Aprova o Regulamento de Ajudas de Custo e de Transporte

Despacho 10126/2023

Sumário: Aprova o Regulamento de Ajudas de Custo e de Transporte.

Ao abrigo do disposto na alínea n) do n.º 1 do artigo 23.º dos Estatutos da Universidade de Évora, publicados pelo Despacho Normativo 7/2021 (2.ª série), de 12 de fevereiro, ouvido o Conselho de Gestão, por meu despacho de 06/09/2023 é aprovado e posto em vigor o Regulamento de Ajudas de Custo e de Transporte, que se anexa ao presente despacho.

É revogado o Despacho reitoral n.º 23/2012, de 9 de março e a Circular n.º 6/2021, de 7 de abril.

ANEXO

Regulamento de Ajudas de Custo e de Transporte

Enquadramento legal

O regime jurídico do abono de ajudas de custo e transporte em território nacional encontra-se fixado no Decreto-Lei 106/98, de 24 de abril, alterado pelo Decreto-Lei 137/2010, de 28 de dezembro, pela Lei 64-B/2011, de 30 de dezembro, pela Lei 66-B/2012, de 31 de dezembro, pela Lei 82-B/2014 de 31 de dezembro e pelo Decreto-Lei 33/2018, de 15 de maio.

O regime jurídico de abono de ajudas de custos no estrangeiro é regulado pelo Decreto-Lei 192/95, de 28 de julho, alterado pelo Decreto-Lei 137/2010, de 28 de dezembro.

Em conjugação com a legislação referida acima, deverá igualmente ser observada a Resolução do Conselho de Ministros n.º 51/2006, de 5 de maio, a Portaria 1553-D/2008 de 31 de dezembro, bem como o Ofício Circular Conjunto n.º 1/2003 do MF/DGO/DGAEP.

Artigo 1.º

Objeto

O presente regulamento define as normas aplicáveis aos atos e formalidades específicas dos procedimentos de pagamento de ajudas de custo e de transporte em território nacional e no estrangeiro pela Universidade de Évora (UÉvora).

Artigo 2.º

Âmbito

1 - O presente regulamento é aplicável a todos os/as trabalhadores/as que exerçam funções públicas na UÉvora, bem como a outros/as trabalhadores/as da Administração Pública que, nos termos gerais e especiais aplicáveis, prestem serviços na UÉvora e se desloquem do seu local de trabalho por motivos de serviço público.

2 - Têm também direito ao abono de ajudas de custo o pessoal sem vínculo à Administração Pública, que possuam as condições excecionais e preencham os requisitos constantes no artigo 14.º do Decreto-Lei 106/98, de 24 de abril, alterado pelo Decreto-Lei 137/2010, de 28 de dezembro, nomeadamente os bolseiros de investigação.

3 - Têm ainda direito a abono de ajudas de custo e transporte o pessoal aposentado que se desloque à Universidade de Évora por motivo de participação em júris de concurso e de doutoramento e atividades de investigação desde que devidamente fundamentadas.

Artigo 3.º

Conceitos

Para efeitos do presente regulamento, e nos termos gerais legais aplicáveis, considera-se:

a) Ajuda de custo: abono aplicável ao/à trabalhador/a que se ausente do seu local de trabalho, dentro ou fora de Portugal, por motivos de serviço público, com o objetivo de fazer face às despesas acrescidas, resultantes dessa deslocação (alimentação e alojamento);

O abono é atribuído em função dos seguintes critérios:

i) Se a distância for superior a 20 km do domicílio necessário, não ultrapassar um período de 24 horas e não implicar a necessidade de alojamento, denominam-se por deslocações diárias;

ii) Se a distância for superior a 50 km e se realizar num período superior a 24 horas, denominam-se por deslocações por dias sucessivos.

b) Domicílio necessário: localidade da instituição onde o trabalhador exerce funções.

As distâncias são contadas da periferia da localidade onde o/a trabalhador/a tem o seu domicílio, até à periferia da localidade de destino;

Para efeitos da contagem da quilometragem a registar nos boletins Itinerários, será preferencialmente utilizado o número de quilómetros definido no percurso aconselhado pelo Via Michelin/Google Maps.

c) Pedido de Autorização para Deslocação: Documento de preenchimento obrigatório, realizado no GESDOC - Sistema de Gestão Documental da Universidade de Évora, onde deverão constar todos os elementos necessários para a respetiva autorização;

d) Boletim Itinerário (BI): documento que confere suporte legal ao abono das ajudas de custo e transporte em território nacional/estrangeiro, disponibilizado na Internet, na página institucional dos Serviços Administrativos.

Artigo 4.º

Ajudas de Custo em Território Nacional

1 - O/A trabalhador/a que pretenda deslocar-se deverá solicitar autorização de deslocação, através do pedido de autorização de ajudas de custo e transporte, no GESDOC.

2 - Compete ao/à beneficiário/a do abono instruir o pedido com os documentos e demais elementos idóneos de prova, sem os quais o pedido será indeferido.

3 - O cálculo das ajudas de custo em território nacional processa-se pelas seguintes percentagens diárias do valor definido pela Portaria 1553-D/2008, de 31 de dezembro, alterada pelo Decreto-Lei 137/2010, de 28 de dezembro:

a) Deslocações Diárias:

i) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13h00 e as 14h00 (inclusive): 25 % (para fazer face às despesas com o almoço);

ii) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20h00 e as 21h00 (inclusive): 25 % (para fazer face às despesas com o jantar);

iii) Se não for possível o regresso à sua residência até às 22h00 - 50 % (para fazer face às despesas com o alojamento);

iv) O abono de ajudas de custo apenas será efetuado, quando a alimentação e o alojamento não sejam fornecidos em espécie.

b) Deslocações por dias sucessivos:

Consideram-se deslocações por dias sucessivos as que se efetivam num período superior a 24 horas e que impliquem realização de novas despesas:

i) No dia da partida, se a mesma ocorrer:



ii) No dia de regresso, se o mesmo ocorrer:



iii) Nos restantes dias, o pagamento do abono de ajuda de custo é de 100 %.

Os pressupostos dos pontos anteriores são observados desde que a alimentação e alojamento não sejam fornecidos em espécie.

iv) De acordo com a alteração introduzida pela Lei 82-B/2014, de 31 de dezembro, o pagamento da percentagem da ajuda de custo relativa ao alojamento, ou seja, depois das 20h (50 %), pode ser substituído, por opção do interessado, pelo reembolso da despesa efetuada com o alojamento em estabelecimento hoteleiro até 3 estrelas ou equivalente, até ao limite de 50 (euro).

4 - Não há lugar ao reembolso das despesas efetuadas com a alimentação. Excetua-se despesas elegíveis em projetos de investigação.

5 - O valor correspondente ao abono diário do subsídio de refeição é deduzido nas ajudas de custo, quando as despesas sujeitas a compensação incluírem o custo do almoço.

6 - Os cálculos a que se refere o presente artigo só serão realizados pelos Serviços face à instrução atempada, pontual e integral do respetivo procedimento, que deverá integrar todos os documentos e demais elementos idóneos de prova, sem os quais o pedido será indeferido.

Artigo 5.º

Ajudas de Custo em deslocação ao estrangeiro e no estrangeiro

1 - O/A trabalhador/a que pretenda deslocar-se ao estrangeiro deverá solicitar autorização de deslocação, através do pedido de autorização de ajudas de custo e transporte, no GESDOC.

2 - Os/As trabalhadores/as que se desloquem ao estrangeiro e no estrangeiro, por motivos de serviço público, têm direito, em alternativa e de acordo com a sua vontade, a uma das seguintes prestações.

a) Abono de ajuda de custo diária, em todos os dias da deslocação:



b) Reembolso das despesas de alojamento, em estabelecimento hoteleiro de três estrelas, mais ajuda de custo diária:



3 - Em situações excecionais, devidamente fundamentadas e autorizadas pelo/a Reitor/a, ou por decisor/a com competência delegada, nos termos da Resolução do Conselho de Ministros n.º 51/2006, de 5 de maio pode ser considerado o alojamento em unidade hoteleira de categoria superior a três estrelas, sem prejuízo do abono de 70 % da ajuda de custo.

4 - Caso a deslocação inclua o fornecimento de uma ou de ambas as refeições diárias, será deduzido à percentagem da ajuda de custo, 30 % por cada uma, não podendo nunca ser abonado valor inferior a 20 %.

5 - O valor correspondente ao abono diário do subsídio de refeição é deduzido nas ajudas de custo.

6 - Nas deslocações ao estrangeiro não é permitida a utilização de viatura própria, com exceção das deslocações transfronteiriças (Espanha), abonando-se de acordo com o artigo seguinte.

7 - Somente nos casos excecionais de representação da UÉvora e mediante despacho expresso do/a Reitor/a, ou de decisor/a com competência delegada, se procederá ao reembolso das despesas efetuadas com alimentação ou alojamento.

Artigo 6.º

Deslocações diárias transfronteiriças (Espanha)

As deslocações diárias ao estrangeiro, nomeadamente ao território espanhol, que não impliquem uma permanência superior a um dia (período inferior a 24 horas) são reguladas pelo Ofício Circular Conjunto n.º 1/2003 do MF/DGO/DGAEP e abonadas de acordo com os seguintes critérios:



Artigo 7.º

Deslocações em Conjunto

Nas deslocações em território nacional e ao estrangeiro que impliquem deslocações conjuntas, em que a missão conjunta integre trabalhadores/as de diferentes categorias, são abonadas ajudas de custo pelo escalão correspondente ao da categoria mais elevada. Excecionam-se deste artigo os/as motoristas.

Artigo 8.º

Transportes em Território Nacional e nas deslocações ao estrangeiro

Podem beneficiar do direito ao transporte todos os/as trabalhadores/as que exerçam funções públicas em qualquer modalidade de relação jurídica de emprego público e que se desloquem em território nacional e internacional.

Artigo 9.º

Transportes em Território Nacional

1 - O artigo 18.º do Decreto-Lei 106/98, de 24 de abril estabelece o princípio geral do direito ao transporte traduzido na utilização de veículos de serviço.

2 - Apenas quando, comprovadamente, não seja possível recorrer aos veículos de serviço, é lícito recorrer-se a outros meios, nomeadamente transportes públicos coletivos e, em casos especiais, o uso de veículo próprio ou recurso a veículo de aluguer, sem prejuízo da utilização de outro meio de transporte que se mostre mais conveniente, desde que em relação a ele esteja fixado o respetivo abono.

3 - Para efeitos de aplicação do presente artigo são definidas as regras seguintes:

a) Veículos de Serviço:

i) Só os/as trabalhadores/as devidamente autorizados, por despacho do/a Reitor/a, ou por decisor/a com competência delegada, poderão utilizar os veículos de serviço;

ii) Na utilização do veículo de serviço não há lugar ao pagamento de qualquer despesa de transporte;

b) Deslocações em Transportes Públicos Coletivos:

i) Nas deslocações em transportes coletivos, designadamente autocarro, comboio ou metro devem ser conservados os bilhetes de viagem e entregues juntamente com o Boletim Itinerário, a fim de ser reembolsado o seu valor, quando devidamente justificada a sua utilização e relacionados com o objetivo da deslocação;

ii) As classes das deslocações podem ser efetuadas de acordo com o estipulado no artigo 25.º do Decreto-Lei 106/98, de 24 de abril, alterado pelo Decreto-Lei 137/2010, de 28 de dezembro, alterado pela Lei 64- B/2011, de 30 de dezembro e Lei 66-B/2012, de 31 de dezembro, nomeadamente por caminho de ferro, por via aérea e por via marítima.

c) Uso de Automóvel Próprio:

i) A utilização de automóvel próprio para deslocações em serviço é permitida em casos especiais, por impossibilidade de utilização de veículos da Universidade de Évora ou da rede de transportes públicos, como se encontra previsto no n.º 2 do artigo 18.º do Decreto-Lei 106/98, de 24 de abril.

ii) O artigo 20.º do diploma legal citado identifica um conjunto de requisitos atinentes à excecionalidade do uso de automóvel próprio que devem ser verificados no ato de autorização prévia.

4 - A utilização de automóvel próprio nas deslocações ao serviço da Universidade de Évora carece de autorização prévia do/a Reitor/a, ou de decisor/a com competência delegada, pelo que os interessados devem promover a sua obtenção, por cada deslocação que pretendam efetuar e em momento anterior a sua efetiva realização.

5 - Para efeitos da obtenção da respetiva autorização de deslocação em automóvel próprio, devem os interessados efetuar pedido via GESDOC, no menu «Requisições», «Pedido para autorização de deslocação», como condição necessária a validação do pedido e processamento dos respetivos pagamentos.

6 - O pedido de autorização da deslocação em automóvel próprio ao serviço da Universidade tem de identificar, em alternativa, os seguintes fundamentos, expressamente:

a) Que se encontram esgotadas as possibilidades de utilização económica das viaturas da Universidade e que o atraso no transporte implica grave inconveniente para o serviço, em conformidade com o n.º 2 do artigo 20.º do Decreto-Lei 106/98, de 24 de abril;

b) A conveniência do/a interessado/a na utilização de veículo próprio em deslocações de serviço para localidades servidas por transporte público que devesse em princípio utilizar.

7 - Não serão reembolsadas quaisquer outras despesas resultantes do uso de veículo próprio, nomeadamente combustível, com exceção de despesas elegíveis em projetos de investigação.

8 - A utilização de viatura própria em violação das determinações dos números anteriores, impõe o não pagamento de qualquer importância a título de reembolso por essa utilização.

9 - Quando se desloquem dois ou mais trabalhadores/as em veículo próprio para o mesmo local, só será efetuado o pagamento de transporte a um/a trabalhador/a.

10 - A UÉvora não se responsabiliza por qualquer risco que advenha do uso do automóvel próprio, nem assume qualquer responsabilidade com prejuízos eventualmente ocorridos ou causados ao próprio ou a terceiros.

Artigo 10.º

Transportes nas deslocações ao estrangeiro e no estrangeiro

1 - No caso de ser utilizado o avião, os bilhetes são requisitados pelos Serviços da Universidade de Évora, devendo, o/a trabalhador/a entregar nos serviços o respetivo orçamento anexado ao Boletim de Deslocação ao Estrangeiro devidamente preenchido até 15 dias antes da realização da deslocação.

2 - As classes das deslocações podem ser efetuadas de acordo com o estipulado no artigo 25.º do Decreto-Lei 106/98, de 24 de abril, alterado pelo Decreto-Lei 137/2010, de 28 de dezembro, alterado pela Lei 64-B/2011, de 30 de dezembro e Lei 66-B/2012, de 31 de dezembro, nomeadamente por caminho de ferro, por via aérea e por via marítima.

3 - Nas deslocações no estrangeiro deverão ser apresentados os bilhetes e recibos das deslocações efetuadas.

Artigo 11.º

Boletim Itinerário

1 - Boletim Itinerário (BI) - Mod. n.º 683 (INCM)- réplica do modelo original preenchido pelo/a trabalhador/a, sem rasuras, contendo todas as deslocações do mês em causa, que pode ser obtido na página dos Serviços Administrativos da Universidade de Évora-Instruções para preenchimento do Boletim Itinerário (BI) (ver anexo A publicado no Despacho reitoral n.º 101/2023, de 6 de setembro).

2 - Não pode haver mais de um BI mensal por trabalhador/a, por tipo de deslocação.

3 - Sempre que se proceda ao reembolso do alojamento, ou quando a inscrição em eventos inclua a alimentação e/ou alojamento ou ainda quando os mesmos sejam oferecidos, deverá ser feita a respetiva menção, no BI, pelo/a trabalhador/a.

4 - O BI deve ser adicionado pelo/a trabalhador/a ao processo GESDOC que deu origem ao pedido de autorização para a referida deslocação, até ao dia 15 do mês seguinte àquele a que se referem as deslocações. Os BI afetos a Projetos deverão ser remetidos, via GESDOC, até dia 8 do mês seguinte à realização da deslocação.

5 - Em casos excecionais, devidamente fundamentados, e por causas não imputáveis aos/às requerentes, poderão ser aceites BI até ao dia 15 do segundo mês seguinte àquele a que diz respeito o BI.

6 - Só poderão ser processados os BI que estejam devidamente instruídos e cujas deslocações tenham ocorrido no ano em curso, com exceção do mês de dezembro, cujos BI serão processados no ano económico seguinte.

7 - Devem ser anexados ao BI os seguintes documentos:

a) Documentos de despesa na sua forma legal e original (ex. bilhetes de autocarro, comboio, metro), em nome e com o NIF (501 201 920) da Universidade de Évora;

b) Programa do evento/ Edital /Convocatória ou fundamentação do serviço prestado;

c) Certificado de presença e/ou comunicações apresentadas, os quais, quando se referirem a participação cofinanciada por projeto, devem ser apresentados em conformidade com as normas de financiamento.

Artigo 12.º

Adiantamento de ajudas de custo

1 - Em casos excecionais e devidamente fundamentados, o/a trabalhador/a que se desloque em serviço público pode requerer o abono adiantado das respetivas ajudas de custo mediante opção expressa, a apresentar até 15 dias úteis antes da deslocação.

2 - No caso de o adiantamento ser autorizado pelo/a Reitor/a, ou de decisor/a com competência delegada, o/a trabalhador/a dispõe até 10 dias após o seu regresso, para prestar contas da importância avançada.

3 - O não cumprimento dos prazos referidos no presente artigo importam a extinção do respetivo procedimento nos termos do Código do Procedimento Administrativo, devendo o/a trabalhador/a proceder à devolução do valor adiantado.

Artigo 13.º

Disposições Diversas

1 - Os encargos relativos à participação de docentes da Universidade de Évora em júris de concursos realizados ao abrigo do Estatuto da Carreira Docente Universitária, e em júris de provas de doutoramento e de agregação ou ao abrigo do Estatuto da Carreira do Pessoal Docente do Ensino Superior Politécnico serão suportados pela Universidade de Évora, nos termos da Recomendação do CRUP n.º 2/2012, de 10 de julho.

2 - Os encargos relativos à participação de docentes da Universidade de Évora em júris de Mestrados serão suportados pela entidade que convida, nos termos da Recomendação do CRUP n.º 2/2012, de 10 de julho.

3 - Os encargos relativos à ajuda de custo e transporte na deslocação à Universidade de Évora, de pessoal aposentado, para participação em júris de concurso e de provas de académicas poderão ser suportados pela Universidade de Évora, mediante pedido de autorização para o efeito ao/à Reitor/a ou a decisor/a com competência delegada.

Artigo 14.º

Responsabilidade

Os/as trabalhadores/as e demais colaboradores que tenham recebido indevidamente qualquer abono de ajudas de custo e transporte ficam obrigados à sua reposição, independentemente da responsabilidade disciplinar ou outra a que possa haver lugar.

Artigo 15.º

Dúvidas e omissões

Nas dúvidas e omissões que surjam da aplicação do presente Regulamento, deverá ser consultada a legislação em vigor.

12/09/2023. - A Reitora da Universidade de Évora, Hermínia Vasconcelos Vilar.

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Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

• 1995-07-28 - Decreto-Lei 192/95 - Ministério das Finanças

  REGULA A ATRIBUIÇÃO DE AJUDAS DE CUSTO POR DESLOCAÇÕES EM SERVIÇO PÚBLICO AO ESTRANGEIRO, POR PARTE DOS FUNCIONÁRIOS E AGENTES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. PREVÊ A FIXAÇÃO, POR DESPACHO CONJUNTO DOS MINISTROS DAS FINANÇAS E DOS NEGÓCIOS ESTRANGEIROS DAS CONDIÇÕES ESPECIAIS A QUE DEVE FICAR SUJEITO O PESSOAL EM SERVIÇO NAS MISSÕES NO ESTRANGEIRO E POSTOS CONSULARES.

• 1998-04-24 - Decreto-Lei 106/98 - Presidência do Conselho de Ministros

  Estabelece o regime jurídico dos abonos de ajudas de custo e transporte pelas deslocações em serviço público.

• 2008-12-31 - Portaria 1553-D/2008 - Ministério das Finanças e da Administração Pública

  Procede à revisão anual das tabelas de ajudas de custo, subsídios de refeição e de viagem, bem como dos suplementos remuneratórios, para os trabalhadores em funções públicas e actualiza as pensões de aposentação e sobrevivência, reforma e invalidez.

• 2010-12-28 - Decreto-Lei 137/2010 - Ministério das Finanças e da Administração Pública

  Aprova um conjunto de medidas adicionais de redução de despesa com vista à consolidação orçamental prevista no Programa de Estabilidade e Crescimento (PEC) para 2010-2013.

• 2011-12-30 - Lei 64-B/2011 - Assembleia da República

  Aprova o Orçamento do Estado para 2012 bem como o regime excepcional de regularização tributária de elementos patrimoniais que não se encontrem em território português, em 31 de Dezembro de 2010, abreviadamente designado pela sigla RERT III.

• 2012-12-31 - Lei 66-B/2012 - Assembleia da República

  Aprova o Orçamento do Estado para o ano de 2013.

• 2018-05-15 - Decreto-Lei 33/2018 - Presidência do Conselho de Ministros

  Estabelece as normas de execução do Orçamento do Estado para 2018