José Manuel Dias Custódio, na qualidade de Presidente e em representação da Câmara Municipal da Lourinhã: Torna público, nos termos do artigo 91.º da Lei 169/99, de 18 de setembro, com alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de janeiro, que a Câmara Municipal, na sua reunião do dia 25 de setembro de 2012, aprovou o Projeto de Regulamento do Arquivo Municipal, que se submete à apreciação pública nos termos do artigo 118.º do Decreto-Lei 442/91, de 15 de novembro, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei 18/2008, de 29 de janeiro, pelo prazo de 30 dias. Torna ainda público, que o Projeto poderá ser consultado, no sítio da Câmara Municipal da Lourinhã www.cm-lourinha.pt ou no Balcão do Munícipe, sito no edifício dos Paços do Município. O Presidente da Câmara Municipal da Lourinhã José Manuel Dias Custódio Paços do Município da Lourinhã, 27 de setembro de 2012
Nota justificativa
Considerando a necessidade de revisão das regras estabelecidas no anterior regulamento do Arquivo Municipal da Lourinhã, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 64 em 30 de março de 2007, relativamente à normalização e simplificação dos critérios de desempenho da autarquia em termos de gestão do Sistema de Arquivo do Município da Lourinhã;
Tendo em conta que importa incrementar bases e consolidar esforços para o (des)envolvimento organizacional e social, em termos de ações de preservação, defesa e promoção da identidade e da memória inscritas no património documental do Município;
Atendendo, igualmente, que uma das principais competências do Arquivo Municipal visa a salvaguarda dos acervos documentais do Município face aos danos, irreversíveis e cumulativos, causados pelas condições físicas, materiais e ambientais de instalação, em termos de acondicionamento, de humidade e temperatura, e de outros agentes biológicos e bibliófagos;
Considerando, por outro lado, a relevância do sistema de arquivo e da gestão da documentação e informação para a modernização administrativa e a gestão da qualidade, através da simplificação de processos e procedimentos e introdução de novas metodologias de trabalho, na senda da melhoria contínua, e com vista à prestação de serviços de excelência direcionados para o cidadão;
Reconhecendo-se, por último, a importância da atualização de um documento que regula paralelamente normas e procedimentos técnicos e administrativos, indissociáveis da defesa, conservação, valorização e ampla difusão de uma parte significativa do património histórico e cultural do Município da Lourinhã, sob custódia do seu Arquivo Municipal;
Neste sentido, a Câmara Municipal, no uso das competências que lhe são conferidas pela alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de setembro, com a redação introduzida pela Lei 5-A/2002, de 11 de janeiro, Declaração de Retificação 9/2002 de 5 de março e Lei 67/2007 de 31 de dezembro, e, considerando o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, o Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, a Lei 107/2001, de 8 de setembro, as disposições da Portaria 412/2001, com alteração do seu anexo n.º 1 através da Portaria 1253/2009, submete à discussão e aprovação o seguinte Projeto de Regulamento:
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
O presente Regulamento visa definir normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal da Lourinhã, definido estruturalmente, de acordo com o seu enquadramento orgânico, como um dos serviços do Município da Lourinhã com atribuições nas áreas de apoio técnico e administrativo, proteção do património documental e promoção da História local.
Artigo 2.º
1 - Ao Arquivo Municipal compete, na generalidade:
a) Superintender o sistema de arquivo, propondo a adoção de planos adequados para a gestão integrada da documentação/informação orgânica, independentemente da sua data, formato e suporte original;
b) Garantir o controlo ambiental e condições adequadas para a boa conservação do património arquivístico, sob sua custódia;
c) Promover a transferência regular da documentação dos diversos serviços do Município para o Arquivo Municipal;
d) Arquivar a documentação remetida pelos diversos serviços do Município;
e) Propor a eliminação de documentos tendo em conta a legislação em vigor;
f) Promover o acesso ao Arquivo Municipal.
2 - No plano cultural, compete ainda ao Arquivo Municipal:
a) Garantir a defesa e salvaguarda do espólio, coleções e documentos com valor histórico e patrimonial do Município da Lourinhã e de outras Organizações, públicas ou privadas;
b) Promover o conhecimento dos fundos documentais, quer dos arquivos próprios, quer dos existentes no Município da Lourinhã, através do seu recenseamento e da elaboração dos respetivos inventários, guias e catálogos.
CAPÍTULO II
Missão, Visão e Valores
Artigo 3.º
A Missão do Arquivo Municipal é prestar serviços de gestão documental, organizando a documentação de uma forma normalizada, e fornecendo, com celeridade, a informação solicitada por todas as entidades, públicas ou privadas.
Artigo 4.º
A Visão do Arquivo Municipal é implementar as melhores práticas de gestão integrada da documentação e informação, num esforço de melhoria contínua, orientadas para o cidadão, com vista à satisfação e superação das suas expectativas de qualidade, com objetivos de eficácia e eficiência.
Artigo 5.º
O Arquivo Municipal pauta-se por uma cultura organizacional inspirada por um conjunto de Valores partilhados por todos os trabalhadores da autarquia, nomeadamente:
a) Ética;
b) Transparência;
c) Cooperação;
d) Qualidade;
e) Inovação.
CAPÍTULO III
Competências específicas do Arquivo Municipal
Artigo 6.º
Ao Arquivo Municipal compete:
a) A gestão continuada da documentação e informação produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços do Município, independentemente da sua data, formato e suporte originais;
b) A incorporação e tratamento dos arquivos e espólios documentais pertencentes a outras entidades com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e ou informativo, desde que solicitado para esses efeitos;
c) O apoio técnico àquele tipo de entidades nas diversas matérias que se prendem com a produção, organização, gestão, preservação e acesso aos seus arquivos, quando solicitado para esses efeitos;
d) O fornecimento de reproduções dos documentos à sua guarda, salvo quando estiver em causa o direito de acesso à informação ou a sua preservação, nos termos da lei;
e) A promoção e divulgação do património documental do Município da Lourinhã;
f) O apoio ao desenvolvimento e implementação de projetos de modernização administrativa e de gestão da qualidade;
g) A elaboração de Manuais e Planos de Classificação documentais;
h) Estabelecer, mediante acordo com os responsáveis pelos restantes serviços municipais, a periodicidade e forma de acondicionamento, entrega e formalidades das remessas de documentos para o Arquivo Municipal;
i) A elaboração de propostas de eliminação de documentação e informação, de acordo com as determinações legais, e após o cumprimento dos prazos fixados na legislação em vigor.
CAPÍTULO IV
Transferência
Artigo 7.º
A documentação é enviada pelos vários serviços para o Arquivo Municipal, obedecendo às determinações legais em vigor, nas seguintes condições:
a) Nos respetivos suportes e formatos originais, devidamente organizada e identificada;
b) Acondicionada em caixas de arquivo de modelo uniformizado e definido pelo responsável técnico do Arquivo Municipal, adequadas à dimensão dos documentos a transferir, respetivamente numeradas e identificadas;
c) Os processos devem ser sempre numerados devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento ausente e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço;
d) Todos os processos deverão ser organizados com capas uniformizadas, segundo modelo existente, com a indicação do número e respetiva data de produção, designação do assunto, nome do requerente, assim como a indicação do n.º de volumes (vol. x de y), caso existam vários, e de outros dados que se julgue relevantes indicar para mais completa identificação dos mesmos.
Artigo 8.º
1 - O envio da documentação efetua-se mediante contacto prévio com o serviço de Arquivo Municipal.
2 - A transferência ou devolução de documentação deverá ser acompanhada, nos termos da lei, da correspondente Guia de Remessa, a título de prova do referido ato, conforme o modelo definido no Anexo I do presente regulamento.
Artigo 9.º
1 - A Guia de Remessa deve ser preenchida e assinada pelo trabalhador responsável pelo envio da documentação afeto à respetiva unidade orgânica e serviço emissor, e assinada pelo portador responsável pelo transporte da mesma, e, por fim, assinada pelo trabalhador afeto ao Arquivo Municipal que a receba.
2 - O original da Guia de Remessa deve ficar no Arquivo Municipal, passando a constituir prova do ato da transferência ou devolução da documentação.
3 - O duplicado da Guia de Remessa deve ser devolvido aos serviços emissores, após ter sido conferido pelo trabalhador do Arquivo Municipal que a receba.
4 - A documentação transferida deve ser acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros, bases de dados e outros elementos de referência ou descrição que complementem a sua identificação.
5 - Se for detetada qualquer tipo de irregularidade ou lacuna em termos de identificação, integridade física ou informacional dos documentos/processos transferidos ou devolvidos, dos seus suportes e ou respetivas unidades de instalação, deverá o Arquivo Municipal devolvê-los à procedência solicitando a regularização das falhas observadas ou, consoante a gravidade, exigindo a responsabilização pelas mesmas.
6 - Por razões de gestão do espaço útil nos depósitos, o Arquivo reserva-se no direito de poder recusar temporariamente a transferência de documentação proveniente dos serviços.
CAPÍTULO V
Incorporações
Artigo 10.º
1 - Podem dar entrada no Arquivo Municipal, quer a título definitivo, quer a título de depósito, documentos diversos de outros organismos, pessoas ou serviços, em qualquer tipo de suporte, que se revelem de interesse para o enriquecimento da História local, à exceção daqueles que por lei devam ser incorporados no Arquivo Distrital.
2 - A incorporação referida no número anterior far-se-á de acordo com as formalidades estabelecidas na legislação em vigor.
3 - Os encargos de inventariação, de higienização e de transporte de documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da entidade remetente.
4 - O Arquivo Municipal fica obrigado a conservar e a tratar os documentos depositados, facultando-os, se para tal estiver autorizado pelos seus proprietários e em conformidade com a lei, à consulta de todos os cidadãos.
CAPÍTULO VI
Avaliação e Seleção
Artigo 11.º
A fim de avaliar o valor administrativo e ou histórico da documentação e informação que é produzida e recebida pelo Município da Lourinhã, deverá ser constituído, sempre que necessário, um Grupo Consultivo composto por um assessor jurídico, um técnico superior do Arquivo Municipal e um responsável pelo serviço produtor dessa documentação.
Artigo 12.º
Compete ao Grupo Consultivo apreciar e dar parecer sobre as propostas de conservação elaboradas pelos diferentes serviços municipais, independentemente dos prazos de conservação definidos na lei.
Artigo 13.º
1 - Compete ao Grupo Consultivo definir o interesse administrativo e histórico da documentação que não esteja especialmente abrangida pela tabela de seleção do regulamento arquivístico para as autarquias locais em vigor, ou que, tendo ultrapassado os prazos legais de conservação, se julgue conveniente conservar por período mais dilatado.
2 - A eliminação dos documentos que não constam da tabela de seleção carece de autorização expressa do organismo coordenador do sistema nacional de arquivos.
CAPÍTULO VII
Eliminação
Artigo 14.º
1 - Compete ao Arquivo Municipal a eliminação de toda a documentação, independentemente da sua data, suporte ou formato, produzida pelos diferentes serviços municipais, de acordo com a legislação em vigor.
2 - No ato de eliminação deve ser lavrado um Auto de Eliminação, o qual deverá ser assinado pelos responsáveis dos serviços produtores, pelo responsável técnico do Arquivo Municipal e pelo dirigente máximo da autarquia local, constituindo a prova do abate patrimonial.
3 - O Auto de Eliminação é feito em duplicado, devendo ficar o original no Arquivo Municipal, e o outro exemplar ser remetido ao respetivo Arquivo Distrital ou ao Arquivo Nacional.
Artigo 15.º
1 - A eliminação de documentação deve ser feita de modo que seja impossível a sua reconstituição.
2 - A decisão sobre o processo de eliminação por corte, trituração, incineração ou outro, deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 16.º
Compete ao Arquivo Municipal propor a eliminação dos documentos, depois de consultados os serviços respetivos e de acordo com as determinações legais em vigor.
CAPÍTULO VIII
Organização e gestão arquivística
Artigo 17.º
1 - O Arquivo Municipal deve acompanhar a organização da documentação nos diferentes serviços municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma gestão documental integrada, continuada e normalizada, devidamente controlada e extensiva a todos esses serviços.
2 - O Arquivo Municipal procederá de forma a garantir que a documentação e informação à sua guarda permaneça acessível e disponível para ser utilizada, quer pelos distintos órgãos e serviços municipais, quer pelo cidadão em geral, em condições de consulta imediata, utilizando para o efeito os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados, preparando instrumentos alternativos ou complementares.
3 - A organização e gestão arquivística pressupõem a elaboração e utilização dos instrumentos de classificação, descrição e indexação, considerados adequados para a pesquisa e recuperação célere da documentação e informação.
CAPÍTULO IX
Conservação
Artigo 18.º
Compete ao Arquivo Municipal, à luz de uma política de preservação preventiva, zelar pela boa conservação e integridade de toda a documentação e informação, através das seguintes ações:
a) Criação e garantia de boas condições ambientais e de segurança;
b) Higienização regular e correspondente acondicionamento das séries documentais em depósito;
c) Promoção do restauro, (re)encadernação e substituição de unidades de instalação das espécies danificadas e ou em risco de degradação das séries documentais em depósito;
d) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais;
e) Elaboração de propostas e planos de preservação digital em cooperação com os técnicos responsáveis pelas novas tecnologias de informação.
CAPÍTULO X
Divulgação, Acesso e Comunicação
Artigo 19.º
A divulgação da documentação e informação processar-se-á através da consulta e serviço de empréstimo e de leitura, presencial ou remota, nomeadamente mediante a introdução de conteúdos online numa página própria do Arquivo Municipal com link direto a partir do site do Município disponível na Internet, ou, face à obsolescência destes últimos, através dos instrumentos e das tecnologias mais apropriadas.
SECÇÃO I
Serviço de Atendimento
Artigo 20.º
O Arquivo Municipal funciona com horário estabelecido pela autarquia, iniciando-se o atendimento e leitura direta quinze minutos após a abertura do serviço e terminando quinze minutos antes do encerramento do mesmo.
Artigo 21.º
A admissão à pesquisa e leitura no Arquivo Municipal é apenas permitida após o preenchimento da requisição externa para efeitos de consulta e ou reprodução de documentos, conforme o modelo definido no Anexo II do presente regulamento, e da apresentação de documento de identificação pessoal.
Artigo 22.º
Salvo o caso em que estiver estabelecido ou for aconselhável um período de incomunicabilidade ou outras restrições de acesso previstas na lei, poderá ser efetuada a consulta de toda a documentação e informação para fins de investigação particular, apenas sujeita às condições previstas no artigo anterior.
Artigo 23.º
As consultas e leitura da documentação devem ser efetuadas nas instalações do Arquivo Municipal, salvo as exceções previstas pelo presente Regulamento quanto a empréstimos autorizados aos serviços e a requisições da Assembleia Municipal, da Presidência e Vereação, de Tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.
Artigo 24.º
Para efeitos de anotações pessoais sobre documentação em consulta, deve usar-se apenas um lápis ou lapiseira, bem como respeitar-se todas as recomendações comunicadas pelos trabalhadores do Arquivo Municipal no sentido de se garantir a preservação física dos documentos.
SECÇÃO II
Empréstimo de documentos
Artigo 25.º
1 - Os serviços municipais podem solicitar o empréstimo de documentação ao Arquivo Municipal, formalizando o respetivo pedido através de e-mail.
2 - Os documentos originais solicitados ao Arquivo Municipal que se destinem a utilização em espaço físico que não seja considerado dos serviços municipais ficarão prévia e obrigatoriamente sujeitos a autorização superior do técnico responsável pelo mesmo, bem como a registo e seguro contra todos os riscos se o seu valor assim o justificar.
Artigo 26.º
No ato de devolução da documentação, o serviço requisitante deverá preencher uma Guia de Remessa, nos termos do artigo 8.º do presente regulamento.
Artigo 27.º
1 - Ao ser devolvida a documentação, deverá conferir-se a sua integridade.
2 - Se for detetada qualquer tipo de irregularidade em termos de integridade dos documentos devolvidos, deverá o Arquivo Municipal proceder nos termos do ponto 5 do artigo 9.º do presente regulamento.
SECÇÃO III
Comunicação
Artigo 28.º
A comunicação dos documentos processa-se pelos seguintes meios:
a) Publicidade dos instrumentos de descrição documental, designadamente guias de fundos, inventários, catálogos, índices e ficheiros;
b) Consulta pública em leitura geral, mediante o disposto nos artigos 22.º, 23.º, 24.º;
c) Publicação de fontes e estudos históricos, em edições próprias do Arquivo Municipal da Lourinhã, ou em colaboração com outras entidades;
d) Realização e participação em atividades culturais diversas.
Artigo 29.º
Os documentos raros, antigos ou em risco de deterioração tendem a ser consultados através de cópias, realizadas com recurso às tecnologias mais adequadas, de modo a preservar-se a integridade dos originais.
Artigo 30.º
Aplica-se à documentação histórica o disposto no artigo 25.º, sobre os requisitos indispensáveis para que os documentos possam sair das instalações do Arquivo Municipal.
CAPÍTULO XI
Obrigações dos utilizadores
Artigo 31.º
Todo o utilizador que produzir trabalhos de investigação com base em fontes documentais existentes no Arquivo Municipal deverá fornecer, obrigatória e gratuitamente, duas cópias dos respetivos estudos destinadas ao Arquivo e à Biblioteca do Município da Lourinhã.
Artigo 32.º
É expressamente proibido:
a) Praticar quaisquer atos que perturbem o normal funcionamento do Arquivo Municipal;
b) Entrar nas áreas de depósito sem ser acompanhado pelos trabalhadores do Arquivo Municipal;
c) Retirar dos depósitos qualquer documento sem autorização prévia dos trabalhadores do Arquivo Municipal;
d) Decalcar letras ou selos e ilustrações, sublinhar, riscar, escrever ou danificar com qualquer objeto os documentos consultados.
Artigo 33.º
1 - O utilizador que, depois de ter sido avisado pelos trabalhadores do Arquivo Municipal, se não conformar com estas disposições, será convidado a sair das instalações.
2 - Em face da gravidade do ato praticado, ficará o utilizador sujeito às sanções previstas na lei.
CAPÍTULO XII
Trabalhadores - deveres e atribuições
Artigo 34.º
1 - O Arquivo Municipal é constituído por pessoal técnico superior e assistente técnico.
2 - Ao técnico superior do Arquivo compete, no âmbito das suas funções, e segundo os princípios técnicos e arquivísticos:
a) Planificar, gerir e coordenar superiormente o trabalho desenvolvido pelos seus colaboradores;
b) Respeitar o código de ética inerente à sua função;
c) Emitir pareceres técnicos no âmbito do sistema de arquivo;
d) Produzir autorizações técnicas sobre os empréstimos;
e) Elaborar relatórios de atividades;
f) Coordenar ações no âmbito da preservação preventiva, conservação e restauro, reprodução e divulgação dos fundos documentais;
g) Promover ações culturais no sentido da valorização da História local;
h) Zelar pela dignificação e qualidade dos diversos serviços prestados pelo Arquivo Municipal.
3 - Ao técnico superior do Arquivo Municipal compete ainda o cumprimento global deste Regulamento, e coordenar o sistema de gestão de documentação e informação de uma forma proficiente e articulada com os demais serviços municipais.
4 - Por último, compete ao técnico superior do Arquivo Municipal providenciar a segurança dos fundos documentais sob custódia do mesmo, reconhecendo o seu valor acrescentado para a promoção da Identidade e Memória do Município da Lourinhã.
Artigo 35.º
Compete aos trabalhadores afetos ao Arquivo Municipal, sob a orientação do técnico superior, o seguinte:
a) Receber, conferir, registar e ordenar os processos e petições enviados pelos diferentes órgãos e serviços municipais;
b) Receber, conferir, registar, ordenar, arrumar e conservar os processos findos e toda a documentação enviada pelos diferentes órgãos e serviços;
c) Registar/informatizar os documentos entrados e saídos;
d) Zelar pela conservação e preservação dos documentos;
e) Retificar e ou substituir as caixas, pastas, capas, invólucros, clipes ou quaisquer outros elementos abrasivos que servem de instalação e suporte para o arrumo da documentação;
f) Superintender o serviço de leitura e consulta;
g) Fornecer a documentação/informação solicitada pelos diferentes órgãos e serviços municipais;
h) Fornecer a documentação/informação requisitada para as diversas atividades de comunicação e divulgação;
i) Fornecer, nos termos da lei, a reprodução autenticada de documentos;
j) Fornecer à leitura toda a documentação requerida e que nos termos da lei não esteja condicionada para tal fim.
CAPÍTULO XIV
Disposições finais
Artigo 36.º
O Arquivo Municipal reserva-se no direito de recusar o recebimento de documentos, processos e espólios que não cumpram o presente regulamento, ou o estado destes já não permita a sua recuperação, ou quando as instalações não garantam as condições mínimas para a sua preservação.
Artigo 37.º
As dúvidas ou casos omissos não previstos no presente Regulamento serão resolvidas pela Câmara Municipal, com base em parecer técnico do Arquivo Municipal.
Artigo 38.º
O presente Regulamento será revisto sempre que se revele pertinente para um melhor funcionamento do Arquivo Municipal.
Artigo 39.º
O modelo da Guia de Remessa e de Requisição Externa ao Arquivo Municipal, referidos no presente Regulamento, são os constantes, respetivamente, do Anexo I, Anexo II.
Artigo 40.º
O presente Regulamento entra em vigor 15 dias após a sua publicação no Diário da República.
Norma revogatória
Artigo 41.º
É revogado o anterior Regulamento do Arquivo Municipal da Lourinhã, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 64 em 30 de Março de 2007.
ANEXO I
Guia de remessa
(ver documento original)
ANEXO II
Requisição externa ao Arquivo Municipal
(ver documento original)
206419504
