Decreto Legislativo Regional 15/2004/M
Altera o Decreto Legislativo Regional 26/99/M, de 27 de Agosto, que regulamentou a gestão de documentos na posse dos serviços dos órgãos de governo da Região Autónoma da Madeira e organismos sob sua tutela.
A gestão de documentos, tal como está regulamentada no Decreto Legislativo Regional 26/99/M, de 27 de Agosto, reporta-se essencialmente aos procedimentos para aprovação e implementação de portarias de gestão de documentos, que definem critérios e instrumentos específicos para a avaliação e selecção dos documentos produzidos ao nível de arquivo corrente nos serviços e órgãos de governo da Região Autónoma da Madeira.
Não estão previstos no supracitado diploma critérios e instrumentos específicos para a elaboração e aprovação de relatórios de avaliação de documentação acumulada, a incidir sobre os documentos acumulados por um organismo que deixou de exercer as suas funções, e como tal se encontra extinto, por um organismo que sofreu uma ou sucessivas reestruturações com consequente perda de atribuições e competências ou quando se verificar uma transferência de custódia da documentação acumulada de um organismo para outro não responsável pela produção da mesma.
Face ao exposto, urge regulamentar os procedimentos para avaliação de documentação acumulada prevendo a futura incorporação - prioritária, selectiva e regular - de um vasto património documental disperso por um sem número de "depósitos», e que se reporta essencialmente a dois momentos da história recente da Região Autónoma da Madeira: um primeiro, anterior a 1974, que compreende a documentação produzida pelos serviços da extinta Junta Geral do Distrito Autónomo do Funchal e, posterior à referida data, um segundo momento de produção documental no âmbito da concepção político-administrativa, implementação e consolidação do regime autonómico.
Por um lado, importa esclarecer e reduzir o âmbito da redacção do actual n.º 2 do artigo 10.º do Decreto Legislativo Regional 26/99/M, de 27 de Agosto, quanto à possibilidade de o Arquivo Regional da Madeira, enquanto órgão de gestão dos arquivos da Região Autónoma da Madeira (nos termos do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto Legislativo Regional 9/98/M, de 22 de Maio), a funcionar como arquivo definitivo público (nos termos do n.º 1 do artigo 8.º do Decreto Legislativo Regional 26/99/M, de 27 de Agosto) se pronunciar sobre a eliminação de documentos cuja especificidade, âmbito ou conteúdo informativo não justifique a adopção dos procedimentos acima referidos, designadamente os procedimentos para aprovação de portarias de gestão de documentos e relatórios de avaliação de documentação acumulada.
Por outro lado ainda, torna-se necessário definir com clareza outros requisitos a observar nas incorporações para o arquivo público definitivo (Arquivo Regional da Madeira), que não apenas as consubstanciadas no actual artigo 9.º do diploma em causa, "Formalidades das remessas», nomeadamente requisitos de inventariação, desinfestação, higienização e acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão regional de arquivos.
Assim:
A Assembleia Legislativa Regional da Madeira decreta, nos termos da alínea d) do n.º 1 do artigo 227.º da Constituição da República Portuguesa e do artigo 39.º do Estatuto Político-Administrativo da Região Autónoma da Madeira, aprovado pela Lei 13/91, de 5 de Junho, revisto e alterado pelas Leis 130/99, de 21 de Agosto e 12/2000, de 21 de Junho, o seguinte:
Artigo 1.º
Os artigos 9.º e 10.º do Decreto Legislativo Regional 26/99/M, de 27 de Agosto, são alterados e passam a ter a seguinte redacção:
"Artigo 9.º
Formalidades das remessas
1 - ...
a) ...
b) ...
c) ...
d) ...
2 - ...
3 - A documentação a incorporar no arquivo definitivo público (Arquivo Regional da Madeira) deve cumprir ainda os requisitos de inventariação, desinfestação, higienização e acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão regional de arquivos.
4 - Os encargos de inventariação, higienização e transporte da documentação a incorporar no arquivo definitivo público serão da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da referida entidade receptora.
Artigo 10.º
Eliminação
1 - ...
2 - A eliminação de documentos que não constem da respectiva tabela de selecção ou que não tenham sido abrangidos por processo de avaliação de documentação acumulada carece de parecer favorável do órgão de gestão dos arquivos da Região, desde que proposta pelas administrações produtoras.
3 - ...»
Artigo 2.º
É aditado ao Decreto Legislativo Regional 26/99/M, de 27 de Agosto, o artigo 3.º-A, com a seguinte redacção:
"Artigo 3.º-A
Avaliação de documentação acumulada
Compete ao órgão de gestão dos arquivos da Região emitir parecer e definir os procedimentos e formalidades relativos a processos de avaliação de massas documentais acumuladas:
a) Produzidas por um organismo extinto;
b) Provenientes de funções extintas em organismos e serviços que tenham sido sujeitos a uma ou sucessivas reestruturações;
c) Cuja custódia seja transferida para um organismo não responsável pela produção das mesmas.»
Artigo 3.º
O presente diploma entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
Aprovado em sessão plenária da Assembleia Legislativa Regional da Madeira em 17 de Junho de 2004.
O Presidente da Assembleia Legislativa Regional, José Miguel Jardim d'Olival Mendonça.
Assinado em 1 de Julho de 2004.
Publique-se.
O Ministro da República para a Região Autónoma da Madeira, Antero Alves Monteiro Diniz.
