Portaria 708/88
de 26 de Outubro
O Decreto-Lei 789/76, de 4 de Novembro, que aprovou a Lei Orgânica da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, criou as condições para a reorganização necessária de estruturas, de modo a garantir «[...] o apoio administrativo à coordenação interministerial» e também «a informação técnica e o estudo dos processos administrativos da competência do Conselho de Ministros e do Primeiro-Ministro, a par de uma adequada assistência em matéria de informação, documentação e relações com o público».

Como resultado da sua actividade e dos seus imperativos orgânicos, a Secretaria-Geral tem visto crescer a sua documentação de arquivo, tornando-se incomportável e desnecessária a conservação de tal volume de documentos, em termos de espaço e de operacionalidade.

Numa perspectiva de moderna gestão de informação e como forma de garantir uma melhor articulação dos serviços e uma maior eficácia e celeridade de resposta às solicitações que lhe são feitas, impõe-se que ao arquivo seja conferida a importância que lhe cabe como centro dinâmico difusor da informação.

Considerando a necessidade de preservar a documentação com interesse histórico ou administrativo fora do vulgar;

Considerando, paralelamente, por imperativos de funcionalidade e economia, a necessidade de inutilizar toda aquela documentação há muito arquivada e sem qualquer interesse histórico ou administrativo;

Considerando ainda, de uma forma geral, a necessidade de definir os prazos de conservação de toda a documentação arquivística, com vista à sua utilização pelos serviços da Secretaria-Geral;

Ao abrigo do disposto no Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro:
Manda o Governo, pelo Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, o seguinte:

É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, anexo ao presente diploma e que dele faz parte integrante.

Presidência do Conselho de Ministros.
Assinada em 7 de Outubro de 1988.
O Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, Luís Manuel Gonçalves Marques Mendes.

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA SECRETARIA-GERAL DA PRESIDÊNCIA DO CONSELHO DE MINISTROS

1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento aplica-se à Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros e aos serviços e organismos por ela apoiados.

2.º
Tipos de arquivo
1 - É criado o arquivo histórico da Presidência do Conselho de Ministros, com vista a reunir os fundos arquivísticos de interesse histórico e cultural, quer da Secretaria-Geral, gabinetes ministeriais e Conselho de Ministros, quer ainda de serviços extintos que remetam a sua documentação de arquivo para esta Secretaria-Geral;

2 - São mantidos os arquivos corrente e intermédio (actual arquivo geral) existentes na Secretaria-Geral;

3 - A actividade do arquivo histórico deverá ser harmonizada com a política arquivística nacional.

3.º
Documentos de conservação permanente
1 - Consideram-se de conservação permanente os originais dos documentos com interesse histórico, científico, cultural ou administrativo, em virtude dos factos a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos, nomeadamente:

a) Documentos normativos, entendidos como sendo todos aqueles que estabelecem ou sugerem um procedimento a seguir;

b) Documentos constitutivos, necessários à prova de direitos e obrigações, sua alteração ou extinção;

c) Documentos justificativos, que embora de teor informativo relevam para análise dos documentos constitutivos, aos quais servem de fundamento.

2 - Os originais dos documentos de conservação permanente, após o decurso do prazo de 30 anos ou logo que deixem de revestir interesse directo para os serviços ou se encontrem neles microfilmados, deverão ser remetidos ao arquivo histórico.

4.º
Documentos de inutilização após certo prazo
Os documentos não abrangidos pelo número anterior poderão ser inutilizados após os prazos mínimos de conservação que se indicam na tabela de selecção anexa, salvo se lei especial dispuser diferentemente.

5.º
Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem
1 - Os documentos referidos no número precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, desde que microfilmados.

2 - A microfilmagem de substituição deverá ser fundamentada, dando prioridade aos documentos volumosos ou de grande formato e às grandes séries documentais.

3 - Após o decurso do prazo de conservação dos documentos, serão as respectivas microformas de substituição acompanhadas dos elementos respeitantes ao ordenamento, descrição e indexação das peças arquivísticas reproduzidas, enviadas ao arquivo intermédio, cujo responsável poderá propor a sua destruição.

6.º
Documentos de inutilização imediata
1 - Consideram-se de inutilização imediata todos os documentos de conteúdo meramente informativo, não abrangidos nos números anteriores, que revistam carácter efémero e interesse diminuto, designadamente:

a) Documentos informativos internos;
b) Ofícios, comunicações e notas de simples conhecimento;
c) Pedidos de informação e respectivas respostas, quando não requeiram qualquer acção ou decisão consequentes;

d) Comunicados e notas de actividades públicas e privadas recebidos para simples conhecimento ocasional;

e) Recordatórias a que foi dado cumprimento.
2 - Estes documentos podem ser inutilizados logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originem.

7.º
Microfilmagem
1 - A microfilmagem envolve as seguintes operações:
a) Selecção da documentação;
b) Preparação dos originais a microfilmar;
c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;

d) Microfilmagem;
e) Conferência da microforma com o original;
f) Identificação das microcópias;
g) Descrição e armazenamento das microcópias.
2 - As microformas não poderão sofrer cortes ou emendas, salvo em casos devidamente justificados, e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento autenticados pela assinatura do responsável do centro de microfilmagem sob selo branco ou de perfuração especial.

3 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas microcópias, devidamente referenciadas, ficando uma no serviço interessado e outra no arquivo intermédio.

4 - As fotocópias têm força probatória legal, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microformas, devendo ser autenticadas com a assinatura do responsável e com o selo branco.

8.º
Autorização para microfilmagem e inutilização de documentos
1 - A competência para autorizar, quer a microfilmagem a partir de documentos ou suporte magnético da informação produzida através do tratamento automático de dados, quer a inutilização de documentos ou microcópias de substituição, pertence ao secretário-geral da Presidência do Conselho de Ministros.

2 - Tal competência pode ser delegada, contendo o despacho de delegação os termos e limites a que a autorização se deve confinar.

9.º
Segurança da inutilização de documentos
A segurança da inutilização de documentos originais ou microcópias de substituição será garantida pela destruição manual ou mecânica, de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio o auto de inutilização.

10.º
Resolução de dúvidas
1 - Em caso de fundadas dúvidas quanto à manutenção em arquivo de documentos com interesse administrativo ou técnico, as mesmas serão resolvidas por despacho do Primeiro-Ministro.

2 - No caso de dúvida quanto ao interesse histórico, deverá ser consultado o Instituto Português de Arquivos.

Prazos mínimos de conservação de espécies documentais
(ver documento original)