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Aviso 97/2004, de 7 de Janeiro

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Texto do documento

Aviso 97/2004 (2.ª série) - AP. - Torno público, nos termos do artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro, que a Junta de Freguesia de São Marcos, em conformidade com o ponto 2.9.3. do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, por deliberação tomada em reunião de executivo de 23 de Setembro de 2003, aprovou o Sistema de Controlo Interno.

29 de Setembro de 2003. - O Presidente da Junta, José Luís Baptista da Silva.

Sistema de Controlo Interno

Preâmbulo

1 - O Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, institui e aprova a reforma da administração financeira e das contas públicas da administração autárquica, visando o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico.

2 - Como refere esse diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento de fundamental importância de apoio à gestão das autarquias locais.

3 - Para implementar o controlo financeiro e disponibilizar informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos provisionais, tendo em vista a execução orçamental, a qual deverá seguir os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção célere dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia.

4 - Nesse sentido, torna-se necessário proceder à implementação do Sistema de Controlo Interno do Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), resumidamente, SCI-POCAL, tal como consta do diploma, em execução do qual se estabelecem os normativos, os métodos e os procedimentos de controlo interno.

5 - O Sistema de Controlo Interno (SCI), que constitui uma inovação do POCAL, deverá integrar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos capazes de contribuir para garantir o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação de informação financeira fiável, num curto espaço de tempo.

Procede-se assim à organização dos serviços, métodos e controlo interno. Deste modo, a Junta de Freguesia de São Marcos, em cumprimento do disposto no n.º 2.9.3 do Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, determina o seguinte:

Artigo 1.º

Objecto

O Sistema de Controlo Interno do POCAL, designado abreviadamente de SCI-POCAL, visa estabelecer um conjunto de regras de políticas definidoras, procedimentos e métodos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades respeitantes à evolução patrimonial, de um modo ordenado e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidades, fraude e erro, a integridade dos registos contabilísticos e a preparação de informação financeira fiável e em tempo oportuno.

Artigo 2.º

Âmbito das aplicações

1 - O SCI-POCAL é aplicado a todos os serviços da Junta de Freguesia de São Marcos, sendo gerido e executado pelo órgão executivo.

2 - Compete ao presidente do órgão executivo o acompanhamento directo da implantação e do respectivo cumprimento da SCI-POCAL e dos preceitos legais aplicáveis.

3 - Compete aos funcionários administrativos a concretização e execução dessas normas, mediante orientação hierárquica.

Artigo 3.º

Da execução orçamental

1 - Na preparação e execução do orçamento da Junta de Freguesia de São Marcos, deverão ser respeitados os princípios orçamentais, regras provisionais e regras de execução definidos no POCAL.

2 - A aplicação dos princípios contabilísticos formulados no POCAL, devem ser orientados de forma a obter uma análise verdadeira e apropriada da execução orçamental, dos resultados e da situação financeira da Junta de Freguesia de São Marcos.

Artigo 4.º

Limites da disponibilidade em caixa

O valor em numerário em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o limite máximo de 100 euros, devendo o seu excedente ser depositado em conta da Junta de Freguesia a indicar pelo presidente.

Artigo 5.º

Da abertura e movimento de contas bancárias

1 - Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, definir a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de São Marcos.

2 - As contas bancárias referenciadas no número anterior são movimentadas com assinaturas conjuntas, nomeadamente, do presidente e do tesoureiro ou, na falta ou impedimento de um destes, pelo secretário.

Artigo 6.º

Meios de pagamento

1 - Os pagamentos superiores a 100 euros, são obrigatoriamente pagos por cheque ou transferência bancária.

2 - Os salários e pagamento de vencimentos dos funcionários da Junta de Freguesia de São Marcos serão efectuados por cheque ou transferência bancária.

Artigo 7.º

Do processamento das autorizações de pagamento

1 - É da competência dos Serviços Administrativos, o processamento das autorizações de pagamento, baseados na documentação existente nos serviços da autarquia.

2 - As autorizações de pagamento e correspondentes documentos são antecipadamente conferidos pelo responsável pela contabilidade e sendo assinadas pelo presidente e tesoureiro ou pelo correspondente substituto legal.

3 - As autorizações de pagamento, após cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são devolvidas aos serviços administrativos para pagamento e restantes procedimentos legais.

Artigo 8.º

Guarda dos documentos bancários

1 - Os documentos bancários, cheques inclusive, ficam à guarda do responsável pela Contabilidade.

2 - Os cheques que sejam anulados após o seu preenchimento serão arquivados nos serviços, após inutilização das assinaturas sempre que as houver.

Artigo 9.º

Local de receita ou cobrança

É da competência dos serviços administrativos proceder sempre à cobrança das receitas da Junta de Freguesia.

Artigo 10.º

Contas correntes

É da competência dos serviços administrativos manter em constante actualização as contas correntes referentes às instituições bancárias onde a Junta de Freguesia de São Marcos seja titular.

Artigo 11.º

Reconciliação bancária

1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês, impreterivelmente, pelo funcionário da contabilidade.

2 - Sempre que se verifiquem diferenças nas respectivas reconciliações bancárias, as mesmas serão analisadas e prontamente repostas, se tal se justificar, mediante deliberação do executivo por proposta do tesoureiro.

3 - Após cada reconciliação bancária os serviços administrativos analisam a validade dos cheques emitidos e em trânsito, recorrendo ao respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, nas situações que se justifiquem, efectuando os movimentos contabilísticos para a sua regularização.

Artigo 12.º

Reconciliação de empréstimos

Serão realizadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com entidades de crédito e apuram-se os juros respectivos, sempre que exista pagamento por conta dos débitos respectivos.

Artigo 13.º

Normas sobre início e final dos mandatos

1 - No início e final de cada mandato do órgão executivo, são lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta e pelo respectivo tesoureiro.

2 - No caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem são assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

Artigo 14.º

Responsabilidades do tesoureiro

A situação de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificada, na presença deste ou do seu substituto, por contagem física do numerário e dos documentos à sua responsabilidade, a realizar por funcionário a designar pelo presidente da Junta, nas seguintes condições:

1) Trimestralmente, em dia a fixar pelo presidente e, aleatoriamente, sem qualquer aviso prévio;

2) No encerramento das contas de cada exercício económico;

3) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

4) Aquando da substituição do tesoureiro.

Artigo 15.º

Dependência do tesoureiro

1 - O tesoureiro da Junta de Freguesia, depende funcionalmente do presidente da Junta, respondendo directamente ao órgão executivo pelas importâncias que lhe são confiadas.

2 - Os funcionários dos serviços administrativos respondem perante o tesoureiro pelos seus actos e omissões, qualquer que seja a sua natureza.

3 - O tesoureiro é responsável pela arrecadação das receitas e os pagamentos das despesas, bem como do cumprimento de todas as normas legais aplicáveis.

4 - A responsabilidade do tesoureiro termina sempre que os factos apurados não sejam da sua responsabilidade e não lhe sejam imputáveis.

Artigo 16.º

Acções inspectivas

Em âmbito de acções de inspecção, se realizar a contagem de valores sob a responsabilidade do tesoureiro, o presidente da Junta, sob pedido do inspector-inquiridor, fará às instituições de crédito, o pedido para fornecer directamente àquele todas as informações necessárias para o exercício das respectivas funções.

Artigo 17.º

Das aquisições

É da competência dos serviços administrativos promover a aquisição de todos os bens e produtos necessários ao normal funcionamento da Junta de Freguesia, com base em requisição oficial ou através de contrato, após o cumprimento das disposições legais em vigor, nomeadamente em razão da realização da despesa pública, com a aquisição de bens e serviços.

Artigo 18.º

Entrega das aquisições

1 - A entrega dos bens adquiridos é feita na sede da Junta de Freguesia, onde os serviços procedem à conferência física, à sua qualidade e estado de entrega, confrontando as guias de remessas e requisição externa, na qual será colocado um carimbo de "Conferido" e "Recebido", respectiva data e assinatura do funcionário que recebeu a aquisição.

2 - Os documentos referidos no número anterior e consoante os casos, procederá à actualização das existências.

Artigo 19.º

Conferência de facturas e seu pagamento

1 - Nos serviços administrativos, as facturas serão conferidas com as guias de remessa e requisição externa.

2 - Sempre que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas serão anexas à ordem de pagamento para se proceder à respectiva liquidação.

Artigo 20.º

A duplicação de facturas

Na existência de facturas recebidas com mais de uma via, é colocado nas cópias e de uma forma clara, um carimbo de "Duplicado".

Artigo 21.º

Do inventário

O inventário patrimonial inclui todos os bens pertencentes à Junta de Freguesia de São Marcos.

Artigo 22.º

Abate de bens

1 - Sempre que um bem ou equipamento, atribuído a um funcionário, deixe de ter utilidade, por qualquer razão, deve o mesmo comunicar tal situação ao presidente da Junta de Freguesia.

2 - Se a entidade competente decidir que esse será o procedimento adequado, será concretizado o abate do bem, remetendo o respectivo documento, uma vez despachado, aos serviços administrativos.

Artigo 23.º

Reconciliação e controlo do registo do imobilizado

1 - É da competência dos serviços administrativos a realização semestral de reconciliações entre os registos patrimoniais e os registos contabilísticos, quanto ao valor das aquisições e das amortizações acumuladas.

2 - Os serviços administrativos realizam no mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo, sua conferência com os elementos registados, recorrendo prontamente à regularização que seja necessária, bem como ao apuramento das responsabilidades, quando tal se verifique.

3 - No mês de Janeiro, os serviços administrativos entregarão um inventário patrimonial actualizado.

Artigo 24.º

Da constituição dos fundos de maneio

Na necessidade de constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma parcela orçamental, no sentido do pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

Artigo 25.º

Normas de controlo do fundo de maneio

1 - A constituição e forma de controlo do fundo de maneio será constante da deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.

2 - Da respectiva deliberação deverá constar, obrigatoriamente:

a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para os devidos efeitos;

b) O responsável pela sua posse e respectiva utilização;

c) Qual a natureza das despesas a serem pagas pelo fundo de maneio.

d) A sua reconstituição será mensal contra a entrega dos respectivos documentos justificativos da realização das despesas;

e) A sua reposição deverá ocorrer, obrigatoriamente, até ao último dia de cada ano.

Artigo 26.º

Violação das normas da NCI

A violação ou o seu não cumprimento das normas estabelecidas, sempre que indicie infracção, dará lugar a imediata instauração do procedimento competente, nos termos do estatuto disciplinar.

Artigo 27.º

Disposições complementares

As dúvidas de interpretação e os respectivos casos que se encontrem omissos, serão sanados pela Junta de Freguesia, por proposta do presidente.

Anexos

  • Extracto do Diário da República original: https://dre.tretas.org/dre/2178222.dre.pdf .

Ligações deste documento

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

  • Tem documento Em vigor 1991-11-15 - Decreto-Lei 442/91 - Presidência do Conselho de Ministros

    Aprova o Código do Procedimento Administrativo, publicado em anexo ao presente Decreto Lei, que visa regular juridicamente o modo de proceder da administração perante os particulares.

  • Tem documento Em vigor 1996-01-31 - Decreto-Lei 6/96 - Presidência do Conselho de Ministros

    Revê o Código do Procedimento Administrativo (CPA), aprovado pelo Decreto-Lei nº 442/91, de 15 de Novembro.

  • Tem documento Em vigor 1999-02-22 - Decreto-Lei 54-A/99 - Ministério do Equipamento, do Planeamento e da Administração do Território

    Aprova o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), definindo-se os princípios orçamentais e contabilísticos e os de controlo interno, as regras provisórias, os critérios de volumetria, o balanço, a demonstração de resultados, bem assim os documentos previsionais e os de prestação de contas.

  • Tem documento Em vigor 1999-09-14 - Lei 162/99 - Assembleia da República

    Altera o Decreto-Lei. n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, que aprova o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), definindo-se, os princípios orçamentais e contabilísticos e os de controlo interno, as regras previsionais, os critérios de valorimetria, o balanço, a demonstração de resultados, bem assim os documentos previsionais e os de prestação de contas.

Aviso

NOTA IMPORTANTE - a consulta deste documento não substitui a leitura do Diário da República correspondente. Não nos responsabilizamos por quaisquer incorrecções produzidas na transcrição do original para este formato.

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