Aprovação Regulamento de Fundo de Maneio da Universidade Aberta
Ao abrigo do artigo 32.º do Decreto-Lei 155/92, de 28/07, do artigo 15.º do Decreto-Lei 32/2012, de 13/02, dos artigos 110.º e 111.º da Lei 62/2007, de 10/09, dos artigos 37.º, n.º 1, alínea e), 46.º e 47.º dos Estatutos da Universidade Aberta, homologados pelo despacho normativo 65-B/2008, de 12/12, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 246, de 22 de dezembro de 2008, do artigo 17.º, n.º 1, alínea b) do Decreto-Lei 197/99, de 8/06 e dos artigos 35.º e seguintes e 137.º, n.º 4 do Código do Procedimento Administrativo, tendo igualmente em conta o devido enquadramento no Código de Contratos Públicos em vigor, o Conselho de Gestão da Universidade Aberta, em reunião de 19 de janeiro de 2016 aprovou o Regulamento de Fundo de Maneio da Universidade Aberta, que agora se manda publicar:
Regulamento de Fundos de Maneio (FM)
Artigo 1.º
Âmbito
1 - O presente regulamento enquadra-se no sistema contabilístico em vigor e nas normas específicas de controlo interno e estabelece os procedimentos de constituição, reconstituição e liquidação (reposição) dos Fundos de Maneio da Universidade Aberta.
2 - Nos termos do artigo 32.º do Decreto-Lei 155/92 de 28 de julho, é permitido aos organismos públicos a constituição de um fundo de maneio para que possam realizar despesas de pequeno montante, urgentes, imprescindíveis e inadiáveis.
3 - O Decreto de Execução Orçamental estabelece anualmente as regras quanto à constituição e liquidação do Fundo de Maneio.
Artigo 2.º
Objetivo
1 - O objetivo do FM é o de colocar à disposição do(s) responsável(eis) um determinado valor pecuniário, limitando o gasto mensal que visa a realização e pagamento de despesas urgentes, imprevisíveis e inadiáveis de pequeno montante.
2 - A utilização de FM deve ser sempre encarada como uma situação excecional, uma vez que serve para aquisições de pequeno montante e que implicam o pagamento no ato da compra.
Artigo 3.º
Definições
a) Abono adiantado: Consiste na entrega pelo responsável do fundo de maneio, mediante pedido efetuado, de uma determinada quantia, para fazer face à realização de despesas urgentes e inadiáveis e que se enquadrem no conceito de FM.
b) Fundo de Maneio: Entende-se por Fundo de Maneio um montante fixo de caixa que tem por finalidade a realização e pagamento imediato de despesas de pequeno montante e a sua movimentação é da exclusiva competência do(s) responsável(eis) nomeados para o efeito.
c) Liquidação (reposição): Consiste na entrega, através de guia, do montante da constituição, deduzido da importância dos documentos comprovativos da despesa realizada no mês de dezembro ou na data fixada.
d) Pequeno montante: Consideram-se, em regra, as despesas de valor igual ou inferior ao montante máximo constituído pelo FM, sujeito a aprovação, sendo vedado aos titulares de FM o pagamento de despesas de montantes superiores.
e) Período de constituição de Fundo de Maneio: O período máximo de constituição de FM é anual para um dado ano económico, podendo ser renovado mediante deliberação do Conselho de Gestão.
f) Reconstituição: Consiste no apuramento mensal do valor a repor ao FM na sequência de entrega de documentos justificativos das despesas pagas do mês a que a reconstituição respeita.
g) Responsável pelo Fundo de Maneio: Pessoa(s) responsável(eis) pela gestão do FM, designada pelo Conselho de Gestão, e que responde(m) pelo cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização das despesas nele incluídas, bem como pelo respetivo pagamento e incidentes que ocorram com a movimentação do FM.
h) Valor de constituição do FM: Importância autorizada e a ser entregue inicialmente a título de FM constituído e que configura o valor de referência em cada uma das reconstituições.
Artigo 4.º
Requisitos Gerais
1 - A constituição e reconstituição do FM só poderá fazer-se quando existam fundos disponíveis de valor igual ou superior ao dos montantes a entregar aos detentores dos fundos de maneio.
2 - Atendendo a sua natureza, o FM apenas pode ser movimentado pelo responsável do mesmo.
3 - O FM só pode ser utilizado para realização de pequenas despesas enquadráveis nas rúbricas de classificação económica para o qual foi constituído e até ao limite autorizado.
4 - É vedada a realização e pagamento de despesas através do FM que não se enquadrem no conceito para o qual foi constituído, nomeadamente:
a) Todas aquelas cujo montante seja superior ao montante do FM;
b) Honorários de profissionais liberais, nacionais ou estrangeiros, que nele se incluem os recibos verdes;
c) Ajudas de custo (reembolsos de despesas de viagens, alimentação, alojamento ou representação);
d) Aquisição de bens duradouros sujeitos a inventário no qual se inclui aquisições de bibliografia.
5 - O somatório dos meios monetários disponíveis no FM, mais as faturas ou documentos equivalentes pagos, deve ser sempre igual ao valor autorizado para o mesmo.
6 - O responsável pelo FM pagará as despesas permitidas e preencherá o impresso "Apresentação de despesas - Fundo de maneio" anexando os documentos de suporte comprovativos da despesa.
7 - Os documentos de suporte são faturas/recibos ou faturas acompanhadas do respetivo recibo, cumprindo todos os requisitos legais, nomeadamente o nome, morada e número de contribuinte da Universidade Aberta (502110660) e deverão ser assinados no verso pelo responsável do FM.
8 - Nenhum documento de suporte pode exceder o montante máximo definido pelo FM, para a respetiva rubrica.
Artigo 5.º
Constituição do Fundo Maneio
1 - O Decreto de Execução Orçamental estabelece anualmente as regras quanto à constituição e liquidação do fundo de maneio.
2 - No início de cada ano económico a Divisão de Gestão Financeira (DGF) elabora uma informação a solicitar autorização ao Conselho de Gestão da Universidade Aberta para a constituição do Fundo de Maneio, discriminando o limite máximo por rubrica económica e o responsável pelo mesmo.
3 - Concedida a autorização de constituição, o responsável do FM receberá da DGF o valor total correspondente ao FM.
4 - Os FM são constituídos por período, caducando com a liquidação a ser efetuada nos prazos anualmente fixados e divulgados pela UAb.
Artigo 6.º
Abono Adiantado
1 - Concedida a prévia autorização para a realização da despesa pela entidade com competência própria, no impresso de "Requisição de verbas ao FM", o responsável pela realização da despesa, deve fundamentar a mesma, garantir que a despesa é devidamente suportada por faturas e que é corretamente endereçada à Universidade Aberta.
2 - O Serviço de Tesouraria (ST) verifica os requisitos legais do documento e o seu enquadramento nas normas definidas no presente regulamento.
Artigo 7.º
Conferência e Pagamento
1 - Toda a documentação referente aos pagamentos dos FM deve ser registada no Impresso "Apresentação de despesas -Fundo de Maneio", de forma que a ser possível monitorizar continuamente a verba disponível no FM e arquivada toda a documentação.
2 - A conferência da(s) fatura(s) ou documento(s) equivalente(s) consiste, nomeadamente, em verificar:
a) O montante, caracterização e enquadramento da despesa, nos termos do artigo 4.º;
b) A existência dos documentos comprovativos previstos no n.º 7 do artigo 4.º;
c) O enquadramento do tipo de despesas nas rubricas de classificação económica previstas aquando da constituição do fundo;
d) A correspondência do período de realização da despesa com o da sua apresentação;
e) A verificação da regularidade e legalidade da despesa, nomeadamente o cumprimento, quando aplicável, das normas da contratação pública.
3 - Caso a referida fatura ou documento equivalente seja apresentada incorretamente preenchida ou sem a devida autorização, a mesma será devolvida ao seu portador para correção.
4 - O funcionário do ST deve assinar os documentos, colocar a indicação de "pago" e respetiva data.
Artigo 8.º
Regularização e Reconstituição do Fundo de Maneio
1 - Mensalmente, até ao dia 5 de cada mês, o(s) responsável(eis) pelo(s) FM deve(m) enviar à DGF - ST, devidamente preenchido, o impresso "Apresentação de despesas - Fundo de maneio", juntamente com os documentos comprovativos das despesas efetuadas.
2 - Após assinada a autorização de pagamento, o meio de pagamento (cheque) ou dinheiro será entregue ao responsável pelo fundo, que procederá à conferência dos valores existentes no FM.
3 - A DGF procede, sempre que necessário, à reconstituição do FM, mediante processamento dos valores correspondentes aos documentos de despesa apresentados dentro dos limites estabelecidos.
Artigo 9.º
Reposição (liquidação) do Fundo Maneio
1 - A reposição (liquidação) de FM ocorre, no cumprimento do fixado anualmente no decreto-lei de Execução Orçamental, em qualquer uma das seguintes situações:
a) Nas datas estipuladas anualmente e divulgados pela UAb.
b) Sempre que deixe de se verificar o fim para que foi constituído.
c) Quando o Conselho de Gestão expressamente o determine.
2 - O Responsável do FM devem efetuar a sua reposição (liquidação) nos termos do disposto no ponto anterior sem se proceder à sua reconstituição.
3 - No final de cada ano deverá proceder-se à contabilização das faturas ou documentos equivalentes, que tenham sido pagos no decorrer do mês.
4 - Com a apresentação de execução relativa ao mês de dezembro, os responsáveis de cada FM deverão entregar no ST as importâncias não utilizáveis.
Artigo 10.º
Realização de compras com recurso a fundo de maneio
1 - Sempre que haja necessidade de se proceder a uma compra através do fundo de maneio, deverá ser apresentado junto do responsável pelo mesmo a fatura da respetiva despesa devidamente autorizada por quem tenha competência para o efeito.
2 - Não deverá ser paga uma fatura sem que esteja autorizada ou que exista uma informação previamente autorizada.
Artigo 11.º
Disposições Finais
1 - Os casos omissos no presente regulamento e eventuais alterações serão objeto de deliberação do Conselho de Gestão.
2 - O presente Regulamento de Fundos de Maneio será divulgado internamente e produzirá efeitos a partir do dia seguinte ao da sua aprovação pelo Conselho de Gestão.
22 de janeiro de 2016. - A Chefe de Divisão de Recursos Humanos, Célia Maria Cruz Fonseca de Matos.
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