Portaria 1058/81
de 15 de Dezembro
O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, estabeleceu normas legais permissivas da microfilmagem de documentos e consequente inutilização dos originais, visando, assim, resolver sérias dificuldades que alguns serviços vinham experimentando, no sector da arquivologia, com os processos usuais.

A Portaria 294/75, de 5 de Maio, veio dar cumprimento ao mencionado decreto-lei, estabelecendo as normas a observar no sistema de microfilmagem dos documentos que devem ser conservados em arquivo nas instituições de previdência.

O Decreto-Lei 549/77, de 31 de Dezembro, ratificado pela Lei 55/78, de 27 de Julho, ao criar um todo estrutural para o sistema da segurança social, baseia a sua estrutura orgânica, no essencial, em órgãos e serviços centrais e centros regionais de segurança social, nos quais foram integradas as instituições de previdência que constituíam o âmbito de aplicação da Portaria 294/75, de 5 de Maio, bem como outros serviços e instituições do sector.

Importa, assim, em face desta nova realidade, dar cumprimento ao Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, no tocante às formalidades a observar nas operações de microfilmagem, criando legislação que, ao contemplar esta matéria, permita também a necessária simplificação de métodos de trabalho, bem como a resposta rápida às solicitações de informação nos organismos abrangidos.

Nestes termos:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Segurança Social, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º - 1 - Ficam os serviços centrais da Secretaria de Estado da Segurança Social e os centros regionais de segurança social autorizados a microfilmar a documentação que deva manter-se em arquivo, bem como a proceder à inutilização dos respectivos originais, nos termos do Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro.

2 - Fica também autorizada a microfilmagem, directamente a partir de suporte magnético, da informação produzida através do tratamento automático de dados.

3 - Em qualquer dos casos será obrigatória a realização de estudos conducentes à determinação da microforma mais adequada a cada espécie documental, de modo a permitir a maior funcionalidade e a máxima redução dos custos.

4 - Em nenhum caso, porém, se poderão inutilizar os documentos que, pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devam ser conservados em original.

2.º Sempre que a dimensão dos organismos não justifique a instalação privativa de equipamentos, deverão ser estabelecidos acordos com outros serviços do sector, em ordem à efectivação do serviço de microfilmagem.

3.º - 1 - Os organismos designarão um funcionário, a quem seja facultada a necessária formação técnica, que ficará responsável pela perfeita execução das tarefas inerentes à produção e conservação das microformas, bem como pela segurança da inutilização dos documentos.

2 - As operações de microfilmagem deverão ser executadas com o maior rigor técnico, a fim de garantir a fiel reprodução dos documentos sobre que recaiam.

3 - As microformas ficarão guardadas em ficheiros próprios, que deverão satisfazer as exigíveis condições de conservação e segurança.

4 - A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição.

4.º As fotocópias obtidas a partir dos fotogramas têm a força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura dos dirigentes dos serviços enunciados no ponto 1 do n.º 1.º e com o selo branco em uso nos mesmos.

5.º As dúvidas que surjam na aplicação desta portaria serão resolvidas por despacho do Secretário de Estado da Segurança Social.

6.º É revogada a Portaria 294/75, de 5 de Maio.
Secretaria de Estado da Segurança Social, 23 de Novembro de 1981. - O Secretário de Estado da Segurança Social, António José de Castro Bagão Félix.