Dr. Manuel António da Luz, Presidente da Câmara Municipal de Portimão:
Torna público, para os devidos efeitos que a Câmara Municipal de Portimão, na sua reunião ordinária realizada no dia 11 de Fevereiro de 2009, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela redacção da Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro e a Assembleia Municipal de Portimão na 2.ª reunião da 1.ª sessão ordinária realizada no dia 02 de Março de 2009, de acordo com a alínea a) do n.º 2 do artigo 53.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela redacção da Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, aprovaram o Regulamento do Centro de Documentação e Arquivo Histórico.
E para conhecimento de todos os interessados e devidos efeitos se publica o presente aviso que vai ser afixado nos lugares públicos do costume.
6 de Março de 2009. - O Presidente da Câmara, Manuel António da Luz.
Regulamento do Centro de Documentação e Arquivo Histórico
Capítulo I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Lei habilitante
1 - Este regulamento é elaborado de acordo com o artigo 31.º do Regulamento do Museu de Portimão e tem como leis habilitantes:
a) Lei 159/1999, de 14 de Setembro;
b) Decreto-Lei 169/99 de 18 de Setembro com as alterações da Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro;
c) Portaria 412/2001, de 17 de Abril;
d) Lei 107/2001, de 08 de Setembro;
e) Decreto-Lei 16/1993, de 23 de Janeiro.
Artigo 2.º
Âmbito da aplicação
O presente regulamento estabelece as regras relativas à estrutura, gestão e funcionamento do Centro de Documentação e Arquivo Histórico.
Artigo 3.º
Definição
1 - O Museu de Portimão possui na sua orgânica o Centro de Documentação e Arquivo Histórico (CDAH) constituído pela documentação/informação de conservação definitiva produzida pela Câmara Municipal de Portimão, pela investigação do Museu e por material bibliográfico e fundos documentais, iconográficos, audiovisuais, em suporte analógico e digital, que permitem a apreensão global e cronológica das temáticas históricas e realidades político-económicas, sociais e culturais do Município de Portimão e do Algarve.
2 - O Centro de Documentação e Arquivo Histórico é um serviço público do Museu que se assume como um centro difusor da história local e regional, empenhado na salvaguarda e difusão da informação, considerada potenciadora de conhecimento, assegurando aos seus utilizadores todos os meios indispensáveis à pesquisa e investigação.
Artigo 4.º
Competências do Centro de Documentação e Arquivo Histórico
1 - Relativamente aos fundos bibliográficos:
a) Desenvolver politicas de aquisição de documentação bibliográfica relevante para às áreas temáticas da sua biblioteca especializada;
b) Proceder à gestão e tratamento documental de toda a documentação adquirida através de Aquisição, Recolha, Permuta, ou Oferta, segundo as normas nacionais e internacionais em vigor;
c) Desenvolver e manter actualizada e acessível a base de dados bibliográfica;
d) Cooperar com outras instituições de modo a partilhar os respectivos recursos de informação.
2 - Relativamente aos fundos documentais arquivísticos:
2.1 - O Centro de Documentação e Arquivo Histórico tem como atribuições reunir, conservar, tratar arquivisticamente, acessibilizar e difundir a documentação com valor histórico, quer de núcleos públicos, quer de núcleos privados, com interesse para o concelho, nomeadamente por incorporação, compra, depósito ou doação, qualquer que seja a sua natureza ou suporte material.
2.2 - No que diz respeito à documentação municipal de arquivo, compete ao Centro de Documentação e Arquivo Histórico a coordenação de todos os materiais correspondentes a processos concluídos, depois de prescritas as respectivas condições de reabertura, já não consultados pelos serviços e seleccionados em função do seu valor arquivístico.
2.3 - Zelar pelo cumprimento das normas de circulação da documentação de Arquivo Histórico.
2.4 - Avaliar, seleccionar e propor o destino final da documentação já existente e produzida no Museu de Portimão.
2.5 - Participar em comissões interserviços, com o objectivo de optimizar a gestão e o acesso à informação e prestar apoio técnico, quando solicitado pelos serviços.
2.6 - Articular as transferências de documentação de conservação definitiva existente no Arquivo Intermédio, de acordo com as possibilidades de calendário de ambos os serviços e disponibilidade de espaço.
2.7 - Zelar pela manutenção do plano de classificação, enriquecendo-o aquando do tratamento documental, de forma a satisfazer as necessidades de consulta resultantes da sua selecção, enquanto documento de considerável valor informacional.
2.8 - Conservar, tratar arquivisticamente e divulgar a documentação à sua guarda.
2.9 - Produzir instrumentos de descrição documental (IDD).
2.10 - Definir e aplicar planos de conservação físico-ambiental da documentação e espaços que administra.
2.11 - Promover a recolha de documentação original considerada de interesse para a história municipal, por compra, depósito, doação, incorporação, legado ou reintegração, de acordo com a legislação em vigor.
2.12 - Proceder à recolha de reproduções de fundos documentais ou documentos isolados de interesse municipal, conservados em arquivos e bibliotecas nacionais ou estrangeiros, de cariz público ou privado.
2.13 - Propor e promover a divulgação e publicação de documentos inéditos ou trabalhos de investigação, designadamente no que refere à história do município ou de figuras e temáticas que se relacionem com a documentação conservada.
2.14 - Participar ou promover a realização de actividades culturais, nomeadamente exposições e conferências, em que o material do Arquivo Histórico ou a história local sejam mote ou parte essencial.
2.15 - Desenvolver a permuta cultural com outras instituições similares.
Artigo 5.º
Formalidades da transferência de documentação de conservação definitiva
1 - A documentação de conservação definitiva dos serviços municipais deverá ser enviada pelo Arquivo Intermédio para o Arquivo Histórico, mediante articulação prévia de acordo com as possibilidades de calendário de ambos os serviços e disponibilidade de espaço, acompanhada de um Auto de Entrega (anexo i) e Guia de Remessa individual por cada serviço produtor de documentação (anexo ii) com indicação de existência de restrições ao acesso dos documentos (prazos e fundamentos legais) e acondicionada em caixas identificadas no exterior com os seguintes elementos:
a) Designação da Unidade Orgânica e Serviço;
b) Assunto;
c) Datas extremas;
d) Código de classificação, caso exista;
e) Número de caixa ou pasta.
2 - Nos casos em que a documentação enviada não cumpra as formalidades do número anterior, o Arquivo Histórico reserva-se o direito de recusar a sua recepção, até que estejam cumpridas as referidas condições.
3 - A consulta de documentação de conservação definitiva pelos Serviços Municipais apenas poderá ser feita nas instalações do Centro de Documentação e Arquivo Histórico (CDAH) mediante preenchimento de uma ficha de consulta, estando excluída por motivos de segurança e conservação a sua saída para consulta exterior.
Artigo 6.º
Preservação e conservação física
1 - Compete ao Centro de Documentação e Arquivo Histórico aplicar e implementar medidas e procedimentos tendentes a prevenir a degradação física da documentação e garantir a sua segurança.
2 - Sempre que o estado de conservação dos documentos o exija, deverá o Centro de Documentação e Arquivo Histórico providenciar a aplicação de medidas tendentes a impedir e neutralizar a sua degradação, sem alterar as características físicas dos suportes.
CAPÍTULO II
Comunicação e difusão
Artigo 7.º
Acessibilidade e comunicabilidade
1 - A consulta no Centro de Documentação e Arquivo Histórico far-se-á exclusivamente em regime presencial, não existindo serviço de empréstimo domiciliário.
2 - A documentação da biblioteca especializada encontra-se em livre acesso.
3 - No caso da restante documentação, nomeadamente, os fundos especiais e a documentação de arquivo, o acesso será feito de forma condicionada, apoiada pelos técnicos do Centro de Documentação e Arquivo Histórico, enquanto elos de ligação entre as necessidades dos utilizadores e a documentação existente, sujeito a prévia solicitação escrita através do preenchimento de uma ficha de consulta e autorização do serviço.
4 - A disponibilidade dos documentos de arquivo para consulta depende da sua comunicabilidade, segundo a legislação e regulamentos em vigor, tratamento arquivístico e estado de conservação.
5 - Por questões de preservação dos documentos, no caso da documentação de arquivo, a consulta só será facultada a todos os nacionais e estrangeiros maiores de dezoito anos.
Artigo 8.º
Obrigações dos utilizadores
1 - Para a consulta de documentação de arquivo e de fundos especiais é obrigatório o uso de luvas de algodão ou látex.
2 - Não são permitidos nas salas de leitura malas, sacos, pastas ou outros volumes devendo os mesmos ser depositados no balcão de atendimento.
3 - Não é permitido na sala de leitura qualquer instrumento passível de ser utilizado para reprodução de documentos.
4 - Não é permitido escrever sobre os documentos ou praticar qualquer acto passível de os danificar.
5 - Não é permitida a saída de documentos da sala de leitura.
6 - Não é permitido praticar qualquer acto que perturbe o normal funcionamento do Centro de Documentação e Arquivo Histórico, como por exemplo, comer ou beber, fumar, falar em voz alta ou utilizar o telemóvel.
7 - A recolha de imagens ou som nos espaços do CDAH está condicionada a solicitação e autorização prévias.
8 - Todo o utilizador que efectue trabalhos que tenham por base documentação e imagens existentes no Centro de Documentação e Arquivo Histórico, obriga-se a mencionar as respectivas fontes e a fornecer gratuitamente uma cópia dos respectivos trabalhos para o Centro de Documentação e Arquivo Histórico.
Artigo 9.º
Sanções
O não cumprimento das normas e condições expressas no artigo anterior, implica a suspensão dos direitos de utilização do Centro de Documentação e Arquivo Histórico e indemnização na base dos prejuízos eventualmente causados.
Artigo 10.º
Empréstimo
1 - As espécies existentes no Centro de Documentação e Arquivo Histórico, apenas poderão sair das suas instalações para exposições e outras manifestações de divulgação de carácter cultural ou científico, desde que estejam asseguradas as suas condições de conservação, exposição e integridade.
2 - A saída dos documentos do Centro de Documentação e Arquivo Histórico fica sujeita ao parecer vinculativo do seu responsável.
3 - Os documentos saídos do Centro de Documentação e Arquivo Histórico, e por períodos renováveis de 30 dias, ficarão obrigatoriamente sujeitos a registo e seguro contra todos os riscos.
4 - As condições de empréstimo serão sempre objecto de protocolo a elaborar entre as partes.
Artigo 11.º
Reproduções e impressões
1 - Os pedidos de reprodução da documentação da biblioteca especializada são feitos mediante o preenchimento prévio de formulário próprio.
2 - O pedido de reprodução de documentos de arquivo e de fundos especiais será considerado caso a caso, atendendo às condições de conservação dos mesmos, mediante preenchimento prévio de formulário e sujeito a autorização do serviço.
3 - O Centro de Documentação e Arquivo Histórico reserva-se o direito de não proceder à reprodução de documentos por razões operativas ou de preservação das espécies documentais.
4 - Quando o utilizador pretenda uma reprodução através de digitalização deverá trazer o suporte informático para onde esta será transferida.
5 - A reprodução de documentos respeita a legislação em vigor sobre direitos de autor e direitos conexos e demais legislação em vigor.
6 - A impressão de documentos de trabalho produzidos nos computadores do Centro de Documentação e Arquivo Histórico será realizada através de ordem emitida pelo utilizador a partir do local de trabalho para a impressora existente no Centro de Documentação e Arquivo Histórico.
7 - A reprodução e impressão de documentos estão sujeitas ao pagamento das respectivas tarifas, em vigor.
Artigo 12.º
Espaço Internet
O espaço Internet possui 4 postos de utilizador, de livre acesso, por um período máximo de 30 minutos, por dia por utilizador, sujeito a inscrição prévia.
Artigo 13.º
Horário
De segunda a sexta das 9:00h às 12:30h e das 14:00hàs17:30 h.
A última admissão faz-se 30 minutos antes do encerramento do Centro de Documentação e Arquivo Histórico.
Artigo 14.º
Guia do Utilizador
As normas de utilização pública do Centro de Documentação e Arquivo Histórico são constantes do Guia do Utilizador.
CAPÍTULO III
Disposições finais
Artigo 15.º
Revisão
1 - O presente Regulamento será revisto periodicamente e sempre que necessário.
2 - A responsabilidade da revisão cabe à Direcção do Museu de Portimão, que a submeterá a aprovação da Câmara Municipal de Portimão.
Anexos
(ver documento original)
301571443
