Projeto de Regulamento do Arquivo da Freguesia de Paranhos
Preâmbulo
A Freguesia de Paranhos reconhece no seu Arquivo, um recurso da sua atividade administrativa e um fundamento da memória e identidade coletiva da Freguesia.
Assim, no ânbito da sua competência conferida nos termos da alínea h) do n.º 1 do artigo 16.º da Lei 75/2013, de 12 de setembro e no prosseguimento da sua política integrada de reorganização dos seus serviços, a Junta de Freguesia de elabora o seu regulamento do arquivo, garantindo a valorização e preservação do acervo documental como património da Freguesia, definindo os princípio de organização, conservação e difusão desse património.
O presente regulamento define as funções do Arquivo da Freguesia de Paranhos e destina-se à implementação de princípios de funcionamento, através de metodologias, meios e regras de funcionamento do serviço e da gestão dos documentos.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
O presente Regulamento é elaborado ao abrigo do Decreto-Lei 447/88, de 10 de dezembro, do Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, da Portaria 412/2001, de 17 de abril, da Portaria 1253/2009, de 14 de outubro e da alínea h) do n.º 1 do artigo 16.º da Lei 75/2013, de 12 de setembro.
Artigo 2.º
O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo da Freguesia de Paranhos.
Artigo 3.º
O Arquivo da Freguesia de Paranhos contém, sob a sua orientação, toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes serviços da Freguesia, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da sua atividade e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
Artigo 4.º
O Arquivo da Freguesia de Paranhos tem como atribuições reunir, conservar, dar tratamento arquivístico e difundir a documentação com valor histórico, independentemente do tipo de suporte ou formato. Ao Arquivo compete, no âmbito das suas funções, o cumprimento global deste regulamento, nomeadamente:
a) Gerir os Recursos do Arquivo da Freguesia;
b) Catalogar, indexar, arquivar ou dar outros tratamentos adequados a todos os documentos e processos que lhe sejam remetidos pelos serviços da Freguesia;
c) Facultar aos demais serviços internos espécies documentais, mediante requisição prévia e controlo de saídas;
d) Propor, nos termos legais e decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos sem interesse histórico;
e) Exercer outras funções inerentes à atividade arquivística de requisição e consulta de documentos;
f) Zelar pela conservação e segurança dos documentos arquivados.
CAPÍTULO II
Do Ingresso dos Documentos no Arquivo
Secção I
Recolha
Artigo 5.º
1 - Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei, ou em situação devidamente justificada pelo responsável hierárquico, os serviços da Freguesia devem promover o envio da respetiva documentação para o Arquivo da Freguesia.
2 - A remessa da documentação será objeto de calendarização, a estabelecer de acordo com a conveniência de cada serviço produtor e do Arquivo.
Artigo 6.º
1 - A documentação deverá ser enviada ao Arquivo da Freguesia e deve ser acompanhada do Auto de Entrega (Anexo A) e da Guia de Remessa de Documentos (Anexo B), destinada à identificação e controlo da documentação remetida, feita em duplicado, obrigatoriamente rubricada pelas partes envolvidas no processo, segundo o modelo definido pela Portaria 412/2001, de 17 de abril (Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais).
2 - A Guia de Remessa deve conter os seguintes dados:
a) Identificação do serviço de proveniência dos documentos;
b) Número de ordem das séries documentais;
c) Designação/título das séries documentais;
d) Números de unidades de instalação;
e) Datas extremas de cada série;
f) Critérios de ordenação utilizados.
Artigo 7.º
A documentação é enviada para o Arquivo obedecendo às seguintes condições:
a) No seu suporte original, devidamente acondicionada;
b) Em caixas ou pastas de arquivo devidamente identificadas e bem acomodadas;
c) Cada série documental arquivada em suportes individuais;
d) Sem folhas soltas e/ou post-its.
Secção II
Avaliação e Seleção
Artigo 8.º
1 - O processo de avaliação dos documentos do Arquivo da Freguesia de Paranhos tem por objetivo a determinação do seu valor para efeitos de conservação ou eliminação, findo os respetivos prazos de conservação administrativa.
2 - Os prazos de conservação administrativa são os que constam da tabela de seleção, previstos na Portaria 412/2001, de 17 de Abril.
3 - A observância dos prazos referidos no número anterior é da responsabilidade do Arquivo.
Artigo 9.º
1 - A seleção dos documentos a conservar em Arquivo Histórico deve ser efetuada pelos serviços de Arquivo, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção que consta na Portaria 412/2001, de 17 de abril.
2 - Os documentos considerados com valor arquivístico devem ser conservados no seu suporte original, exceto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 8.º da Portaria 412/2001, de 17 de abril.
Secção III
Tratamento Técnico e Instrumentos de Descrição
Artigo 10.º
1 - O Arquivo da Freguesia deve intervir no sentido de uma gestão documental integrada dos diferentes serviços.
2 - O Arquivo procederá de forma a manter sempre a documentação proveniente dos diferentes serviços em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito instrumentos de descrição considerados adequados e de acordo com as normas de descrição arquivística, tais como inventários, guias, recenseamentos e outros.
Secção IV
Conservação
Artigo 11.º
Compete ao Arquivo zelar pela boa conservação dos documentos à sua guarda, através das seguintes medidas:
a) Criação de boas condições de instalação, de acondicionamento, de segurança e ambientais;
b) Promoção de medidas de preservação e restauro dos documentos danificados;
c) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.
Secção V
Eliminação de Documentos
Artigo 12.º
1 - O processo de eliminação de documentos é superintendido pelos serviços de Arquivo da Freguesia de Paranhos.
2 - Fica vedada a destruição de documentos antes de prescreverem os prazos de conservação constantes na tabela de seleção anexa à Portaria 412/2001, de 17 de abril.
3 - A eliminação de documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados na tabela de seleção, e de acordo com a Portaria 412/2001, de 17 de abril.
4 - Sem embargo da definição de prazos mínimos de conservação, os serviços de Arquivo da Freguesia de Paranhos, podem conservar, por prazos mais dilatados, as séries documentais que considerem pertinentes desde que não comprometa o regular funcionamento do Arquivo.
5 - A eliminação de documentos que não estejam mencionados na tabela de seleção carece de autorização expressa pela DGLAB (Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas).
6 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 13.º
A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Ser acompanhada de um Auto de Eliminação que fará prova do abate patrimonial (Anexo C);
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo Presidente da Junta de Freguesia de Paranhos, pelo responsável do arquivo e pelo responsável do serviço produtor;
c) O auto mencionado no número anterior será feito em duplicado, ficando o original nos serviços de arquivo e o duplicado remetido para a DGLAB.
CAPÍTULO III
Difusão da Documentação
Artigo 14.º
1 - O acesso e comunicabilidade do Arquivo atenderá a critérios de confidencialidade da informação, em conformidade com a Legislação.
2 - Toda e qualquer consulta interna será efetuada após preenchimento da Requisição de Consulta (Anexo D).
4 - Os documentos existentes no Arquivo da Freguesia apenas poderão sair das suas instalações mediante requisição devidamente assinada pelo serviço requisitante e pelo responsável do Arquivo.
Artigo 15.º
O Arquivo estará aberto ao público de acordo com o horário de funcionamento dos serviços administrativos, tendo em conta os interesses dos utilizadores e os recursos humanos e materiais afetos ao serviço.
CAPÍTULO IV
Disposições Finais
Artigo 16.º
As dúvidas e os casos omissos não previstos neste regulamento serão resolvidos nos termos da legislação sobre a matéria pelo Presidente da Junta de Freguesia de Paranhos e/ou pelo responsável do Arquivo da Freguesia.
Artigo 17.º
O presente regulamento será revisto sempre que se revele pertinente para um correto e eficiente funcionamento do Arquivo da Freguesia.
Artigo 18.º
O presente Regulamento entrará em vigor após a respetiva aprovação pelo Executivo da Junta de Freguesia de Paranhos e Assembleia de Freguesia.
ANEXOS
A - Auto de Entrega
(ver documento original)
B - Guia de Remessa de Documentos
(ver documento original)
C - Auto de Eliminação
(ver documento original)
D - Requisição de Consulta Interna
(ver documento original)
8 de março de 2018. - O Presidente da Junta, Alberto Amaro Guedes Machado.
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