Neste contexto, importa definir procedimentos que permitam instituir e manter permanentemente actualizado um sistema de informação que assegure a gestão daquelas receitas, bem como regular a forma como as entidades responsáveis pela entrega se devem relacionar com a ADSE, tendo em conta a necessidade de implementar, de modo continuado e sistemático, o controlo do desconto relativo aos beneficiários.
A instituição de uma nova tramitação visará também um registo oportuno dos movimentos financeiros, a notificação imediata de certas situações relacionadas com o beneficiário e um controlo adequado e eficaz de eventuais situações de incumprimento.
Os procedimentos a cumprir no domínio daquela tramitação obrigam a preparar soluções organizativas que exigem prazos de execução que importa acautelar para salvaguardar a sua implementação desde 1 de Janeiro de 2011.
Os procedimentos agora definidos não prejudicarão o desenvolvimento aplicacional do GeRHUP, nem a instituição de tramitações alternativas que possam suscitar-se com o aproveitamento de novas oportunidades tecnológicas.
Assim, ao abrigo do disposto no n.º 2 do artigo 4.º do Decreto-Lei 234/2005, de 30 de Dezembro, determino:
1 - As entidades responsáveis pelo processamento do desconto para a ADSE, a deduzir nas remunerações ou nas pensões de aposentação ou de reforma dos beneficiários titulares, devem entregar mensalmente à ADSE:
a) As verbas relativas ao desconto processado através de documento único de cobrança (DUC);
b) Um ficheiro estruturado de acordo com os requisitos estabelecidos nas normas técnicas constantes do anexo ao presente despacho, do qual faz parte integrante.
2 - A transferência de verbas e o envio de ficheiro referidos no número anterior devem realizar-se até ao dia em que é efectuado o pagamento das remunerações ou pensões.
3 - As regularizações decorrentes da eventualidade de erro ou de qualquer acerto devem ser efectuadas pelas entidades processadoras de remunerações, pelas entidades empregadoras ou pelas entidades processadoras de pensões, consoante os casos, mediante compensação nas verbas a entregar no mês seguinte àquele em que o facto tenha sido verificado.
4 - Nas situações em que compete ao beneficiário titular a realização e entrega do desconto, designadamente nos casos previstos do Decreto-Lei 118/83, de 25 de Fevereiro, na redacção dada pelo Decreto-Lei 234/2005, de 30 de Dezembro, a entrega do desconto deve ser efectuada por DUC ou por transferência bancária para uma conta a indicar no portal da ADSE, até ao final do mês a que corresponde o processamento das remunerações.
5 - Caso a entrega das verbas referidas no n.º 1 não ocorra dentro do prazo estabelecido, a ADSE deve estimar os respectivos montantes e solicitar a sua retenção nas transferências do Orçamento do Estado.
6 - Quando as estimativas referidas no número anterior não coincidam com os montantes efectivamente devidos, o respectivo acerto é assegurado por compensação nas entregas futuras ou mediante entregas suplementares no mês seguinte.
7 - O presente despacho produz efeitos desde 1 de Janeiro de 2011.
6 de Janeiro de 2011. - O Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento, Emanuel Augusto dos Santos.
Normas técnicas para a comunicação de dados referentes ao desconto retido sobre remunerações e pensões de beneficiários titulares da ADSE e às contribuições das entidades.
1 - Forma de transmissão - o envio de ficheiros é feito através de uma plataforma segura (SSL), desenvolvida para o efeito, e que integra o conjunto de aplicações disponíveis na ADSE Directa do portal da ADSE. Esta plataforma assegura também a validação prévia da estrutura dos ficheiros, a documentação dos erros encontrados no seu processamento e a consulta do arquivo de ficheiros enviados.
2 - Estrutura de dados - o ficheiro tem um formato normalizado XML, sendo as suas componentes detalhadas no n.º 2.1.
O modelo base pode ser descarregado a partir do portal da ADSE: http://www.adse.pt.
2.1 - Cabeçalho:
Tabela: Cabeçalho
(ver documento original)
Deve ter-se em atenção que se a um mesmo NIPC (número de identificação de pessoa colectiva da entidade responsável pelo processamento da remuneração ou pensão) corresponderem diferentes serviços identificados perante a ADSE, a entidade responsável pela comunicação dos dados à ADSE deverá providenciar a construção de diferentes ficheiros - um por cada par distinto: (NIPC, Código do Serviço na ADSE).A adopção deste procedimento é imprescindível para as entidades não responsáveis pelo processamento de vencimentos mas identificados autonomamente na ADSE por razões de operacionalidade no que concerne a comunicação de alterações dos respectivos beneficiários.
São disso exemplo as estruturas de direcções-gerais com direcções regionais ou distritais em que, embora estando o processamento de remunerações centralizado na Direcção-Geral, detentora do NIPC, as suas estruturas locais (regionais ou distritais) têm identificação própria (código do serviço) junto da ADSE.
A cada estrutura desconcentrada corresponderá um ficheiro, com o NIPC da Direcção-Geral, mas com o Código de Serviço na ADSE distinto.
2.2 - Bloco de Dados - o «Bloco de Dados» do ficheiro pode e deve repetir-se tantas vezes quantos os movimentos a indicar. Este tipo de registo, que serve de base para a comunicação dos descontos para a ADSE, serve também para comunicar alterações de beneficiários que implicam alterações de desconto. A sua estrutura é a indicada no quadro seguinte:
Tabela: Dados
(ver documento original)
O «Tipo de Movimento» igual a 9 deve ser exclusivamente utilizado para anulação ou regularização a favor do beneficiário de um movimento anteriormente comunicado. Se o registo respeitar à comunicação do desconto para a ADSE feito sobre a remuneração do beneficiário, devem ser indicados a remuneração e o valor do desconto sobre ela efectuado de forma exacta, ou seja, o valor exacto da remuneração e do desconto que efectivamente se entregou na conta da ADSE (por isso se considerou o valor em cêntimos de euro para evitar diferenças por arredondamento).São utilizados os campos «Transf_NIPC_entidade» e «Transf_Data» para informar:
a) A identificação da nova entidade a que o beneficiário titular passa a estar afecto, com a indicação da data em que se iniciou a nova relação profissional; ou
b) A passagem à aposentação; ou
c) O óbito do beneficiário titular, sendo neste caso de preencher o campo «Transf_NIPC_entidade» com os dígitos 0000000001
