Sumário: Regulamento da Organização e Estrutura dos Serviços.
Regulamento da Organização e Estrutura dos Serviços
Introdução
Para os efeitos estipulados no artigo 14.º do Decreto-Lei 305/2009 de 23 de outubro, torna público que, a Assembleia de Freguesia em reunião ordinária realizada em 25 setembro de 2019, aprovou sobre proposta da Junta de Freguesia, o regulamento da Organização e Estrutura dos Serviços da Junta de Freguesia do Porto Santo.
Torna-se assim, indispensável proceder à reorganização da estrutura organizacional da Junta de Freguesia do Porto Santo com vista a dotá-la dos instrumentos necessários e adequados ao cumprimento dos princípios e desígnios definidos, designadamente, prosseguir com racionalidade, transparência e proximidade aos cidadãos a sua missão e uma harmonização entre os princípios da descentralização e da subsidiariedade e as exigências de unidade e de eficácia da ação administrativa.
Na ausência de uma estrutura interna que estabeleça uma operacionalidade eficiente dos serviços desta Junta de Freguesia, impõe-se a sua estruturação, para que seja possível o exercício das funções de acordo com um modelo operativo e com alguns dos princípios enunciados no Decreto-Lei 305/2009, de 23 de outubro, nomeadamente, os princípios de unidade e eficácia da ação, de racionalização de meios e eficiência na afetação dos recursos públicos, bem como, garantir uma maior racionalidade e operacionalidade dos serviços autárquicos, assegurando que uma maior autonomia de decisão tenha sempre como contrapartida uma responsabilidade mais direta.
Atendeu-se na sua elaboração por uma estrutura composta por unidades orgânicas flexíveis, que traduzissem eficiência e eficácia, baseado na experiência dos serviços prestados à comunidade.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Objeto e âmbito
1 - O presente regulamento estabelece os princípios organizativos e a estrutura da organização e funcionamento dos serviços da Junta de Freguesia do Porto Santo.
2 - O presente regulamento aplica-se a todos os serviços da freguesia e a todos os trabalhadores que prestam serviço diretamente à autarquia.
3 - O presente regulamento estabelece a organização, a estrutura e as competências de cada uma das áreas funcionais definidas, sendo o instrumento base de suporte à organização e gestão da atividade da Junta de Freguesia do Porto Santo.
Artigo 2.º
Objetivos
No desempenho das suas competências e atribuições, os serviços da freguesia devem prosseguir os seguintes objetivos e princípios:
a) Os serviços seguem a metodologia do sistema de planeamento, programação, orçamentação e controlo, assegurando a plena integração das opções do plano com os correspondentes orçamentos e objetivos estratégicos e operacionais definidos;
b) Obtenção de elevados índices de melhoria na prestação de serviços à população, respondendo prontamente às suas necessidades e aspirações;
c) Desburocratização e modernização do funcionamento dos serviços, acelerando os processos e tomada de decisão;
d) Dignificação e valorização profissional dos trabalhadores autárquicos e sua responsabilização;
e) Os serviços privilegiam os princípios da legalidade, da igualdade, da proporcionalidade, da justiça, da imparcialidade, da boa-fé, da dignidade social e da igualdade no tratamento de todos os cidadãos;
f) Os serviços agirão e procederão de modo a que nenhum cidadão possa ser privilegiado, beneficiado, prejudicado, privado de qualquer direito ou isento de qualquer dever em razão de ascendência, sexo, raça, língua, território de origem, religião, convicções políticas ou ideológicas, instrução, situação económica ou condição social;
g) O interesse público prevalece sobre os interesses particulares ou de grupos, no respeito pelos direitos e interesses garantidos e assegurados aos cidadãos.
Artigo 3.º
Superintendência e delegação
1 - A superintendência e coordenação dos serviços da junta, sem prejuízo da faculdade de delegação de poderes nesta matéria, competem ao órgão executivo, nos termos e para os efeitos previstos da legislação em vigor.
2 - O Presidente da Junta de Freguesia pode, nos termos e para os efeitos previstos na legislação em vigor, delegar poderes nos vogais.
3 - Nos casos previstos no número anterior, os vogais prestarão ao Presidente da Junta, informação detalhada sobre o desempenho das tarefas de que tenham sido incumbidos ou, sobre o exercício das competências que neles tenham sido delegadas, nomeadamente, através de relação identificativa das decisões que tomarem e que impliquem obrigações ou responsabilidades para a Junta de Freguesia ou sejam constitutivas de direitos de terceiros.
Artigo 4.º
Competências gerais nas funções de chefia e de coordenação
Compete ao pessoal com funções de chefia e coordenação, dirigir o respetivo serviço e:
a) Coordenar a unidade orgânica pela qual é responsável e também a atividade dos trabalhadores que lhe estão adstritos;
b) Garantir o cumprimento das deliberações da Junta de Freguesia, dos despachos do seu Presidente e vogais com poderes delegados, nas suas áreas de atuação;
c) Prestar informações e emitir pareceres sobre assuntos que devam ser submetidos a despacho ou deliberação do órgão executivo sobre matéria da competência da unidade orgânica pela qual são responsáveis;
d) Colaborar na preparação dos instrumentos de planeamento, programação e gestão da atividade da Junta;
e) Garantir o cumprimento das normas legais e regulamentares, de instruções superiores, de prazos e outras atuações que sejam da responsabilidade da unidade pela qual são responsáveis;
f) Propor medidas no sentido da melhoria e da desburocratização dos serviços ou dos circuitos administrativos e emitir as instruções necessárias à perfeita execução das tarefas a seu cargo;
g) Coordenar as relações com as outras unidades e orgânicas, no sentido de atingir níveis de eficácia e eficiência dentro da unidade orgânica pela qual são responsáveis;
h) Exercer as demais competências que resultem da lei, de normas de controlo interno e de outra regulamentação interna, ou de outras que lhe sejam atribuídas por despacho ou deliberação do órgão executivo;
i) Exercer as competências que lhe forem delegadas pelos eleitos, nos termos do quadro legal em vigor;
j) Exercer ou propor ação disciplinar nos limites da competência que o Estatuto lhes atribuir;
k) Prestar informação sobre as necessidades ou disponibilidades de efetivos afetos às suas unidades orgânicas;
l) Verificar e controlar a pontualidade e a assiduidade e justificar ou não as faltas participadas ou sem justificação;
m) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento dos serviços de acordo com a legislação em vigor;
n) Assistir, sempre que for determinado, às sessões e reuniões dos órgãos autárquicos;
o) Participar na avaliação de desempenho dos trabalhadores, sempre que lhe for solicitado, informando sobre estes, de acordo com a regulamentação em vigor;
p) Definir metodologias e regras que visem minimizar as despesas com o funcionamento das unidades orgânicas pelas quais são responsáveis.
Artigo 5.º
Regime de Substituições
Sem prejuízo do que no presente regulamento se encontrar especialmente previsto, os cargos de chefia e coordenação são assegurados, em situações de falta, ausência ou impedimento dos respetivos titulares, pelos trabalhadores adstritos a essas unidades que forem superiormente designados.
Artigo 6.º
Dos trabalhadores
A atividade dos trabalhadores da Junta de Freguesia está sujeita aos seguintes princípios:
a) Mobilidade interna, embora com respeito pelas áreas funcionais que correspondem às qualificações e categorias profissionais dos trabalhadores;
b) Avaliação regular e periódica do desempenho e mérito profissional;
c) Responsabilização disciplinar nos termos da Lei, sem prejuízo de qualquer outra de foro civil ou criminal.
Artigo 7.º
Mobilidade interna
1 - A afetação dos trabalhadores para cada unidade orgânica, é definida por despacho do Presidente da Junta ou Vogal com competência delegada para a gestão de recursos humanos, tendo em conta os conhecimentos, a capacidade, a experiência e qualificações profissionais adequadas à natureza das funções atribuídas a essas unidades.
2 - Dentro de cada unidade orgânica, a afetação é decidida por despacho do Presidente da Junta ou do Vogal com competência delegada para a gestão de recursos humanos.
3 - Pode ser feita a afetação temporária de trabalhadores de uma unidade orgânica a outra, em regime de mobilidade interna, mediante despacho do Presidente da Junta ou do Vogal com competência delegada para a gestão de recursos humanos, o qual especificará as funções ou tarefas a desempenhar, o prazo da mobilidade e as dependências hierárquica ou funcional em que o trabalhador é colocado.
CAPÍTULO II
Da Estrutura organizacional
Artigo 8.º
Estrutura das unidades orgânicas, competências e atribuições
A estrutura Interna dos serviços da Junta de Freguesia do Porto Santo é constituída pelas seguintes cinco unidades e duas subunidades, de caráter flexível, que corresponde integralmente à classificação orgânica adotada no orçamento da Junta de Freguesia:
01 - Órgão Executivo - Administração Autárquica;
02 - Unidade de Gestão de Recursos;
03 - Secção de Finanças, Contabilidade e Património:
3a) - Limpeza e Manutenção de Espaços;
04 - Secção de Recursos Humanos, Aprovisionamento e Apoio Administrativo:
4a) - Atendimento Geral;
05 - Secção das Funções Sociais e Eventos.
Organograma da Junta de Freguesia do Porto Santo
(ver documento original)
Artigo 9.º
Órgão Executivo - Administração Autárquica
1 - A Junta de Freguesia é o órgão executivo colegial da freguesia, competindo-lhe gerir a Freguesia no quadro das atribuições e competências para as autarquias estabelecidas na Lei 75/2013, de 12 de setembro e no quadro de competências e regime de funcionamento dos órgãos das freguesias estabelecido pela Lei 169/99, de 18 de setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de janeiro, Lei 67/2007, de 31 de dezembro, Lei 75/2013, de 12 de setembro e Lei 7-A/2016, de 30 de março.
2 - No exercício das suas funções, os eleitos locais que integram a Junta de Freguesia, estão vinculados ao cumprimento dos seguintes princípios:
a) Em matéria de legalidade e direitos dos cidadãos:
i) Observar escrupulosamente as normas legais e regulamentares aplicáveis aos atos por si praticados ou pelos órgãos a que pertencem;
ii) Cumprir e fazer cumprir as normas constitucionais e legais relativas à defesa dos interesses e direitos dos cidadãos no âmbito das suas competências;
iii) Atuar com justiça e imparcialidade;
b) Em matéria de prossecução do interesse público:
i) Salvaguardar e defender os interesses públicos do estado e da respetiva autarquia;
ii) Respeitar o fim público dos poderes em que se encontram investidos;
iii) Não patrocinar interesses particulares, próprios ou de terceiros, de qualquer natureza, quer no exercício das suas funções, quer invocando a qualidade de membro de órgão autárquico;
iv) Não intervir em processo administrativo, ato ou contrato de direito público ou privado nem participar na apresentação, discussão ou votação de assuntos em que tenha interesse ou intervenção, por si ou como representante ou gestor de negócios de outra pessoa, ou em que tenha interesse ou intervenção em idênticas qualidades o seu cônjuge, parente ou afim em linha reta ou até o 2.º grau da linha colateral, bem como qualquer pessoa com quem viva em economia comum;
v) Não usar, para fins de interesse próprio ou de terceiros, informações a que tenha acesso no exercício das suas funções;
c) Em matéria de funcionamento dos órgãos de que sejam titulares:
i) Participar nas reuniões ordinárias e extraordinárias dos dois órgãos autárquicos;
ii) Participar em todos os organismos onde estão em representação do município ou da freguesia.
Artigo 10.º
Unidade de Gestão de Recursos
Trata-se de uma unidade orgânica onde são desenvolvidas uma grande variedade de tarefas de âmbitos muito diversificados, cuja repartição de funções se encontra suficientemente desenvolvida e sistematizada no quadro de repartição de tarefas.
Salientam-se genericamente as importantes funções que esta unidade orgânica desenvolve:
a) Prestar apoio técnico-administrativo direto aos órgãos autárquicos;
b) Desenvolver as tarefas administrativas;
c) Superintender na elaboração de todos os instrumentos de gestão, velando pelo cumprimento de todas as normas e princípios legais aplicáveis;
d) Certificar os factos e atos que constem dos serviços e autenticar documentos;
e) Assegurar a inventariação sistemática e atualizada de todo o património da junta de freguesia, bem como a sua valoração;
f) Executar, planear, desenvolver e implementar medidas de prevenção e de proteção no que concerne à Higiene e Segurança no Trabalho;
g) Propor e colaborar em ações de proteção da qualidade de vida da população;
h) Promover ações de sensibilização junto da população por forma a obter a sua colaboração ativa na recolha e tratamento dos resíduos sólidos;
i) Compete-lhe realizar as tarefas não explicitamente referidas mas necessárias e inerentes ao cabal e completo desempenho da sua missão e que visem a prossecução dos objetivos que lhe forem fixados pela Presidência da Junta ou por quem possua competências delegadas ou que lhe sejam superiormente determinadas pelo órgão executivo.
Artigo 11.º
Secção de Finanças, Contabilidade e Património
1 - Trata-se de uma unidade orgânica onde são desenvolvidas uma grande variedade de tarefas de âmbitos muito diversificados, cuja repartição de funções se encontra suficientemente desenvolvida e sistematizada no quadro de repartição de tarefas.
Salientam-se genericamente as importantes funções que esta unidade orgânica desenvolve:
a) Assegurar a inventariação sistemática e atualizada de todo o património da junta de freguesia, bem como a sua valoração;
b) Assegurar o funcionamento dos sistema de contabilidade, respeitando as considerações técnicas, os princípios e regras contabilísticas, os critérios de valorimetria, os documentos previsionais e os critérios e métodos definidos na Lei;
c) Propor orientações e procedimentos que decorram da aplicação dos diplomas legais e regulamentares que envolvam receita e despesa;
d) Elaborar instruções tendentes à adoção de critérios uniformes à contabilização das receitas e despesas;
e) Exercer as demais funções que, superiormente, lhe forem cometidas;
f) Recolher e tratar os elementos necessários à elaboração do Orçamento e das Grandes Opções do Plano, assim como as suas revisões e alterações, assegurando a racionalização das dotações relativas às despesas de funcionamento;
g) Recolher e tratar os elementos necessários à elaboração dos Documentos de prestação de Contas e do Relatório de Gestão;
h) Acompanhar e garantir a execução financeira do Orçamento e das Grandes Opções do Plano e tratar a informação contida no sistema contabilístico, analisando periodicamente os desvios apurados relativamente aos documentos previsionais;
i) Acompanhar a execução financeira de Protocolos, Contratos Programa e Candidaturas a fundos comunitários, nacionais ou regionais de apoio e assegurar a respetiva organização do dossier financeiro;
j) Elaborar relatórios de gestão e relatórios trimestrais da atividade financeira e definir rácios de gestão e de avaliação económico-financeira;
k) Exercer as demais funções que lhe forem, superiormente, cometidas;
l) Colaborar na elaboração do Orçamento e Grandes Opções do Plano, através da disponibilidade de elementos solicitados;
m) Proceder ao registo contabilístico nas contas apropriadas da execução da receita, conferindo os elementos constantes das guias de receita;
n) Assegurar a arrecadação das receitas que não estejam cometidas a outros serviços;
o) Proceder ao registo contabilístico nas contas apropriadas de todas as fases relativas à elaboração da despesa;
p) Receber e conferir as propostas de despesa apresentadas pelos diferentes serviços, procedendo à respetiva cabimentação e à verificação das condições legais para a realização da despesa;
q) Garantir o funcionamento e organizar das várias formas de arquivo;
r) Promover a execução e manutenção dos espaços verdes da Freguesia;
s) Colaborar na execução de medidas de defesa e proteção do meio ambiente.
2 - Compete-lhe realizar as tarefas não explicitamente referidas mas necessárias e inerentes ao cabal e completo desempenho da sua missão e que visem a prossecução dos objetivos que lhe forem fixados pela Presidência da Junta ou por quem possua competências delegadas ou que lhe sejam superiormente determinadas pelo órgão executivo.
Artigo 12.º
Secção de Recursos Humanos, Aprovisionamento e Apoio Administrativo
1 - Trata-se de uma unidade orgânica onde são desenvolvidas uma grande variedade de tarefas de âmbitos muito diversificados, cuja repartição de funções se encontra suficientemente desenvolvida e sistematizada no quadro de repartição de tarefas.
Salientam-se genericamente as importantes funções que esta unidade orgânica desenvolve:
a) Desenvolver as tarefas administrativas relativas à Gestão de Pessoal;
b) Assegurar o atendimento do público em moldes eficientes e urbanos;
c) Executar as tarefas relativas à receção, classificação, distribuição e expedição de correspondência dentro dos prazos determinados;
d) Controlar prazos de resposta de correspondência, quer via CTT, quer via eletrónica;
e) Promover a divulgação pelos serviços de deliberações, despachos, avisos e normas ou regulamentos;
f) Executar os serviços administrativos de caráter geral não específicos de outros serviços;
g) Passar certidões quando autorizadas;
h) Proceder à organização, arquivo e conservação dos documentos;
i) Solicitar pareceres de outras entidades, quando tal for necessário ou solicitado pelo executivo.
2 - Compete, ainda, à secção praticar todos os atos não explicitamente referidos, mas necessários e inerentes ao cabal e completo desempenho da sua missão e que visem a prossecução dos objetivos que anualmente lhe forem fixados pelo órgão executivo.
Artigo 13.º
Secção das Funções Sociais e Eventos
1 - Trata-se de uma unidade orgânica onde são desenvolvidas uma grande variedade de tarefas de âmbitos muito diversificados, cuja repartição de funções se encontra suficientemente desenvolvida e sistematizada no quadro de repartição de tarefas, tendo como missão o planeamento e a gestão dos serviços Sociais, a promoção dos valores culturais e de animação recreativa, a dinamização de iniciativas destinadas à população em geral.
Salientam-se genericamente as importantes funções que esta secção orgânica desenvolve:
a) Gerir o pessoal afeto às atividades desenvolvidas na secção;
b) Assegurar o cumprimento dos protocolos de delegação de competências celebrados com o Município;
c) Assegurar a promoção e o apoio a ações de educação de base de adultos;
d) Assegurar a gestão das atividades da freguesia nos domínios da solidariedade e da ação social, tendo como objetivo a melhoria das condições de vida da população e dos grupos mais carenciados;
e) Elaborar o planeamento e a programação operacional da atividade da freguesia nos domínios da juventude, dos idosos e dos mais carenciados, assegurando o cumprimento das estratégias, das políticas e dos objetivos definidos pelo órgão executivo;
f) Contribuir para uma melhor inserção social, formação cívica, moral académica e profissional da juventude;
g) Promover a diversificação e desenvolvimento das formas de expressão cultural, bem como da sua qualidade e impacto social e humano;
h) Promover uma gestão moderna e eficiente da iniciativa cultural na freguesia, fomentando a participação social e executando uma ponderada gestão de recursos em colaboração com o Município e a Administração Regional e Nacional;
i) Fomentar e apoiar o desenvolvimento da atividade cultural dos agentes e coletividades sediadas na freguesia;
j) Elaborar propostas e pareceres sobre as Grandes Opções do Plano e Orçamento da Freguesia, nas áreas da sua competência.
2 - Compete, ainda, à secção praticar todos os atos não explicitamente referidos mas necessários e inerentes, ao cabal e completo desempenho da sua missão e que visem a prossecução dos objetivos que anualmente lhe forem fixados pelo órgão executivo.
CAPÍTULO III
Disposições Finais
Artigo 14.º
Conciliação das Unidades Orgânicas com a atribuição de pelouros
Ao Presidente da Junta compete ajustar as responsabilidades e pelouros que da sua competência são, conjunturalmente, distribuídos aos vogais.
Artigo 15.º
Lacunas e Omissões
Embora este regulamento da Organização e Estrutura dos Serviços seja um reflexo da estrutura de funcionamento informal da realidade de hoje, as suas eventuais lacunas e omissões serão resolvidas nos termos gerias do direito, por deliberação da Junta de Freguesia e dos poderes que lhes decorre da Lei.
Artigo 16.º
Entrada em Vigor
O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia do mês subsequente à sua publicação no Diário da República.
15 de outubro de 2019. - A Presidente da Junta de Freguesia do Porto Santo, Maria Joselina Escórcio de Brito de Melim.
312677281
