Deliberação 1721/2003. - Por deliberação do senado da Universidade dos Açores de 14 de Julho de 2003, é aprovado o Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social em anexo.

28 de Outubro de 2003. - O Reitor e Presidente do Senado, Vasco Manuel Verdasca da Silva Garcia.

Regulamento Orgânico dos Serviços de Acção Social da Universidade dos Açores

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Natureza

Os Serviços de Acção Social da Universidade dos Açores, adiante designados por SASUAç, dotados de autonomia administrativa e financeira, funcionam, nos termos estatutários, no âmbito desta Universidade.

Artigo 2.º

Objectivos

a) Os SASUAç têm por fim a execução de política de acção social, através da prestação aos estudantes de apoios, benefícios e serviços nela compreendidos, de modo a proporcionar-lhes melhores condições de estudo.

b) No âmbito das suas atribuições compete aos SASUAç, designadamente:

a) Atribuir bolsas de estudo;

b) Promover o acesso à alimentação em refeitórios e bares;

c) Promover o acesso ao alojamento;

d) Promover o acesso a serviços de saúde;

e) Apoiar as actividades desportivas e culturais.

Artigo 3.º

Âmbito de aplicação

1 - Beneficiam do sistema de acção social, através dos SASUAç, desde que matriculados na Universidade dos Açores:

a) Os estudantes portugueses;

b) Os estudantes nacionais dos Estados membros da Comunidade Europeia;

c) Os estudantes apátridas ou beneficiando do estatuto de refugiado político;

d) Os estudantes estrangeiros provenientes de países com os quais hajam sido elaborados acordos de cooperação prevendo a aplicação de tais benefícios ou de Estados cuja lei, em igualdade de circunstâncias, conceda igual tratamento aos estudantes portugueses.

2 - Poderão ainda beneficiar das mesmas prerrogativas os estudantes oriundos da Região Autónoma dos Açores que se encontrem a frequentar estabelecimento de ensino superior nacional, ao abrigo das condições definidas por protocolo a celebrar com o Governo Regional.

Artigo 4.º

Conselho de Acção Social

1 - O Conselho de Acção Social, constituído nos termos e para os efeitos do artigo 10.º do Decreto-Lei 129/93, de 22 de Abril, é a entidade a que compete a definição do modelo de gestão mais adequado aos SASUAç.

2 - Mediante a celebração de protocolos com adequadas contrapartidas financeiras, podem os SASUAç disponibilizar as suas instalações e ou serviços para utilização e frequência por outras entidades, sem prejuízo para a prossecução das suas atribuições.

3 - Sempre que os SASUAç não consigam assegurar a prestação de serviços com o pessoal do quadro, poderão recorrer à contratação de pessoal nos sistemas de lei aplicável, dando prioridade aos estudantes nas tarefas compatíveis com as suas capacidades, e, ainda, celebrar protocolos com outras instituições, sem fins lucrativos ou no âmbito da Universidade, prevendo a contratação de pessoal para assegurar tarefas de carácter transitório ou sazonal.

CAPÍTULO II

Órgãos e serviços

SECÇÃO I

Dos órgãos

Artigo 5.º

Órgãos

São órgãos dos SASUAç:

a) O administrador para a acção social;

b) O conselho administrativo.

Artigo 6.º

Administrador

1 - Cabe ao administrador para a acção social assegurar o funcionamento e dinamização dos Serviços de Acção Social e a execução dos planos e deliberação aprovados pelos órgãos competentes.

2 - O administrador dos SASUAç é nomeado pelo reitor.

3 - O cargo de administrador é equiparado a subdirector-geral, para todos os efeitos legais.

Artigo 7.º

Competências

Compete, em especial, ao administrador dos SASUAç:

a) Instalar, garantir a funcionalidade e assegurar a gestão corrente dos SASUAç;

b) Superintender e gerir os recursos humanos e financeiros afectos aos SASUAç;

c) Propor os instrumentos de gestão previsional e elaborar os documentos de prestação de contas previstos no Decreto-Lei 155/92, de 28 de Julho;

d) Propor ao Conselho de Acção Social os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo para os SASUAç;

e) Promover o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a beneficiários dos SASUAç;

f) Instruir os processos contra-ordenacionais decorrentes da acção fiscalizadora por parte da entidade governamental competente, em matéria de informações e declarações prestadas pelos estudantes beneficiários de acção social, nos termos dos artigos 24.º e 25.º do Decreto-Lei 129/93, de 22 de Abril.

Artigo 8.º

Conselho administrativo

Integram o conselho administrativo dos SASUAç:

a) O reitor, que preside;

b) O administrador;

c) O responsável pelos Serviços Administrativos e Financeiros, que secretaria.

Artigo 9.º

Competências

Cabe, em especial, ao conselho administrativo:

a) Aprovar os instrumentos de gestão previsional referidos na alínea c) do n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 129/93, de 22 de Abril, e fiscalizar a sua execução;

b) Aprovar os projectos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo para a acção social;

c) Promover e fiscalizar a cobrança de receitas, autorizar as despesas e verificar e visar o seu processamento;

d) Organizar a contabilidade e fiscalizar a sua escrituração;

e) Apresentar os relatórios e contas anuais e submetê-los ao Tribunal de Contas;

f) Promover a verificação regular dos fundos em cofre e em depósito e fiscalizar a respectiva escrituração contabilística;

g) Deliberar sobre o montante do fundo permanente;

h) Acompanhar a gestão financeira e patrimonial dos Serviços de Acção Social.

SECÇÃO II

Dos serviços

Artigo 10.º

Serviços e suas competências

Os SASUAç desenvolvem as suas competências através do:

a) Gabinete de Apoio aos Estudantes;

b) Serviços Administrativos e Financeiros.

Artigo 11.º

Gabinete de Apoio aos Estudantes

1 - O Gabinete de Apoio aos Estudantes integra:

a) Sector de Bolsas;

b) Sector de Alojamento;

c) Sector de Alimentação;

d) Sector de Procuradoria e Informação Geral.

2 - O GAE poderá ser coordenado por um funcionário nomeado mediante despacho do reitor.

3 - Quando as funções de coordenação recaiam sobre funcionário da carreira técnica superior, técnica ou administrativa, ser-lhe-á atribuído uma gratificação mensal de 15% sobre o índice 500 da escala salarial do regime geral da função pública.

Artigo 12.º

Sector de Bolsas

Compete aos SASUAç, em matéria de bolsas:

a) Propor superiormente a concessão de bolsas de estudo, subsídios a estudantes matriculados em estabelecimentos de ensino superior abrangidos pelos SASUAç, de acordo com os regulamentos em vigor, e organizar os respectivos processos individuais;

b) Propor a realização de inquéritos relativos às condições sócio-económicas dos estudantes abrangidos pelos SASUAç;

c) Enviar aos Serviços Administrativos e Financeiros os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e dos relatórios anuais dos SASUAç.

Artigo 13.º

Sector de Alojamento

Compete aos SASUAç, em matéria de alojamento:

a) Assegurar a gestão e o funcionamento de residências de estudantes;

b) Estudar e propor superiormente outras formas de apoio no que concerne a alojamento, sempre que se verifique a insuficiência das residências estudantis, a que se refere a alínea anterior;

c) Organizar os processos de candidatura aos alojamentos dos SASUAç e submetê-los a decisão superior;

d) Propor superiormente o regulamento da utilização e da administração das residências, bem como assegurar o cumprimento das normas regulamentares em vigor;

e) Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo e utilização de bens;

f) Zelar pela manutenção e conservação do equipamento de instalações afectas às residências estudantis, respeitando as normas emanadas do conselho administrativo;

g) Enviar à Secção de Contabilidade e Orçamento os elementos necessários à cobrança pontual das receitas dos alojamentos e à elaboração pontual dos orçamentos e relatórios anuais dos SASUAç.

Artigo 14.º

Sector de Alimentação

Compete aos SASUAç, em matéria de alimentação:

a) Providenciar o acesso dos estudantes aos refeitórios, snacks e bares;

b) Propor superiormente as normas a que deve obedecer a utilização daquelas unidades e respectivas estruturas de apoio;

c) Zelar pela manutenção e conservação do equipamento e das instalações que forem afectadas ao serviço, respeitando as normas emanadas do conselho administrativo;

d) Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de utilizações e de consumos;

e) Enviar directamente à tesouraria as receitas do refeitório, snacks e bares;

f) Enviar aos Serviços Administrativos e Financeiros os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e dos relatórios anuais dos SASUAç.

Artigo 15.º

Sector de Procuradoria e Informações Gerais

1 - Compete aos SASUAç, em matéria de procuradoria:

a) Acompanhar junto dos Serviços Académicos da Universidade dos Açores os processos dos alunos que o requeiram;

b) Efectuar inscrições e pagamento de propinas aos estudantes da Universidade dos Açores que recorram aos seus serviços.

2 - Compete aos SASUAç, em matéria de informações gerais:

a) Tratar e divulgar toda a informação considerada pertinente para os estudantes da UAç;

b) Informar os apoios que poderão ser concedidos aos estudantes nas actividades desportivas e culturais;

c) Proporcionar o acesso dos estudantes a serviços de saúde;

d) Proporcionar o acolhimento de todos os estudantes a nível de encaminhamento.

Artigo 16.º

Serviços Administrativos e Financeiros

1 - Os Serviços Administrativos e Financeiros são coordenados por um director de serviços que coadjuvará o administrador e a quem este poderá atribuir a orientação de determinadas áreas.

2 - Cabe ao director de serviços substituir o administrador nas suas faltas e ou impedimentos, ficando nesta situação investido da totalidade dos poderes próprios e delegados do administrador.

3 - O lugar de director de serviços será provido de acordo com as normas aplicáveis ao pessoal dirigente, nos termos do artigo 4.º da Lei 49/99, de 22 de Junho, por despacho do reitor, de entre:

a) Funcionários que, cumulativamente, possuam licenciatura adequada, sejam detentores de categoria integrada em carreira do grupo de pessoal técnico superior e possuam, pelo menos, seis anos de experiência profissional em cargos inseridos no mesmo grupo de pessoal; ou

b) Técnicos superiores de universidades ou serviços de acção social de universidades, com mais de 6 anos na categoria, e um mínimo de 15 de serviço nas instituições, ainda que não detentores de curso superior.

Artigo 17.º

Composição

Integram os Serviços Administrativos e Financeiros:

a) Gabinete Técnico;

b) Repartição de Serviços de Apoio.

Artigo 18.º

Gabinete Técnico

O Gabinete Técnico é um órgão de estudo, planeamento e organização, incumbindo-lhe, designadamente:

a) Assessorar tecnicamente o conselho administrativo;

b) Colaborar na elaboração do orçamento e plano dos SASUAç, nos termos da alínea h) do artigo 20.º do presente diploma;

c) Preparar o relatório anual e o relatório de contas, nos termos da alínea j) do artigo 20.º do presente diploma;

d) Emitir pareceres na área de intervenção dos SASUAç.

Artigo 19.º

Repartição de Serviços de Apoio

A Repartição de Serviços de Apoio é dirigida por um chefe de repartição e compreende as seguintes secções:

a) Contabilidade e Orçamento;

b) Pessoal, Expediente e Arquivo;

c) Aprovisionamento;

d) Apoio do Campo de Angra do Heroísmo.

Artigo 20.º

Contabilidade e orçamento

À Secção da Contabilidade e Orçamento compete:

a) Executar a escrituração respeitante à contabilidade dos SASUAç;

b) Promover a liquidação e cobrança de receitas dos SASUAç;

c) Elaborar os documentos da receita orçamental e de receita de operações de tesouraria, bem como as relações de documentos de despesas a submeter à aprovação do conselho administrativo;

d) Conferir as ordens de pagamento e executar as operações de cabimento, controlo e obtenção de fundos;

e) Elaborar e controlar as contas correntes com diversas entidades, tais como fornecedores, serviços, organismos autónomos, corpos administrativos e estudantes beneficiários;

f) Acompanhar o movimento da tesouraria;

g) Garantir o funcionamento do sistema de contabilidade adequado à gestão dos serviços;

h) Preparar e elaborar o projecto de orçamento ordinário dos SASUAç, bem como o dos seus orçamentos suplementares;

i) Coadjuvado pelo Gabinete Técnico, organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e transferência de verbas e da antecipação de duodécimos;

j) Preparar e elaborar o relatório de contas dos SASUAç, bem como a conta anual de gerência e enviar ao Tribunal de Contas, coadjuvado pelo Gabinete Técnico;

l) Promover a elaboração do balanço anual do património dos SASUAç.

Artigo 21.º

Tesouraria

À Secção de Contabilidade e Orçamento, em matéria de tesouraria, compete:

a) Receber todas as receitas dos SASUAç;

b) Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho administrativo;

c) Transferir para os cofres da Região as receitas dos SASUAç e proceder aos depósitos e levantamentos de fundos;

d) Manter rigorosamente actualizada a escrita relativa às operações de tesouraria, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exactidão dos fundos em cofre e em depósitos;

e) Fornecer todos os elementos ao serviço de contabilidade, orçamento e conta necessários ao desempenho das respectivas competências.

Artigo 22.º

Pessoal, expediente e arquivo

À Secção de Pessoal, Expediente e Arquivo compete:

a) Organizar e dar seguimento aos processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à transferência, requisição, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação do pessoal dos SASUAç;

b) Instruir e informar os processos relativos a diuturnidades, faltas e licenças, horas extraordinárias, vencimentos de exercício, deslocações e pagamento de serviços;

c) Recolher e verificar os elementos necessários ao registo de assiduidade do pessoal;

d) Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal;

e) Preparar o processamento da folha de vencimentos, salários, gratificações e outros abonos de pessoal;

f) Prestar o apoio necessário à realização de acções sistemáticas de formação profissional e aperfeiçoamento de pessoal dos SASUAç;

g) Assegurar o expediente dos SASUAç, bem como a organização, manutenção e permanente actualização do arquivo geral;

h) Assegurar a adequada circulação de documentos e normas pelos serviços.

Artigo 23.º

Economato e armazém

À Secção de Aprovisionamento, em matéria de economato e armazém, incumbe:

a) Proceder à prospecção de mercados e centralizar os processos de aquisição e de consultas, nos termos das disposições legais vigentes;

b) Assegurar a aquisição dos artigos necessários à exploração de residências, refeitórios, bares, snacks e ao funcionamento dos serviços;

c) Assegurar a existência de stocks mínimos de todo o material em armazém;

d) Elaborar o cadastro e inventários dos bens em armazém;

e) Registar as entradas e saídas dos artigos de expediente e outros materiais;

f) Providenciar no sentido da conservação e manutenção dos géneros em armazém e do equipamento que lhe esteja afecto.

Artigo 24.º

Transporte e distribuição

À Secção de Aprovisionamento, em matéria de transportes e distribuição, incumbe:

a) Assegurar o transporte de mercadorias e artigos dos locais de aquisição para o armazém dos SASUAç;

b) Distribuir pelos vários serviços os artigos requisitados;

c) Zelar pela manutenção e conservação do equipamento que lhe estiver adstrito;

d) Prestar, nos termos da lei, todas as informações que venham a tornar-se necessárias à gestão e controlo do sector;

e) Fornecer aos serviços competentes dados estatísticos sobre consumos e quilometragem das viaturas.

Artigo 25.º

Património

À Secção de Aprovisionamento, em matéria de património, incumbe:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis dos SASUAç;

b) Zelar pela conservação das instalações e dos equipamentos;

c) Gerir o parque automóvel dos SASUAç;

d) Organizar os processos de abate e inutilização de bens;

e) Promover a entrega à entidade competente dos móveis considerados inúteis;

f) Fornecer à Secção de Contabilidade, Orçamento e Serviços Financeiros os elementos necessários a dar cumprimento à alínea l) do artigo 20.º

Artigo 26.º

Secção de Apoio do Campo de Angra do Heroísmo

1 - A Secção de Apoio do Campo de Angra do Heroísmo exerce as suas atribuições nos seguintes domínios:

a) Alojamento;

b) Alimentação;

c) Informações gerais;

d) Contabilidade e tesouraria;

e) Economato e armazém;

f) Transportes e distribuição.

2 - A Secção de Apoio do Campo de Angra do Heroísmo é dirigida por um chefe de secção.

3 - A Secção de Apoio do Campo de Angra do Heroísmo é coordenada directamente pelo director de Serviços Administrativos e Financeiros.

4 - Nas áreas e matérias específicas das alíneas a) e b) do n.º 1, o coordenador do GAE dará as necessárias indicações para que os métodos de actuação sejam idênticos nos dois campos universitários.

CAPÍTULO III

Gestão financeira e patrimonial

Artigo 27.º

1 - Para a realização dos seus fins, os SASUAç administrarão os bens do domínio público a seu cargo.

2 - Os SASUAç arrecadarão e administrarão as suas receitas e satisfarão, por meio delas, os encargos que legalmente lhes caibam.

3 - Constituem receitas dos SASUAç:

a) A percentagem que, nos termos da lei, lhes couber da cobrança das propinas pela Universidade;

b) Os rendimentos dos bens que possuírem, a qualquer título;

c) O produto de serviços prestados;

d) O produto da venda de materiais inservíveis e o da alienação de bens próprios;

e) Os subsídios, comparticipações, heranças, doações e legados concedidos por quaisquer entidades;

f) Os juros das importâncias depositadas;

g) Os saldos da conta de gerência do ano anterior;

h) Quaisquer outras receitas que, por lei, contrato ou a outro título, lhes sejam atribuídas.

Artigo 28.º

Gestão económica e financeira

A gestão económica e financeira dos SASUAç será disciplinada pelos seguintes instrumentos de previsão:

a) Planos de actividade financeira anuais e plurianuais;

b) Orçamentos privativos anuais e suas actualizações.

Artigo 29.º

Orçamento

1 - Com base no programa de trabalho para cada ano económico, o conselho administrativo promoverá a elaboração do orçamento privativo anual, sem prejuízo dos desdobramentos internos necessários à conveniente descentralização e adequado controlo de gestão.

2 - O orçamento privativo será submetido, nos prazos legais, à aprovação das entidades competentes.

3 - Os SASUAç poderão também submeter à aprovação superior, no decurso de cada ano económico, os orçamentos suplementares previstos na lei geral, destinados quer a reforçar verbas inscritas no orçamento privativo, quer para as despesas nele previstas, quer, ainda, para fins de alteração de rubricas.

4 - Compete no entanto ao reitor, nos termos da Lei 108/88, de 24 de Setembro, aprovar, nos termos do proposto pelo conselho administrativo, as alterações orçamentais que se limitem à mera transferência de verbas sem aumento dos valores globais inscritos.

Artigo 30.º

Oficial público

1 - Nos contratos em que sejam outorgantes os SASUAç, servirá de oficial público o chefe de repartição.

2 - Nas suas faltas e ou impedimentos, será substituído pelo chefe de secção que tem a seu cargo o património.

CAPÍTULO IV

Do pessoal

Artigo 31.º

Quadro de pessoal

1 - Os SASUAç dispõem do quadro de pessoal constante de diploma aprovado nos termos do artigo 29.º do Decreto-Lei 129/93, de 22 de Abril.

2 - O quadro de pessoal dos SASUAç compreende os seguintes grupos profissionais:

a) Pessoal dirigente;

b) Pessoal de chefia e coordenador;

c) Pessoal técnico superior;

d) Pessoal técnico;

e) Pessoal de informática;

f) Pessoal técnico-profissional;

g) Pessoal administrativo;

h) Pessoal operário e auxiliar.

Artigo 32.º

Condições de ingresso e acesso

As condições e regras de ingresso e acesso dos funcionários dos Serviços de Acção Social da Universidade dos Açores serão, para as respectivas categorias, as estabelecidas na lei geral.

Artigo 33.º

Pessoal dirigente

As formas de recrutamento e o regime de provimento do pessoal dirigente são os previstos na Lei 49/99, de 22 de Junho.

Artigo 34.º

Coordenador

O recrutamento de coordenadores deverá fazer-se preferencialmente de entre os grupos de pessoal técnico e técnico superior.

Artigo 35.º

Pessoal de informática

O recrutamento e o regime de provimento do pessoal de informática far-se-ão de acordo com o preceituado no Decreto-Lei 23/91, de 11 de Janeiro.

Artigo 36.º

Pessoal auxiliar - Sector de Alojamento

1 - O recrutamento de governanta de residências far-se-á mediante prestação de provas de entre empregados de andar/quartos posicionados no escalão 3 ou superior; na sua falta, de entre habilitados com curso e ou experiência profissional adequados.

2 - A carreira de empregado de andar/quartos é uma carreira horizontal, cujo recrutamento obedecerá às seguintes regras:

a) O ingresso na categoria mais baixa da respectiva carreira fica condicionado à prestação de provas e far-se-á de entre indivíduos habilitados com a escolaridade obrigatória;

b) O acesso fica condicionado à permanência de quatro anos de bom e efectivo serviço na categoria anterior.

Artigo 37.º

Pessoal auxiliar - Sector de Alimentação

1 - O recrutamento para encarregado de refeitório far-se-á preferencialmente de entre cozinheiros posicionados no escalão 4 ou superior, quando o mesmo recaia de entre titulares daquela categoria. Na sua falta, o recrutamento poderá ser feito entre habilitados com curso e ou experiência profissional adequadas.

2 - A área de recrutamento para encarregado de armazém passa a reportar-se aos fiéis de armazém posicionados no escalão 3 ou superior. Na sua falta, o recrutamento poderá ser feito de entre habilitados com curso e ou experiência profissional adequadas.

3 - O recrutamento de encarregados de bar/snack far-se-á de entre empregados de bar/snack posicionados no escalão 3 ou superior ou, na sua falta, de entre habilitados com curso e experiência profissionais adequados.

4 - As carreiras de cozinheiro, fiel de armazém, empregado de bar/snack, auxiliar de alimentação e auxiliar de armazém são carreiras horizontais, cujo recrutamento obedecerá às seguintes regras:

a) O ingresso na categoria mais baixa da respectiva carreira fica condicionado à prestação de provas e far-se-á de entre indivíduos habilitados com a escolaridade obrigatória;

b) O acesso fica condicionado à permanência de quatro anos de bom e efectivo serviço na categoria anterior;

c) A área de recrutamento para cozinheiro principal passa a reportar-se aos cozinheiros posicionados no escalão 3 ou superior.

Artigo 38.º

Auxiliares de manutenção

1 - O ingresso na carreira de auxiliar de manutenção far-se-á pelo escalão 1 da respectiva categoria de entre indivíduos habilitados com a escolaridade obrigatória.

2 - O acesso na categoria superior depende da prestação de quatro anos de bom e efectivo serviço no escalão imediatamente inferior.

CAPÍTULO V

Disposições finais e transitórias

Artigo 39.º

Entrada em vigor

O presente diploma entra em vigor no dia a seguir ao da sua publicação.

(Aprovado pelo Senado da Universidade dos Açores em 14 de Julho de 2003.)