de 5 de setembro
Nos termos do Decreto Regulamentar 47/2012, de 31 de julho, a Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) tem como missão a promoção da melhoria das condições de trabalho, através da fiscalização do cumprimento das normas em matéria laboral e o controlo do cumprimento da legislação relativa à segurança e saúde no trabalho, bem como a promoção de políticas de prevenção dos riscos profissionais.
Aquando da sua criação, através do Decreto-Lei 326-B/2007, de 28 de setembro, a ACT assumiu as atribuições, direitos e obrigações que legalmente se encontravam atribuídos a certos organismos e estruturas entretanto extintos, tais como a Inspeção-Geral do Trabalho (IGT), o Instituto para a Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho (ISHST), o Programa para a Prevenção e Eliminação da Exploração do Trabalho Infantil e o Conselho Nacional para a Prevenção e Eliminação da Exploração do Trabalho Infantil. A IGT, por sua vez, já possuía património arquivístico que advinha das suas atribuições e competências e do organismo que a antecedeu, o Instituto de Desenvolvimento e Inspeção das Condições do Trabalho (IDICT) que sucedeu ao Instituto do Trabalho e da Previdência.
No exercício das suas atribuições e competências, a ACT tem vindo a constituir um significativo e relevante acervo documental, administrativo e técnico, para o qual entendeu essencial definir estratégias de gestão, conservação e divulgação. Por outro lado, para além do acervo documental entretanto criado, há ainda que ter em conta o enorme manancial de documentos que existiam nos organismos extintos e que transitaram para a ACT.
Importa, assim, criar condições objetivas para que todo o património arquivístico da ACT seja avaliado, selecionado, preservado e valorizado, independentemente do tipo de suporte ou formato.
Tendo como objetivo a transformação dos arquivos em fontes de informação úteis, eficazes e eficientes, a ACT optou por desenvolver e implementar uma política de gestão de documentos consubstanciada no Regulamento de Gestão de Documentos aprovado pela presente portaria.
O Regulamento que agora se aprova visa definir os prazos de conservação e o destino final dos documentos, de modo a dotar os serviços da ACT de critérios objetivos em matéria de avaliação, seleção, conservação e eliminação de documentação.
Foi ouvida a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
Assim:
Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro, manda o Governo, pelos Secretários de Estado da Cultura e do Emprego, o seguinte:
Artigo 1.º
Objeto
É aprovado o Regulamento de Gestão de Documentos da Autoridade para as Condições do Trabalho, publicado em Anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
O Secretário de Estado da Cultura, Jorge Barreto Xavier, em 30 de julho de 2014. - O Secretário de Estado do Emprego, Octávio Félix de Oliveira, em 22 de julho de 2014.
ANEXO
REGULAMENTO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA AUTORIDADE PARA AS CONDIÇÕES DO TRABALHO
Artigo 1.º
Âmbito de Aplicação
O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida em qualquer suporte no âmbito das atribuições e competências da Autoridade para as Condições do Trabalho, adiante abreviadamente designada por ACT.
Artigo 2.º
Gestão de documentos
Para efeitos do presente regulamento são consideradas, no âmbito da gestão de documentos, as seguintes funções:
a) Classificação;
b) Avaliação;
c) Seleção;
d) Remessa;
e) Eliminação;
f) Substituição de suporte.
Artigo 3.º
Classificação
A estrutura para a classificação dos documentos integra a tabela de seleção, constante do Anexo I ao presente regulamento e que dele faz parte integrante.
Artigo 4.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da ACT tem por objetivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final.
2 - O destino final consiste na conservação permanente ou na eliminação dos documentos.
3 - Cabe à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, adiante designada por DGLAB, determinar o destino final dos documentos.
4 - O destino final encontra-se fixado na tabela de seleção.
Artigo 5.º
Tabela de seleção
1 - A tabela de seleção contém a estrutura de classificação da documentação e a identificação das séries documentais, fixa os prazos de conservação administrativa e consigna, de forma sintetizada, as disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo da ACT.
2 - Para efeitos do disposto no artigo 3.º, a ACT apresenta proposta devidamente fundamentada e expressa em folhas de recolha de dados, adiante designada por FRD.
3 - Compete ao serviço responsável pela gestão documental, adiante designado por SRGD, a gestão da aplicação da tabela de seleção e os procedimentos inerentes.
4 - A tabela de seleção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
5 - Para efeitos do disposto no número anterior, deve a ACT obter o parecer favorável da DGLAB enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 6.º
Prazos de conservação administrativa
1 - Por prazo de conservação administrativa entende-se o período durante o qual os documentos ficam sob a responsabilidade da ACT por serem necessários ao exercício das suas competências.
2 - Compete à ACT a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos documentos, mediante parecer prévio emitido pela DGLAB.
3 - Os prazos de conservação administrativa são contados de acordo com o estabelecido no campo Forma de contagem dos prazos da FRD, entendendo-se genericamente que os prazos são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em coleção, de registos ou de dossiers.
4 - Excetuam-se do disposto no número anterior os documentos dispositivos, tais como leis, despachos e regulamentos, cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.
Artigo 7.º
Seleção
1 - A seleção dos documentos para conservação ou eliminação deve ser efetuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção.
2 - Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, exceto indicação expressa em contrário constante da tabela de seleção.
3 - A seleção dos documentos deve ter em conta a data expressa no campo Data de aplicação da respetiva FRD, que reporta o momento a partir do qual os prazos de conservação administrativa e destino final fixados para cada série são aplicáveis.
Artigo 8.º
Remessa de documentos
1 - Após o cumprimento dos prazos de conservação administrativa, os documentos são remetidos para o serviço de arquivo, interno ou externo, de acordo com a periodicidade que a ACT vier a determinar, expressa no manual de arquivo.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
3 - Nas remessas devem ser assegurados os pressupostos técnicos de conservação dos documentos das etapas subsequentes.
Artigo 9.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Devem ser acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa em suporte papel deve ser feita em duplicado, ficando um exemplar no SRGD e outro no serviço de origem;
d) A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências topográficas e demais informação pertinente.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores constam dos Anexos II e III ao presente regulamento e do qual fazem parte integrante.
Artigo 10.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos sem valor arquivístico, cujo destino final é a eliminação, deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação administrativa.
2 - A eliminação dos documentos pode ser efetuada antes de decorridos os referidos prazos, desde que autorizada a substituição de suporte nos termos do artigo 12.º deste regulamento.
3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de seleção carece de autorização expressa da DGLAB.
4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve ter em conta critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 11.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 10.º deve obedecer às seguintes formalidades:
a) Deve ser acompanhada de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo Inspetor-geral e pelo responsável do SRGD;
c) O auto de eliminação em suporte papel deve ser efetuado em duplicado;
d) O auto de eliminação deve ser remetido à DGLAB.
2 - O modelo de auto de eliminação consta do Anexo IV ao presente regulamento do qual faz parte integrante.
Artigo 12.º
Substituição do suporte em papel
1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A seleção do suporte de substituição é da responsabilidade da ACT devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acessibilidade.
3 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente só pode ser efetuada mediante autorização expressa da DGLAB, a quem compete a definição dos seus pressupostos técnicos.
4 - A substituição de suporte é feita com observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization (ISO), de forma a assegurar as garantias mencionadas no n.º 2 do presente artigo.
5 - Os procedimentos de substituição de suporte, conservação e consulta dos documentos devem ser definidos no Plano de Preservação Digital próprio da ACT, aprovado pela DGLAB.
6 - A DGLAB, no exercício da sua ação fiscalizadora, reserva-se o direito de efetuar o controlo dos requisitos técnicos dos documentos produzidos nos novos suportes relativos a séries de conservação permanente.
Artigo 13.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da ACT devem respeitar os critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral aplicável.
Artigo 14.º
Garantias do sistema de arquivo
1 - A ACT deve garantir a integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acesso continuado à informação constante do seu sistema de arquivo.
2 - No cumprimento do disposto no número anterior, deve a ACT manter um plano de preservação digital aprovado pela DGLAB.
Artigo 15.º
Fiscalização
Compete à DGLAB fiscalizar o cumprimento do disposto no presente regulamento.
ANEXO I
Tabela de seleção
(ver documento original)
ANEXO II
(ver documento original)
ANEXO III
(ver documento original)
ANEXO IV
(ver documento original)
