De acordo com o n.º 3 do artigo 27.º dos Estatutos do Instituto de Higiene e Medicina Tropical da Universidade Nova de Lisboa, anexos ao Despacho 13946/2014, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 222, de 17 de novembro de 2014, a organização dos Serviços de Apoio deste Instituto é determinada pelo Diretor, constando de Regulamento aprovado por este. Assim, neste enquadramento, e considerando o modo como o funcionamento destes Serviços se irão desenvolver na vigência dos referidos Estatutos, publica-se o Regulamento dos Serviços de Apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, aprovados pelo nosso Despacho 19 de 15 de abril de 2015.
21 de abril de 2015. - O Diretor, Prof. Doutor Paulo Ferrinho.
ANEXO
Regulamento dos Serviços de Apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical (IHMT)
CAPÍTULO I
Dos Serviços de Apoio do IHMT
Artigo 1.º
Integram os Serviços de Apoio do Instituto de Higiene e Medicina Tropical, adiante abreviado por IHMT:
a) O Administrador;
b) A Direção de Serviços;
c) A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
d) A Divisão de Gestão de Recursos Humanos;
e) A Divisão Académica;
f) O Gabinete de Informática;
g) Os Serviços de Manutenção;
h) O Secretariado de Apoio às Unidades de Ensino e Investigação;
i) O Secretariado do Conselho de Gestão.
CAPÍTULO II
Artigo 2.º
Do Administrador
1 - O Administrador coordena e supervisiona o funcionamento e a interligação dos Serviços de Apoio sob a sua dependência.
2 - O Administrador participa na gestão do GHTM participando como membro do seu Conselho de Administração.
3 - O Administrador exerce, ainda as competências que lhe forem delegadas pelo Diretor do IHMT.
4 - O Administrador reporta diretamente ao Diretor do IHMT.
CAPÍTULO III
Artigo 3.º
Da Direção de Serviços
1 - Compete à Direção de Serviços dirigir superiormente as Divisões e os demais serviços incluídos nesta Direção, articulando o seu funcionamento com os demais serviços do IHMT.
2 - A Direção de Serviços compreende:
a) A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
b) A Divisão de Gestão de Recursos Humanos;
c) Os Serviços de Manutenção;
3 - A Direção de Serviços é dirigida por um Diretor de Serviços, que reporta ao Administrador.
4 - O Diretor de Serviços exerce, ainda, as funções nele delegadas pelo diretor sob, proposta do Administrador.
Artigo 4.º
Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial
1 - Compete à Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial:
a) Elaborar a proposta de orçamento e proceder ao seu acompanhamento e controlo;
b) Emitir e processar as requisições de fundos;
c) Emitir e processar as faturas respeitantes aos serviços prestados pelo IHMT e assegurar a sua boa cobrança;
d) Processar as faturas respeitantes às aquisições de bens e serviços adquiridos pelo IHMT e emitir as respetivas ordens de pagamento;
e) Proceder à conciliação bancária;
f) Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente a Conta de Gerência a submeter à aprovação do Conselho de Gestão e envio às entidades competentes;
g) Acompanhar e apoiar os processos de auditoria financeira às contas do IHMT;
h) Assegurar as aquisições de bens e serviços necessários ao bom funcionamento do IHMT, nomeadamente através do lançamento dos procedimentos que para tal se venham a revelar legalmente exigíveis;
i) Emitir as requisições aos fornecedores dos bens e serviços que se revelem necessários;
j) Manter em armazém o material de uso geral;
k) Proceder à receção de todo o material encomendado pelo IHMT e assegurar a sua entrega aos serviços e unidades;
l) Organizar e manter atualizados o cadastro e o inventário dos bens do IHMT;
m) Gerir o património do IHMT e velar pela sua conservação e segurança, promovendo a sua manutenção e as reparações necessárias;
n) Apoiar os coordenadores dos projetos na gestão financeira dos mesmos, nomeadamente na elaboração de relatórios financeiros;
o) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência;
p) Cumprir as demais atribuições que lhe sejam cometidas pelo Diretor.
2 - A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial é dirigida por um Chefe de Divisão, que reporta ao Diretor de Serviços.
3 - A Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial integra a Tesouraria do IHMT, à qual compete:
a) Dar entrada de todas as receitas;
b) Efetuar o depósito regular de todas as receitas cobradas;
c) Assegurar os pagamentos previamente autorizados pelo Conselho de Gestão;
d) Elaborar as guias de entrega ao Estado e outras entidades das importâncias e descontos que lhes sejam devidos;
e) Registar a liquidação dos meios de pagamentos emitidos;
f) Assegurar a gestão do fundo de maneio;
g) Elaborar regularmente a informação necessária ao acompanhamento, pelo Conselho de Gestão, dos fluxos financeiros do IHMT, nomeadamente através da preparação dos mapas legalmente exigidos.
4 - O Tesoureiro responsável pelas operações da Tesouraria é nomeado pelo Diretor, sob proposta do Administrador.
5 - O Diretor indicará ainda, um trabalhador, que substituirá o Tesoureiro nas suas faltas e impedimentos.
6 - O Tesoureiro reporta ao Chefe da Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial.
Artigo 5.º
Divisão de Gestão de Recursos Humanos
1 - Compete à Divisão de Gestão de Recursos Humanos, nomeadamente:
a) Instruir, organizar e movimentar os processos relativos aos recursos humanos do IHMT;
b) Assegurar a gestão do mapa de pessoal;
c) Elaborar a previsão das despesas com o pessoal a incluir no projeto de orçamento do IHMT;
d) Preparar e acompanhar a tramitação dos procedimentos de recrutamento de trabalhadores, até à respetiva contratação e acolhimento;
e) Organizar e manter atualizado o cadastro de recursos humanos;
f) Elaborar informações conducentes à tomada de decisão superior, nomeadamente no âmbito da renovação de contratos e acumulação de funções;
g) Processar as remunerações, abonos e descontos legais do pessoal;
h) Elaborar os documentos referentes ao pessoal, necessários à prestação de contas do IHMT;
i) Promover a identificação das necessidades de formação profissional, elaborar o respetivo plano anual e efetuar o seu acompanhamento;
j) Divulgar externamente as oportunidades de candidatura a bolsas de investigação científica oferecidas no IHMT;
k) Instruir os processos dos bolseiros de investigação científica, apoiando os Júris dos concursos;
l) Processar as prestações devidas aos bolseiros de investigação científica;
m) Assegurar as competências relativas ao Núcleo do Bolseiro, previsto no artigo 15.º do Estatuto do Bolseiro de Investigação, aprovado pela Lei 40/2004, de 18 de agosto;
n) Conferir a pontualidade e assiduidade dos trabalhadores e proceder ao registo das justificações de faltas e de licenças sem remuneração;
o) Elaborar os mapas de férias;
p) Elaborar o Balanço Social;
q) Acompanhar o processo de avaliação de desempenho dos trabalhadores;
r) Emitir declarações e certidões referentes a situação profissional e de rendimentos dos trabalhadores e bolseiros;
s) Receber, registar e distribuir a correspondência dirigida aos órgãos e serviços do IHMT;
t) Registar a correspondência expedida pelo IHMT;
u) Organizar e manter atualizado o arquivo da Divisão de Gestão de Recursos Humanos;
v) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência;
x) Cumprir as demais atribuições que lhe sejam cometidas pelo Diretor.
2 - A Divisão de Gestão de Recursos Humanos é dirigida por um Chefe de Divisão, que reporta ao Diretor de Serviços.
Artigo 6.º
Serviços de Manutenção
1 - Compete aos Serviços de Manutenção, nomeadamente:
a) Velar pelo bom estado de conservação das instalações e do equipamento, promovendo o levantamento periódico das reparações necessárias, em articulação com a Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial;
b) Executar as pequenas reparações e acompanhar as operações de manutenção periódica;
c) Acompanhar as obras e reparações efetuadas nos edifícios e equipamento do IHMT por entidades externas e estabelecer os contactos com os seus representantes;
d) Assegurar os serviços de manutenção geral, nomeadamente o jardim, a vigilância e a limpeza das instalações;
e) Cumprir as demais atribuições que lhe sejam cometidas pelo Diretor.
2 - Os Serviços de Manutenção são coordenados pelo Diretor de Serviços.
CAPÍTULO IV
Artigo 7.º
Divisão Académica
1 - Compete à Divisão Académica, nomeadamente:
a) Prestar apoio administrativo ao Conselho Científico, ao Conselho Pedagógico e ao Conselho de Ética, no âmbito das competências previstas para estes órgãos e no respeito da sua autonomia científica e pedagógica;
b) Efetuar a gestão académica dos programas de 2.º e 3.º ciclo desde a fase de candidaturas até às provas de mestrado e de doutoramento;
c) Apoiar os alunos no que respeita à candidatura, ingresso, acompanhamento e conclusão dos cursos do IHMT;
d) Apoiar os alunos deslocados, em colaboração com o gabinete de cooperação, nomeadamente, estabelecendo contactos com as entidades competentes em matéria de ação social escolar;
e) Promover a divulgação dos cursos do IHMT;
f) Disponibilizar a informação para a emissão de materiais de divulgação dos cursos;
g) Proceder ao registo, nos programas de gestão académica e outros suportes informáticos, de todos os atos respeitantes à vida escolar dos alunos e monitorizar o registo realizado pelos próprios e pelos docentes;
h) Apoiar e esclarecer os docentes relativamente à interação com a plataforma informática para lançamento de notas;
i) Receber, lançar e disponibilizar os horários dos cursos na rede interna;
j) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos, das pautas e das inscrições;
k) Organizar e manter atualizado, em colaboração com o Gabinete de Informática, o ficheiro dos antigos alunos e estagiários do IHMT;
l) Emitir diplomas e certidões de matrícula, inscrição, aproveitamento e outras relativas a atos que constem nos serviços e não sejam de natureza reservada;
m) Elaborar relatórios estatísticos internos e nacionais (Raides e Renates) relativos a alunos matriculados e diplomados;
n) Disponibilizar a informação necessária à produção dos cartões de estudante;
o) Emitir e processar as faturas e recibos de propinas e outras taxas e emolumentos;
p) Assegurar a boa cobrança de propinas e outras taxas e emolumentos e gerir a conta corrente dos alunos;
q) Processar o final de curso, apurar a respetiva média e preparar os termos para validação pelos coordenadores de curso;
r) Gerir os processos de intercâmbio internacional de estudantes, ao abrigo de Convénios de mobilidade;
s) Proporcionar ao Gabinete de Cooperação e Relações Externas, informação sobre os alunos internacionais, para que este dê início aos procedimentos necessários;
t) Tratar os requerimentos apresentados pelos alunos e proceder ao respetivo encaminhamento;
u) Realizar atividades de apoio ao ensino, nomeadamente garantir a abertura das salas de aulas, bem como prestar todo apoio que lhe seja solicitado dentro das suas atribuições;
v) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência;
x) Cumprir as demais funções que lhe sejam cometidas pelo Diretor.
2 - A Divisão Académica é dirigida por um Chefe de Divisão que reporta diretamente ao Administrador, ou em quem ele delegar.
Artigo 8.º
Gabinete de Informática
1 - Compete ao Gabinete de Informática, nomeadamente:
a) Apoiar a instalação e o funcionamento das redes internas;
b) Velar pela segurança das redes internas e da intranet do IHMT;
c) Construir e manter atualizada as aplicações Web do IHMT;
d) Apoiar os utilizadores da rede informática do IHMT;
e) Dar parecer sobre a aquisição de software/hardware;
f) Dar parecer sobre a aquisição de serviços externos de manutenção e reparação de equipamentos de informática;
g) Assegurar a divulgação interna da informação geral que respeite a matéria da sua competência;
h) Monitorar a capacidade e disponibilidade dos componentes da infraestrutura tecnológica;
i) Investigar e promover a implementação de tecnologias que melhorem a interoperabilidade, a disponibilidade e o desempenho da infraestrutura tecnológica;
j) Emitir parecer, quando solicitado, nas áreas dos sistemas e tecnologias de informação;
k) Cumprir as demais funções que lhe sejam cometidas pelo Diretor.
2 - O Gabinete de Informática é dirigido por um Coordenador, equiparado a cargo de direção intermédia de 3.º grau, selecionado na carreira de Técnico Superior que reporta diretamente ao Administrador ou em quem ele delegar.
CAPÍTULO V
Do Secretariado
Artigo 9.º
Secretariado de Apoio às Unidades de Ensino e Investigação
1 - Na dependência direta do Administrador funciona um Secretariado de Apoio às Unidades de Ensino e Investigação, ao qual compete prestar apoio à atividade dos serviços e dos membros das Unidades de Ensino e Investigação.
2 - Este secretariado é coordenado por um trabalhador do Instituto de Higiene e Medicina Tropical designado pelo Diretor, sob proposta do Administrador.
Artigo 10.º
Secretariado do Conselho de Gestão
1 - Na dependência direta do Administrador funciona o Secretariado do Conselho de Gestão, ao qual compete prestar apoio à atividade dos membros daquele Conselho.
2 - Os trabalhadores deste serviço são designados pelo Diretor, sob proposta do Administrador.
CAPÍTULO VI
Disposições finais e transitórias
Artigo 11.º
Cargos dirigentes e coordenadores
1 - Os dirigentes e técnicos superiores com funções de coordenação nos serviços supra previstos, que se encontram nomeados à data da entrada em vigor do presente Regulamento, cujo cargo não tenha sofrido alteração de nível transitam para o serviço que lhe sucedeu.
2 - A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente nomeado àquela data, nem a contagem do respetivo prazo.
3 - Mantêm-se válidos os procedimentos concursais pendentes à data da entrada em vigor do presente Regulamento.
Artigo 12.º
Dúvidas e lacunas
As dúvidas de interpretação e a integração de lacunas que a aplicação do presente Regulamento venha a suscitar serão resolvidas pelo Diretor.
Artigo 13.º
Norma revogatória
É revogado o Regulamento dos Serviços de Apoio do IHMT, aprovado pelo Despacho 7767/2011, publicitado no Diário da República, 2.ª série, n.º 103, de 27 de maio de 2011.
Artigo 14.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.
208601166
