Portaria 430/2001
de 26 de Abril
O crescente aumento da documentação arquivada na Direcção-Geral do Turismo justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem à adequada gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse histórico.
Assim, ao abrigo das disposições conjugadas da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, ouvidos o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo:
Manda o Governo, pelos Ministros da Economia e da Cultura, o seguinte:
1.º
Regulamento
É aprovado o Regulamento do Arquivo da Direcção-Geral do Turismo no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
2.º
Entrada em vigor
O presente diploma entra em vigor no dia imediatamente a seguir ao da sua publicação.
Em 21 de Março de 2001.
O Ministro da Economia, Mário Cristina de Sousa. - O Ministro da Cultura, José Estêvão Cangarato Sasportes.
ANEXO
REGULAMENTO DO ARQUIVO DA DIRECÇÃO-GERAL DO TURISMO
Artigo 1.º
Âmbito
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral do Turismo, adiante designada por DGT.
Artigo 2.º
Avaliação de documentos
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da DGT tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da DGT a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que se junta ao presente Regulamento como anexo I, que dela faz parte integrante.
4 - Os prazos de conservação previstos nos números anteriores são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGT.
Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGT, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor de arquivo devem ser conservados, em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja posteriormente autorizada pelo IAN/TT.
Artigo 4.º
Tabela de selecção de documentos
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, com intervalos de tempo não inferiores a oito anos, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no número anterior, a DGT deve obter o parecer favorável do IAN/TT enquanto organismo coordenador da política de arquivo nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.
2 - As remessas de documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGT vier a determinar.
Artigo 6.º
Remessa para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor de arquivo justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas referidas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os formulários referidos no número anterior constam do anexo II ao presente Regulamento, que dele faz parte integrante.
Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor de arquivo, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º
Formalidade da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou do organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O formulário para a eliminação de documentos constitui o anexo III do presente Regulamento, dele fazendo parte integrante.
Artigo 10.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGT atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 11.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre o disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
Auto de entrega
Aos ... dias do mês de ... de ..., no ... (ver nota 1), perante ... (ver nota 2) e ... (ver nota 3), dando cumprimento ... (ver nota 4), procedeu-se à ... (ver nota 5) da documentação proveniente de ... (ver nota 6), conforme o constante na guia de remessa anexa, que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de... (ver nota 7) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades.
..., ... de ... de ...
O Representante de ... (ver nota 8): ... (ver nota 9).
O Representante de ... (ver nota 10): ... (ver nota 11).
(nota 1) Designação da entidade destinatária.
(nota 2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.
(nota 3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.
(nota 4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.
(nota 5) Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.
(nota 6) Designação da entidade remetente.
(nota 7) Designação da entidade destinatária.
(nota 8) Designação da entidade remetente.
(nota 9) Assinatura do responsável da entidade remetente.
(nota 10) Designação da entidade destinatária.
(nota 11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.
Guia de remessa
(ver modelo no documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
Aos ... dias do mês de ... de ..., no(a) ..., em ..., na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à venda/inutilização por ..., de acordo com o(s) artigo(s) ... da Portaria n.º... /..., de ..., e disposições da tabela de selecção, dos documentos a seguir identificados:
(ver quadro no documento original)
O Responsável pelo Arquivo ...
O Responsável do Organismo ...
