de 18 de Maio
As direcções regionais de educação, à semelhança da grande maioria dos serviços da Administração Pública, têm vindo a assistir ao crescimento exponencial da documentação de arquivo, gerador de custos e ineficiências que importa reduzir.A possibilidade de proceder à eliminação documental, sem valor administrativo nem valor histórico, representa para estes serviços periféricos do Ministério da Educação inúmeras vantagens, quer em termos de racionalização da produção documental e de gestão de espaços de armazenamento quer em termos de eficácia e rentabilização de meios.
Por outro lado, permite a assunção mais objectiva da indispensabilidade da salvaguarda da documentação com valor histórico e da sua divulgação.
A presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliação, selecção e determinação dos prazos de conservação administrativa e a eliminação dos documentos produzidos pelas direcções regionais de educação, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados.
Nestes termos, ao abrigo das disposições conjugadas da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, ouvida a Direcção-Geral de Arquivos:
Manda o Governo, pelos Ministros da Educação e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico das Direcções Regionais de Educação, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Educação, Maria de Lurdes Reis Rodrigues, em 6 de Março de 2009. - O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro, em 4 de Maio de 2009.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DAS DIRECÇÕES
REGIONAIS DE EDUCAÇÃO
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida pelas direcções regionais de educação no âmbito das suas atribuições e competências.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos dos arquivos das direcções regionais de educação tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade das direcções regionais de educação a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo i da presente portaria.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Cabe à Direcção-Geral dos Arquivos a determinação do destino final dos documentos, sob proposta das direcções regionais de educação.
Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelas direcções regionais de educação, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 10 do artigo 10.º
Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, devem as direcções regionais de educação obter parecer favorável da Direcção-Geral dos Arquivos, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação, com reduzidas taxas de utilização, deverão, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que cada direcção regional de educação vier a determinar.
Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii da presente portaria.
Artigo 8.º
Eliminação de documentos
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da Direcção-Geral de Arquivos.
4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a Direcção-Geral de Arquivos para conhecimento.
2 - O modelo consta do anexo iii da presente portaria.
Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais, em suporte papel, por microfilme, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
b) Ficha de controlo da qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio de cada direcção regional de educação tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 - As cópias obtidas a partir da microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto do artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
11 - A Direcção-Geral de Arquivos, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos das direcções regionais de educação atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º
Fiscalização
1 - Compete à Direcção-Geral de Arquivos a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.
Anexo I
Tabela de selecção
(ver documento original) C - conservação permanente.CP - conservação parcial.
E - eliminação.
DRE - direcção regional da educação.
EAE - equipas de apoio às escolas.
IEFP - Instituto do Emprego e Formação Profissional.
ME - Ministério da Educação.
RFE - ramo de formação educacional.
TEIP - territórios educativos de integração prioritária.
TIC - tecnologias de informação e comunicação.
ANEXO II
(ver documento original)
