de 22 de Maio
Considerando que o crescimento constante da documentação produzida e recebida pelos órgãos integrados na estrutura do Exército exige a aplicação de normas específicas com o objectivo de racionalizar o ciclo de vida dos documentos de arquivo, o controlo do seu crescimento e a minimização dos seus custos de conservação, princípios estes consubstanciados no Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho;Considerando o elevado interesse de muita da documentação produzida pelo Exército, quer do ponto de vista administrativo e técnico, quer do ponto de vista histórico, designadamente no que respeita à salvaguarda da sua memória histórica e para apoio à investigação no campo da história militar, política e institucional;
Considerando que compete aos serviços de origem a implantação de sistemas de gestão de documentos, definindo os critérios de avaliação, selecção e eliminação, bem como os prazos de conservação, de acordo com o Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro;
Considerando a necessidade de dotar os serviços do Exército de meios indispensáveis à aplicação de critérios de racionalidade e eficácia ao nível da gestão de documentos;
Considerando que com a aprovação do Regulamento Provisório do Arquivo Geral do Exército, aprovado pela portaria daquele Ministério de 9 de Janeiro de 1964, o Exército passou a dispor de órgãos próprios com competência nestas matérias;
Obtido o parecer do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, nos termos do disposto na alínea s) do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei 60/97, de 20 de Março;
Nestes termos, e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Defesa Nacional e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística do Exército, publicado em anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
Em 20 de Abril de 2000.
O Ministro da Defesa Nacional, Júlio de Lemos de Castro Caldas. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO EXÉRCITO
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida pelas unidades, estabelecimentos e órgãos integrados na estrutura do Exército.
Artigo 2.º
Comissão de Classificação de Documentos
1 - Sem prejuízo do disposto no Regulamento Provisório do Arquivo Geral do Exército, aprovado pela portaria do Ministério do Exército de 9 de Janeiro de 1964, compete à Comissão de Classificação de Documentos (CCD):
a) Coordenar o funcionamento dos arquivos do Exército;
b) Elaborar o regulamento interno de gestão de documentos;
c) Fiscalizar o cumprimento das normas em vigor no âmbito do sistema de arquivos.
2 - Para efeitos de avaliação e selecção dos fundos arquivísticos, a Comissão integra um representante do Arquivo Histórico Militar.
Artigo 3.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo do Exército tem por objecto a determinação do seu valor para efeitos de conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.2 - É da competência da CCD, sob proposta dos serviços do Exército, a atribuição dos prazos mínimos de conservação administrativa.
3 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a aprovação do destino final dos documentos, sob proposta da CCD.
4 - Os prazos de conservação dos documentos são os que constam da tabela de selecção, que constitui o anexo n.º 1 do presente Regulamento.
5 - Sempre que os documentos a avaliar estejam integrados em processos, colecções ou registos, o prazo de conservação administrativa conta-se a partir da data da conclusão dos processos ou da junção do último documento.
Artigo 4.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela CCD, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor de conservação permanente devem ser conservados em arquivo no suporte original.
Artigo 5.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental, devendo ser objecto de revisão sempre que se verifique a necessidade da sua adequação às alterações da produção documental.2 - Para efeitos do disposto no número anterior a CCD deverá elaborar proposta fundamentada, que será objecto de parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.
3 - Na tabela de selecção, as séries documentais são organizadas por áreas funcionais e ordenadas alfabeticamente.
4 - O número de referência é constituído por dois campos, o primeiro dos quais corresponde à área funcional e o segundo à sequência alfabética das séries, mantendo-se permanente a relação entre a referência e a respectiva série.
Artigo 6.º
Remessa para arquivo intermédio
1 - O Arquivo Geral do Exército, enquanto arquivo intermédio, deve ser entendido como a entidade arquivística que, de acordo com critérios de racionalidade e eficácia, gere a documentação que lhe seja remetida pelas unidades, estabelecimentos e órgãos do Exército.2 - Os documentos que, decorrido o prazo de conservação administrativa, tenham deixado de ser de utilização corrente, sendo, todavia, utilizados ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo, são remetidos ao Arquivo Geral do Exército, de acordo com a disponibilidade deste, pelas unidades, estabelecimentos e órgãos.
3 - Sem prejuízo dos prazos de conservação fixados na tabela de selecção, o Arquivo Geral do Exército deverá estabelecer a periodicidade das remessas.
4 - As remessas para o Arquivo Geral do Exército implicam a transferência de propriedade dos documentos, sendo considerados, para todos os efeitos, propriedade deste arquivo.
Artigo 7.º
Remessa para arquivo definitivo
1 - O Arquivo Histórico Militar é a entidade arquivística com competência para proceder à guarda, tratamento e preservação de todos os documentos de valor histórico relativos ao Exército.2 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente devem ser remetidos pelo Arquivo Geral do Exército para o Arquivo Histórico Militar, no qual são incorporados.
3 - São também remetidos para o Arquivo Histórico Militar todos os instrumentos de controlo e de referência complementares que durante as fases de conservação administrativa tenham permitido a recuperação da informação.
Artigo 8.º
Formalidades das remessas
1 - A remessa de documentos para arquivo intermédio ou definitivo é acompanhada de um auto de entrega e de uma guia de remessa, cujos modelos constituem o anexo n.º 2 do presente Regulamento.2 - As remessas referidas no número anterior estão sujeitas às seguintes formalidades:
a) A guia de remessa consta em anexo ao auto de entrega e permite a identificação e controlo da documentação remetida, sendo obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
b) A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
c) O triplicado da guia de remessa é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
Artigo 9.º
Eliminação de documentos
1 - Os documentos destituídos de valor secundário deverão ser eliminados decorrido o prazo de conservação administrativa fixado na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos é da competência do responsável pelo serviço detentor dos mesmos, carecendo de aprovação prévia da CCD.
3 - Na decisão de eliminação a entidade competente deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade.
4 - A eliminação de documentos de arquivo que não estejam consignados na tabela de selecção depende de parecer favorável do IAN/TT.
Artigo 10.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos é acompanhada de um auto de eliminação de modelo constante do anexo n.º 3 do presente Regulamento, que constitui prova jurídica do seu abate patrimonial, devendo ser assinado pelo responsável do arquivo e visado pelo comandante, director ou chefe da unidade, estabelecimento ou órgão a que o arquivo pertencer.2 - O auto referido no número anterior é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado enviado à CCD, que o remete ao IAN/TT.
Artigo 11.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos pode ser feita por microfilme, como forma de conservação da respectiva informação, obedecendo esta às normas técnicas fixadas pela International Standard Organization e tendo especialmente em conta:a) As microformas não podem apresentar cortes ou emendas que ponham em causa a sua integridade e devem conter obrigatoriamente a reprodução de quadros e termos de abertura, de autenticação e de encerramento;
b) No termo de autenticação é exarada a declaração de que as imagens constantes da microforma são reproduções totais e exactas dos documentos originais, devidamente autenticada pela assinatura do responsável pela substituição do suporte;
c) Dos termos de abertura e encerramento deverão constar obrigatoriamente a identificação dos responsáveis pela transferência da informação e respectivas assinaturas e carimbos e o local e a data dessa mesma transferência;
d) As microformas em arquivo devem ser registadas em livro próprio, com termos de abertura e encerramento e folhas rubricadas pelos responsáveis dos centros de filmagem;
e) Deverão ainda constar do livro de registo das microformas as emendas e alterações que eventualmente as mesmas contenham, conforme preceituado na alínea b).
2 - As cópias ou fotocópias obtidas a partir das microformas, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, têm a força probatória dos originais, desde que devidamente autenticadas com o selo branco em uso nos serviços.
3 - A substituição do suporte dos documentos de conservação permanente só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
Artigo 12.º
Acesso aos documentos
1 - Sem prejuízo do regime de acesso aos documentos da administração, o Arquivo Geral do Exército e o Arquivo Histórico Militar podem adoptar normas internas que regulem o acesso do público aos documentos que constituem o seu arquivo.2 - Os documentos com classificação de segurança estão sujeitos a interdição de acesso, ou a acesso sob autorização, no decurso do prazo de validade do acto de classificação.
ANEXO N.º 1
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO N.º 2
(ver modelos no documento original)
ANEXO N.º 3
(ver modelo no documento original)
