de 11 de Junho
O crescente aumento da documentação produzida e recebida na Direcção-Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem adequada à gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda de documentação com interesse histórico.Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 477/88, de 10 de Dezembro, manda o Governo, pelos Secretários de Estado do Ordenamento do Território e das Cidades e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 21 de Maio de 2008.
O Secretário de Estado do Ordenamento do Território e das Cidades, João Manuel Machado Ferrão. - A Secretária de Estado da Cultura, Maria Paula Fernandes dos Santos.
ANEXO
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECÇÃO-GERAL DO ORDENAMENTO
DO TERRITÓRIO E DESENVOLVIMENTO URBANO
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano, adiante designada por DGOTDU.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGOTDU tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.2 - É da responsabilidade da DGOTDU a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo i do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designado por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGOTDU.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGOTDU, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do n.º 10.º
4.º
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGOTDU obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGOTDU vier a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii do presente Regulamento.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e a metodologias ecológicas de preservação do ambiente.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ.
2 - O modelo consta do anexo iii do presente Regulamento.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do n.º 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e a comunicabilidade do arquivo da DGOTDU atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I
(ver documento original)
ANEXO II
(ver documento original)
ANEXO III
(ver documento original)
