Alterações ao Regulamento do Arquivo Municipal de Manteigas
Considerando que:
Em 24 de Setembro de 2004, mediante proposta da Câmara Municipal e após sujeição a discussão pública, a Assembleia Municipal de Manteigas aprovou o Regulamento do Arquivo Municipal de Manteigas, publicado no apêndice n.º 138 ao Diário da República, 2.ª série, n.º 272, de 19 de Novembro de 2004;
O tempo decorrido desde a entrada em funcionamento do Arquivo Municipal de Manteigas e a consequente aplicação do respectivo Regulamento, aconselham a introdução de algumas alterações ao texto regulamentar;
As alterações ora propostas visam essencialmente ajustar alguns procedimentos internos e adaptar o enquadramento orgânico do Arquivo às alterações entretanto introduzidas ao quadro de pessoal do município;
A Câmara Municipal de Manteigas, em reunião ordinária de 9 de Agosto de 2006, deliberou, nos termos do disposto no artigo 64.º, n.º 6, alínea a), da Lei 169/99, de 18 de Setembro, na redacção dada pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, sujeitar a um período de 30 dias de apreciação pública, as alterações dos artigos 1.º, 3.º, 10.º, 11.º, 12.º, 17.º, 18.º, 20.º, 21.º, 22.º, 23.º, 24.º, 25.º, 26.º, 28.º, 29.º, 30.º, 31.º, 32.º, 33.º, 34.º, 35.º, 36.º, 37.º, 38.º e 39.º do Regulamento do Arquivo Municipal de Manteigas, os quais passam a ter a seguinte redacção:
Artigo 1.º
Lei habilitante
O presente Regulamento foi elaborado ao abrigo do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, no Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, e na Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
Artigo 3.º
Enquadramento orgânico
O Arquivo Municipal encontra-se na dependência directa do chefe da Divisão de Recursos e Desenvolvimento.
Artigo 10.º
Remessa para os serviços
A documentação é enviada ao arquivo municipal obedecendo às seguintes condições:
a) ...
b) ...
c) ...
d) No seu suporte original devidamente acondicionado e organizado.
Artigo 11.º
Remessa para os serviços
1 - Os processos de obras ou de loteamentos deverão ser apresentados em capas uniformes, segundo modelo existente, com o número, data de entrada do processo, local, a designação da obra, o nome do requerente, assim como a indicação do volume, caso existam vários.
2 - ...
3 - Toda a documentação inserida nos processos de obras e de loteamentos, tem de estar numerada.
Artigo 12.º
Formalidades da remessa
1 - A remessa dos documentos mencionados nos artigos 10.º e 11.º deve obedecer às seguintes formalidades:
a) ...
b) ...
c) A guia de remessa, preenchida pela entidade remetente, será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) ...
Artigo 17.º
Medidas de conservação
1 - Compete ao arquivo municipal zelar pela boa conservação física das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
a) ...
b) ...
c) ...
2 - A limpeza dos depósitos de arquivo, das estantes, e dos documentos far-se-á de acordo com as normas constantes do anexo 1 ao presente Regulamento, do qual faz parte integrante.
Artigo 18.º
Comunicação
1 - ...
2 - ...
3 - ...
4 - O acesso é permitido mediante o preenchimento de uma ficha de consulta e apresentação de documento de identificação pessoal.
Artigo 20.º
Reprodução de documentos e passagem de certidões
1 - O Arquivo Municipal poderá, sempre que as condições técnicas o permitam, fornecer reprodução de documentos e passagem de certidões, sob preços actualizados, de acordo com as taxas em vigor no município de Manteigas.
2 - A necessidade e finalidade da reprodução de documentação deverão ser mencionadas na própria ficha de consulta ou requisição.
3 - ...
4 - ...
Artigo 21.º
Consulta da documentação de idade intermédia
1 - A admissão à leitura no Arquivo Municipal de documentação de idade intermédia é permitida após o preenchimento da ficha de consulta.
2 - ...
3 - Salvo circunstâncias expressamente autorizadas pelo presidente da Câmara, não é permitida a saída de fundos, séries, subséries, colecções ou documentos do Arquivo Municipal, para integrarem a documentação administrativa de serviços ou órgãos municipais.
Artigo 22.º
Pedidos de empréstimo
1 - Para além dos titulares do executivo municipal, qualquer Serviço municipal pode solicitar o empréstimo da documentação administrativa ao Arquivo Municipal, por meio de requisição, a que se refere o artigo 23.º, devidamente assinada pelo seu responsável.
2 - Os pedidos de empréstimo de espécies devem satisfazer os seguintes requisitos:
a) Ser dirigidos ao Arquivo Municipal, com a data da sua apresentação e a identificação do Serviço requisitante, se as espécies a sair se destinarem a utilização em espaço físico municipal;
b) Mediante autorização escrita do presidente da Câmara ou do vereador com competência delegada, se as espécies a sair se destinarem a exposição em espaço físico não municipal e sujeitas às normas constantes no anexo 2 ao presente regulamento, do qual faz parte integrante.
3 - A documentação só poderá permanecer no Serviço requisitante até ao máximo de três meses, renovável por igual período.
Artigo 23.º
Requisição de documentos
1 - As requisições de documentação dos órgãos ou serviços municipais ao Arquivo Municipal, devem ser feitas obrigatoriamente através de impresso próprio, podendo ser em suporte papel ou digital, de modo a facilitar o respectivo controlo.
2 - ...
3 - A entidade requisitante, quando o suporte for em papel, deverá reservar para si uma cópia e fará entrega do original e duas outras cópias.
4 - ...
5 - ...
Artigo 24.º
Devolução da documentação
1 - Terminado o período de validade da requisição, nos termos do artigo 22.º, o Arquivo Municipal deverá avisar o requisitante, solicitando a devolução imediata da documentação ou da renovação da requisição.
2 - No acto da devolução, o requisitante deve apresentar o duplicado da requisição em seu poder, no qual será colocada a data de devolução e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação.
3 - ...
4 - ...
5 - ...
6 - O Arquivo Municipal deverá dar baixa da requisição no original, procedendo ao seu arquivo.
Artigo 25.º
Consulta
1 - A admissão à leitura no Arquivo Municipal, de documentação de idade definitiva, é permitida após preenchimento de uma ficha de consulta.
2 - A admissão é facultada a todos os nacionais ou estrangeiros maiores de 18 anos, podendo ser exigida a exibição do bilhete de identidade, passaporte ou de outros elementos de identificação julgados necessários no acto de preenchimento da ficha referida no número anterior.
3 - ...
Artigo 26.º
Comunicação
1 - A comunicação dos documentos processa-se pelos seguintes meios:
a) ...
b) ...
c) ...
d) ...
e) Prestação de informações aos utilizadores que o solicitem por escrito, sempre que o Arquivo tenha capacidade de resposta, mediante pagamento pela investigação, de acordo com o Regulamento e Tabela de Taxas, Licenças e Tarifas Municipais.
Artigo 28.º
Documentos em risco
1 - ...
2 - Ao Arquivo Municipal reserva-se o direito de não facultar a consulta de documentos que, pelas suas características próprias, exijam cuidados de conservação especiais.
Artigo 29.º
Saída de documentação
Aplica-se à documentação na idade definitiva, o disposto no artigo 22.º, n.os 1 e 2, sobre os requisitos indispensáveis para que as espécies possam sair das instalações do Arquivo.
Artigo 30.º
Reprodução, investigação e publicação de estudos
1 - A reprodução de documentos existentes no Arquivo Municipal em publicações ou outros trabalhos de terceiros carece de autorização prévia do Presidente da Câmara Municipal;
2 - O investigador/utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo Municipal, deverá fornecer gratuitamente duas cópias dos respectivos estudos, bem como referenciar neles os documentos consultados e sua origem.
Artigo 31.º
Normas de manuseamento de documentos
Aquando da consulta dos documentos, os utilizadores devem obedecer às normas constantes do anexo 3 do presente Regulamento, do qual faz parte integrante.
Artigo 32.º
Proibições
1 - É expressamente proibido:
a) ...
b) ...
c) ...
d) ...
e) ...
f) ...
g) ...
h) ...
2 - ...
Artigo 33.º
Quadro de pessoal
...
Artigo 34.º
Responsável pelo serviço
...
Artigo 35.º
Funcionários do arquivo
...
Artigo 36.º
Relatório de actividades
...
Artigo 37.º
Omissões
...
Artigo 38.º
Revisão
...
Artigo 39.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor depois de decorridos 15 dias sobre a sua publicação no Diário da República.
ANEXO 1
Normas para a limpeza dos depósitos, das estantes e dos documentos
Na limpeza dos depósitos de arquivo e dos documentos devem observar-se as seguintes normas:
1) Limpeza dos depósitos de arquivo:
a) Não utilizar detergentes ou outros materiais inflamáveis;
b) Utilizar pano húmido com produto neutro e inodoro para limpeza;
c) Não arrumar no arquivo outros materiais que a ele não pertençam.
2) Limpeza das estantes - utilizar pano húmido com mistura de água e álcool.
3) Limpeza dos documentos - os documentos devem ser limpos sistematicamente através de escovagem e aspiração mecânica com equipamento adequado.
ANEXO 2
Normas para o empréstimo de documentação para exposições
O empréstimo de documentos para exposições é, sem dúvida, uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos.
Trata-se, porém, de uma situação susceptível de causar perdas ou deteriorações irreparáveis nos documentos emprestados.
Por esse motivo, e de forma a prevenir eventuais riscos, devem ser respeitadas as seguintes normas:
1) Pedido de empréstimo - a entidade organizadora da exposição deverá formular em requerimento dirigido ao presidente da Câmara Municipal, com antecedência mínima de um mês antes da data prevista para a saída, o empréstimo dos documentos que deseja expor, indicando as datas previstas para a saída e entrega dos documentos, bem como a duração da exposição;
2) Concessão de autorização - os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização do presidente da Câmara Municipal ou do vereador com competência delegada, após a informação do serviço do Arquivo, que ficará apensa ao requerimento. O despacho referido fixa a data de saída e de entrega dos documentos solicitados;
3) Informação do responsável do arquivo municipal - o presidente da Câmara Municipal ou o vereador com competência delegada decide, com base na informação do responsável do Arquivo, o qual por sua vez pode solicitar o parecer técnico do Arquivo Distrital da Guarda.
No caso de não ser aconselhável a saída dos originais, por razões de ordem material ou técnica, deve sempre encarar-se a entrega de reproduções, custeadas pela entidade organizadora da exposição;
4) Seguro - os documentos objecto de empréstimo devem estar protegidos por uma apólice de seguro durante o período de tempo que permanecerem fora do Arquivo Municipal. A Câmara Municipal fixa o valor de cada peça objecto de empréstimo, avaliação esta que é incluída no despacho de autorização. A entidade organizadora da exposição efectuará o contrato de seguro com uma seguradora da sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar as peças mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida;
5) Autos de entrega - os documentos são levantados do Arquivo Municipal por pessoal devidamente credenciado e mediante a assinatura de um auto de entrega, no qual se indicará, se for caso disso, o estado de conservação dos documentos emprestados;
6) Acondicionamento e transporte - os encargos com a embalagem e transporte ficam a cargo do organizador da exposição; o acondicionamento deverá ser efectuado sob a orientação do pessoal do Arquivo Municipal; quando o valor ou estado de conservação dos documentos o aconselhe poderão exigir-se embalagens especiais;
7) Restauro - quando, por razões de conservação, for necessário realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á a expensas da entidade organizadora da exposição;
8) Autorização de empréstimo para fora do país - a entidade organizadora da exposição deve encarregar-se dos trâmites de autorização de saída temporária, bem como dos trâmites alfandegários, sempre que exigidos;
9) Medidas de conservação - a entidade organizadora da exposição deve garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança (detecção e extinção de incêndios) controlo ambiental de humidade (humidade relativa entre 50% e 60%), temperatura (entre 16ºC e 20ºC), luz (iluminação artificial indirecta próxima dos 50 lux), correcta instalação das peças em vitrinas fechadas, com possibilidade de renovação de ar, não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente ou outro que possa danificá-las;
10) Reprodução de documentos - é proibida a reprodução de documentos emprestados sem autorização prévia da Câmara Municipal de Manteigas;
11) Catálogo da exposição - o catálogo da exposição deve indicar a entidade detentora dos documentos, devendo ser enviados à Câmara Municipal, pelo menos, dois exemplares do catálogo destinados ao Arquivo Municipal;
12) Devolução - concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os documentos serão devolvidos ao Arquivo Municipal; ao receber os documentos e antes de assinar o respectivo auto de recepção, o Arquivo Municipal procede a uma revisão do estado de conservação dos mesmos a fim de detectar qualquer possível deterioração ou perda; quando se verificar alguma anomalia, dessa circunstância se fará menção no auto de devolução e dela se dará conhecimento ao presidente da Câmara Municipal para os efeitos tidos por convenientes;
13) Assinatura das condições de empréstimo - o Arquivo Municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, no qual esta toma conhecimento das normas de empréstimo e se compromete a respeitá-las e a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar na posse do Arquivo Municipal antes da entrega dos documentos.
ANEXO 3
Normas de manuseamento de documentos aquando da sua consulta
Um documento é um bem cultural de que importa usufruir sem por em risco a sua preservação.
Por isso, a fim de garantir a sua conservação, deve o utilizador cumprir os seguintes procedimentos:
1) Nunca coloque qualquer objecto, mesmo que seja um livro, sobre um documento aberto;
2) Nunca dobre as páginas de um documento;
3) Nunca endireite as páginas dobradas e vincadas ou com cantos vincados, pois isso pode acentuar a deterioração;
4) Nunca se apoie sobre os documentos;
5) Nunca arremesse os documentos sobre a mesa, mas trate-os com cuidado;
6) Nunca coloque os documentos sobre o chão;
7) Nunca force a abertura dos documentos, não enrole os fólios nem coloque os livros na mesa abertos sobre a base;
8) Nunca escreva, seja o que for, num documento e nunca o marque ou vinque de qualquer outra forma;
9) Nunca utilize nenhum outro instrumento de escrita senão lápis na sala de leitura;
10) Nunca escreva sobre um documento (aberto ou fechado);
11) Não leve para a sala de leitura nada que possa danificar os documentos, nomeadamente: alimentos, cola, tinta de escrita, fita adesiva, tesouras e outros objectos cortantes;
12) Não vire as páginas com os dedos humedecidos nem acompanhe com o dedo a leitura dos documentos;
13) Seja cuidadoso ao retirar ou colocar documentos em caixas ou estojos;
14) Seja particularmente cuidadoso com documentos de grandes dimensões e utilize as estantes de apoio previstas para a sua consulta;
15) Nunca corte fitas que não consegue desatar e não force a abertura de fechos;
16) Nunca tente separar páginas que se encontrem coladas;
17) Não retire os documentos da sua ordem;
18) Não acumule documentos sobre a mesa para consulta;
19) Não conserve, desnecessariamente, os documentos em seu poder depois de acabada a consulta;
20) Porque os materiais do suporte são frágeis e os documentos de arquivo são singulares e únicos, sempre que possível e isso possa satisfazer a sua investigação, não exija o original;
21) Não decalque letras ou estampas, não sublinhe, risque ou escreva ou de algum modo danifique os documentos consultados;
22) Dê conhecimento aos responsáveis pelo serviço de consulta de qualquer anomalia que detecte, mas não tome a liberdade de a resolver por si.
6 de Março de 2007. - O Presidente da Câmara, José Manuel Custódia Biscaia.
