativos a exames e frequências, nomeadamente da aceitação de inscrições, das pautas, do indispensável controlo das entradas, do registo das avaliações;

d) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

e) Proceder ao registo, em livros próprios, em fichas ou em suportes informáticos, de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;

f) Emitir certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras, relativas a actos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;

g) Tratar os requerimentos apresentados por alunos, designadamente processos de equivalência e conhecimento de habilitações, e proceder ao respectivo encaminhamento;

h) Manter actualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo dos cursos ministrados na Faculdade;

i) Organizar e disponibilizar legislação e dados referentes a actividades escolares, nomeadamente no que diz respeito a avaliação;

j) Tratar do expediente da correspondência recebida e do seu arquivo.

5 - À Secção de Pós-Graduação e Cursos para Estrangeiros compete:

a) Prestar informações sobre as condições de ingresso, frequência e outras nos cursos que superintende;

b) Elaborar os horários dos diversos cursos, os calendários de exames finais e de outras provas de avaliação, bem como os respectivos editais e avisos;

c) Organizar e movimentar os processos relativos aos cursos de especialização, mestrado e doutoramento, designadamente quanto a candidaturas e inscrições, frequência e aproveitamento final;

d) Coordenar a organização das provas académicas (mestrado e doutoramento);

e) Organizar os processos de equivalência de habilitações académicas;

f) Registar a frequência, a assiduidade e aproveitamento dos alunos e comunicar às entidades patrocinadoras das bolsas;

g) Acolher os alunos dos cursos de estrangeiros, acompanhar a sua instalação e adaptação, bem como apoiar na resolução de problemas surgidos;

h) Proceder ao registo, em livros próprios, em fichas ou em suportes informáticos, de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;

i) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

j) Emitir certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras relativas a actos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;

k) Receber e informar todos os requerimentos apresentados por alunos, designadamente processos de equivalência e reconhecimento de habilitações, e proceder ao respectivo encaminhamento;

l) Manter actualizados os dados respeitantes aos programas e planos de estudo dos cursos em causa;

m) Organizar e disponibilizar legislação e dados referentes a actividades escolares, nomeadamente no que diz respeito a avaliação;

n) Tratar do expediente da correspondência recebida e do seu arquivo.

Artigo 6.º

1 - Os Serviços de Recursos Humanos exercem a sua acção no domínio do pessoal.

2 - Os Serviços de recursos Humanos são dirigidos por um chefe de divisão, que coadjuva o director de administração na respectiva área, e compreendem:

a) Secção de Pessoal e Cadastro;

b) Secção de Vencimentos e Abonos.

3 - Ao chefe de divisão compete:

a) Dirigir o pessoal integrado na divisão, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;

b) Organizar as actividades da divisão, de acordo com o planificado para o organismo, e proceder à avaliação dos resultados;

c) Promover a qualificação do pessoal;

d) Elaborar pareceres e informações sobre assuntos da competência da divisão.

4 - À Secção de Pessoal e Cadastro compete:

a) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como os respeitantes à promoção, recondução, prorrogação, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação do pessoal da Faculdade;

b) Instruir os processos relativos a faltas, licenças, acumulações, equiparações a bolseiro, trabalhador-estudante, classificação de serviço, acidentes em serviço, dispensas de serviço e adiamento ou substituição de obrigações militares;

c) Elaborar os mapas de faltas e listas de progressões;

d) Organizar e manter actualizados os processos individuais do pessoal;

e) Organizar e manter actualizada uma base de dados relativa ao cadastro de pessoal;

f) Passar certidões, declarações e notas do tempo de serviço que, nos termos legais, devam ser superiormente assinadas;

g) Assegurar em geral todas as demais tarefas administrativas respeitantes ao pessoal;

h) Desempenhar quaisquer outras actividades relacionadas com a administração do pessoal que lhe sejam cometidas por lei ou decisão superior;

i) Tratar do expediente da correspondência recebida e do seu arquivo.

5 - À Secção de Vencimentos e Abonos compete:

a) Assegurar todos os procedimentos relativos a vencimentos e demais abonos de pessoal, bem como elaborar os documentos que sirvam de suporte ao tratamento informático daquelas remunerações;

b) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares, designadamente os respeitantes a abono de família, prestações complementares, ADSE, pensão de sobrevivência e subsídio por morte;

c) Instruir os processos relativos a horas extraordinárias, vencimentos de exercício, deslocações e pagamento de serviços;

d) Preparar os elementos necessários à conta de gerência no que se refere a pessoal;

e) Desempenhar quaisquer outras actividades relacionadas com a administração do pessoal que lhe sejam cometidas por lei ou decisão superior;

f) Tratar do expediente da correspondência recebida e respectivo arquivo.

Artigo 7.º

1 - Os Serviços Financeiros e Patrimoniais exercem a sua acção nos domínios da gestão financeira, contabilidade, compras e inventário.

2 - Os Serviços Financeiros e Patrimoniais são dirigidos por um chefe de divisão, que coadjuva o director de administração na respectiva área, e compreendem:

a) Secção de Contabilidade, Orçamento e Conta;

b) Secção de Economato e Inventário;

c) Tesouraria.

3 - Ao chefe de divisão incumbe:

a) Dirigir o pessoal integrado na divisão, distribuir, orientar e supervisionar a execução dos trabalhos;

b) Organizar as actividades da divisão, de acordo com o plano definido para o organismo, e proceder à avaliação dos resultados;

c) Promover a qualificação do pessoal;

d) Elaborar pareceres e informações sobre assuntos da competência da sua divisão.

4 - À Secção de Contabilidade, Orçamento e Conta compete:

a) Elaborar os projectos de orçamento ordinário e suplementar, orçamentos de receitas consignadas e orçamentos de receitas próprias, bem como os de alteração orçamental, designadamente de transferências de verbas e antecipação de duodécimos;

b) Proceder à requisição de fundos;

c) Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verba;

d) Registar e controlar os movimentos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas, bem como de aplicações financeiras;

e) Executar a escrituração respeitante à contabilidade e aos orçamentos, dotações e fundos atribuídos à Faculdade;

f) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter ao conselho administrativo;

g) Elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado ou outras entidades das importâncias de retenção na fonte de impostos e IVA e de quaisquer outras que lhe pertençam e lhe sejam devidas;

h) Fornecer os balancetes auxiliares e os elementos a inscrever na razão geral, com vista à análise da situação económica e financeira da Faculdade, bem como a comprovação dos saldos das diversas contas;

i) Fornecer à Tesouraria as ordens necessárias à movimentação de receitas e despesas;

j) Colaborar na elaboração da conta de gerência;

k) Tratar do expediente da correspondência recebida e respectivo arquivo.

5 - À Secção de Economato e Inventário compete:

a) Proceder à aquisição de bens materiais e serviços, organizando os respectivos processos, nos termos das disposições legais vigentes;

b) Fazer a gestão administrativa das existências em armazém, garantindo em depósito o material de consumo corrente para o regular funcionamento dos serviços;

c) Valorizar as saídas dos bens e materiais para imputação de custos;

d) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis;

e) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao património da Faculdade;

f) Promover a efectivação de contratos de seguros, mantendo-os actualizados, e participar os acidentes;

g) Colaborar com os Serviços Técnicos e Logísticos na manutenção e conservação das instalações e equipamentos;

h) Assegurar o funcionamento do balcão de vendas;

i) Tratar do expediente da correspondência recebida e do seu arquivo.

6 - À Tesouraria, coordenada por um tesoureiro coadjuvado pelo funcionário que, por despacho do presidente do conselho directivo, substituirá o tesoureiro nas suas faltas e impedimentos, compete:

a) Preencher e assinar os recibos necessários para o levantamento dos fundos orçamentais e para cobranças dos rendimentos próprios da Faculdade e apresentá-los em devido tempo à assinatura do conselho administrativo;

b) Dar entrada na Tesouraria de todas as receitas à responsabilidade do conselho administrativo;

c) Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho administrativo;

d) Devolver diariamente aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;

e) Transferir para os cofres do Estado, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com guias ou relações organizadas pela Secção de Contabilidade;

f) Manter rigorosamente actualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar em qualquer momento a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

g) Organizar e apresentar mensalmente ao conselho administrativo o balancete referente ao mês anterior, contendo o respectivo movimento financeiro.

Artigo 8.º

Os Serviços Técnicos e Logísticos, coordenados por um técnico, exercem a sua acção nas seguintes áreas:

1) Gestão, secretariado e apoio geral, à qual compete prestar apoio aos órgãos de gestão, à administração e a outras estruturas e serviços da Faculdade;

2) Conservação, restauro e reprografia, à qual incumbe:

a) Executar tarefas de reprodução e brochura;

b) Fazer a conservação e restauro dos documentos gráficos (em papel, pergaminho e couro) e espécies bibliográficas;

3) Comunicações, à qual compete:

a) Assegurar a recepção, o envio e o encaminhamento adequado do correio;

b) Garantir o serviço de telefones;

4) Transportes, a que cabe:

a) Assegurar a prestação dos serviços de transporte que sejam solicitados;

b) Garantir a conservação e manutenção das viaturas;

5) Manutenção, que tratará de:

a) Propor a execução de obras de reparação e ou de conservação das instalações;

b) Acompanhar ou fiscalizar o desenvolvimento dessas obras;

c) Dar informações, sempre que solicitado, sobre aquisições de serviços, equipamentos e materiais;

d) Zelar pelo cumprimento das determinações relativas à conservação e à segurança das instalações, pessoal e equipamento;

e) Organizar e assegurar os serviços de limpeza.

Artigo 9.º

1 - Os serviços, gabinetes e assessorias asseguram funções de assessoria e apoio nos domínios das respectivas esferas de competência, nomeadamente nas áreas jurídica, de planeamento, de relações exteriores, de informática, de apoio à investigação e à docência e de desenho, prestando apoio aos órgãos de gestão e à administração.

2 - São serviços, gabinetes e assessorias:

a) Assessoria Jurídica;

b) Assessoria de Planeamento;

c) Gabinete de Relações Exteriores;

d) Gabinete de Informática;

e) Serviços de Apoio à Investigação e à Docência;

f) Gabinete de Desenho.

Artigo 10.º

À Assessoria Jurídica compete:

a) Emitir pareceres jurídicos que lhe sejam solicitados pelos órgãos de gestão e pela administração;

b) Elaborar propostas de regulamentos e normas;

c) Emitir pareceres ou informações jurídicas sobre assuntos de expediente corrente;

d) Fazer a leitura diária do Diário da República e compilar, organizar e distribuir a legislação pertinente;

e) Conceder patrocínio judiciário à Faculdade;

f) Dar apoio jurídico em todos os assuntos e questões que lhe sejam solicitados pelos órgãos de gestão e pela administração.

Artigo 11.º

À Assessoria de Planeamento incumbe:

a) Assegurar estudos conducentes ao eficaz planeamento dos recursos humanos, financeiros e patrimoniais da Faculdade;

b) Compilar elementos para tomadas de decisão nessas matérias:

c) Propor medidas conducentes à maior eficácia dos serviços;

d) Recolher e tratar dados estatísticos relevantes para a instituição;

e) Executar tarefas de apoio aos órgãos de gestão e à administração, nomeadamente no domínio da auto-avaliação.

Artigo 12.º

Ao Gabinete de Relações Exteriores compete:

a) Recolher, tratar e difundir a informação interna sobre a vida geral da Faculdade ou externa com interesse para a Faculdade;

b) Preparar e divulgar publicações e material informativo sobre a vida da Faculdade;

c) Apoiar a organização de todas as actividades sócio-culturais promovidas pela Faculdade;

d) Acompanhar a participação da Faculdade em reuniões e certames;

e) Apoiar e organizar os contactos e as ligações da Faculdade com a comunidade, nomeadamente com a comunicação social;

f) Tratar de assuntos relativos a prémios escolares;

g) Colaborar na integração escolar e profissional dos alunos.

Artigo 13.º

Ao Centro de Informática cabe:

a) Planificar e coordenar os recursos informáticos da Faculdade e a utilização dos meios informáticos nas actividades pedagógicas e científicas;

b) Recolher, sistematizar e divulgar informação, regulamentar e técnica, no seu domínio específico;

c) Emitir informações e pareceres solicitados pelos órgãos de gestão;

d) Elaborar estudos e propostas sobre soluções informáticas e organizacionais de interesse para a Faculdade;

e) Assegurar a implantação, manutenção e desenvolvimento do sistema informático da Faculdade em todas as áreas funcionais;

f) Prestar apoio informático, de acordo com as solicitações que lhe forem dirigidas pelos órgãos de gestão;

g) Desenvolver a gestão interna e externa da rede informática.

Artigo 14.º

Aos Serviços de Apoio à Investigação e à Docência compete:

a) Exercer funções de apoio geral à docência, incluindo apoio pedagógico e académico, de estudo, adaptação de métodos e processos nas diversas áreas curriculares da Faculdade;

b) Apoiar a investigação, incluindo a desenvolvida a nível de unidades e projectos acolhidos pela instituição;

c) Prestar apoio técnico na elaboração e no desenvolvimento das revistas e no desenvolvimento das actividades culturais das respectivas áreas curriculares.

Artigo 15.º

Ao Gabinete de Desenho cumpre:

a) Apoiar a produção editorial da Faculdade, em suporte gráfico ou electrónico;

b) Assegurar apoio diverso aos órgãos de gestão, administração e serviços.

Artigo 16.º

1 - Os Serviços de Biblioteca, Documentação e Arquivo, sob a orientação de um técnico superior de biblioteca e documentação em harmonia com o professor bibliotecário, exercem a sua actividade no âmbito da gestão, tratamento e difusão da informação e integram:

a) Biblioteca Central;

b) Bibliotecas especializadas;

c) Arquivo Central.

2 - Aos Serviços de Biblioteca, Documentação e Arquivo, coordenados por um técnico superior de biblioteca e documentação, compete:

a) Aplicar critérios de organização e de funcionamento dos Serviços da Biblioteca Central, bibliotecas especializadas e Arquivo Central;

b) Coadjuvar as instâncias competentes na gestão dos recursos humanos afectos;

c) Coordenar e organizar os recursos materiais afectos às actividades desenvolvidas e proceder à avaliação dos resultados;

d) Organizar o processo de aquisição de toda a bibliografia da Faculdade;

e) Definir procedimentos de recuperação, exploração e difusão da informação;

f) Cooperar com serviços e instituições afins na partilha de informação e de recursos;

g) Propor planos de formação, designadamente no caso de inovações do sistema;

h) Cooperar em projectos nacionais e internacionais, na área das ciências documentais;

i) Fazer cumprir as normas existentes sobre empréstimo, reprodução e difusão dos acervos documentais;

j) Colaborar em acções de difusão cultural;

k) Fazer cumprir normas e prazos de tratamento da documentação;

l) Definir os prazos de conservação da documentação administrativa produzida e recebida pelo estabelecimento e não abrangida pelas normas legais de conservação;

m) Zelar pela adopção de medidas de preservação e conservação dos acervos documentais;

n) Proceder ao tratamento técnico da documentação;

o) Desenvolver e manter condições para a efectivação dos serviços de leitura de presença e empréstimo domiciliário;

p) Assegurar um serviço de empréstimo interbibliotecas com bibliotecas e arquivos nacionais e estrangeiros;

q) Manter organizado um arquivo corrente das actividades desenvolvidas;

r) Acolher, controlar e organizar a incorporação de novos fundos;

s) Colaborar na gestão de documentos (criação de um arquivo, sua utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos) nas suas fases de arquivo corrente e intermédio e na sua remessa para o Arquivo da Universidade;

t) Respeitar os prazos legalmente fixados quanto à selecção e eliminação da documentação enviada para o Arquivo central.

III - Disposições finais

Artigo 17.º

1 - Os cargos dirigentes são providos nos termos da legislação em vigor, passando o lugar de secretário da Faculdade a ter a designação de director de administração.

2 - Os lugares da carreira técnica superior, técnica, técnico-profissional, chefe de secção, assistente administrativo, operário qualificado, operário semiqualificado e auxiliar são providos de harmonia com as disposições do Decreto-Lei 404-A/98, de 18 de Dezembro, e demais legislação complementar.

3 - Os lugares de auxiliar técnico são recrutados de entre indivíduos habilitados com a escolaridade obrigatória e desenvolvem a sua carreira nos termos do Decreto-Lei 404-A/98, de 18 de Dezembro.

Artigo 18.º

1 - A transição do pessoal para os lugares do novo quadro faz-se de acordo com as seguintes regras:

a) Para a mesma carreira, categoria e escalão que o funcionário possui;

b) Sem prejuízo das habilitações legais, para a carreira e categoria que integre as funções que o funcionário efectivamente desempenhe, em escalão a que corresponda o mesmo índice remuneratório, ou, quando não se verifique coincidência de índice, em escalão a que corresponda o índice superior mais aproximado na estrutura da categoria para que se processa a transição.

2 - A determinação da categoria a que se refere a alínea anterior faz-se em função do índice remuneratório correspondente ao escalão 1 da categoria em que o funcionário se encontra e do escalão 1 da nova carreira.

3 - O tempo de serviço prestado na categoria que dá origem à transição conta, para efeitos de promoção e antiguidade na carreira, como prestado na nova categoria.