Aviso 97/2004 (2.ª série) - AP. - Torno público, nos termos do artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro, que a Junta de Freguesia de São Marcos, em conformidade com o ponto 2.9.3. do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, por deliberação tomada em reunião de executivo de 23 de Setembro de 2003, aprovou o Sistema de Controlo Interno.
29 de Setembro de 2003. - O Presidente da Junta, José Luís Baptista da Silva.
Sistema de Controlo Interno
Preâmbulo
1 - O Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, institui e aprova a reforma da administração financeira e das contas públicas da administração autárquica, visando o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico.
2 - Como refere esse diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento de fundamental importância de apoio à gestão das autarquias locais.
3 - Para implementar o controlo financeiro e disponibilizar informação para os órgãos autárquicos, é necessário o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos provisionais, tendo em vista a execução orçamental, a qual deverá seguir os princípios da mais racional utilização das dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção célere dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia.
4 - Nesse sentido, torna-se necessário proceder à implementação do Sistema de Controlo Interno do Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), resumidamente, SCI-POCAL, tal como consta do diploma, em execução do qual se estabelecem os normativos, os métodos e os procedimentos de controlo interno.
5 - O Sistema de Controlo Interno (SCI), que constitui uma inovação do POCAL, deverá integrar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos capazes de contribuir para garantir o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação de informação financeira fiável, num curto espaço de tempo.
Procede-se assim à organização dos serviços, métodos e controlo interno. Deste modo, a Junta de Freguesia de São Marcos, em cumprimento do disposto no n.º 2.9.3 do Plano Oficial das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, determina o seguinte:
Artigo 1.º
Objecto
O Sistema de Controlo Interno do POCAL, designado abreviadamente de SCI-POCAL, visa estabelecer um conjunto de regras de políticas definidoras, procedimentos e métodos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades respeitantes à evolução patrimonial, de um modo ordenado e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidades, fraude e erro, a integridade dos registos contabilísticos e a preparação de informação financeira fiável e em tempo oportuno.
Artigo 2.º
Âmbito das aplicações
1 - O SCI-POCAL é aplicado a todos os serviços da Junta de Freguesia de São Marcos, sendo gerido e executado pelo órgão executivo.
2 - Compete ao presidente do órgão executivo o acompanhamento directo da implantação e do respectivo cumprimento da SCI-POCAL e dos preceitos legais aplicáveis.
3 - Compete aos funcionários administrativos a concretização e execução dessas normas, mediante orientação hierárquica.
Artigo 3.º
Da execução orçamental
1 - Na preparação e execução do orçamento da Junta de Freguesia de São Marcos, deverão ser respeitados os princípios orçamentais, regras provisionais e regras de execução definidos no POCAL.
2 - A aplicação dos princípios contabilísticos formulados no POCAL, devem ser orientados de forma a obter uma análise verdadeira e apropriada da execução orçamental, dos resultados e da situação financeira da Junta de Freguesia de São Marcos.
Artigo 4.º
Limites da disponibilidade em caixa
O valor em numerário em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o limite máximo de 100 euros, devendo o seu excedente ser depositado em conta da Junta de Freguesia a indicar pelo presidente.
Artigo 5.º
Da abertura e movimento de contas bancárias
1 - Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, definir a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de Freguesia de São Marcos.
2 - As contas bancárias referenciadas no número anterior são movimentadas com assinaturas conjuntas, nomeadamente, do presidente e do tesoureiro ou, na falta ou impedimento de um destes, pelo secretário.
Artigo 6.º
Meios de pagamento
1 - Os pagamentos superiores a 100 euros, são obrigatoriamente pagos por cheque ou transferência bancária.
2 - Os salários e pagamento de vencimentos dos funcionários da Junta de Freguesia de São Marcos serão efectuados por cheque ou transferência bancária.
Artigo 7.º
Do processamento das autorizações de pagamento
1 - É da competência dos Serviços Administrativos, o processamento das autorizações de pagamento, baseados na documentação existente nos serviços da autarquia.
2 - As autorizações de pagamento e correspondentes documentos são antecipadamente conferidos pelo responsável pela contabilidade e sendo assinadas pelo presidente e tesoureiro ou pelo correspondente substituto legal.
3 - As autorizações de pagamento, após cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são devolvidas aos serviços administrativos para pagamento e restantes procedimentos legais.
Artigo 8.º
Guarda dos documentos bancários
1 - Os documentos bancários, cheques inclusive, ficam à guarda do responsável pela Contabilidade.
2 - Os cheques que sejam anulados após o seu preenchimento serão arquivados nos serviços, após inutilização das assinaturas sempre que as houver.
Artigo 9.º
Local de receita ou cobrança
É da competência dos serviços administrativos proceder sempre à cobrança das receitas da Junta de Freguesia.
Artigo 10.º
Contas correntes
É da competência dos serviços administrativos manter em constante actualização as contas correntes referentes às instituições bancárias onde a Junta de Freguesia de São Marcos seja titular.
Artigo 11.º
Reconciliação bancária
1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês, impreterivelmente, pelo funcionário da contabilidade.
2 - Sempre que se verifiquem diferenças nas respectivas reconciliações bancárias, as mesmas serão analisadas e prontamente repostas, se tal se justificar, mediante deliberação do executivo por proposta do tesoureiro.
3 - Após cada reconciliação bancária os serviços administrativos analisam a validade dos cheques emitidos e em trânsito, recorrendo ao respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, nas situações que se justifiquem, efectuando os movimentos contabilísticos para a sua regularização.
Artigo 12.º
Reconciliação de empréstimos
Serão realizadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com entidades de crédito e apuram-se os juros respectivos, sempre que exista pagamento por conta dos débitos respectivos.
Artigo 13.º
Normas sobre início e final dos mandatos
1 - No início e final de cada mandato do órgão executivo, são lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta e pelo respectivo tesoureiro.
2 - No caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem são assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.
Artigo 14.º
Responsabilidades do tesoureiro
A situação de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificada, na presença deste ou do seu substituto, por contagem física do numerário e dos documentos à sua responsabilidade, a realizar por funcionário a designar pelo presidente da Junta, nas seguintes condições:
1) Trimestralmente, em dia a fixar pelo presidente e, aleatoriamente, sem qualquer aviso prévio;
2) No encerramento das contas de cada exercício económico;
3) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;
4) Aquando da substituição do tesoureiro.
Artigo 15.º
Dependência do tesoureiro
1 - O tesoureiro da Junta de Freguesia, depende funcionalmente do presidente da Junta, respondendo directamente ao órgão executivo pelas importâncias que lhe são confiadas.
2 - Os funcionários dos serviços administrativos respondem perante o tesoureiro pelos seus actos e omissões, qualquer que seja a sua natureza.
3 - O tesoureiro é responsável pela arrecadação das receitas e os pagamentos das despesas, bem como do cumprimento de todas as normas legais aplicáveis.
4 - A responsabilidade do tesoureiro termina sempre que os factos apurados não sejam da sua responsabilidade e não lhe sejam imputáveis.
Artigo 16.º
Acções inspectivas
Em âmbito de acções de inspecção, se realizar a contagem de valores sob a responsabilidade do tesoureiro, o presidente da Junta, sob pedido do inspector-inquiridor, fará às instituições de crédito, o pedido para fornecer directamente àquele todas as informações necessárias para o exercício das respectivas funções.
Artigo 17.º
Das aquisições
É da competência dos serviços administrativos promover a aquisição de todos os bens e produtos necessários ao normal funcionamento da Junta de Freguesia, com base em requisição oficial ou através de contrato, após o cumprimento das disposições legais em vigor, nomeadamente em razão da realização da despesa pública, com a aquisição de bens e serviços.
Artigo 18.º
Entrega das aquisições
1 - A entrega dos bens adquiridos é feita na sede da Junta de Freguesia, onde os serviços procedem à conferência física, à sua qualidade e estado de entrega, confrontando as guias de remessas e requisição externa, na qual será colocado um carimbo de "Conferido" e "Recebido", respectiva data e assinatura do funcionário que recebeu a aquisição.
2 - Os documentos referidos no número anterior e consoante os casos, procederá à actualização das existências.
Artigo 19.º
Conferência de facturas e seu pagamento
1 - Nos serviços administrativos, as facturas serão conferidas com as guias de remessa e requisição externa.
2 - Sempre que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas serão anexas à ordem de pagamento para se proceder à respectiva liquidação.
Artigo 20.º
A duplicação de facturas
Na existência de facturas recebidas com mais de uma via, é colocado nas cópias e de uma forma clara, um carimbo de "Duplicado".
Artigo 21.º
Do inventário
O inventário patrimonial inclui todos os bens pertencentes à Junta de Freguesia de São Marcos.
Artigo 22.º
Abate de bens
1 - Sempre que um bem ou equipamento, atribuído a um funcionário, deixe de ter utilidade, por qualquer razão, deve o mesmo comunicar tal situação ao presidente da Junta de Freguesia.
2 - Se a entidade competente decidir que esse será o procedimento adequado, será concretizado o abate do bem, remetendo o respectivo documento, uma vez despachado, aos serviços administrativos.
Artigo 23.º
Reconciliação e controlo do registo do imobilizado
1 - É da competência dos serviços administrativos a realização semestral de reconciliações entre os registos patrimoniais e os registos contabilísticos, quanto ao valor das aquisições e das amortizações acumuladas.
2 - Os serviços administrativos realizam no mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo, sua conferência com os elementos registados, recorrendo prontamente à regularização que seja necessária, bem como ao apuramento das responsabilidades, quando tal se verifique.
3 - No mês de Janeiro, os serviços administrativos entregarão um inventário patrimonial actualizado.
Artigo 24.º
Da constituição dos fundos de maneio
Na necessidade de constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma parcela orçamental, no sentido do pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.
Artigo 25.º
Normas de controlo do fundo de maneio
1 - A constituição e forma de controlo do fundo de maneio será constante da deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.
2 - Da respectiva deliberação deverá constar, obrigatoriamente:
a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para os devidos efeitos;
b) O responsável pela sua posse e respectiva utilização;
c) Qual a natureza das despesas a serem pagas pelo fundo de maneio.
d) A sua reconstituição será mensal contra a entrega dos respectivos documentos justificativos da realização das despesas;
e) A sua reposição deverá ocorrer, obrigatoriamente, até ao último dia de cada ano.
Artigo 26.º
Violação das normas da NCI
A violação ou o seu não cumprimento das normas estabelecidas, sempre que indicie infracção, dará lugar a imediata instauração do procedimento competente, nos termos do estatuto disciplinar.
Artigo 27.º
Disposições complementares
As dúvidas de interpretação e os respectivos casos que se encontrem omissos, serão sanados pela Junta de Freguesia, por proposta do presidente.