No âmbito do processo global de reforma da Administração Pública, o Decreto Regulamentar 33/2007, de 29 de Março, procedeu à concretização da criação do Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais (GPEARI) do Ministério da Cultura, criado pelos artigos 4.º e 11.º do Decreto-Lei 215/2006, de 27 de Outubro.
A Portaria 367/2007, de 30 de Março, determinou a estrutura nuclear dos serviços e as competências das respectivas unidades orgânicas.
A portaria 389/2007, de 30 de Março, fixou em três o número máximo de unidades orgânicas flexíveis do GPEARI.
Nos termos dos n.º s 3 e 4 do artigo 21.º da Lei 4/2004, de 15 de Janeiro, as unidades orgânicas flexíveis são criadas por despacho do dirigente máximo do serviço que definirá as respectivas competências, pelo que é criada no GPEARI:
A Divisão de Gestão e Apoio, com as seguintes competências:
1) À Divisão de Gestão e Apoio, abreviadamente designada por DGA, compete designadamente:
a) Acompanhar a elaboração e execução do plano anual de actividades ou outros instrumentos de gestão estratégica;
b) Acompanhar a elaboração do relatório anual de actividades;
c) Elaborar o orçamento e acompanhar a sua execução;
d) Instruir os processos relativos à cobrança e arrecadação de receitas e à realização de despesas e executar o respectivo ciclo, assegurando o registo das operações que lhe estão associadas;
e) Promover a constituição, reconstituição e liquidação do fundo de maneio;
f) Elaborar a conta de gerência;
g) Elaborar o balanço social;
h) Assegurar o processamento dos vencimentos do pessoal e demais abonos, bem como os descontos que sobre eles incidam;i) Propor à UMC do Ministério a alienação dos bens que se mostrem inúteis ou desnecessários ao funcionamento do GPEARI;
j) Assegurar o funcionamento e actualização dos sistemas operacionais informáticos de suporte à gestão financeira, à gestão de recursos humanos e à circulação de informação;
l) Colaborar com a Unidade Ministerial de Compras (UMC) do MC, efectuando a agregação das necessidades de aquisição de bens e serviços;
m) Disponibilizar informação de compras nos moldes e na periodicidade que vierem a ser definidos pela unidade ministerial identificada na alínea anterior;
n) Administrar os bens afectos ao GPEARI, mantendo actualizado o inventário e assegurar a manutenção das instalações e equipamento, sem prejuízo das competências, neste domínio, da Secretaria-Geral;
o) Identificar as necessidades de aquisição de bens e serviços necessários ao funcionamento das unidades orgânicas e assegurar a distribuição dos stocks pelas diversas unidades orgânicas;
p) Executar as tarefas administrativas relativas à gestão dos recursos humanos;
q) Colaborar na elaboração do plano anual de formação, em articulação com a Secretaria-Geral;
r) Assegurar a execução do sistema de avaliação de desempenho;
s) Apreciar e informar os pedidos respeitantes à administração de pessoal, emitir certidões e assegurar a execução do expediente respectivo;
t) Organizar e manter actualizado o cadastro de pessoal;
u) Garantir o cumprimento das normas relativas às condições de higiene, saúde e segurança no trabalho;
v) Instruir os processos de acidentes de serviço;
x) Executar as tarefas inerentes ao expediente, designadamente recepção, classificação, registo, distribuição interna e expedição;
z) Assegurar o desenvolvimento e a gestão do sistema de arquivo do GPEARI;
aa) Manter actualizado e funcional o parque informático e os sistemas de redes informáticas do GPEARI;
ab) Proceder à disponibilização interna, preferencialmente por via electrónica, de normas e directivas necessárias ao funcionamento do GPEARI.
2) A Divisão de Gestão e Apoio integra a secção de recursos financeiros e humanos, designada por (SRFH).
3) A SRFH executa as actividades previstas nas alíneas c), d), e), f), g), h), j), p), s), t), do ponto 1 do presente despacho.
25 de Setembro de 2008. - A Directora-Geral, Patrícia Salvação Barreto.
