Regulamento 81/2010

Por deliberação do Conselho de Administração de 2009.09.14 e de deliberação da Câmara Municipal de 2009.11.12, foi aprovado o Regulamento do Sistema de Controlo Interno destes SMAS, conforme previsto no artigo 10.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro (POCAL), na redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro e pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - O presente Regulamento é aplicável a todas as Divisões dos Serviços Municipalizados de Água e Saneamento da Câmara Municipal de Tomar, neste Regulamento designado por SMAS.

2 - Aos responsáveis das unidades orgânicas compete implementar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades dos SMAS, tal como a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.

Artigo 2.º

Objecto

O presente Regulamento estabelece o sistema de controlo interno dos SMAS e tem como finalidade congregar um conjunto de regras definidoras de métodos e procedimentos de controlo que assegurem o desenvolvimento das actividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, prevenção e detecção de situações de ilegalidade e erro, a exactidão e integridade dos registos contabilísticos e a disposição oportuna de informação financeira fiável.

Artigo 3.º

Objectivos

1 - O presente Regulamento tem por fim dar cumprimento às disposições do POCAL através da promoção dos seguintes objectivos:

a) A garantia da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das documentações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) Aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos de forma a proporcionar, em cada momento, informação verdadeira e adequada, garantindo a sua fiabilidade.

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção dos encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

2 - Na definição das funções de controlo e na numeração dos respectivos responsáveis deve atender-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos critérios obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c) Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as normas legais e os sãos princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos.

3 - Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, trabalhadores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível.

4 - Para além do disposto nos números anteriores, o presente Regulamento também tem por base todas as disposições da Estrutura Orgânica dos SMAS, adaptando-se naturalmente aos respectivos reajustamentos em matéria de reorganização ou reestruturação orgânica total ou parcial dos Serviços.

Artigo 4.º

Competências

1 - Compete ao Conselho de Administração dos SMAS a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial.

2 - Por acto de delegação de competências, podem ser distribuídas competências específicas.

3 - Nos termos e limites definidos por diplomas próprios poderão ainda ser delegadas competências nos dirigentes, em matéria de autorização de despesas.

4 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo em caso contrário, para efeitos internos considerada inexistente, com responsabilização penal do autor.

5 - Por actos que contrariem o preceituado neste Regulamento e os seus princípios gerais respondem, directamente, os dirigentes por si e seus subordinados, sem prejuízo de posterior responsabilidade do autor do acto.

6 - O Conselho de Administração poderá estabelecer dispositivos de auditoria interna ou permitir o exercício adequado das suas competências, no respeito pelos procedimentos de controlo específicos estabelecidos pela Assembleia Municipal.

Artigo 5.º

Despachos e Autorizações

Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos devem incluir, todos os despachos, pareceres e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos contabilísticos, devem sempre identificar os dirigentes, trabalhadores ou agentes seus subscritores, qualidade em que o fazem e data dos mesmos, de forma legível.

CAPÍTULO II

Gestão da informação

Artigo 6.º

Documentos

Consideram-se documentos dos SMAS, quaisquer suportes que contenham informação relevante para a formação de um acto administrativo e sejam produzidos, quer interna quer externamente, no respeito pelas disposições legais e outros normativos aplicáveis.

Artigo 7.º

Suporte em papel

A informação produzida em suporte de papel deve ser assinada ou rubricada por quem a elaborou, com menção legível da qualidade em que a produziu e datada.

Artigo 8.º

Informação em suporte informático

A informação produzida em suporte informático deve assegurar a identificação da sua origem e a sua confidencialidade. O administrador do sistema informático assegurará as medidas necessárias à segurança e confidencialidade da circulação e armazenamento da informação. Apenas aquele e outro trabalhador designado para o efeito terão acesso a todo o sistema como administradores do mesmo.

A gestão do sistema é assegurada pelo respectivo administrador, cabendo-lhe definir os acessos, princípios e restrições de cada utilizador, procedimentos, recuperação de falhas, localização e ligação dos equipamentos entre si.

O administrador do sistema informático é ainda responsável pela realização de salvaguardas diárias e outras previamente definidas, calendarizadas e registadas e pela manutenção e funcionamento de um sistema de segurança interna e externa.

Artigo 9.º

Emissão de correspondência

Nos serviços emissores de correspondência far-se-á sempre arquivo de cópia ou do original do documento remetido conforme se trata de envio por correio ou fax, com cópia de segurança tratando-se de e-mail.

O trabalhador responsável pela entrega de correspondência nos correios arquivará diariamente impresso certificado pelos serviços de correio utilizados onde constará a listagem do correio enviado.

O mesmo trabalhador é responsável pela conferência do correio avençado, apondo na respectiva factura a expressão "conferido", datando e assinando.

Para a correspondência emitida por fax, mail ou outras formas que venham a ser adoptadas, será sempre obtido relatório de envio a anexar aos respectivos originais.

Artigo 10.º

Recepção de correspondência

Toda a correspondência recebida será, obrigatoriamente, registada. É admitida a recepção por qualquer meio que permita a transmissão da informação.

À correspondência recebida será aposto número de entrada, data e número do processo no classificador de arquivo geral. Após registo, o trabalhador responsável procederá à selecção e distribuição da correspondência, nos termos de despacho superiormente exarado.

CAPÍTULO III

Gestão de recursos humanos

Artigo 11.º

Competência de gestão

A gestão de recursos humanos obedece às disposições legais em vigor e está directamente cometida ao Director Delegado em articulação com as restantes unidades orgânicas, em particular com a Secção Administrativa e de Recursos Humanos.

Artigo 12.º

Processo de recrutamento

O processo de recrutamento é precedido de autorização do Conselho de Administração e operacionaliza-se através de procedimentos concursais, havendo prévia definição no Mapa de Pessoal e Orçamento, de acordo com a legislação em vigor. Todos os elementos obtidos durante o processo de recrutamento, quer os dados pessoais profissionais serão arquivados no processo individual do trabalhador e permanentemente actualizados pelo serviço respectivo.

Artigo 13.º

Gestão de Recursos Humanos

1 - Para cada trabalhador é organizado um processo individual que é gerido pela Secção Administrativa e de Recursos Humanos.

2 - O controlo do horário de trabalho é feito através de relógio de ponto biométrico ou livro de ponto na ausência daquele.

3 - As faltas devem ser comunicadas em impresso próprio existente na Secção, tendo em vista a sua justificação.

Nos casos em que a junção de meios de prova ou justificação específicos não estejam legalmente previstos pode, superiormente, ser exigida a apresentação de meios adequados à prova da ocorrência dos motivos justificativos das faltas.

4 - As remunerações são estabelecidas de acordo com a legislação em vigor.

5 - O processamento salarial mensal baseia-se na análise de relógio de ponto biométrico ou livro de ponto. Na eventualidade do trabalhador não ter procedido à sua marcação, deverá comunicar o facto à Secção Administrativa e de Recursos Humanos para regularização da situação.

6 - As folhas de vencimento são processadas informaticamente, devem ser conferidas por um trabalhador da Secção, visadas pelo Director Delegado que procede à verificação da sua conformidade com os documentos que suportam os valores a pagar e autorizados pelo Conselho de Administração.

7 - As folhas de vencimento processadas informaticamente são pagas por transferência bancária ou outra modalidade, através de Sistema de Gestão Electrónica de Débitos e Créditos ou ofício acompanhado de mapa com a relação dos trabalhadores e respectivos dados bancários a remeter à entidade bancária escolhida ou são processados mensalmente e pagas na Tesouraria.

8 - Mensalmente deve ser entregue a cada trabalhador um recibo relativo ao vencimento com a descrição de todos os dados referentes ao mês processado.

9 - O trabalho extraordinário prestado em dia útil, em dia de descanso semanal obrigatório ou complementar e em dia feriado deve ser previamente autorizado, mediante parecer favorável e devidamente fundamentado do responsável do Sector. A sua instrução e processamento far-se-ão através dos respectivos impressos existentes para o efeito.

10 - As despesas das ajudas de custo, deslocações e alojamento por parte dos trabalhadores devem ser formalizadas através de impresso próprio, previamente justificadas pelo responsável a que respeita o serviço e posteriormente aprovadas pelo Director Delegado e pelo Presidente do Conselho de Administração, após o que serão enviadas à Secção Administrativa e de Recursos Humanos, sendo pagas de acordo com a legislação em vigor.

11 - A cessação das relações de trabalho, por iniciativa do trabalhador ou dos SMAS, deverá respeitar todas as normas legais em vigor e ficar devidamente registada no processo individual do trabalhador.

12 - A Secção Administrativa e de Recursos Humanos elaborará anualmente, até 31 de Março, o balanço social com base na legislação em vigor.

Artigo 14.º

Vestuário e Material de Protecção

A Secção Administrativa e de Recursos Humanos fará a entrega de vestuário próprio aos trabalhadores admitidos pelos Sectores que exijam vestuário especial na data da sua admissão e sazonalmente, sempre que tal se justifique.

O vestuário atribuído apenas poderá ser usado no desempenho das respectivas funções.

É obrigatória a utilização do vestuário e material de protecção adequados no desempenho das funções em que tal se justifique.

Cada trabalhador é responsável pela boa apresentação do vestuário que lhe é entregue.

CAPÍTULO IV

Documentos previsionais

SECÇÃO I

Contabilidade Orçamental

Artigo 15.º

Documentos previsionais

A elaboração, aprovação e execução dos documentos previsionais toma relevância especial, sendo o seu âmbito abrangente a todas as unidades orgânicas dos SMAS, em matéria de documentos previsionais, cuja caracterização e forma se resume em:

a) Grandes Opções do Plano;

b) Orçamento.

Artigo 16.º

Grandes Opções do Plano

Compreende as linhas de desenvolvimento estratégico dos SMAS, incluindo o Plano Plurianual de Investimentos e as Actividades Mais Relevantes da gestão dos Serviços.

Artigo 17.º

P.P.I. - Plano Plurianual de Investimentos

1 - O Plano Plurianual de Investimentos inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos traçados pelo Conselho de Administração, explicitando a previsão da respectiva despesa.

2 - A sua caracterização baseia-se nas seguintes especificações:

a) Terá um horizonte móvel de quatro anos, devendo ser reajustado todos os anos;

b) Deverá ser elaborado o mapa de execução anual do Plano Plurianual de Investimentos para apoiar o acompanhamento da sua execução;

c) Em caso de atraso na aprovação do Orçamento, manter-se-á em execução o Plano Plurianual de Investimentos em vigor;

d) Só podem ser realizados projectos e ou acções até ao montante de dotação inscrita para esse ano no Orçamento respectivo;

e) Na elaboração do Plano Plurianual de Investimentos, em cada ano, devem ser considerados os ajustamentos resultantes de execuções anteriores.

Artigo 18.º

Preparação e Aprovação

1 - As Divisões deverão intervir na fase preliminar da elaboração do P.P.I e das Actividades Mais Relevantes, de acordo com orientações do Director Delegado.

2 - Cada unidade orgânica deverá formular as suas propostas, evidenciando as suas necessidades estruturais, quer no âmbito da despesa corrente, quer no que se relaciona com eventuais investimentos.

3 - Das propostas relativas a investimentos, contarão obrigatoriamente, a dotação necessária para cada ano, a programação cronológica, o tipo de financiamento e as respectivas fontes. Tratando-se dum investimento em curso, deverá ainda ser explicitado o grau de execução física e financeira do respectivo projecto.

4 - As propostas Sectoriais, deverão ser enviadas ao Director Delegado, para subsequente analise técnica e consolidação das dotações previsionais, sendo de seguida apresentadas ao Conselho de Administração.

Artigo 19.º

Orçamento e GOP

O orçamento prevê todas as despesas e receitas dos SMAS, cuja caracterização pode ser descrita da seguinte forma:

a) Na sua elaboração deve ter-se em atenção os princípios Orçamentais e as regras previsionais em articulação com o Plano Plurianual de Investimentos;

b) É constituído por dois tipos de mapas: mapa resumo de receitas e despesas e mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica e orgânica;

c) Em caso de atraso na aprovação do Orçamento, manter-se-á em execução o Orçamento em vigor do ano anterior;

d) Há lugar a revisões do Orçamento (modificações orçamentais) quando houver aumento global da despesa orçada para ocorrer a despesas não previstas, salvo quando se trata de receitas legalmente consignadas, empréstimos contratados e aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do Orçamento inicial;

e) Há lugar a alterações Orçamentais (modificações Orçamentais) ao longo de cada exercício económico, para ocorrer a despesas insuficientemente dotadas.

Artigo 20.º

Preparação e Aprovação

1 - Anualmente, em prazo a estipular pelo Director Delegado, os responsáveis pelas diferentes Divisões e Sectores, formularão as suas propostas de despesa a incluir no Orçamento do ano seguinte, devidamente quantificadas e sistematizadas, fazendo a distinção entre despesas correntes e investimentos.

2 - Compete à Secção de Contabilidade e Finanças compilar a informação sobre as despesas previstas com o pessoal, outros encargos de carácter obrigatório e ainda outros eventuais custos de funcionamento.

3 - Cumulativamente, compete à Secção de Contabilidade e Finanças, apresentar informação relativa à previsão de receitas, onde se incluem as tarifas, venda de bens e serviços e, eventualmente, transferências correntes e de capital.

4 - A Secção de Contabilidade e Finanças, após a análise e consolidação dos elementos referentes aos pontos 2 e 3, apresenta um projecto final de Orçamento ao Director Delegado.

5 - O projecto final de Orçamento será apresentado ao Conselho de Administração para apreciação da proposta e posterior aprovação.

6 - Após aprovação do Orçamento pelo Conselho de Administração, o mesmo será enviado à Câmara Municipal de Tomar para apreciação e posterior aprovação da Assembleia Municipal.

Artigo 21.º

Revisões Orçamentais

As revisões do Orçamento são também modificações Orçamentais em que podem ser utilizadas as seguintes contrapartidas, para além das referidas na alínea d) do artigo 19.º:

a) Saldo apurado que transita do ano anterior;

b) O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no Orçamento;

c) Outras receitas que a autarquia esteja autorizada a arrecadar.

Artigo 22.º

Alterações do Orçamento

1 - As alterações do Orçamento são modificações Orçamentais que podem incluir reforços de dotações de despesas resultantes da diminuição ou anulação de outras dotações (alínea e do artigo 19.º).

2 - As alterações do Orçamento podem ainda incluir reforços ou inscrições de dotações de despesa por contrapartida do produto de contratação de empréstimo ou de receitas legalmente consignadas, ou por aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do Orçamento inicial.

Artigo 23.º

Princípios Orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento dos SMAS devem ser seguidos os seguintes princípios Orçamentais:

a) Princípio de independência - a elaboração, aprovação e execução do Orçamento dos SMAS é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípios de anualidade - os montantes previstos no Orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio de unidade - o Orçamento dos SMAS é único;

d) Princípio da universalidade - o Orçamento compreende todas as despesas e receitas;

e) Princípio de equilíbrio - o Orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

f) Princípio de especificação - o Orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio de não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio de não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 24.º

Regras previsionais

A elaboração do Orçamento dos SMAS deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas às taxas e tarifas a inscrever no Orçamento não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no Orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;

c) As importâncias relativas a empréstimos só podem ser consideradas no Orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

d) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem ter em conta as remunerações dos trabalhadores que se devam manter em exercício de funções no órgão ou serviço, o recrutamento de trabalhadores necessários à ocupação de postos de trabalho previstos, e não ocupados, nos Mapas de Pessoal aprovados e, ou, com alterações do posicionamento remuneratório na categoria dos trabalhadores que se mantenham em exercício de funções, e a atribuição de prémios de desempenho dos trabalhadores do órgão ou serviço.

e) No Orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas de remunerações de pessoal devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 25.º

Princípios e regras de execução Orçamental

Na execução do Orçamento devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição Orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode no entanto ser efectuada para além dos valores inscritos no Orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do Orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no Orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações Orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadas;

g) As ordens de pagamento das despesas caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do Orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

Artigo 26.º

Organização e Arquivo

1 - Compete à Secção de Contabilidade e Finanças, a organização do processo dos Documentos Previsionais e respectivas Modificações.

2 - Os documentos referidos no número anterior deverão sempre ser acompanhados de cópia das deliberações que os aprovam.

SECÇÃO II

Contabilidade Patrimonial

Artigo 27.º

Princípios contabilísticos

A aplicação dos princípios fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução Orçamental dos SMAS:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Local. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada e coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuadamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitam;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza se, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar as avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

CAPÍTULO V

Organização contabilística orçamental e patrimonial de custos

SECÇÃO I

Gestão financeira, Orçamental, Contabilística e Patrimonial

Artigo 28.º

Função e competência

A gestão financeira, Orçamental, contabilística e patrimonial está directamente cometida à Secção de Contabilidade e Finanças, de acordo com as competências e funções que lhe foram atribuídas no âmbito dos documentos organizativos dos SMAS.

Artigo 29.º

Gestão financeira e Orçamental

1 - A gestão financeira em sentido lato engloba a execução do Orçamento, os movimentos da contabilidade geral ou patrimonial e a Tesouraria, de acordo com as deliberações e decisões tomadas pelo órgão executivo, tendo em conta a sua programação ao longo de cada exercício económico.

2 - A gestão financeira, Orçamental, contabilística e patrimonial obedece às disposições legais do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, sendo sustentada pelo sistema contabilístico municipal.

Artigo 30.º

Organização do Sistema Contabilístico

1 - A organização contabilística e patrimonial dos SMAS e respectivo funcionamento, rege-se pelos procedimentos definidos no POCAL, pelas normas previstas no presente Regulamento e pelas disposições constantes da orgânica dos SMAS, designadamente na Secção de Contabilidade e Finanças.

2 - O sistema contabilístico funciona com base nas seguintes aplicações informáticas:

a) Contabilidade Orçamental;

b) Contabilidade geral ou patrimonial;

c) Contabilidade de custos;

d) Gestão de materiais (stocks).

3 - O sistema contabilístico assenta fundamentalmente nos seguintes grupos de componentes:

a) O inventário, que corresponde a todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do seu património;

b) Os documentos e registos que assentam na utilização de documentos e livros de escrituração, cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL;

c) A contabilidade de custos que assenta no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços, nos termos do POCAL.

4 - Os documentos principais de prestação de contas dos SMAS são os seguintes:

a) O Balanço;

b) A Demonstração de Resultados;

c) Os Mapas de Execução Orçamental;

d) Os Anexos às Demonstrações Financeiras;

e) O Relatório de Gestão.

5 - No desempenho das suas competências os responsáveis dos serviços procurarão aplicar, sempre que possível, o princípio da segregação de funções, tendo em conta a salvaguarda do sistema de controlo interno.

SECÇÃO II

Disponibilidades

Artigo 31.º

Normas de procedimento

1 - A importância em numerário existente em caixa na tesouraria, não deve ultrapassar o valor definido pelo Conselho de Administração dos SMAS para cada ano económico.

2 - Em caso de reconhecida necessidade, o Conselho de Administração pode deliberar sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio (anteriormente designados fundos permanentes) para ocorrer a pequenas despesas correntes consideradas urgentes e inadiáveis.

3 - Para efeitos de controlo dos fundos de maneio dos SMAS deve deliberar, normalmente no início de cada exercício económico, que coincide com o início de cada ano civil, sobre a aprovação da constituição dos fundos de maneio estritamente necessários, definindo as normas a que os mesmos devem obedecer, das quais devem constar:

a) Os limites máximos e a designação da unidade orgânica e dos respectivos responsáveis pelo seu movimento;

b) Os fundos de maneio funcionam durante o ano económico e até 31 de Dezembro de cada ano;

c) A afectação dos fundos de maneio, segundo a natureza das despesas, será feita nas correspondentes rubricas da classificação económica, cuja tarefa é da competência da Secção de Contabilidade e Finanças, sendo emitidas as respectivas ordens de pagamento para efeitos da sua reconstituição;

d) Os fundos de maneio serão reconstituídos mensalmente contra os documentos justificativos das despesas (recibos ou documento equivalente emitidos na forma legal), sendo registados pelos serviços administrativos de apoio em livros adequados ou por meio de processos informáticos, os quais devem ser assinados pelos respectivos responsáveis e pelo presidente do Conselho de Administração dos SMAS;

e) A reposição dos fundos de maneio será efectuada na tesouraria dos SMAS até 31 de Dezembro de cada ano.

4 - A abertura de contas bancárias tituladas pelos SMAS, fica sujeita a prévia deliberação do Conselho de Administração.

5 - As contas bancárias devem ser tituladas pelos SMAS, sendo movimentadas em simultâneo pelo tesoureiro ou substituto e pelo presidente do Conselho de Administração dos SMAS, ou um dos seus Vogais.

6 - A emissão de ordens de pagamento só deve ser feita na posse dos seguintes documentos devidamente conferidos e autorizados:

a) Facturas;

b) Deliberações do Conselho de Administração;

c) Despachos;

d) Pedidos de processamento;

7 - Os pagamentos devem ser efectuados através de numerário, cheque, transferência bancária ou outra, legalmente definida e autorizada, em função do montante a pagar.

8 - De um modo geral, só devem ser efectuados pagamentos de baixo valor em numerário. No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo e, na falta deste é necessário apor o carimbo e assinatura da entidade na ordem de pagamento.

9 - O pagamento por cheque, a emissão de cheques e os cheques não preenchidos, devem estar à guarda de um responsável designado para o efeito, o qual deverá providenciar no sentido de ficar com uma cópia de cada cheque emitido.

10 - Deve efectuar-se o registo do nome da entidade bancária e o número do cheque na respectiva ordem de pagamento. Cada cheque deverá ser assinado pelo Presidente do Conselho de Administração dos SMAS ou um dos Vogais e autenticado através de selo branco. A assinatura de cheques só deve ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento devidamente rubricada por um trabalhador da Secção de Contabilidade e Finanças e pelo Director Delegado, que procederam à respectiva conferência do valor e do beneficiário. No acto do pagamento é assinado pela Tesoureira e é aposto o carimbo na ordem de pagamento com a designação "PAGO".

11 - Os cheques emitidos que tenham sido anulados, devem ser arquivados sequencialmente depois de inutilizadas as assinaturas, no caso de o mesmo ter sido assinado.

12 - Diariamente deve ser efectuado na Tesouraria o depósito de todas as importâncias recebidas em dinheiro e ou cheque.

13 - A cobrança de receitas deve ser efectuada pela Tesouraria e pelos seguintes emissores de guias de receita: Secção de Contabilidade e Finanças e Secção Comercial.

14 - Caso haja necessidade poderão ser criados postos de cobrança ou serviços emissores de receita, devidamente aprovados pelo Conselho de Administração.

15 - Diariamente deverão ser entregues na Tesouraria o montante das receitas cobradas por cada serviço autorizado a realizar cobranças, bem como as respectivas guias de receita. Cada serviço emissor deverá proceder à elaboração de um mapa resumo diário, tendo por base as guias de receita emitidas e enviar para a Secção de Contabilidade e Finanças.

16 - A Tesouraria deverá manter actualizadas as contas correntes das instituições de crédito, tituladas pelos SMAS.

17 - As reconciliações bancárias devem ser feitas mensalmente e confrontadas com os registos da contabilidade, por um trabalhador designado pelo chefe de Secção da Contabilidade e Finanças, que não pertença à Tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes. Depois de elaboradas devem ser vistas pelo chefe da Secção de Contabilidade e Finanças.

18 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, devem estas ser averiguadas e prontamente regularizadas; sempre que se justifique, através de despacho do Conselho de Administração.

19 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito, deve proceder-se ao respectivo cancelamento junto das instituições bancárias, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.

20 - O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, é verificado na presença daquele ou seu substituto através de contagem física do numerário e documentos sob a responsabilidade a realizar pelos trabalhadores designados pelo chefe de Secção da Contabilidade e Finanças nas seguintes situações:

a) Trimestralmente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final do mandato do Conselho de Administração eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

21 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do Tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente dos SMAS, chefe da Secção de Contabilidade e Finanças e pelo Tesoureiro no final e no início do mandato do Conselho de Administração.

22 - No caso de substituição do Tesoureiro, os termos de contagem serão também assinados pelo tesoureiro cessante.

23 - Para efeitos de controlo de Tesouraria e do endividamento serão obtidos junto das instituições de crédito, extractos de todas as contas de que os SMAS são titulares.

24 - O Tesoureiro responde directamente perante o Conselho de Administração pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros trabalhadores e agentes em serviço na Tesouraria respondem perante o respectivo Tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, devendo o Tesoureiro para tal estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa.

25 - O Tesoureiro não é responsável por factos apurados que não lhe são imputados, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.

26 - Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do Tesoureiro, compete ao Presidente do Conselho de Administração dos SMAS, mediante requisição do inspector ou inquiridor, dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos necessários para o exercício das suas funções.

SECÇÃO III

Contas de terceiros

Artigo 32.º

Normas e procedimentos

Os métodos e procedimentos de controlo das contas de terceiros permitem, designadamente, assegurar que:

1 - As compras são efectuadas pelo Sector de Contabilidade e Finanças, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos, de concurso e de contratos.

2 - O processo de compra inicia-se no Sector de Contabilidade e Finanças com base nos pedidos dos serviços utilizadores ou nota de encomenda emitida pela gestão de stocks.

3 - O Sector de Contabilidade e Finanças verifica se o processo de aquisição está ou não sujeito a concurso ou simples consulta.

4 - Estando sujeito a concurso, será emitida a respectiva informação ao Conselho de Administração, o qual procede à escolha do procedimento que é aprovado por despacho ou por deliberação, com base no Decreto-Lei 18/2008, de 29 de Janeiro, referente ao regime jurídico de realização de despesas públicas e da contratação pública, relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços, tendo por base:

a) Concurso público;

b) Ajuste directo.

5 - Em conformidade com cada uma das opções, será iniciado o processo nos termos legais, aplicando os procedimentos previstos no Decreto-Lei 18/2008, de 29 de Janeiro.

6 - No caso de implicar ajuste directo, apenas com consulta simples, são considerados os seguintes procedimentos:

a) Sempre que se pretenda efectuar uma compra, a Secção de Armazém deve remeter à Secção de Contabilidade e Finanças um pedido, devendo este mencionar a especificação do(s) artigo(s) e quantidades a adquirir e indicação de eventuais fornecedores;

b) Após a selecção do fornecedor, a Secção de Contabilidade e Finanças procede à emissão de uma requisição externa.

7 - A requisição externa deve mencionar as quantidades e todas as especificações dos artigos a adquirir, preço unitário, descontos, prazos de entrega e condições de pagamento, entre outros elementos igualmente importantes.

8 - A requisição externa deve ser assinada pelo Chefe de Secção de Contabilidade e Finanças, pelo Director Delegado e pelo Conselho de Administração. Este documento deve ser emitido em triplicado, destinando-se o original ao fornecedor, o duplicado para a Secção de Contabilidade e Finanças a fim de ser conferido com os restantes documentos originados pela compra e ser junto ao pagamento (guia de remessa e factura do fornecedor), o triplicado para servir de suporte ao lançamento da factura.

9 - A entrega de bens é feita no Armazém ou Economato e em alguns casos no próprio serviço que requisitou o(s) bem(s) onde o responsável pela recepção tem que pedir ao transportador a guia de remessa.

10 - A conferência física, qualitativa e quantitativa dos bens recebidos, deve ser efectuada de imediato por um trabalhador designado para o efeito. Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa, deve o responsável pela recepção assinar o talão destacável do documento.

11 - Semestralmente deve ser efectuada reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas dos SMAS, por um trabalhador designado pelo chefe de Secção da Contabilidade e Finanças.

12 - Na Secção de Contabilidade e Finanças, procede-se à conferência das facturas com a guia de remessa e requisição externa, devendo a factura apresentar prova de que foi apropriadamente conferida através da aposição de carimbo adequado, onde conste a menção "conferido", sendo posteriormente enviadas à Secção de Contabilidade e Finanças para emissão da respectiva ordem de pagamento. Depois de conferidas as facturas, a Secção de Contabilidade e Finanças deve classificar contabilisticamente a factura com indicação dos códigos da conta ou contas a movimentar.

13 - No caso de facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias de forma clara e evidente, um carimbo com a menção "Duplicado".

14 - Quando a factura é recepcionada na Secção de Contabilidade e Finanças, já lá se encontram todos os documentos que vão ser necessários para a sua adequada conferência.

15 - Os documentos indispensáveis à conferência da factura e que devem ser arquivados com ela são:

a) O duplicado da requisição externa;

b) O original da factura do fornecedor;

c) Registo da guia de entrada.

16 - A conferência da factura engloba dois aspectos distintos:

a) A confirmação que o fornecedor facturou aquilo que lhe foi encomendado e que foi efectivamente recebido e nas condições acordadas;

b) A confirmação dos cálculos da mesma factura.

17 - Deve ser aposto na factura um carimbo com a indicação de que foi paga, conferida e por quem, bem como a sua classificação contabilística.

18 - Serão efectuadas reconciliações na conta corrente de devedores e credores pela Secção de Contabilidade e Finanças.

19 - Serão efectuadas semestralmente reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos" pela Secção de Contabilidade e Finanças.

20 - Serão efectuadas semestralmente reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, controlando-se o cálculo dos respectivos juros, pela Secção de Contabilidade e Finanças.

21 - A síntese dos procedimentos das medidas de controlo interno das dívidas a pagar é caracterizada dos números seguintes.

22 - As facturas dos fornecedores são encaminhadas para a Secção de Contabilidade e Finanças.

23 - Existe controlo adequado das facturas recebidas pelos fornecedores.

24 - A conferência das facturas para fins de pagamento compreende:

a) A verificação das condições acordadas para pagamentos, preços, quantidades constantes da requisição externa;

b) A verificação dos artigos e quantidades mencionadas na factura;

c) A verificação dos cálculos, como somas, multiplicações, descontos e outros;

d) A verificação das despesas adicionais de compra como fretes, seguros, instalação e montagem e outras;

e) A verificação das facturas não relacionadas com a compra de existências.

25 - As facturas dos fornecedores são conferidas com base em todos os documentos de suporte.

26 - São conferidas todas as requisições externas e pedidos que não condizem.

27 - São conferidas as facturas dos fornecedores que não estão de acordo com a restante documentação.

28 - Existe controlo específico para:

a) Mercadorias recebidas e não facturadas;

b) Mercadorias em trânsito;

c) Entregas parciais dos fornecedores;

d) Descontos obtidos;

e) Devoluções a fornecedores.

SECÇÃO IV

Existências

Artigo 33.º

Normas e procedimentos gerais

Os métodos e procedimentos de controlo das existências devem permitir que:

a) A cada local de armazenagem de existências corresponde um responsável nomeado para o efeito pelo Conselho de Administração;

b) O armazém apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas;

c) As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo Armazém.

d) Os registos nas fichas de existência são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em Armazém;

e) As existências são periodicamente sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 34.º

Normas de recepção quantitativa e qualitativa e entrada em Armazém ou Economato

1 - A unidade orgânica responsável pela recepção e fornecimento de materiais aos serviços utilizadores dos SMAS é a Secção de Armazém e Economato da Secção de Contabilidade e Finanças.

2 - Na recepção quantitativa e qualitativa das existências e entrada em Armazém ou Economato, são adoptados os procedimentos mencionados nos números seguintes:

3 - Logo que os bens requisitados chegam à entidade requisitante, o responsável pela recepção quantitativa, tem que pedir ao transportador a guia de remessa ou guia de transporte, procedendo, ou mandando proceder de imediato, à contagem (pesagem e ou medição) dos bens recebidos.

4 - Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e na requisição externa, assinará o destacável daquele documento.

5 - Deve ressalvar o facto de, posteriormente, se proceder ao controlo de qualidade e só então se proceder à recepção qualitativa.

6 - Para tal deve-se apor na cópia da guia de remessa para o fornecedor o carimbo mencionando recepção de materiais sujeito a posterior conferência e verificação, assinatura e data.

7 - Após estes procedimentos, é dada entrada do material na aplicação informática de Gestão de Stocks.

8 - Existindo mais de um armazém, deve ser assegurada uma total segregação de funções entre o serviço de recepção e os armazéns.

9 - A síntese das medidas de controlo interno da recepção caracteriza-se por:

a) O serviço de recepção é independente do de compras;

b) Há um centro de recepção dos bens adquiridos;

c) Procede-se à recepção quantitativa e qualitativa;

d) Procede-se ao lançamento de cada um dos artigos recebidos;

e) São guardadas cópias das provas de entrada.

Artigo 35.º

Normas de saída do Armazém ou do Economato

1 - Aplicar-se-ão ao movimento de saídas de materiais do Armazém ou do Economato as normas específicas em vigor emanadas pela Ordem de Serviço ou de outras instruções internas que não contrariem o presente Regulamento.

2 - As requisições ao Armazém/guias de saída, são dirigidas apenas a dois Sectores: Armazém ou Economato, conforme o material solicitado.

3 - Materiais e serviços que devem ser requisitados ao Sector de Armazém:

a) Materiais de construção;

b) Produtos de limpeza;

c) Peças e ferramentas;

d) Fardamentos e material de protecção;

e) Todos os materiais que não se enquadrem no n.º 4.

4 - Materiais e serviços que devem ser requisitados ao Sector de Economato:

a) Mobiliário e equipamento de escritório e informática;

b) Equipamento de som;

c) artigos de expediente;

d) Obras literárias, técnicas e científicas;

e) Material de fotografia, tipografia e fotocópia;

f) Material específico de desenho e tipografia;

g) Material de recepções;

h) Material de decoração;

i) Material de representação;

j) Material de higiene e limpeza;

k) Outros materiais que se enquadrem no domínio de material de escritório.

Artigo 36.º

Reparação e manutenção de equipamentos e viaturas

Para a reparação e manutenção de equipamentos ou viaturas, quando efectuadas no exterior, o serviço utilizador deve obedecer aos seguintes procedimentos:

a) Emissão de pedido de autorização da despesa;

b) Justificação da urgência e necessidade da intervenção:

c) Em caso de comprovada urgência, se apenas existir uma estimativa do valor global da despesa, a Secção de Contabilidade e Finanças indica, para seguimento do processo, um número de requisição externa que só formalizará após dispor do valor real;

d) Ao serviço utilizador cumpre assegurar o acompanhamento do trabalho no exterior;

e) As aquisições pontuais de peças ou artigos a incorporar em reparações, devem seguir os procedimentos indicados nos números anteriores.

Artigo 37.º

Requisições internas e saídas de Armazém

1 - As saídas de Armazém ou Economato, deverão ser efectuadas com base em documentos internos como a requisição ao Armazém, emitida pelos serviços utilizadores, beneficiários daqueles e que contém os seguintes elementos:

a) Número e data da requisição armazém/guia de saída;

b) Designação do Sector requisitante;

c) Designação e número da obra;

d) Código informático da entidade de aplicação;

e) Classificação Orçamental (orgânica, económica, plano);

f) Código informático, designação e unidade de movimentação do material;

g) Quantidade requisitada, saída, em falta e devolvida;

h) Assinatura do trabalhador do serviço requisitante;

i) Visto e data confirmando quantidade requisitada por requisição ao Armazém/guia de saída;

j) Visto e data confirmando quantidade saída por requisição ao Armazém/guia de saída;

k) Visto e data confirmando quantidade devolvida por nota de devolução;

l) Número e data de encomenda (nota de encomenda/requisição externa) confirmando quantidade em falta.

2 - Para efeito de acompanhamento e controlo das rubricas do Plano de Actividade deverá o Serviço utilizador indicar, neste documento gerador de despesa, o correspondente código do Plano de Actividades sempre que exista relação entre plano e Orçamento.

3 - A requisição ao Armazém é assinada pelo responsável do Sector respectivo.

4 - As requisições ao Armazém/guias de saída, são emitidas pelo Sector utilizador em duplicado sendo:

a) Original, para o Armazém ou Economato;

b) Duplicado, para arquivo do Sector utilizador (funciona como nota de devolução ao Armazém ou ao Economato).

5 - Com base nas requisições ao Armazém/guias de saída, o Armazém ou o Economato registam, nas mesmas, as quantidades saídas, as quantidades em falta ou as quantidades devolvidas ao Armazém ou ao Economato.

6 - Os materiais saídos de Armazém destinam-se a ser usados e aplicados pelos Sectores operacionais dos SMAS, em obras por administração directa, sendo a requisição ao Armazém/guias de saída um dos documentos utilizados para o controlo de custos das obras, por indicar a quantidade de materiais saídos de Armazém, a registar na aplicação OAD (Obras por Administração Directa).

7 - Assim, a OAD destina-se ao apuramento do custo total da obra e contém os seguintes elementos:

a) Número da obra;

b) Mês de execução;

c) Nome do responsável pela obra;

d) Local, freguesia e designação da obra;

e) Nome do operário;

f) Número de horas de trabalho diário e total da obra;

g) Número de requisições ao Armazém/guias de saída que deram origem à saída de materiais para a obra;

h) Designação do material aplicado na obra, quantidade e preço unitário;

i) Custo total da obra.

Artigo 38.º

Síntese das medidas de controlo interno do sistema de custo

Da aplicação destas normas verifica-se que:

a) Há sistema de contabilidade de custos;

b) Faz-se um controlo com a contabilidade financeira;

c) Que o sistema implantado obedeça aos princípios básicos e critérios aplicáveis e não revele deficiências relevantes;

d) Que existem custos padrões e os mesmos são previstos periodicamente e reformulados se necessário;

e) A existência de controlo individualizado sobre os produtos e trabalhos em curso;

f) A valorização das existências incluindo as despesas adicionais de compra como fretes, seguros e outras;

g) Que haja um critério adequado de aplicação dos gastos gerais de fabrico.

Artigo 39.º

Movimentação das existências em Armazém e seu controlo

1 - Após terem sido conferidos os materiais (quantitativamente e qualitativamente) e codificados, deve proceder-se à sua acomodação em local apropriado, tanto quanto possível ordenado, referenciado e devidamente protegido.

2 - De acordo com as funções e competências definidas no Regulamento Interno dos Serviços, à Secção de Armazém compete designadamente:

a) Zelar pelo cumprimento dos procedimentos administrativos nos termos da legislação em vigor;

b) Proceder à recepção e conferência dos materiais adquiridos;

c) Proceder à arrumação e assegurar a conservação e segurança dos materiais armazenados;

d) Proceder à entrega de materiais e necessários registos e controlo de movimentos de entrada e saída (nas etiquetas de Armazém) de materiais em Armazém;

e) Efectuar periodicamente contagem para inventário físico.

Artigo 40.º

Síntese das medidas de controlo interno da existência em Armazém

A aplicação dos procedimentos relativos às existências em Armazém, na base das normas específicas adoptadas verifica-se que:

a) Estarem claramente fixadas as responsabilidades de cada um dos trabalhadores do Armazém;

b) Que as existências estejam adequadamente ordenadas de forma a facilitar o manuseamento, contagem e localização dos diversos itens;

c) A adequação e precaução contra o roubo, só tendo acesso às existências as pessoas devidamente autorizadas;

d) Que as existências estejam devidamente protegidas contra a deterioração física;

e) A emissão de guias de entrada, requisições internas/guias de saída relativamente à movimentação das existências;

f) A revisão periódica do ficheiro de quantidades com o objectivo de se detectarem mercadorias de fraca rotação e obsoletas;

g) A existência de uma norma definidora de provisões para depreciação de existências;

h) Que a estrutura física dos armazéns facilita a localização e circulação das mercadorias;

i) Que os artigos sem movimento são periodicamente investigados.

Artigo 41.º

Controlo e inventariação dos stocks

1 - Para cada local de armazenagem existe um responsável devidamente nomeado para o efeito.

2 - As fichas de stocks do Armazém ou Economato (ficheiro da aplicação informática GES) são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes nesses mesmos locais de armazenagem.

3 - Os registos nas fichas de stocks são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico dos stocks.

4 - Os stocks são periodicamente sujeitos a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades quando for caso disso, utilizando as fichas de verificação de stock que contém os seguintes elementos:

a) Número e data da ficha de verificação;

b) Código informático, designação e unidade de movimentação do material inventariado;

c) Quantidade em stock na aplicação informática, na ficha de stock e físico;

d) Quantidade a regularizar na ficha de stock e na aplicação informática;

e) Justificação dos desvios;

f) Assinaturas dos responsáveis.

5 - De acordo com o ponto 2.9.10.3.3, do POCAL, o sistema de inventário a utilizar é o permanente.

6 - Para um controlo deste sistema deverá ser estabelecido um conjunto de contagens cíclicas, durante o ano, privilegiando-se alguns itens que tenham valor substancialmente mais significativo, utilizando-se a listagem informática da análise ABC, sendo estes contados mais que uma vez no ano ou, em alternativa, a contagem de um conjunto de itens diferentes, escolhidos aleatoriamente em cada contagem ao longo do ano económico.

Artigo 42.º

Síntese das medidas de controlo interno - Registos em inventário permanente

Da aplicação dos procedimentos acima referidos implica:

a) A existência de um sistema de inventário permanente;

b) Que no caso de inexistência do inventário permanente haja um tipo de controlo sobre as existências;

c) Que os registos das existências não sejam afectados pela mesma pessoa responsável pelas existências;

d) Que sejam mantidos registos adequados de mercadorias ou produtos em poder de terceiros;

e) Que sejam mantidos registos adequados de mercadorias ou produtos de terceiros recebidos à consignação.

Artigo 43.º

Instruções escritas para elaboração de contagens físicas dos stocks

Devem existir instruções escritas para elaboração de contagens físicas dos stocks, relativamente a:

a) Procedimentos antes da contagem;

b) Stocks a serem contados;

c) Formação de equipas de contagem;

d) Maneiras de levar a efeito a contagem;

e) Registo de contagens;

f) Procedimentos referentes ao corte e fiscalização de operações e contagens;

g) Procedimento após a contagem;

h) Reunião preliminar de esclarecimentos sobre a contagem.

Artigo 44.º

Síntese das medidas de controlo interno - Inventário físico

1 - A aplicação das normas sobre o inventário físico implica:

a) Que as contagens físicas são efectuadas periodicamente durante o exercício;

b) Que sejam elaboradas instruções escritas apropriadas para a realização das contagens físicas.

2 - Os procedimentos a aplicar nas contagens físicas compreendem:

a) As instruções escritas adequadas;

b) A supervisão adequada;

c) Os itens a serem inventariados;

d) A forma de realizar o inventário;

e) O corte de operações;

f) O período pós-inventário;

g) A conferência das listas valorizadas.

3 - Procede-se a um exame cuidadoso das diferenças detectadas entre os resultados provenientes das contagens e os respectivos registos.

4 - Os ajustamentos daí resultantes são aprovados superiormente.

SECÇÃO V

Imobilizado

Artigo 45.º

Normas e procedimentos gerais

1 - A gestão do Imobilizado relativo a bens móveis e imóveis dos Serviços Municipalizados, baseia-se no Regulamento do Património dos SMAS relativo ao inventário e cadastro de bens móveis e imóveis.

2 - Compete à Secção de Contabilidade e Finanças, a gestão administrativa do património de bens móveis e imóveis.

3 - Compete à Secção de Contabilidade e Finanças, a gestão financeira do imobilizado corpóreo, incorpóreo e investimentos financeiros.

4 - Os métodos e procedimentos de controlo de Imobilizado definidos no Regulamento de Inventário e Cadastro do Património de bens móveis e imóveis dos SMAS, permitem, designadamente, assegurar que:

a) As fichas do Imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas para bens móveis e imóveis dos SMAS;

b) As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberações do Conselho de Administração, através de requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contrato ou escritura do contrato, elaborados pelo notário ou notário privativo, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos e aquisições de bens imóveis, respectivamente;

c) A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações e reintegrações acumuladas;

d) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, confira-se com os registos procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 46.º

Critérios de valorimetria do activo imobilizado

Os critérios de valorimetria das imobilizações são definidos no POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, em articulação com o Regulamento de Inventário e Cadastro de Património.

Artigo 47.º

Normas e procedimentos específicos referente ao imobilizado corpóreo

1 - Dados os grandes valores que o imobilizado representa, todas as decisões sobre ele devem ser tomadas ao mais alto nível, isto é, pelo Conselho de Administração.

2 - A política sobre imobilizações deve ser cuidada e meticulosamente decidida pelo Conselho de Administração, no âmbito das suas competências.

3 - No que se refere às aquisições de imobilizado, devem ser observadas todas as regras já equacionadas quanto à aquisição de existências mas somente no que se lhe aplicar.

4 - Para que seja verdadeiramente eficaz o controlo contabilístico e o controlo interno do imobilizado, corpóreo, deverão ter-se em consideração essencialmente as seguintes normas:

a) Definição da política de capitalização, observando-se aqui que as aquisições de imobilizado se efectuem de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberações do Conselho de Administração, através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato ou escritura de contrato, respectivamente da responsabilidade do notário ou do notário privativo, designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos de bens e de aquisição de serviços, bem como de aquisição de bens imóveis;

b) Procedimentos contabilísticos a levar a efeito no que se refere a imobilizações construídas pelos SMAS;

c) Classificação contabilística das facturas de fornecedores;

d) Arquivo individualizado e adequado das cópias das facturas de fornecedores ou da fotocópia das facturas de fornecedores no caso de não haver destinada a este arquivo;

e) Definição da política de amortizações e reintegrações a seguir;

f) Acções a tomar no que se refere aos bens totalmente amortizados e que continuem em estado de funcionamento;

g) Normas contabilísticas a seguir no que se refere aos abates de bens;

h) Definição das normas e regras a observar quanto à codificação dos bens;

i) Existência de fichas de imobilizado devidamente actualizadas e a todo o momento conciliadas com os registos contabilísticos;

j) Regras a observar quanto à contagem física dos bens e sua comparação com as fichas de imobilizado com o intuito de, caso existam divergências, se apurem responsabilidades e se regularizem aquelas;

k) Verificação dos totais das fichas do imobilizado com os totais das contas existentes na contabilidade no que se refere a custos de aquisição e amortizações acumuladas;

l) Definição de adequada política de cobertura de seguros.

5 - Relativamente aos 12 itens acima indicados, alguns, pela sua importância devem ser tidos particularmente em conta:

a) Na definição de política de capitalização há que ter em atenção o aspecto de durabilidade e materialidade do bem;

b) No que diz respeito à durabilidade, os bens de imobilizado devem ter uma vida útil superior a um ano, caso contrário deverá ser contabilizado como custo do exercício;

c) Quanto à materialidade, devemos ter a atenção que só se devem imobilizar bens materialmente significativos, pois ao imobilizarmos um bem, é sinal que o pretendemos controlar e este controlo tem custos efectivos com a sua manutenção.

6 - Elementos a incluir nas fichas do imobilizado devem ter os seguintes elementos:

a) Código (que deve discriminar o tipo de bem e a sua localização);

b) Data de aquisição, código do fornecedor e ou nome do fornecedor, número e data da factura de aquisição;

c) Custo de aquisição do bem com indicação discriminativa de quaisquer custos adicionais até o mesmo estar em condições de entrar em funcionamento (conforme critérios de valorimetria a observar); caso se trate de bem construído pelos SMAS deve indicar-se isso mesmo, bem como anexar-se a folha de obra e de materiais nele incluídos;

d) Indicação do regime de aquisição do bem, IVA dedutível e eventuais regularizações anuais conforme artigo 24.º do CIVA;

e) Data efectiva de entrada em funcionamento do bem;

f) Classificação contabilística, identificação e data do documento de lançamento;

g) Codificação do bem de acordo com a legislação de referência no que diz respeito às amortizações;

h) Regime de amortizações praticado;

i) Vida útil estimado do bem;

j) Valor das amortizações anuais e acumuladas;

k) Reavaliações efectuadas (data, legislação, critério, montante da reavaliação, diferencial de amortizações anuais e correcção das acumuladas);

l) Registo de grandes reparações efectuadas;

m) Seguro de capital, número de apólice, riscos cobertos);

n) Registos de conservação e reparação ao abrigo de contratos de assistência;

o) Registo dos controlos efectuados.

7 - No seguro deve ser indicado quais os riscos a incluir na apólice, escolha da seguradora, montante de capital a segurar e esquema de actualização desse mesmo capital.

8 - Nos restantes itens deve observar-se o seguinte:

a) Legislação aplicável, nomeadamente normas e directrizes contabilísticas, POCAL, (no que se refere a critérios de valorimetria e regras de contabilização);

b) Decreto regulamentar 25/2009, em como as suas actualizações no que se refere às amortizações.

Artigo 48.º

Normas e procedimentos específicos referentes ao imobilizado incorpóreo

Tudo o que ficou acima escrito sobre imobilizado corpóreo, aplica-se ao imobilizado incorpóreo com as necessárias adaptações.

Artigo 49.º

Normas e procedimentos específicos referentes aos investimentos financeiros

1 - Para os Investimentos Financeiros, além de ser necessário respeitar tudo o que se disse quanto ao imobilizado corpóreo aqui aplicável, deve atender-se ao seguinte:

a) Existência de autorização por parte do Conselho de Administração de toda e qualquer decisão de investimento financeiro;

b) Definição das políticas de valorimetria a observar;

c) Política contabilística relacionada com o reconhecimento dos gastos.

2 - Nos investimentos financeiros representados por títulos, se estiverem à guarda dos SMAS:

a) Deve constar a indicação do responsável pela sua guarda, com especial indicação de o mesmo não ter acesso aos registos contabilísticos desses títulos;

b) Devem ser feitas de surpresa, contagens físicas dos títulos por um responsável alheio ao processo contabilístico e posterior confrontação com os registos contabilísticos dos mesmos títulos;

c) Deve existir um local seguro e apropriado protegido para a guarda destes bens;

d) Deve ser definida apropriada política de provisões para estes bens;

e) Deve ser criado um arquivo especial para todos os documentos relacionados com estes bens;

f) Deve existir por escrito toda e qualquer decisão de se efectuar lançamentos contabilísticos não usuais.

3 - No que se refere a investimentos financeiros em bens imóveis, aplica-se tudo o que se disse sobre imobilizado corpóreo.

Tudo o que ficou acima escrito sobre imobilizado corpórea, aplica-se aos investimentos financeiros e bens imóveis, com as necessárias adaptações.

SECÇÃO VI

Contabilidade de custos

Artigo 50.º

Funções principais

1 - A contabilidade de custos é um subsistema obrigatório no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços.

2 - O custo das funções, dos bens e dos serviços deve corresponder aos respectivos custos directos e indirectos relacionados com a produção, distribuição, administração geral e financeira.

3 - As grandes funções consideradas no POCAL são designadas por:

a) Funções gerais;

b) Funções sociais;

c) Funções económicas;

d) Outras funções.

4 - Os SMAS utilizarão no seu subsistema de custos a classificação funcional prevista no POCAL, escolhendo as actividades que possam ser adaptadas à sua realidade, tendo em conta as diferentes designações referidas no artigo seguinte.

Artigo 51.º

Classificação funcional prevista no POCAL

1 - Funções gerais podem subdividir-se em:

Serviços gerais da administração pública;

Administração geral;

2 - As funções sociais podem subdividir-se em:

Saneamento;

Abastecimento de água;

Artigo 52.º

Imputação de custos indirectos

1 - A imputação dos custos indirectos efectua-se após o apuramento dos custos directos por função através de coeficientes.

2 - O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada função corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos no total geral dos custos directos apurados em todas as funções.

3 - O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada bem ou serviço corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos da função em que se enquadram.

4 - Os custos indirectos de cada função resultam da aplicação do respectivo coeficiente de imputação ao montante total dos custos indirectos apurados.

5 - Os custos indirectos de cada bem ou serviço obtêm-se aplicando ao montante do custo indirecto da função em que o bem ou serviço se enquadra, o correspondente coeficiente de imputação dos custos indirectos. O custo de cada função, bem ou serviço apura-se adicionando aos respectivos custos directos, os custos indirectos calculados de acordo com o definido no n.º 4 do presente artigo.

6 - Os documentos de contabilidade de custos cujo conteúdo mínimo obrigatório consta do POCAL podendo consubstanciarem-se nas seguintes fichas:

a) Materiais (CC-1);

b) Cálculo de custo/hora da mão-de-obra (CC-2);

c) Mão de obra (CC-3);

d) Cálculo do custo/hora máquina e viaturas (CC-4);

e) Máquinas e viaturas (CC-5);

f) Apuramento de custos indirectos (CC-6);

g) Apuramento de custos de bem ou serviço (CC-7);

h) Apuramento de custos directos da função (CC-8);

i) Apuramento de custos por função (CC-9);

7 - As designações das fichas mencionadas nas alíneas do número anterior, devem estar em conformidade com o sistema contabilístico adoptado pelos SMAS, nos termos do POCAL.

CAPÍTULO VI

Responsabilidade funcional

Artigo 53.º

Violação das regras

A violação de regras estabelecidas no presente Regulamento, sempre que indicie infracção disciplinar, dará lugar à instauração do procedimento competente nos termos previstos no estatuto Disciplinar dos Trabalhadores que exercem Funções Públicas.

Artigo 54.º

Efeitos na avaliação de desempenho

As informações de serviço que dêem conta da violação das regras estabelecidas no presente Regulamento, devidamente comprovadas, integrarão o processo individual do trabalhador visado, sendo levadas em consideração na atribuição da avaliação de desempenho relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO VII

Disponibilidades finais e transitórias

Artigo 55.º

Disposições finais

1 - Regra geral tudo que for omisso neste Regulamento, aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicáveis às autarquias locais.

2 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao Conselho de Administração a resolução de qualquer situação não prevista.

Artigo 56.º

Eventual revogação de normas internas

São revogadas eventuais normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor na parte em que contrariarem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Artigo 57.º

Remessa de cópias

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 58.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor precedido de aprovação pelos órgãos competentes da Autarquia, no dia seguinte ao da sua publicação em Edital, nos termos do artigo 10.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro (POCAL) na redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro e pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro.

Tomar, 29 de Janeiro de 2010. - O Presidente do Conselho de Administração, Luís Duarte Vicente.

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