de 18 de Maio
O Decreto-Lei 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos respectivos originais.Todavia, documentos há que, decorrido certo tempo, não interessa conservar, pelo que a microfilmagem, sempre dispendiosa, não apresenta qualquer razão de utilidade.
Tendo em vista, por outro lado, a conveniência em descongestionar arquivos estáticos e considerando a proposta do director-geral dos Serviços Industriais:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria e Tecnologia, em execução do preceituado no artigo 1.º do referido decreto-lei, o seguinte:
1. Podem ser inutilizados os documentos adiante enumerados, após os prazos mínimos que se indicam:
a) Vinte anos:
Registos de entrada de correspondência em livros ou fichas;
Informações de qualquer espécie e respectivos copiadores, pastas de correspondência expedida e respectivos copiadores; guias de receita;
Processos de concursos de admissão e promoção de pessoal técnico, administrativo e auxiliar e respectivas provas práticas, com excepção dos trabalhos originais dos candidatos, os quais deverão ser conservados no serviço de biblioteca;
Processos individuais dos trabalhadores, processos disciplinares e de acidentes em serviço, quando deles conste terem os seus titulares falecido ou completado 70 anos de idade;
Processos de acesso à actividade industrial.
b) Dez anos:
Processos auxiliares de pessoal, nomeadamente os referentes a cartões e bilhetes de identidade, abono de família e inscrições em organismos de previdência;
Folhas de ajudas de custo, subsídios de marcha, transportes, despesas com o material, pagamento de serviços e diversos encargos e despesas correntes e de capital (quando não incluam abonos a pessoal);
Verbetes de investimento, fichas de registo de correspondência (versão não original);
Processos do extinto Condicionamento Industrial (originais dos serviços centrais);
Processos de vistorias prévias;
Pedidos de certidão e seu ulterior expediente;
Mapas estatísticos;
Livros de notas de recepção nos serviços externos;
Processos de transgressão, reclamação, recursos de qualquer espécie e de multas.
c) Cinco anos:
Livros de ponto (após a publicação da respectiva lista de antiguidades);
Livros e documentos de protocolo, mapas de serviço externo e outros papéis meramente de contrôle do serviço;
Mapas de saldos restituídos a particulares;
Recibos de receita cobrada de particulares e já depositada nos cofres do Tesouro;
Livros de requisições de material;
Livros e verbetes de contas correntes com as dotações orçamentais;
Processos de cauções e garantias bancárias após a sua restituição, reversão para o Tesouro ou desobrigação;
Originais de documentos publicados no Boletim Semanal, da Direcção-Geral dos Serviços Industriais;
Expediente relativo à instalação de bens de equipamento e aplicação de peças que beneficiaram de isenção ou redução de direitos aduaneiros depois de efectuada a respectiva fiscalização;
Processos do extinto Condicionamento Industrial (cópias dos serviços externos);
Duplicados dos projectos do Regulamento de Instalação e Laboração de Estabelecimentos Industriais (RILEI);
Processos cancelados do RILEI e respectivos mapas estatísticos;
Expediente com o Serviço Nacional de Emprego sobre despedimentos.
2. Documentos de inutilização imediata:
Processos relativos a indústrias com regulamentos próprios já revogados;
Processos de oficinas no extinto regime de trabalho caseiro e familiar autónomo;
Processos de inclusão de rubricas na Tabela de Indústrias Insalubres, Incómodas, Perigosas ou Tóxicas (3 IPT) ou de alterações à mesma Tabela;
Relações de alvarás publicados no Diário do Governo;
Processos cancelados das 3 IPT, de Registo de Trabalho Nacional (RTN) e de recipientes;
Processos referentes a recipientes sob pressão abrangidos por legislação revogada anterior ao Decreto-Lei 101/74, de 14 de Março, e regulamento complementar;
Recortes de publicações periódicas de informação geral, quando não dêem origem a actuação administrativa;
Cartas, postais, ofícios, comunicações e notas de simples conhecimento;
Pedidos de informação e respectivas respostas, quando não requeiram qualquer acção ou decisão consequentes;
Correspondência referente a convites para reuniões e assembleias;
Comunicados e notas de actividades públicas e privadas recebidos para simples conhecimento ocasional;
Recordatórias a que foi dado conhecimento.
3. A inutilização dos documentos será feita por meio de máquinas de destruição de papel, com largura de resíduo não superior a 6 mm, ou por incineração, quando confidenciais ou reservados; por corte ou rasgamento em cruz, pelo menos em quatro partes, aproximadamente iguais, nos restantes casos.
4. A documentação não abrangida pelos números anteriores deve considerar-se de conservação permanente, podendo, porém, ser inutilizada após microfilmagem, com observância do disposto na Portaria 37/74, de 19 de Janeiro.
Ministério da Indústria e Tecnologia, 26 de Abril de 1976. - Pelo Ministro da Indústria e Tecnologia, Alfredo Jorge Nobre da Costa, Secretário de Estado da Indústria Pesada.
