Resolução 50/2003 (2.ª série). - Considerando o disposto no artigo 25.º da Lei 108/88, de 24 de Setembro, e no n.º 2 do artigo 21.º dos Estatutos da Universidade do Minho, o senado universitário, em sessão plenária de 14 de Julho de 2003, aprova a revisão do Regulamento Orgânico da Reitoria e dos Serviços Centrais, cujo texto final consta do anexo à presente resolução.

14 de Julho de 2003. - O Presidente, A. Guimarães Rodrigues.

Regulamento Orgânico da Reitoria e dos Serviços Centrais

Preâmbulo

O Regulamento Orgânico da Reitoria e dos Serviços Centrais estabelece uma definição orgânica e funcional que se ajusta às exigências colocadas pelo apoio ao desenvolvimento das políticas que traduzem o cumprimento de definições estratégicas assumidas pela Universidade.

Uma definição orgânica efectiva reflecte a identificação de áreas de competência funcional fundamentais, garantindo assim quer o cumprimento das rotinas estabelecidas quer a capacidade para acompanhar e desenvolver processos e projectos de acordo com as necessidades presentes e futuras da Universidade.

A configuração da definição orgânica observa as restrições impostas ao quadro de pessoal não docente, tem em atenção a realidade, a experiência e a avaliação da actual orgânica, e reformula-a introduzindo e reforçando os vectores definidos como fundamentais numa perspectiva que se prolonga para além do presente.

A área da comunicação, informação e imagem e a área dos sistemas de informação são individualizadas no presente Regulamento Orgânico, assumindo a importância da sua contribuição para o funcionamento da instituição.

Ao nível dos Serviços Centrais, optou-se por uma estrutura horizontal, na dependência directa do reitor, permitindo a melhor integração das vertentes da gestão de recursos humanos, gestão financeira e gestão da informação no apoio à tomada de decisão.

CAPÍTULO I

Natureza e âmbito de aplicação

Artigo 1.º

A presente deliberação estabelece a regulamentação orgânica relativa à Reitoria e aos Serviços Centrais, bem como as respectivas competências, quadro e formas de recrutamento e provimento de pessoal.

CAPÍTULO II

Da Reitoria e serviços dependentes

Artigo 2.º

São serviços da Reitoria da Universidade do Minho:

a) O Gabinete de Protocolo;

b) A Divisão Académica;

c) O Serviço de Apoio ao Reitor;

d) O Gabinete de Comunicação, Informação e Imagem;

e) A Assessoria Jurídica;

f) O Gabinete de Apoio a Projectos;

g) O Gabinete de Relações Internacionais.

Artigo 3.º

O Gabinete de Protocolo, que exerce a sua atribuição no domínio do protocolo, é dirigido por um chefe de divisão e compete-lhe, nomeadamente:

a) Estabelecer, de acordo com orientações do reitor, contactos com as unidades orgânicas da Universidade e com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das actividades do Gabinete;

b) Superintender, de acordo com orientações do reitor, nos assuntos de protocolo a cargo da Reitoria;

c) Coordenar a organização de sessões solenes, conferências, exposições, congressos, reuniões ou outras actividades de carácter científico, cultural ou recreativo promovidas ou apoiadas pela Reitoria.

Artigo 4.º

A Divisão Académica exerce as suas atribuições nos domínios das provas e graus académicos e dos planos de estudos e assegura o normal funcionamento do Senado, da Assembleia e do Conselho Cultural nos aspectos técnico e administrativo. A Divisão Académica é dirigida por um chefe de divisão e é constituída por:

a) Secretaria da Divisão Académica;

b) Secretaria do Senado, Assembleia e Conselho Cultural.

1 - À Secretaria da Divisão Académica compete:

a) Organizar os processos relativos à realização de provas de doutoramento e de agregação e controlar a respectiva evolução;

b) Organizar e controlar os processos conducentes à concessão de equivalências e de equiparações de graus nos casos em que a respectiva competência não tenha sido delegada nas escolas;

c) Assegurar o desenvolvimento dos processos de criação, modificação ou extinção de cursos de graduação ou pós-graduação submetidos para aprovação superior;

d) Coordenar os procedimentos relativos ao andamento das propostas relativas à fixação ou alteração dos planos de estudos;

e) Assegurar a publicação, nos termos legais, dos planos de estudos ou sua alteração;

f) Promover a tramitação e o controlo dos processos relativos à abertura de concursos para a admissão ou progressão de carreira de pessoal docente e investigador.

2 - À Secretaria do Senado, Assembleia e Conselho Cultural compete:

a) Preparar e distribuir por todos os membros de cada um dos órgãos, com a antecedência devida, a documentação relativa às matérias a apreciar em cada sessão;

b) Dar andamento a todas as deliberações dos diversos órgãos, em articulação com os respectivos secretários;

c) Proceder à divulgação pelos meios e formas previstos nos regulamentos aplicáveis dos textos finais das deliberações dos diferentes órgãos, com indicação das datas da sua entrada em vigor;

d) Organizar e manter actualizado o registo das decisões, de modo a poder prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos nelas tratados;

e) Organizar e manter actualizado um ficheiro relativo aos membros de cada órgão de modo a permitir a organização em tempo útil das respectivas eleições;

f) Elaborar as actas das reuniões dos diversos órgãos, em articulação com os respectivos secretários, bem como proceder ao seu envio a todos os membros.

3 - A Secretaria do Senado, Assembleia e Conselho Cultural constituem uma secção administrativa.

Artigo 5.º

O Serviço de Apoio ao Reitor, que tem como atribuições assegurar o normal funcionamento do Gabinete do Reitor nos aspectos técnico e administrativo, é dirigido por um chefe de divisão, funciona na dependência do reitor e é constituído por:

a) Gabinete do Reitor;

b) Secretaria da Reitoria.

1 - Ao Gabinete do Reitor compete:

a) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente associado ao Gabinete;

b) Tratar dos assuntos relativos aos contactos e audiências do reitor e à representação da Universidade;

c) Recolher e sistematizar a legislação com interesse para os serviços;

d) Organizar a recolha de dados e proceder ao respectivo tratamento de modo a informatizar o funcionamento dos serviços;

e) Elaborar estudos e pareceres no âmbito das suas atribuições;

f) Promover a tramitação e controlo dos processos de contratação, colaboração e cooperação de pessoal docente submetidos à apreciação do reitor.

2 - À Secretaria da Reitoria cabe:

a) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente;

b) Organizar o arquivo geral da Reitoria e assegurar o seu funcionamento;

c) Realizar todo o expediente relativo às publicações na imprensa oficial referente à Reitoria ou superiormente determinado;

d) Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais directrizes imanadas da Reitoria;

e) Realizar todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução.

3 - No Pólo de Guimarães, os serviços da Reitoria constituem uma secção com competências idênticas às da Secretaria da Reitoria, que tem como atribuições assegurar o seu normal funcionamento.

4 - O Gabinete do Reitor, a Secretaria da Reitoria e os Serviços da Reitoria, no Pólo de Guimarães, constituem secções administrativas.

Artigo 6.º

O Gabinete de Comunicação, Informação e Imagem exerce a suas atribuições nos domínios da comunicação e informação e da divulgação e imagem da Universidade, é dirigido por um chefe de divisão e compete-lhe, nomeadamente:

a) Superintender, de acordo com as orientações do reitor, nos assuntos de comunicação e imagem a cargo da Reitoria;

b) Cooperar com a Reitoria na definição de políticas e estratégias de comunicação e imagem;

c) Estabelecer, de acordo com orientações do reitor, contactos com as unidades orgânicas da Universidade e com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das actividades do Gabinete;

d) Assegurar a criação de materiais informativos e promocionais, assim como a organização de iniciativas e projectos, que projectem e divulguem a instituição;

e) Garantir o contacto com os meios de comunicação social e acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a instituição;

f) Promover a avaliação/balanço das actividades desenvolvidas no âmbito das atribuições do Gabinete através da recolha, tratamento e análise de dados relevantes.

Artigo 7.º

A Assessoria Jurídica, que funciona na dependência directa do reitor e é dirigida pelo jurista deste serviço designado pelo reitor, tem como atribuições o estudo e tratamento dos assuntos que, pela sua natureza, lhe sejam submetidos pelo reitor nos domínios da consulta jurídica, do procedimento e do contencioso administrativo e do processo disciplinar, competindo-lhe, nomeadamente:

a) Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos jurídicos sobre quaisquer assuntos que lhe sejam submetidos;

b) Preparar os projectos de resposta nos recursos e outros processos de contencioso administrativo de que sejam notificados para responder a órgãos ou presidentes de órgãos da Universidade;

c) Acompanhar o andamento dos processos referidos na alínea anterior e exercer, através dos juristas para o efeito nomeados, os poderes processuais conferidos na Lei de Processo nos Tribunais Administrativos à autoridade recorrida ou requerida;

d) Intervir, quando a lei o permita e seja solicitada, em processos de averiguações ou disciplinares;

e) Colaborar, quando solicitada, na preparação ou apreciação de projectos de regulamentos;

f) Apoiar juridicamente as reuniões dos júris de concursos documentais para provimento de lugares do quadro de pessoal docente, quando para tal for solicitada pelo presidente do júri.

Artigo 8.º

O Gabinete de Apoio a Projectos, que exerce as suas atribuições no domínio específico do apoio às actividades de I&D, depende directamente do elemento da Reitoria com funções delegadas para o pelouro da investigação, é dirigido por um chefe de divisão e compete-lhe, nomeadamente:

a) Dinamizar e preparar candidaturas a programas financiadores de I&D;

b) Prestar apoio jurídico e administrativo na negociação e execução de contratos de I&D;

c) Elaborar estudos e pareceres e proceder ao tratamento de informação científica e técnica no domínio da actividade científica das diferentes unidades de investigação;

d) Promover a captação de recursos financeiros para actividades de investigação;

e) Promover a necessária articulação entre todos os interlocutores para a promoção institucional específica da investigação no exterior;

f) Assegurar a formação especializada dos recursos humanos envolvidos no domínio específico do acompanhamento e avaliação de projectos de I&D das unidades de investigação;

g) Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira na elaboração de propostas de candidatura no que respeita a projectos de investigação de financiamento nacional e às intervenções dos diferentes fundos estruturais, nomeadamente FEDER, INTERREG e outros fundos externos;

h) Assegurar a realização administrativa e financeira dos projectos acompanhando a respectiva execução;

i) Proceder às acções e registos necessários em termos de classificação e cabimento das despesas;

j) Organizar e promover os pedidos de pagamentos de saldos;

k) Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos.

Artigo 9.º

O Gabinete de Relações Internacionais, que funciona na dependência directa do elemento da Reitoria com funções delegadas para a internacionalização, constitui uma estrutura de coordenação, acompanhamento e apoio operacional ao desenvolvimento de todas as actividades de internacionalização do ensino e é dirigido por um chefe de divisão, competindo-lhe, nomeadamente:

a) Coordenar e apoiar as acções de relação e cooperação internacional da Universidade no âmbito da internacionalização do ensino/cooperação e mobilidade académica;

b) Recolher e tratar informação sobre programas/iniciativas de cooperação e mobilidade académica, respectivas linhas de financiamento e procedimentos de candidatura;

c) Divulgar, promover, apoiar, implementar e monitorar internamente todas as iniciativas que se enquadrem no âmbito de acção do Gabinete de Relações Internacionais;

d) Estabelecer contactos e desempenhar o papel de interlocutor junto dos vários organismos nacionais e estrangeiros do seu âmbito de acção;

e) Promover, apoiar, implementar e acompanhar a mobilidade de estudantes, docentes e técnicos nacionais e estrangeiros;

f) Prestar informações, que estejam directamente relacionadas com o seu âmbito de actuação, acerca da Universidade do Minho;

g) Estabelecer com os serviços da Universidade do Minho os contactos e a colaboração necessários à prossecução das suas atribuições;

h) Desempenhar o papel de gabinete de informação e ligação da Universidade com as redes internacionais de que é membro;

i) Apresentar-se como centro de informação actualizada com base na documentação recebida de instituições de ensino superior nacionais e estrangeiras e das Comunidades Europeias no que respeita principalmente aos programas comunitários de cooperação e mobilidade académica.

CAPÍTULO III

Dos Serviços Centrais

Artigo 10.º

Constituem os Serviços Centrais:

a) A Direcção de Recursos Humanos;

b) A Direcção Financeira e Patrimonial;

c) O Gabinete de Sistemas de Informação;

d) O Gabinete de Organização e Auditoria.

Artigo 11.º

À Direcção de Recursos Humanos compete:

a) Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios administrativo e de pessoal e coadjuvar, de forma geral, o reitor no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas;

b) Dar parecer e submeter a despacho do reitor os assuntos relativos aos sectores de si dependentes e de que não haja delegação;

c) Coordenar tecnicamente a acção dos responsáveis administrativos das escolas, unidades de apoio e unidades culturais por forma a garantir a normalização e uniformidade dos procedimentos administrativos, promovendo a coerência e a adequação do sistema de articulações entre a Direcção de Recursos Humanos e os restantes serviços;

d) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo reitor;

e) Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei.

Artigo 12.º

A Direcção de Recursos Humanos é dirigida por um director de serviços e compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Contratação, Expediente e Arquivo;

b) Núcleo de Abonos, Assiduidade e Segurança Social;

c) Núcleo de Informação e Desenvolvimento de Recursos Humanos.

Artigo 13.º

Ao Núcleo de Contratação, Expediente e Arquivo compete:

a) Organizar e movimentar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à promoção, progressão, prorrogação, mobilidade, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação do pessoal;

b) Instruir os processos relativos a acumulação e classificação de serviço;

c) Instruir os processos relativos a equiparação a bolseiro e dispensas de serviço docente;

d) Elaborar os termos de posse do pessoal;

e) Organizar e manter actualizado o cadastro do pessoal;

f) Assegurar a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e actualizados, garantindo a confidencialidade dos dados registados;

g) Passar as certidões, declarações e notas de tempo de serviço do pessoal exigidas por lei;

h) Elaborar as listas de antiguidade do pessoal;

i) Preparar os elementos necessários à conta de gerência no que se refere a pessoal;

j) Preparar elementos, no âmbito da secção, visando o fornecimento da informação necessária à elaboração do balanço social, bem como outros elementos relativos a pessoal para publicações da Universidade.

Artigo 14.º

O Núcleo de Abonos, Assiduidade e Segurança Social compreende os seguintes sectores:

a) Sector de Abonos;

b) Sector de Assiduidade e Segurança Social.

Artigo 15.º

Ao Sector de Abonos compete:

a) Processar as folhas de vencimentos, salários, gratificações e respectivos descontos;

b) Organizar o serviço referente a obrigações fiscais;

c) Instruir os processos relativos à prestação de horas extraordinárias, de pagamento de serviços, de vencimentos de exercício, de deslocações e ajudas de custo;

d) Preparar elementos, no âmbito da secção, visando o fornecimento da informação necessária à elaboração do balanço social.

Artigo 16.º

Ao Sector de Assiduidade e Segurança Social compete:

a) Instruir os processos relativos a faltas e licenças e elaborar os respectivos mapas;

b) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares, designadamente os respeitantes a abono de família, prestações complementares, ADSE, pensão de sobrevivência e subsídio por morte;

c) Proceder à inscrição na segurança social do pessoal a prestar serviço na Universidade sem vínculo à função pública;

d) Organizar e dar andamento aos processos de acidente em serviço;

e) Fomentar o alargamento, no âmbito da Universidade, da fruição, pelo respectivo pessoal, de regalias sociais, tais como assistência médica e medicamentosa, subsídios de formação escolar para os descendentes e suplementos diversos;

f) Organizar os processos relativos ao seguro do pessoal que a ele tenha direito;

g) Preparar elementos, no âmbito da secção, visando o fornecimento da informação necessária à elaboração do balanço social.

Artigo 17.º

Ao Núcleo de Informação e Desenvolvimento dos Recursos Humanos compete:

a) Realizar estudos de descrição, análise e especificação de funções, com vista à definição dos perfis correspondentes aos postos de trabalho;

b) Acompanhar, informar e assistir tecnicamente as acções referentes aos processos de recrutamento e selecção do pessoal não docente;

c) Promover acções de acolhimento e integração dos funcionários, assegurando a sua identificação com a natureza, os objectivos, as finalidades e a cultura da instituição;

d) Proceder ao levantamento de necessidades de formação, elaborar e propor os planos e os programas adequados à valorização profissional dos funcionários em conexão com as exigências das funções e a estrutura e dinâmica das carreiras profissionais;

e) Promover a realização de acções de aperfeiçoamento profissional, internas e externas, e organizar os processos de acompanhamento e avaliação;

f) Preparar, actualizar e propor medidas de sensibilização, informação e formação necessárias à aplicação da avaliação do desempenho e incumbir-se da respectiva divulgação e aplicação;

g) Analisar e consolidar o balanço social;

h) Preparar e organizar elementos e indicadores necessários à preparação de outros instrumentos de análise social;

i) Realizar estudos, com base nos resultados da análise social, visando o desenvolvimento das técnicas relativas à gestão integrada dos recursos humanos.

Artigo 18.º

À Direcção Financeira e Patrimonial compete:

a) Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial e coadjuvar, de forma geral, o reitor no que respeita ao exercício das suas competências nas áreas referidas;

b) Promover a elaboração do plano de actividades, do projecto de orçamento e dos planos financeiros plurianuais e assegurar o seu acompanhamento e avaliação, propondo as alterações orçamentais julgadas adequadas tendo em vista os objectivos a atingir;

c) Dar parecer e submeter a despacho do reitor os assuntos relativos aos sectores de si dependentes e de que não haja delegação;

d) Coordenar tecnicamente a acção dos responsáveis administrativos das escolas, unidades de apoio e unidades culturais por forma a garantir a normalização e uniformidade dos procedimentos administrativos, promovendo a coerência e a adequação do sistema de articulações entre a Direcção Financeira e Patrimonial e os restantes serviços;

e) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo reitor;

f) Exercer as demais competências que lhe forem atribuídas por lei.

Artigo 19.º

A Direcção Financeira e Patrimonial é dirigida por um director de serviços e compreende os seguintes núcleos:

a) Núcleo de Contabilidade;

b) Núcleo de Aprovisionamento e Património;

c) Núcleo de Acompanhamento e Execução de Projectos;

d) Sector dos Correios.

Artigo 20.º

O Núcleo de Contabilidade compreende os seguintes sectores:

a) Sector de Contabilidade;

b) Sector de Tesouraria.

Artigo 21.º

Ao Sector de Contabilidade compete:

a) Executar a escrituração e preparar o expediente referente à contabilidade;

b) Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado, ou outras entidades, das importâncias que lhe pertençam ou lhe sejam devidas;

c) Informar todos os documentos de despesa, designadamente sobre a observância das competentes disposições legais e respectiva cabimentação;

d) Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respectivo expediente;

e) Reunir, ordenar e preparar todos os elementos necessários à elaboração dos projectos de orçamentos e realizar a sua conclusão;

f) Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos, bem como os competentes orçamentos suplementares;

g) Organizar e elaborar a conta de gerência a submeter, nos termos da lei, pelo conselho administrativo da Universidade ao Tribunal de Contas;

h) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter ao conselho administrativo da Universidade;

i) Escriturar, de acordo com as normas em vigor, todas as receitas da Universidade e promover o seu depósito;

j) Elaborar, nos termos e prazos da lei, as guias de saldos das dotações orçamentais;

k) Informar todos os assuntos que corram pela secção e que devam ser despachados superiormente;

l) Passar certidões ou declarações solicitadas sobre matérias das suas atribuições depois do competente requerimento devidamente despachado;

m) Preparar os elementos para o relatório anual da Universidade no que respeita aos assuntos tratados pela secção;

n) Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira que lhe sejam solicitados superiormente;

o) Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respectivas contas.

Artigo 22.º

Ao Sector de Tesouraria compete:

a) Preencher e assinar os recibos necessários ao levantamento das dotações orçamentais e cobrança de outras receitas da Universidade e apresentá-los à assinatura do reitor ou vogal do conselho administrativo da Universidade para o efeito designado;

b) Efectuar os competentes registos e proceder aos respectivos depósitos de todas as receitas da Universidade por que o conselho administrativo é responsável;

c) Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho administrativo, incluindo os abonos a pessoal e seus benefícios sociais;

d) Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, nos prazos e termos legais, as respectivas receitas em conformidade com as guias preparadas pela Secção de Contabilidade, Orçamento e Conta;

e) Manter rigorosamente actualizada a escrita da tesouraria, de modo a ser possível verificar, a qualquer momento, os montantes dos fundos em cofre e em depósito;

f) Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao conselho administrativo, os balancetes de tesouraria referentes ao mês anterior.

Artigo 23.º

Ao Núcleo de Aprovisionamento e Património compete:

a) Organizar os processos de aquisição de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento dos Serviços Centrais e promover a adequada gestão dos respectivos stocks;

b) Organizar o cadastro e manter actualizado o inventário dos bens móveis e imóveis da Universidade nos termos da legislação aplicável;

c) Organizar os processos de locação e de aquisição de imóveis e de eventual alienação de bens móveis ou imóveis;

d) Zelar pela conservação e adequada gestão do equipamento dos Serviços Centrais e organizar os respectivos processos de manutenção, conservação ou reparação;

e) Centralizar todos os elementos relativos a viaturas e preencher os mapas a enviar à Direcção-Geral do Património do Estado;

f) Organizar os processos de aquisição das viaturas, nos termos das disposições legais vigentes.

g) Apoiar os serviços da Reitoria nos processos de gestão e contabilização dos custos da frota das suas viaturas.

Artigo 24.º

Ao Núcleo de Acompanhamento e Execução de Projectos compete:

1) Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito dos projectos PRODEP/FSE, nomeadamente:

a) Elaborar propostas de candidatura dos projectos de financiamento;

b) Proceder às acções e registos necessários em termos de classificação e cabimento de despesas;

c) Assegurar a organização dos dossiers financeiros dos projectos, acompanhando a respectiva execução;

d) Organizar e promover os mapas de execução física e financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento de saldo;

e) Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos;

2) Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito dos projectos de investigação, nomeadamente: proceder à verificação prévia dos documentos de despesa, em termos do cumprimento das normas de execução financeira aplicáveis, para, posteriormente, facultar cópias dos justificativos das despesas, necessários à elaboração dos relatórios financeiros (POCTI, POSI, PLURIANUAL, FCT, FEDER, INTERREG, União Europeia, etc.);

3) Submeter ao conselho científico-pedagógico da formação contínua os processos para acreditação de acções de formação, bem como proceder à divulgação das normas e regulamentos aplicáveis ao mesmo.

Artigo 25.º

Ao Sector dos Correios compete:

a) Proceder à distribuição e recolha de toda a correspondência, em todos os locais da Universidade do Minho, bem como efectuar todo o expediente relacionado com os Correios de Portugal;

b) Proceder à imputação e controlo dos custos de correio e outros custos associados;

c) Fornecer todo o material logístico respeitante à expedição de toda a correspondência da Universidade do Minho.

Artigo 26.º

Ao Gabinete de Sistemas de Informação compete conceber, desenvolver, executar, manter e coordenar os sistemas de informação da Universidade do Minho, garantindo o apoio à Reitoria e a todos os órgãos e unidades através da recolha, tratamento e disponibilização de informação necessária ao planeamento, ao suporte à tomada de decisão e à produção de relatórios de funcionamento.

Artigo 27.º

O Gabinete de Sistemas de Informação orientará toda a sua actividade no sentido de satisfazer os requisitos dos sistemas de informação da Universidade, fornecendo serviços de informação estáveis e compatíveis com as necessidades existentes e emergentes, bem como coordenação e orientação técnica no desenvolvimento e integração dos sistemas locais aos órgãos de coordenação e unidades numa infra-estrutura comum de sistemas de informação.

A infra-estrutura comum consiste, designadamente, nos seguintes serviços:

a) As bases de dados existentes e mantidas pelos órgãos de coordenação, serviços e unidades de apoio da Universidade, no sentido de garantir a sua compatibilidade, consistência, actualidade, fiabilidade e manutenção;

b) O endereço de nome http://www.uminho.pt;

c) Os serviços de aplicações comuns de sistemas de informação directamente ao nível deste endereço;

d) Os serviços de desenvolvimento de aplicações transversais à instituição;

e) A gestão e coordenação de todos os protocolos institucionais relacionados com o âmbito de actuação do Gabinete, nomeadamente os protocolos de contratos de software e hardware na Universidade do Minho;

f) Emitir pareceres de avaliação e selecção de equipamento e aplicações necessárias à gestão e tomada de decisão, por solicitação da Reitoria.

Artigo 28.º

1 - O Gabinete de Sistemas de Informação da Universidade do Minho é dirigido por um director de serviços e compreende as seguintes divisões:

a) Divisão de Desenvolvimento de Aplicações;

b) Divisão de Apoio e Manutenção de Sistemas.

2 - Compete à Divisão de Desenvolvimento de Aplicações conceber, planear e coordenar o desenvolvimento das aplicações necessárias quer ao apoio directo à Reitoria quer em resposta a necessidades transversais identificadas na estrutura da Universidade.

3 - Compete à Divisão de Apoio e Manutenção de Sistemas garantir o correcto funcionamento das aplicações instaladas pelo Gabinete de Sistemas de Informação na Universidade, proceder à sua actualização e garantir a manutenção dos sistemas e equipamentos centrais de suporte ao sistema de informação da Universidade.

4 - Compete ao corpo técnico, sob coordenação do director de serviços, executar todo o trabalho técnico e administrativo que decorra dos planos de actividades do Gabinete e operar a infra-estrutura de sistemas de informação da Universidade.

5 - O corpo técnico é constituído por técnicos superiores e técnicos profissionais da especialidade de informática e administrativos, quer do quadro quer contratados a termo ou em regime de prestação de serviço, exclusivamente adstritos ao Gabinete.

Artigo 29.º

O Gabinete de Organização e Auditoria, que exerce as suas atribuições nos domínios da organização e da qualidade dos serviços na perspectiva da desburocratização, simplificação e eliminação de formalismos, é dirigido por um chefe de divisão e compreende os seguintes serviços:

a) Sector de Planeamento Administrativo e Financeiro;

b) Sector de Auditoria Administrativa e Financeira.

Artigo 30.º

Ao Sector de Planeamento Administrativo e Financeiro compete:

a) Colaborar na elaboração dos planos anuais e plurianuais de actividades e do orçamento da Universidade do Minho;

b) Acompanhar as acções de planeamento, programação material e financeira dos projectos de investimentos em infra-estruturas, orçamentação, controlo e avaliação da respectiva execução financeira;

c) Pronunciar-se sobre a evolução da execução dos planos anuais e plurianuais de actividades em articulação com a execução dos orçamentos anuais e plurianuais, propondo as medidas de natureza correctiva que se imponham;

d) Assistir e acompanhar tecnicamente os órgãos de gestão e os serviços em matéria económica, financeira, bancária e contabilística tendo em vista a melhoria do funcionamento dos procedimentos de gestão financeira;

e) Colaborar na elaboração do relatório anual de actividades;

f) Recolher dados e elaborar indicadores e relatórios de análise de forma a permitir o controlo e a avaliação do processo de gestão;

g) Acompanhar os procedimentos administrativos decorrentes da execução dos contratos de empreitadas, de aquisição de bens móveis e de arrendamento, aquisição ou alienação de bens imóveis, organizando os respectivos processos, solicitando e prestando as informações e pareceres necessários e promovendo a produção e difusão de informação adequada para as diferentes unidades orgânicas.

Artigo 31.º

Ao Sector de Auditoria Administrativa e Financeira compete:

a) Propor a implementação do sistema de gestão de qualidade no âmbito dos procedimentos administrativos;

b) Preparar e difundir informação técnica, documentos de trabalho e prestar assistência técnica às entidades do sistema, na perspectiva da simplificação administrativa e dos métodos de trabalho e desburocratização dos modos de funcionamento dos serviços e da sua relação com os utentes;

c) Identificar necessidades e propor acções de sensibilização e de formação nos domínios referidos nas alíneas anteriores;

d) Analisar os procedimentos adoptados em matéria de aquisição, gestão e alienação de bens e em matéria de gestão orçamental, tendo em conta os princípios de legalidade, eficiência e eficácia, no sentido de, se necessário, reformular procedimentos e comportamentos;

e) Estudar os principais circuitos de comunicação, da documentação estabelecida e dos meios, de divulgação de formalidades, visando uma maior oportunidade de fluidez;

f) Analisar os elementos contabilísticos, nomeadamente balanços e demonstração de resultados, facultando aos órgãos de gestão informação sobre a evolução/tendências verificadas nos últimos anos;

g) Estudar a organização, funcionamento e fiabilidade dos sistemas de controlo interno, tendo em vista a identificação de problemas e a formulação de recomendações.

CAPÍTULO IV

Do quadro e do pessoal

Artigo 32.º

O quadro de pessoal a que pertencem os grupos de pessoal, respectivas carreiras e categorias dos serviços a que se refere o presente Regulamento Orgânico é o constante do anexo à Portaria 968/95, de 9 de Agosto, com as alterações entretanto introduzidas.

Artigo 33.º

Ao recrutamento e provimento nos lugares previstos no artigo anterior é aplicável o Decreto-Lei 217/96, de 20 de Novembro, e a lei geral ou especial sobre carreiras.

CAPÍTULO V

Disposições finais e transitórias

Artigo 34.º

A presente deliberação entra em vigor a partir do dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.