Artigo 13.º

Estrutura Geral dos Serviços

Para prossecução das suas atribuições, a Câmara Municipal da Póvoa de Lanhoso dispõe, segundo o organograma que consta do anexo I, os seguintes Serviços Municipais:

1 - Serviços e Gabinetes a depender diretamente da Presidência:

Gabinete de Apoio à Presidência Gabinete de Apoio à Assembleia Municipal Gabinete de Apoio às Freguesias Gabinetes Técnicos de Apoio Conselhos Municipais Gabinete Municipal de Proteção Civil Comandante Operacional Municipal Execuções Fiscais

2 - Serviços de Apoio Técnico e Instrumental:

Divisão de Gestão Administrativa Administração Geral Gabinete de Qualidade (incluí o Sistema de Gestão da Qualidade e Auditorias) Apoio à Câmara Municipal Recursos Humanos e Formação Apoio Jurídico e Fiscalização Arquivo Municipal Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial Tesouraria Contabilidade Património Divisão de Obras Municipais e Ambiente Obras Municipais Serviços Urbanos Ambiente e Recursos Naturais Serviços Técnicos Florestais Serviço de Veterinária Municipal Divisão de Educação, Cultura e Ação Social Ação Social e Saúde Pública Educação, Juventude, Desporto e Associativismo Cultura e Equipamentos Culturais Serviços de Turismo Divisão de Gestão Urbanística e Planeamento Gestão Urbanística e Planeamento Projetos de Arquitetura e de Engenharia

Artigo 15.º-A

Despesas de Representação dos Cargos de Direção Intermédia de 2.º Grau

Aos cargos de direção intermédia de 2.º grau - Chefes de Divisão, confere o direito ao recebimento de despesas de representação, até ao termo da comissão de serviço, conforme deliberação da Assembleia Municipal de 30 de novembro de 2012.

Artigo 18.º-A

Gabinete de Apoio à Assembleia Municipal

O Gabinete de Apoio à Assembleia Municipal compreende o apoio administrativo e técnico a prestar ao órgão deliberativo do município a quem compete, designadamente:

i) Preparar a agenda e expediente das reuniões da Assembleia Municipal;

ii) Certificar assuntos constantes das atas do Órgão Municipal;

iii) Assegurar e secretariar as reuniões;

iv) Fotocopiar documentos de apoio às sessões de Assembleia e envio de elementos para os membros do órgão;

v) Ações de relacionamento com as Juntas de Freguesia, Comissões permanentes, Associação Nacional de Municípios e outros organismos;

vi) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço.

Artigo 18.º-B

Gabinete de Apoio às Freguesias

1 - O Gabinete de Apoio às Freguesias, pretende dar corpo a uma estrutura que apoie e sustente a reorganização de competências dos órgãos municipais por força da Lei 75/2013 de 12 de setembro, bem como as modalidades de competências delegadas que têm vindo a ocorrer na senda da descentralização. Com este Gabinete procura-se qualificar a resposta prestada pelo município, no âmbito das suas competências e atribuições e potenciar o trabalho de proximidade às freguesias, articulando-o com as dinâmicas sociais, culturais e económicas das mesmas, na senda de um desenvolvimento local participado.

2 - Este GAF assume as seguintes competências:

a) Preparar e acompanhar a execução dos diferentes protocolos e acordos estabelecidos com as juntas de freguesia do Concelho, em cooperação com os respetivos serviços municipais;

b) Articular com os diversos serviços da Câmara, o seguimento a dar às solicitações das juntas de freguesia;

c) Organizar as deslocações dos órgãos colegiais do Município às juntas de freguesia, em ligação com os respetivos presidentes;

d) Atualizar a informação sobre colaboração institucional entre a Câmara Municipal e as juntas de freguesia, nos domínios patrimonial, económicofinanceiro;

e) Apoiar a implementação dos Espaços Cidadão; entre outros.

Artigo 18.º-C

Gabinetes Técnicos de Apoio

1 - Esta estrutura assenta numa estruturação aglutinadora de serviços que na sua essência têm em comum por um lado, uma assistência às demais estruturas flexíveis, e por outro lado a sua área de intervenção é caracterizada por uma transversalidade em termos funcionais e de competências, 2 - Gabinetes técnicos de apoio, diretamente dependente da presidência e que abarcam gabinetes como o de fundos comunitários, de promoção do desenvolvimento económico, de comunicação, informática, aprovisionamento e contratação pública.

3 - Neste sentido a cada um dos Gabinetes Técnicos de Apoio compete:

a) Ao Gabinete de Fundos Comunitários, compete:

i) Assegurar em articulação com outros serviços, a apresentação de candidaturas a prémios e programas de financiamento de projetos na área da qualidade e modernização;

ii) Elaborar os relatórios de atividade anuais e intercalares;

iii) Elaborar e ou acompanhar a elaboração de pareceres, estudos, planos e projetos de desenvolvimento território, que tenham sido considerados de interesse estratégico para o concelho;

iv) Elaborar, coordenar e gerir candidaturas a fundos comunitários

v) Elaborar estudos e diagnósticos de suporte aos projetos a can-e nacionais; didatar;

Tratar e disponibilizar a informação estatística;

vi) Apoiar as associações e juntas de freguesias na elaboração e gestão de projetos/candidaturas;

vii) Disponibilizar informação atualizada sobre os projetos da sua

viii) Prestar informações internas sobre os mecanismos de acesso responsabilidade; aos fundos comunitários.

b) Ao Gabinete de Informática, compete:

i) Conceber e manter a infraestrutura tecnológica, gerir e administrar os sistemas informáticos e assegurar o funcionamento eficiente dos sistemas de comunicações do município.

ii) Assegurar a conceção, administração, manutenção e adequada exploração dos sistemas informáticos centrais, redes de comunicações, sites e bases de dados instalados, incluindo os respetivos sistemas de proteção, segurança e controlo de acesso da sua responsabilidade direta ou atribuídos à exploração de outras entidades;

iii) Assegurar a instalação e atualização da arquitetura tecnológica e da infraestrutura de comunicações necessárias para suportar o normal funcionamento dos serviços;

iv) Definir e propor os standards tecnológicos a serem adotados pelo município, zelando pelo seu cumprimento; v)Salvaguardar toda a informação centralizada no Data Center;

vi) Conceber e aplicar uma política de segurança. vii) Assegurar a integração e gestão dos sistemas municipais de comunicações, compreendendo as redes de voz e dados, rede fixa, rede móvel, via rádio e sistemas de vigilância;

viii) Propor e supervisionar tecnicamente todos os processos de contratação de equipamento, mantendo um registo atualizado dos equipamentos e sistemas centrais instalados;

ix) Realizar projetos de investigação e desenvolvimento que vi-sem a avaliação das tecnologias de comunicações adequadas para o município;

x) Garantir a conservação e a segurança ativa e passiva dos equipamentos informáticos;

xi) Assegurar os serviços de helpdesk tecnológico e apoiar os utilizadores, garantindo a correta utilização dos sistemas instalados;

xii) Gerir o parque informático e avaliar as necessidades de utilização e capacidades de funcionamento dos equipamentos.

c) Ao Gabinete de Comunicação compete:

i) Promover a imagem pública dos serviços municipais e do concelho da Póvoa de Lanhoso; ii)Estabelecer plataformas de comunicação entre os munícipes e o município, estimulando o diálogo permanente e a coresponsabilização coletiva, por um lado, e a constante adequação e elevação da qualidade dos serviços prestados, por outro; iii)Assegurar o relacionamento público da autarquia com os órgãos de comunicação social; iv)Organizar a recolha e difusão de notícias publicadas nos órgãos de comunicação social de âmbito local e nacional que tenham interesse para conhecimento dos órgãos e dos serviços do município; v)Promover a elaboração, publicação e distribuição de publicações periódicas municipais;

vi) Assegurar a atualização permanente da página eletrónica da Câmara Municipal, introduzindo ainda novas funcionalidades que beneficiem a acessibilidade dos utilizadores aos serviços prestados pelo município;

vii) Coordenar a elaboração, publicação e distribuição de suportes de comunicação de variada tipologia sobre as atividades periódicas do município, em cooperação com os restantes serviços municipais, de modo a motivar a participação dos cidadãos;

viii) Promover a publicação, nos órgãos de comunicação social de âmbito local e regional, de todos os atos municipais dotados de eficácia externa;

ix) Assegurar as funções de protocolo nas cerimónias e atos oficiais do município;

x) Gerir a base de dados referente aos contactos de todas as entidades públicas e privadas de interesse para o município;

xi) Desenvolver ações de comunicação interna, numa perspetiva de informação, integração e motivação dos funcionários e colaboradores municipais;

xii) Prestar assessoria na área das relações internacionais, nomeadamente promover, gerir e executar todas as iniciativas nascidas no âmbito dos protocolos de geminação e de outras parcerias;

xiii) Organizar as deslocações oficiais dos eleitos municipais e a receção e estada de convidados oficiais do município;

xiv) Assegurar o registo fotográfico dos eventos organizados pela autarquia e a manutenção do respetivo arquivo digital;

xv) Gerir a rede de estruturas publicitárias de grandes dimensões colocadas em vários locais de visibilidade do concelho da Póvoa de Lanhoso;

xvi) Apoiar a realização de iniciativas promocionais para o concelho.

d) Ao Gabinete de Aprovisionamento e Contratação Pública compete:

i) Assegurar a realização dos procedimentos de contratação pública o aprovisionamento, em consonância com os preceitos legais aplicáveis, pautando-se por pressupostos de economia e eficácia;

ii) Proceder às aquisições necessárias para todos os serviços do município, após adequada instrução dos procedimentos contratuais, incluindo a abertura de concursos, sob proposta e apreciação técnica das demais unidades orgânicas, salvaguardando as articulações necessárias;

iii) Procurar que o aprovisionamento se efetue ao menor custo, dentro dos requisitos de quantidade e qualidade nos prazos previstos, devendo para o efeito efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo informação atualizada sobre os preços dos bens e serviços mais significativos;

iv) Proceder à avaliação contínua dos fornecedores ao nível da eficiência e eficácia dos seus serviços, garantindo parâmetros de qualidade que assegurem um desempenho adequado por parte dos serviços municipais.

v) Promover, em articulação com os sectores de armazenamento e serviços requisitantes que procedem à receção de bens, à elaboração, atualização e evolução de Procedimento que regule as Regras do Controlo e Receção de Bens;

vi) Proceder ao registo de todos os processos de aquisição nos suportes em vigor e mantêlos atualizados

vii) Assegurar a gestão estratégica, operacional e transacional das aquisições de bens e serviços e das empreitadas, em articulação com os serviços envolvidos;

viii) Instruir, acompanhar e avaliar o processo instrutório de pré-contratação de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, sob proposta e apreciação técnica das demais unidades orgânicas, salvaguardando as articulações necessárias;

ix) Elaborar, em colaboração com os serviços o plano anual de aquisições e assegurar a sua execução em tempo útil, atendendo a critérios de ordem legal, técnica, de economia e de oportunidade; x)Desenvolver e gerir um sistema centralizado de contratação que potencie a capacidade negocial do município, a eficiência e racionalidade da contratação através da centralização e da integração das necessidades de bens, de serviços e de plataformas tecnológicas para o efeito;

xi) Conhecer o mercado e gerir adequadamente a relação com os fornecedores, através de um sistema de avaliação contínuo do serviço prestado;

xii) Garantir a conformidade normativa dos procedimentos pré-contratuais, bem como, a respetiva uniformização processual;

xiii) Desenvolver estudos que permitam criar um sistema de con-xiv) Elaborar manual de normalização de compras que tenha em conta critérios de economia e funcionalidade e a compatibilização das compras com os bens e serviços adquiridos anteriormente;

xv) Desenvolver estudos que permitam, designadamente, analisar os custos de aquisições de bens e serviços;

xvi) Apoiar as juntas de freguesia no âmbito dos procedimentos de contração pública. trolo; celho;

e) Ao Gabinete de Promoção do Desenvolvimento Económico compete:

i) Assegurar a interlocução com os potenciais investidores no con-ii) Criar sinergias no território, permitindo assim, atuações integradas e coerentes entre empresas e empreendedores - redes colaborativas;

iii) Simplificar o processo administrativo interno - vias verdes;

iv) Desenvolver parcerias com entidades estratégicas e especializadas do território (IEFP, Sol do Ave, Adrave);

v) Proporcionar apoio técnico, no que diz respeito à informação sobre os programas de financiamento, elaboração de candidaturas às respetivas medidas mais adequados às ideias de negócio/projeto e respetivo acompanhamento das mesmas;

vi) Dinamizar o ecossistema empreendedor, favorecendo e criando sinergias no apoio ao empreendedorismo de base local.

Artigo 28.º

Unidade Flexível

1 - À Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compete a programação, organização, coordenação e direção integrada das atividades de carácter administrativo e jurídico, bem como a formação e gestão dos seus recursos humanos, no âmbito dos respetivos serviços, designadamente:

a) Planear, programar, coordenar e controlar as atividades da Divisão;

b) Promover a execução de todas as tarefas que se insiram nos respetivos serviços, de acordo com as disposições aplicáveis e critérios de boa gestão;

c) Dar apoio aos órgãos do município;

d) Propor e colaborar em estudos e seleção de dados suscetíveis de tratamento informático;

e) Promover as tarefas administrativas à boa gestão do pessoal;

f) Desencadear as ações inerentes ao processo eleitoral;

g) Secretariar as reuniões da Câmara Municipal a Assembleia Municipal; divisão;

h) Assegurar a implementação do sistema de controlo interno na

i) Conceber, propor e implementar novas metodologias conducentes à obtenção de ganhos de eficácia, eficiência e satisfação dos utilizadores dos serviços;

j) Assegurar e promover o relacionamento funcional com as outras áreas orgânicas da Câmara;

k) Promover a melhoria do funcionamento dos serviços, no que respeita à estrutura, métodos de trabalho e equipamentos

l) Superintender o arquivo municipal;

m) Organizar e promover ações regulares de formação e aperfeiçoamento profissional de todo o pessoal do Município;

n) Assegurar as demais funções que por lei ou por deliberação de câmara lhe sejam cometidas.

1 - A Unidade Flexível de 2.º Grau de Gestão Administrativa compreende os seguintes serviços, com as correspondentes competências:

1.1 - Serviço de Administração Geral, que compreende as seguintes áreas de ação:

a) Expediente No serviço de expediente podemos identificar as seguintes competências:

i) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e de outros documentos dentro dos prazos respetivos;

ii) Preparar o expediente relativo a eleições e referendos;

iii) Efetuar o expediente relativo à passagem de certidões da competência da Câmara Municipal, bem como o expediente relativo à autenticação dos documentos;

iv) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;

v) Superintender e assegurar o serviço de telefone;

vi) Tratar da documentação inerente aos recintos para espetáculos a solicitação dos interessados;

vii) Executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do serviço;

viii) Assegurar a receção, registo, classificação, expedição e arquivo de todos os documentos referentes à atividade dos órgãos do Município;

ix) Organizar e dar sequência aos processos administrativos que lhe sejam distribuídos;

x) Promover e assegurar os atos administrativos decorrentes da aplicação dos normativos da diretiva de serviços e licenciamento zero;

xi) Organizar os processos para concessão de licenças de queimadas;

xii) Organizar os processos para realização de provas desportivas e emitir as respetivas licenças;

xiii) Organizar os processos de concessão de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo atualizado o respetivo registo;

xiv) Organizar os processos para obtenção de cartas de caçador;

xv) Elaborar bases de dados específicas para cada ato administrativo, facilitando atos de consulta e pedidos de documentação;

xvi) Executar os serviços respeitantes a estatísticas ou informação própria do sector;

xvii) Colaborar na organização do processo de recenseamento militar e assegurar o expediente respeitante a assuntos militares;

xviii) Organizar os processos de atribuição de subsídio ao arrendamento e Habitalanhoso;

xix) Colaborar nos processos de atribuição de bolsas de estudo.

a) Balcão Único de Atendimento i) Prestar apoio aos munícipes no seu relacionamento com os órgãos e serviços da Autarquia, tendo a rápida e adequada resposta às suas pretensões, no âmbito do princípio de uma Administração aberta e participada

ii) Promover a utilização de sistemas automatizados e interativos de atendimento e de divulgação aos munícipes das atividades/com-petências dos órgãos e serviços municipais, potenciando e facilitando a descentralização do atendimento aos interessados e a prestação de serviços públicos;

iii) Atender o público em todas as áreas inerentes ao desenvolvimento das competências municipais, designadamente obras particulares, taxas, licenças, recursos humanos, ação social, resíduos urbanos, desporto e educação, e garantir o acesso mediado em determinados procedimentos;

iv) Prestar informações aos munícipes;

v) Efetuar a receção de reclamações;

vi) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição de correspondência, requerimentos, e outros documentos dentro dos respetivos prazos, bem como assegurar a expedição de todo o correio da autarquia;

vii) Garantir o encaminhamento correto dos processos para as áreas técnicas respetivas;

viii) Elaborar chamadas telefónicas e receber chamadas telefó-ix) Anotar as solicitações que lhe sejam efetuadas e comunicálas aos respetivos serviços;

x) Prestar apoio ao emigrante, dentro das seguintes linhas de Emissão de Certificados de Residência dos Cidadãos ComuniPedido de Pensões no Estrangeiro;

Equivalência e Reconhecimento de Habilitações Literárias adquiridas no Estrangeiros;

Troca de Cartas de Condução obtidas no estrangeiro;

Ajuda na legalização de Veículos Automóveis (Isenção do ImQualquer tipo de apoio administrativo (correspondência recebida do estrageiro e elaboração de minutas para resposta aos mesmos).

xi) Exercer as demais funções que se enquadrem no seu âmbito ou lhe sejam superiormente determinadas.

1.2 - Apoio à Câmara Municipal O serviço de Apoio à Câmara Municipal compreende o apoio administrativo a prestar ao órgão executivo do município a quem compete, designadamente:

i) Preparar a agenda e expediente das reuniões do Executivo;

ii) Certificar assuntos constantes das atas do Órgão;

iii) Assegurar e secretariar as reuniões;

iv) Fotocopiar documentos de apoio às reuniões de Câmara e envio de elementos para os membros do Executivo;

v) Ações de relacionamento com as Juntas de Freguesia, Associação Nacional de Municípios e outros organismos; nicas; ação:

tários; posto);

vi) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço.

1.3 - Arquivo Municipal Aos serviços do Arquivo Municipal compete, designadamente:

i) Organizar e gerir o arquivo Geral Municipal;

ii) Catalogar e arquivar todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços;

iii) Promover a informatização e digitalização do arquivo bem como gerir o seu processo de externalização;

iv) Definir as regras de organização e classificação dos arquivos administrativos, intermédios e histórico, em articulação com o núcleo documental Maria da Fonte;

v) Definir o plano de incorporações para os diversos serviços da

vi) Promover a atualização sistemática do plano de classificação

vii) Zelar pela manutenção e conservação dos documentos em arquivo e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos sem interesse histórico;

viii) Promover a eficaz aplicação do regulamento municipal do Autarquia; do arquivo;

Arquivo;

1.4 - Gabinete de Qualidade Ao Gabinete de Qualidade compete, designadamente:

i) Apresentar ao Presidente da Câmara para aprovação o Plano de Ação Global de Auditoria e os respetivos relatórios periódicos das ações de auditoria;

ii) Dirigir e dinamizar as ações de auditoria interna nos domínios do Sistema de Controlo Interno em articulação com o Presidente da Câmara;

iii) Promover reuniões de coordenação com os responsáveis das Divisões Municipais, sempre que se revelem necessárias no âmbito das ações de auditoria interna, no sentido de aperfeiçoar e corrigir procedimentos e emitir recomendações técnicas;

iv) Assegurar o controlo e a monitorização Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas;

v) Fomentar novos modelos de gestão dos serviços, orientados para os resultados, através da simplificação de procedimentos e da reengenharia de processos;

vi) Apoiar o executivo na definição de objetivos anuais da qualidade, sua concretização e seguimento;

vii) Dinamizar a autoavaliação da qualidade e apoiar cada serviço na identificação de necessidades de melhoria, no estabelecimento de planos de ação e seu seguimento;

viii) Propor a utilização de metodologias e de ferramentas da qualidade adaptadas à especificidade de cada serviço;

ix) Efetuar inquéritos de satisfação dos munícipes e outros interlocutores da Autarquia e elaborar relatórios de análise dos mesmos;

x) Acompanhar a promoção, coordenação e gestão da formação.

3.4.1 - O gabinete de Qualidade e Estratégia integra os seguintes serviços:

Núcleo da Qualidade Auditorias e Modernização Administrativa