Portaria 19670
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro do Ultramar, nos termos do § 5.º do artigo 31.º do Decreto 41787, de 7 de Agosto de 1957, aprovar o Regulamento do Núcleo de Documentação Técnica da Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações, abaixo assinado pelo director do referido Núcleo.
Ministério do Ultramar, 30 de Janeiro de 1963. - Pelo Ministro do Ultramar, Mário Ângelo Morais de Oliveira, Subsecretário de Estado do Fomento Ultramarino.
Regulamento do Núcleo de Documentação Técnica
CAPÍTULO I
Das atribuições
Artigo 1.º O Núcleo de Documentação Técnica - que neste regulamento se denominará abreviadamente por Núcleo - é um organismo dependente da Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações (D. G. O. P. C.), dotado de autonomia financeira, que tem por funções:
1) Adquirir, catalogar, classificar, distribuir e arquivar a documentação destinada à formação e constante actualização do pessoal técnico do Ministério do Ultramar e dos quadros técnicos ultramarinos;
2) Promover o estudo, selecção e divulgação da documentação arquivada e, bem assim, doutra que possa ser obtida em organizações semelhantes;
3) Editar uma revista técnica e um boletim bibliográfico, que se destinam a facilitar a realização dos fins indicados nos números anteriores e, também, a dar a conhecer estudos, projectos e obras que digam respeito às províncias ultramarinas;
4) Editar publicações de carácter técnico que sejam autorizadas superiormente;
5) Promover a reprodução de documentação com a finalidade de servir o pessoal referido no n.º 1);
6) Organizar o arquivo fotográfico das realizações levadas a efeito no ultramar;
7) Promover a permuta da revista a editar com outras publicações similares, nacionais ou estrangeiras;
8) Reproduzir processos de concurso que estiverem patentes ao público na Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações para aquisição pelos concorrentes.
CAPÍTULO II
Da orgânica
Art. 2.º O director-geral de Obras Públicas e Comunicações é o director do Núcleo e será substituído, nos impedimentos legais, pelo seu substituto.
Art. 3.º As funções de administrador, redactor-chefe e tesoureiro do Núcleo serão desempenhadas, também, por pessoal do quadro da Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações. O administrador será um engenheiro ou arquitecto de 1.ª classe; o redactor-chefe um engenheiro ou arquitecto de 1.ª ou 2.ª classe e o tesoureiro um chefe de secção, primeiro-oficial ou agente técnico de engenharia de 1.ª classe.
Art. 4.º O conselho consultivo é constituído por todos os directores de serviço e chefes de repartição da Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações, sob a presidência do director do Núcleo.
§ único. Nas reuniões deste conselho o administrador servirá de secretário.
Art. 5.º O conselho administrativo do Núcleo será constituído pelo director, administrador e tesoureiro.
§ único. O administrador será substituído, nos impedimentos legais, pelo redactor-chefe.
Art. 6.º O pessoal técnico ou administrativo necessário para os trabalhos a cargo do Núcleo poderá ser contratado, assalariado ou subsidiado, dentro das dotações inscritas, para o efeito, no seu orçamento.
Art. 7.º O pessoal administrativo será agrupado em duas secções: uma de expediente e outra de contabilidade, cada uma delas chefiada por um encarregado.
Art. 8.º Haverá ainda o pessoal menor necessário às actividades do Núcleo, o qual, quando em serviço, deverá apresentar-se fardado.
CAPÍTULO III
Das competências
Art. 9.º Compete ao conselho consultivo:
Dar parecer sobre todos os assuntos relativos ao Núcleo que lhe forem postos pelo director, nomeadamente sobre a aquisição de publicações periódicas e a contribuição que os vários serviços devam dar para a publicação da revista, boletim bibliográfico e outras publicações a editar.
Art. 10.º Compete ao conselho administrativo:
A gestão das receitas e despesas próprias do Núcleo;
A autorização de despesas até aos limites e nos termos fixados no Decreto-Lei 41375, de 10 de Novembro de 1957;
A apreciação do orçamento;
A aprovação do processo da conta de gerência anual a submeter a julgamento do Tribunal de Contas.
Art. 11.º Compete ao administrador, em conformidade com as instruções do director:
Dirigir a acção de todo o pessoal que trabalhe no Núcleo;
Preparar o orçamento;
Propor, no mês de Janeiro, as publicações periódicas a adquirir;
Propor as aquisições a efectuar pelas verbas do orçamento aprovado;
Corresponder-se com o pessoal dos quadros técnicos ultramarinos sobre assuntos que digam respeito ao Núcleo;
Assinar a correspondência relativa ao fornecimento de materiais destinados ao Núcleo, incluindo a abertura de concursos limitados;
Levar a restante correspondência a despacho e assinatura do director;
Promover o levantamento de numerário necessário aos pagamentos a efectuar;
Submeter o sumário de cada número da revista à apreciação do director.
Art. 12.º Compete ao redactor-chefe, em conformidade com as instruções que lhe forem transmitidas:
Promover a publicação da revista;
Promover a publicação do boletim bibliográfico;
Superintender na distribuição gratuita da revista e do boletim pelo pessoal técnico do Ministério do Ultramar e dos quadros ultramarinos;
Corresponder-se com os autores dos artigos a publicar, sobre assuntos que digam respeito à revista;
Substituir o administrador nas suas faltas, ausências e impedimentos.
Art. 13.º Compete ao tesoureiro:
Organizar os serviços de contabilidade e superintender na escrituração dos respectivos livros, de modo que se mantenham em dia;
Dar cabimento a todas as aquisições ou outras despesas a fazer, a fim de serem autorizadas;
Proceder ao pagamento das facturas depois de visadas pelo administrador;
Servir de oficial público nos contratos que devam ser reduzidos a escrito.
Art. 14.º Compete à secção de expediente:
Registar a correspondência e executar todo o expediente;
Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos;
Manter actualizado o inventário dos bens móveis;
Catalogar, distribuir e arquivar a documentação recebida.
Art. 15.º Compete à secção de contabilidade:
Escriturar os livros de contabilidade, mantendo-os em dia;
Elaborar o processo da conta de gerência anual;
Adquirir o que estiver autorizado.
CAPÍTULO IV
Do regime financeiro e administrativo
Art. 16.º São receitas do Núcleo:
1) Os subsídios do Estado concedidos através do orçamento da Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações ou outros, provenientes da metrópole ou das províncias ultramarinas;
2) O produto da venda da revista e das publicações editadas;
3) O produto da venda das cópias dos processos de concurso que estiverem patentes ao público na Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações;
4) O produto da publicidade feita por intermédio da revista;
5) Os juros das importâncias depositadas à ordem;
6) Os saldos apurados na conta de gerência;
7) Outras importâncias que por lei lhe são ou venham a ser atribuídas.
Art. 17.º Pelas receitas próprias do Núcleo serão satisfeitas, nos termos legais, as despesas que estiverem inscritas na tabela de despesa do seu orçamento privativo, que será submetido à aprovação do Ministro do Ultramar até três meses antes do início do ano económico, e publicado no Diário do Governo.
§ único. As alterações ao orçamento aprovado constituirão orçamentos suplementares que serão, do mesmo modo, submetidos à aprovação do Ministro do Ultramar e publicados no Diário do Governo.
Art. 18.º As contas serão encerradas em 15 de Fevereiro de cada ano, escriturando-se em referência a 31 de Dezembro todas as receitas e despesas respeitantes ao ano económico findo, muito embora tenham sido cobradas e pagas de 1 de Janeiro a 14 de Fevereiro.
Art. 19.º O movimento das receitas e o pagamento das despesas do Núcleo são feitos através do Banco Nacional Ultramarino, em conta especial.
Art. 20.º O conselho administrativo será presidido pelo director e secretariado pelo encarregado da secção de expediente, sem direito a voto.
§ 1.º Todas as deliberações do conselho administrativo serão tomadas em sessão, da qual se lavrará acta, assinada pelos membros presentes e pelo secretário. Tais deliberações só serão executadas quando tomadas por maioria; em caso de empate, o presidente tem voto de qualidade.
§ 2.º Pelas deliberações tomadas são responsáveis solidàriamente todos os membros que assistiram à respectiva sessão, salvo se algum deles assinar vencido com justificação do respectivo voto.
CAPÍTULO V
Da revista, boletim bibliográfico e documentação
Art. 21.º A revista será de periodicidade, em princípio, trimestral e poderá publicar artigos de acentuado interesse técnico e de carácter económico, pareceres do Conselho Superior do Fomento Ultramarino e despachos de homologação, monografias e notícias sobre assuntos, projectos e obras, em especial do ultramar, actividades internacionais ligadas ao sector de obras públicas e comunicações e divulgará documentação técnica.
§ único. Com o fim de divulgar toda a documentação entrada no Núcleo, será editado, periòdicamente, um boletim bibliográfico.
Art. 22.º Os artigos que forem publicados na revista serão pagos aos autores, segundo uma tabela que terá aprovação superior.
Art. 23.º O Núcleo poderá promover a publicidade e propaganda da revista e a obtenção de anúncios por meio de angariadores.Art. 24.º Todas as aquisições de publicações, incluindo assinaturas de revistas, que interessem aos serviços da Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações, serão feitas por intermédio do Núcleo.
Art. 25.º Todas as publicações, qualquer que seja a sua origem, recebidas na Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações serão enviadas ao Núcleo para fins de conferência e registo.
Art. 26.º O Núcleo arquivará os estudos e projectos mais importantes elaborados para o ultramar, os pareceres do Conselho Superior do Fomento Ultramarino e, bem assim, as informações dos serviços que tenham acentuado interesse técnico.
Art. 27.º O Núcleo promoverá a classificação da documentação recebida e organizará os ficheiros necessários, de modo a facilitar a sua consulta.
Art. 28.º A biblioteca da Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações ficará a cargo do Núcleo.
Art. 29.º A documentação arquivada no Núcleo apenas pode ser requisitada pelo pessoal técnico em serviço na Direcção-Geral de Obras Públicas e Comunicações.
§ único. A requisição por parte de outros técnicos em serviço no Ministério do Ultramar terá de ser autorizada pelo administrador.
Art. 30.º O Núcleo enviará, na medida do possível, microfilmes ou fotocópias da documentação que lhe seja pedida pelo pessoal técnico dos quadros ultramarinos.
Núcleo de Documentação Técnica, 30 de Janeiro de 1963. - O Director, Manuel Pimentel Pereira dos Santos.
