Instrução 1/2004 - 2.ª Secção. - Instruções para a organização e documentação das contas abrangidas pelo Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP) (aprovado pelo Decreto-Lei 232/97, de 3 de Setembro) e planos sectoriais (POC-Educação, aprovado pela Portaria 794/2000, de 20 de Setembro, POCMS, aprovado pela Portaria 898/2000, de 28 de Setembro, e POCISSSS, aprovado pelo Decreto-Lei 12/2002, de 25 de Janeiro):
I
Âmbito de aplicação
1 - O Tribunal de Contas deliberou, nos termos do artigo 6.º, alínea b), e do artigo 78.º, n.º 1, alínea e), da Lei 98/97, de 26 de Agosto, na sessão plenária da 2.ª Secção de 22 de Janeiro de 2004, aprovar as presentes instruções, relativas à organização e apresentação das contas ao Tribunal de Contas por parte das seguintes entidades incluídas no âmbito de aplicação do POCP e planos sectoriais:
a) Serviços e organismos da administração central e regional, directa e indirecta;
b) Serviços, organismos e entidades da administração central e regional, que integram a administração, independente e autónoma, designadamente as universidades públicas e estabelecimentos do ensino politécnico público, incluindo as suas unidades orgânicas, faculdades, departamentos e escolas superiores que disponham de receita e despesa global inscrita no Orçamento do Estado;
c) Instituições do sistema de solidariedade e segurança social; e
d) Todas as demais entidades previstas nas alíneas a), b), c), e), f), g), h), i), j), n), o) e p) do n.º 1 do artigo 51.º da Lei 98/97.
2 - As entidades do sector público administrativo não abrangidas pelo POCP e planos sectoriais e obrigadas a prestar contas ao Tribunal de Contas deverão remeter os documentos de prestação de contas previstos no respectivo plano oficial de contabilidade aplicável e ainda os documentos n.os 34, 35, 36 e 46 das presentes instruções.
3 - As presentes instruções não se aplicam às entidades abrangidas pelo Decreto-Lei 558/99, de 17 de Dezembro (SPE), e pelo POCAL.
II Organização e documentação das contas
1 - As contas das entidades referidas no ponto I devem ser organizadas e documentadas de acordo com o anexo I, compreendendo:
a) Os documentos de prestação de contas, mapas e anexos às demonstrações financeiras conforme os modelos definidos no POCP e nos respectivos planos sectoriais que lhe forem aplicáveis; e
b) Outros documentos considerados necessários nos termos das presentes instruções.
2 - Consideram-se integradas no grupo 1 do anexo I as entidades que se encontram obrigadas à aplicação integral do respectivo plano oficial de contabilidade.
3 - Consideram-se integradas no grupo 2 do anexo I as entidades cujo regime contabilístico admita a utilização de formas simplificadas de aplicação do respectivo plano oficial de contabilidade.
III
Documentação a remeter ao Tribunal de Contas
1 - A documentação a remeter ao Tribunal de Contas é a constante do anexo I, devendo as entidades organizar e documentar as contas de acordo com a sua inserção nos grupos 1 e 2.
2 - A documentação a remeter ao Tribunal de Contas pelas entidades previstas no n.º 2 do artigo 2.º, alíneas a) e g), conjugado com o n.º 1 do artigo 51.º, alínea o), da Lei 98/97, de 26 de Agosto, é a mencionada nos n.os 1, 2, 9, 12, 18, 21 a 29, 32 a 37, 41 e 46 do anexo I.
3 - As entidades que, nos termos da resolução anual emitida ao abrigo do n.º 3 do artigo 51.º da Lei 98/97, de 26 de Agosto, estejam dispensadas da remessa de contas devem organizá-las e documentá-las e enviar ao Tribunal de Contas, nos prazos legais de prestação de contas, os seguintes documentos:
a) Mapa dos fluxos de caixa;
b) Balanço e demonstração de resultados, se aplicável;
c) Acta de aprovação de contas;
d) Relatório e parecer do órgão de fiscalização e cópia da certificação legal de contas, quando emitidos; e
e) Relação nominal dos responsáveis.
4 - As entidades que nos termos da lei elaboram demonstrações financeiras consolidadas devem remeter as mesmas ao Tribunal de Contas acompanhadas dos seguintes elementos:
a) Indicação da entidade consolidante, com identificação do respectivo órgão de gestão e respectivos responsáveis, a quem esteja cometida a responsabilidade pela consolidação de contas;
b) Relatório e parecer do órgão de fiscalização e cópia da certificação legal de contas, quando emitidos;
c) Balanço consolidado;
d) Demonstração de resultados por natureza consolidados (ver nota 1);
e) Anexos às demonstrações financeiras consolidadas;
f) Relatório de gestão consolidado;
g) Nota informativa sobre as entidades incluídas ou excluídas da consolidação e os motivos que justificam tal inclusão ou exclusão;
h) Regras e métodos observados na consolidação; e
i) As demonstrações financeira individuais das entidades que integram o perímetro de consolidação dos grupos públicos previstos na Portaria 794/2000, de 20 de Setembro.
5 - Para além dos documentos e informações referidos, pode o Tribunal de Contas recolher junto do organismo ou de terceiros quaisquer outros elementos ou informações que repute necessários para a verificação de contas.
IV
Notas técnicas
Para os documentos constantes do anexo I, devem ter-se em linha de conta as seguintes notas técnicas:
a) A acta sobre a apreciação das contas deverá identificar os factos mais importantes constantes dos documentos de prestação de contas, abrangendo nomeadamente os fluxos seguintes:
Recebimentos/pagamentos;
Receita/despesa;
Proveitos/custos;
Saldos iniciais e finais;
Resultados de gerência e de exercício;
Despesa por pagar (do exercício e de exercícios anteriores);
b) Deve ser indicado no anexo VIII, "Mapa de fundo de maneio por dotação orçamental", os responsáveis dos fundos de maneio, fins a que destinam, bem como o valor do fundo, da(s) dotação(ões) orçamental(is), e a data da sua constituição, reconstituição e ou regularização;
c) Na ausência de recibos de quitação, as transferências bancárias devem estar apoiadas em relações das quais constem todos os elementos necessários ao seu controlo, designadamente o valor, a conta bancária utilizada, a operação originária e o documento comprovativo (factura, contrato ou outro), o número da autorização ou o número da ordem de pagamento, o nome do beneficiário e a comprovação da efectivação da operação.
V
Disposições finais
1 - O envio dos documentos de prestação de contas deverá ser efectuado através de qualquer suporte e formato informático, desde que a estrutura, o formato e a informação de controlo referida em cada mapa sejam claramente identificados no documento constante do anexo III.
2 - Caso não seja possível dar cumprimento ao estabelecido no número anterior, devem os serviços remeter aquela documentação, em suporte papel, com a devida justificação pelo órgão de gestão.
3 - Os documentos identificados com os n.os 36, 39 a 41 e 46 deverão ser remetidos em suporte papel, devendo tal situação ser devidamente especificada na guia de remessa.
4 - Do anexo III das presentes instruções consta uma declaração, que deve ser assinada pelos membros do órgão de gestão, em que se assegura que o conteúdo do suporte informático corresponde integralmente aos originais em suporte de papel, encontrando-se disponíveis para consulta nos arquivos da entidade ou envio ao Tribunal de Contas sempre que este o entenda necessário.
O envio do anexo III deverá ser efectuado em suporte papel, emitido em duplicado.
5 - Na prestação de contas em suporte papel, todos os documentos a enviar ao Tribunal de Contas deverão ser originais ou fotocópias autenticadas, com origem em modelos produzidos tipográfica ou informaticamente. O seu envio deverá ser efectuado através de guia de remessa, de acordo com o anexo II, emitida em duplicado.
6 - Os documentos de prestação de contas deverão ser assinados pelos responsáveis que estiverem em funções ao tempo da sua remessa, devendo os que deixaram de exercer funções durante o exercício prestar todas as informações que lhes forem solicitadas.
VI
Entrada em vigor
1 - As presentes instruções devem ser observadas, relativamente às entidades enunciadas no n.º 1 do ponto I, a partir da gerência de 2004 ou do ano económico em que o POCP ou planos sectoriais sejam efectivamente adoptados, mantendo-se até então em vigor as actuais instruções aplicáveis à organização e documentação das contas (instruções aprovadas para a organização e documentação das contas dos fundos, organismos e serviços com contabilidade orçamental de 13 de Novembro de 1985; resolução 1/93, de 21 de Janeiro, instrução 1/97, de 3 de Março, e instrução 2/97, de 3 de Março).
2 - No caso das contas consolidadas de grupos públicos previstas no POC-Educação, aprovado pela Portaria 794/2000, de 20 de Setembro, o disposto no n.º 5 do ponto III das presentes instruções só será aplicável a partir do ano económico em que a primeira consolidação por grupo público seja realizada.
VII
Aplicação às Regiões Autónomas
A aplicação destas instruções às Regiões Autónomas depende de despacho do juiz da respectiva Secção Regional, nos termos do artigo 104.º, alínea a), da Lei 98/97, de 26 de Agosto.
VIII
Publicação
Publique-se na 2.ª série do Diário da República, nos termos da alínea d) do n.º 2 do artigo 9.º da Lei 98/97, de 26 de Agosto.
(nota 1) Quando aplicável.
22 de Janeiro de 2004. - O Conselheiro Presidente, Alfredo José de Sousa.
(ver documento original)
