Edital 487/2003 (2.ª série) - AP. - Dr. Armando França Rodrigues Alves, presidente da Câmara Municipal de Ovar:

Faz público que a Assembleia Municipal de Ovar, na sua sessão ordinária realizada no dia 6 de Março de 2003, sob proposta da Câmara Municipal tomada na reunião ordinária de 17 de Outubro de 2002, aprovou a Norma de Controlo Interno, que entrará em vigor 30 dias após a sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

Para constar e legais efeitos se torna público este edital e outros de igual teor que vão ser afixados nos lugares de estilo.

E eu, Eduardo Manuel Ramos Teixeira, director do Departamento Administrativo e Financeiro, o subscrevi.

15 de Maio de 2003. - O Presidente da Câmara, Armando França Rodrigues Alves.

Norma de Controlo Interno

O Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, alterado pelo Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, ao aprovar o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no que diz respeito à administração autárquica.

O principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos, numa contabilidade pública e moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

As autarquias locais desempenham em Portugal um papel fundamental na satisfação das necessidades colectivas. A tendência é para o incremento desta realidade, com o consequente aumento dos fundos públicos geridos pelos autarcas, cuja responsabilidade será igualmente acrescida.

O artigo 3.º do decreto-lei acima mencionado estabelece que a contabilidade das autarquias locais compreende o sistema de controlo interno. Tal como consta do POCAL, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo dos documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito do mercado público;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e nos livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

A presente norma de controlo interno pretende ser um instrumento eficaz de apoio à gestão autárquica.

As regras e procedimentos instituídos na presente norma são de cumprimento obrigatório por todos os intervenientes nos respectivos processos.

Esta norma tem em consideração e articula-se com a estrutura e organização dos serviços municipais, cuja proposta foi aprovada por deliberação da Câmara Municipal de Ovar em 13 de Novembro de 1996 e 7 de Janeiro de 1997 e pela Assembleia Municipal em 24 de Janeiro de 1997, tendo sido publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 76, de 1 de Abril de 1997.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - O Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, estabelece que a contabilidade das autarquias locais compreende, entre outros, o sistema de controlo interno.

2 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais que disciplinam todas as operações relativas à execução da contabilidade do município, assim como as competências dos diversos serviços envolvidos na prossecução destes objectivos.

Artigo 2.º

Objectivos

O presente Regulamento visa acompanhar, de forma eficaz, as actividades da autarquia e, dessa forma, pretende reforçar a confiança nas contas, registos e documentos de suporte, assegurando a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, bem como a exactidão e integridade dos registos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Artigo 3.º

Formalidades genéricas

1 - Em todos os documentos cuja verificação seja exigível, deve a mesma ser inscrita de forma legível e com a aposição da data, número interno da pessoa que verificou e despachou, bem como a respectiva rubrica.

2 - Todos os documentos provenientes do exterior, quando contenham o original e diversas vias de cópia, deverá proceder-se à aposição do carimbo "Duplicado" em todas as vias de cópia.

3 - Nos diversos processos, deverá atender-se ao princípio de segregação de funções, utilizando na medida do possível funcionários distintos para tarefas distintas.

4 - Como medida de controlo interno deverá ser promovida, sempre que possível, a rotação de funcionários dentro de uma secção. Esta medida deve ser entendida como um princípio e não como uma regra, já que a execução prática da mesma poderá ser de todo impossível.

5 - Sempre que se verifique a transferência de informação (ou processos) entre serviços distintos, deverá o serviço remetente evidenciar o trabalho efectuado e a responsabilidade assumida.

CAPÍTULO II

Gabinete de Qualidade e Auditoria Interna

Artigo 4.º

Criação do Gabinete de Qualidade e Auditoria Interna

1 - A presente norma de controlo interno prevê a criação de um Gabinete de Qualidade e Auditoria Interna (GQAI) para apoio e controlo de gestão.

2 - O GQAI é independente e reporta directamente ao órgão executivo. A sua criação ou modificação é dependente daquele órgão e será efectuada em função das necessidades e actividades da Câmara Municipal de Ovar.

3 - Compete ao GQAI da Câmara Municipal de Ovar velar pelo cumprimento desta norma.

4 - O GQAI deverá verificar a conformidade dos processos e registos com as disposições legais e camarárias.

5 - É função igualmente do GQAI promover uma melhoria constante dos serviços, através de sugestões e alternativas, visando o incremento da eficiência e eficácia, salvaguarda de activos, prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, exactidão e integridade dos registos contabilísticos e preparação oportuna de informação financeira fiável.

6 - Nos trabalhos de auditoria interna, o GQAI observará os procedimentos estabelecidos neste Regulamento entendidos como mínimos, sem prejuízo de poder propor procedimentos adicionais que considere pertinentes.

CAPÍTULO III

Dos documentos

SECÇÃO I

Documentos previsionais

Artigo 5.º

Grandes opções do plano e orçamento

A autarquia adoptará como documentos previsionais as grandes opções do plano e o orçamento.

Artigo 6.º

Grandes opções do plano

As grandes opções do plano definirão as linhas de desenvolvimento estratégico da autarquia englobando, sem prejuízo de outras, o Plano Plurianual de Investimentos, de horizonte móvel de quatro anos, e as actividades mais relevantes de gestão autárquica.

Artigo 7.º

Orçamento

1 - O orçamento apresenta a previsão anual das despesas e das receitas por forma a evidenciar todos os recursos que a Câmara prevê arrecadar para o financiamento das despesas que prevê realizar.

2 - O orçamento é constituído por dois mapas:

a) Mapa resumo das receitas e despesas da autarquia;

b) Mapa das receitas e das despesas desagregado segundo a classificação económica.

SECÇÃO II

Documentos de prestação de contas

Artigo 8.º

Enumeração

Consideram-se documentos de prestação de contas: o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, os anexos às demonstrações financeiras, o relatório de gestão e outros que venham a ser exigidos pelo POCAL e pelo Tribunal de Contas.

Artigo 9.º

Mapas de execução orçamental

Incluem-se nos mapas de execução orçamental a execução anual do Plano Plurianual de Investimento, os mapas de controlo orçamental da despesa e da receita, os fluxos de caixa, as operações de tesouraria e outros que venham a ser exigidos pelo POCAL.

SECÇÃO III

Documentos e livros de escrituração

Artigo 10.º

Enumeração

No sistema contabilístico utilizar-se-ão os documentos e suportes de escrituração cujo conteúdo mínimo e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

Artigo 11.º

Documentos obrigatórios

São documentos obrigatórios os seguintes:

a) Os registos de inventário do património, que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2. do POCAL;

b) Os de suporte de registo das operações relativas às receitas e despesas, custos e proveitos, bem como aos pagamentos e recebimentos, que constam do ponto 2.8.2.3. do POCAL;

c) Os documentos referidos na alínea anterior são objecto de registo contabilístico nos livros de escrituração permanente e periódica definidos pelo POCAL.

Artigo 12.º

Requisições internas

1 - As requisições internas são emitidas em triplicado e numeradas sequencialmente. A cada divisão orgânica corresponderá um livro de requisições internas, devendo a numeração ser constituída por abreviatura da divisão orgânica e número sequencial.

2 - O preenchimento das requisições internas compete aos funcionários nomeados para o efeito em cada sector, sendo no entanto obrigatória a autorização por assinatura de chefe de secção ou elemento hierarquicamente superior a este.

3 - O original e o duplicado são enviados para o sector onde estão guardados os bens, ficando o triplicado à guarda da divisão requisitante.

4 - No sector responsável pela entrega dos bens, procede-se à verificação da validade e autorização da requisição interna e à entrega dos bens. O requisitante após recepção dos bens deverá confirmar essa recepção através de assinatura.

5 - O sector responsável pela entrega dos bens guarda o original da requisição interna, que servirá para justificar as saídas de material, enviando o duplicado à Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património (SCAPM).

6 - A SCAPM na posse do duplicado da requisição interna devidamente preenchida e autorizada, procede aos competentes registos contabilísticos.

Artigo 13.º

Proposta de aquisição

1 - A proposta de aquisição é o documento em que os agentes autárquicos solicitam a aquisição de material e equipamento ao exterior.

2 - Neste documento deverá constar uma descrição sumária da razão de ser da aquisição.

3 - As propostas de aquisição são emitidas em duplicado e numeradas sequencialmente.

4 - A cada divisão orgânica corresponderá um livro de requisições internas, devendo a numeração ser constituída por abreviatura da divisão orgânica e número sequencial.

5 - O preenchimento da proposta de aquisição compete aos funcionários nomeados para o efeito em cada sector, sendo no entanto obrigatória a autorização por assinatura de chefe de secção ou elemento hierarquicamente superior a este.

6 - O original da proposta de aquisição é enviado à SCAPM ficando o duplicado no sector emissor. Na SCAPM é verificado o cabimento e procede-se à cativação nas respectivas rubricas orgânica e económica por contrapartida de dotações disponíveis, devendo-se inscrever as verbas cativadas, data e identificação do funcionário responsável.

7 - A proposta de aquisição carece de despacho do presidente do executivo ou de quem ele delegar.

Artigo 14.º

Requisição externa

1 - A SCAPM, na posse da proposta de aquisição aprovada, procede à fase de compromisso, com a emissão da requisição externa. Na contabilidade orçamental é efectuado o compromisso na respectiva dotação por contrapartida de cabimentos.

2 - A requisição externa é numerada sequencialmente e emitida em quadruplicado. Original e duplicado destinam-se ao fornecedor do bem ou serviço. Triplicado a ser enviado ao serviço requisitante e quadruplicado para arquivo na SCAPM.

3 - Deverá indicar a data do despacho ou deliberação e ser devidamente assinada pelo funcionário emissor, com número e rubrica.

Artigo 15.º

Factura do exterior

1 - A SACPM é o serviço encarregue da fase da liquidação, sendo responsável pelo cruzamento da informação de todos os documentos anteriores à factura, com a própria factura. Para além disto confere todos os cálculos da factura.

2 - Devem ser observados os pressupostos de controlo interno descritos relativamente às contas de terceiros.

3 - A factura deverá ser conferida e processada informaticamente em termos de contabilidade patrimonial, indicando-se as respectivas classificações, sendo inscrita a indicação de "Informática - Registado", bem como a data, número e rubrica do funcionário responsável.

Artigo 16.º

Ordem de pagamento

1 - As ordens de pagamento são emitidas em duplicado e sequencialmente numeradas.

2 - É ao presidente do executivo que compete determinar prazos de pagamento e transmitir à SCAPM instruções relativas aos pagamentos a efectuar.

3 - Com o objectivo de simplificar procedimentos e incrementar o nível de segurança, a Câmara Municipal de Ovar recorrerá, sempre que possível, ou se justifique, ao pagamento através de transferência bancária.

4 - A SCAPM reúne a documentação relativa a esse processo de despesa e emite a respectiva ordem de pagamento. Caso o montante a pagar ultrapasse o máximo definido pelo executivo para pagamentos em numerário, a SCAPM procede igualmente à emissão do cheque, ou à inclusão deste pagamento na listagem de pagamentos a efectuar por transferência bancária.

5 - Na ordem de pagamento será indicado o número do cheque ou número da transferência bancária, bem como banco e conta sacada.

6 - As ordens de pagamento são conferidas e assinadas pelo responsável dos serviços de contabilidade, sendo enviadas juntamente com os documentos de suporte e os cheques e ou original de listagem de transferência bancária, ao presidente do executivo. O presidente do executivo, ou, se for caso disso, quem legalmente o substituir, procede às verificações que entender convenientes e assina as ordens de pagamento bem como os cheques e ou original de transferências bancárias, enviando toda a documentação à tesouraria.

7 - A tesouraria confere a documentação e procede à assinatura da ordem de transferência ou do cheque.

Artigo 17.º

Auto de medição de obra

1 - Os autos de medição de obra são emitidos apenas pelos seguintes sectores:

Divisão de Obras e Conservação;

Divisão de Serviços Urbanos;

Divisão de Ambiente e Qualidade de Vida.

2 - O auto de medição é sempre assinado pelo engenheiro responsável pela obra, pelo empreiteiro e pelo chefe de divisão e deve conter a seguinte informação:

Indicação da obra de acordo com o definido nas opções do plano;

Localização da obra;

Nome do empreiteiro;

Número do auto relativo a essa obra;

Descrição sumária dos trabalhos realizados, com indicação de medições e preço;

Situação da obra.

3 - O auto de medição é enviado à SCAPM para efeitos de verificação do cabimento e cativação das verbas nas correspondentes rubricas de classificação orgânica e económica.

4 - Em seguida o auto de medição é enviado ao presidente do executivo, ou em quem este delegar, para ser aprovado, sendo então devolvido à SCAPM.

5 - A SCAPM, caso não receba a factura do empreiteiro no prazo de uma semana, deverá solicitar a emissão e envio da mesma à Câmara Municipal.

CAPÍTULO IV

Elaboração dos documentos previsionais

Artigo 18.º

Prazos para a elaboração

1 - Compete ao Serviço de Contabilidade colaborar na elaboração do Plano Plurianual de Investimentos e Orçamento, coligindo todos os elementos necessários para proceder à apresentação dos mesmos.

2 - Na execução dos documentos previsionais devem ser tidos em conta os princípios de utilização racional das dotações aprovadas e da gestão eficiente da tesouraria.

3 - A proposta de orçamento deverá ser apresentada pelo órgão executivo ao respectivo órgão deliberativo até 15 dias antes da última sessão ordinária deste no ano anterior àquele a que se refere.

4 - O órgão deliberativo deverá aprovar o orçamento de modo a que possa entrar em vigor em 1 de Janeiro do ano a que respeitar.

5 - Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-ão em execução o orçamento em vigor no ano anterior, com as modificações que entretanto lhe tenham sido introduzidas até 31 de Dezembro.

6 - Na situação referida no número anterior, mantêm-se também em execução o plano plurianual de investimentos em vigor do ano económico findo, com as respectivas modificações e as adaptações decorrentes da sua execução nesse ano, sem prejuízo dos limites das correspondentes dotações orçamentais.

7 - A aprovação das opções do plano e da proposta de orçamento para o ano imediato ao da realização de eleições autárquicas tem lugar, em sessão ordinária ou extraordinária do órgão deliberativo que resultar do acto eleitoral, até ao final do mês de Abril do referido ano.

Artigo 19.º

Regras previsionais

A elaboração do orçamento deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas a impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses anteriores à sua elaboração;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento quando constem do Orçamento de Estado em vigor;

c) As importâncias relativas a empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação;

d) Os valores previstos para as despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe os lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aqueles cujos contratos estejam aprovados;

e) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "Remunerações do pessoal" devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 20.º

Execução orçamental

Na execução do orçamento das autarquias locais devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento da despesa caducam a 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

CAPÍTULO V

Das receitas

Artigo 21.º

Contabilização da receita

1 - O processo de contabilização da receita comporta dois momentos distintos:

Liquidação, que consiste na determinação do montante exacto que a autarquia tem a receber de terceiros;

Cobrança, pela qual se processa a entrada em cofre das receitas.

2 - Toda e qualquer receita emitida pela Câmara Municipal de Ovar é sempre objecto da emissão da correspondente guia de receita.

3 - Os serviços emissores da receita são os abaixo indicados, aos quais corresponde o respectivo código de serviço emissor de receita(ver nota *):

Repartição de Contabilidade e Gestão Financeira (RCGF);

Repartição de Administração Geral (RAG);

Divisão de Gestão e Administração Urbanística (DGAU):

DGAU - Loteamentos;

DGAU - Vistorias;

DGAU - Licenças.

Serviço de Transportes Escolares (DEJDTL);

Recursos Humanos (RRH).

(nota *) A única entidade emissora nos termos da estrutura orgânica aprovada por deliberação da Câmara Municipal de Ovar em 13 de Novembro de 1996 e 7 de Janeiro de 1997, e pela Assembleia Municipal em 24 de Janeiro de 1997, tendo sido publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 76, de 1 de Abril de 1997, é a RCGF. Até que esta Repartição disponha de instalações adequadas, os demais serviços emissores constantes da presente NCI poderão proceder à emissão de guias de receita, cumprindo todos os procedimentos inerentes à respectiva cobrança.

4 - As guias de receita são emitidas em triplicado, tendo as vias o seguinte destino:

Original - para a entidade que pagou, depois de validado pela tesouraria;

Duplicado - destinado à contabilidade;

Triplicado - para o serviço emissor sendo arquivado sequencialmente.

5 - Diariamente a tesouraria procede à emissão da folha de caixa, na qual deverão constar, entre outros, todos os movimentos da receita.

6 - Com a mesma periodicidade diária, os serviços emissores emitem mapa resumo da receita liquidada.

7 - As quantias arrecadadas diariamente deverão ser depositadas integralmente no próprio dia, ou, o mais tardar, no dia seguinte ao da sua cobrança.

8 - Em caso de cobrança por funcionários estranhos à tesouraria e em local diverso daquela, há a obrigatoriedade da entrega, na tesouraria, do produto da cobrança no próprio dia ou no dia útil imediato.

9 - Integra-se no disposto no número anterior, a cobrança do produto de venda de artigos existentes na biblioteca, entrada na piscina, e as receitas provenientes do mercado e das sentinas, bem como da exploração dos bares de apoio às instalações da biblioteca, piscina e edifício da Câmara a qual se rege por regulamento específico.

10 - A SCAPM deverá diariamente confrontar os mapas resumo da receita líquida proveniente dos serviços emissores, com os mapas produzidos pela tesouraria e com o(s) depósito(s) efectuado(s) no dia seguinte.

11 - Em casos devidamente fundamentados poderá haver lugar à emissão de facturas, pelas quais se inicia o processo de arrecadação de receita.

12 - A factura é sequencialmente numerada e emitida em triplicado, competindo o seu preenchimento e cobrança à SCAPM.

13 - As receitas da autarquia podem ser cobradas virtual ou eventualmente. As receitas são cobradas virtualmente se os respectivos documentos de cobrança forem debitados ao tesoureiro por deliberação do órgão executivo.

14 - Poderão ser cobradas virtualmente pela autarquia as receitas provenientes da:

Publicidade;

Ocupação da via pública.

15 - O processo de contabilização da receita virtual envolve um conjunto de operações que a seguir se apresentam:

a) Determinação do montante concreto que a autarquia tem a receber de outrem, com emissão da guia de recebimento, estabelecendo-se o prazo para o pagamento voluntário da dívida;

b) Débito ao responsável pela tesouraria das guias de recebimento;

c) Emissão do recibo comprovativo do débito efectuado ao responsável pela tesouraria;

d) Aviso às entidades devedoras para pagamento voluntário nos prazos estabelecidos e respectivo recebimento;

e) Remessa para cobrança coerciva das liquidações não recebidas nos prazos de pagamento voluntários;

f) Cobrança através de processo executivo quando o pagamento não ocorre nos prazos estabelecidos para a cobrança;

g) Anulação da receita virtual que passa a receita eventual.

Artigo 22.º

Do correio

1 - Os valores recebidos por correio são objecto de registo apropriado na secção que procede à sua distribuição diária.

2 - Os valores recebidos são separados da documentação que os acompanha, nomeadamente avisos de pagamento, cartas e outros documentos similares. No caso de se recepcionar valores sem documento anexo a justificar esse envio, será fotocopiado o valor, servindo a fotocópia como documento anexo.

3 - Os valores recebidos serão entregues na tesouraria juntamente com uma listagem na qual conste data, hora e total dos valores recebidos. Esta listagem é assinada pelo tesoureiro.

4 - De seguida são entregues nos diversos serviços responsáveis pela liquidação da receita os documentos anexos, mencionados anteriormente, sendo apresentada a listagem elaborada pelo sector do correio para nova assinatura. Esta listagem fica à guarda do sector encarregue da recepção e distribuição do correio.

CAPÍTULO VI

Da despesa

Artigo 23.º

Circuito da despesa

1 - O circuito da despesa (anexo I) em geral envolve os serviços financeiros e patrimoniais, a saber: contabilidade, aprovisionamento e armazém.

2 - Seguem regime próprio determinadas despesas para as quais estão vocacionadas serviços especializados, tais como empreitadas de obras públicas e fornecimentos com elas relacionados.

3 - Toda e qualquer despesa paga pela Câmara Municipal de Ovar é sempre objecto de emissão da respectiva ordem de pagamento.

4 - Para efeitos de classificação da despesa, para além da classificação funcional, económica, orçamental e patrimonial, deverá atender-se à classificação orgânica da Câmara Municipal de Ovar, que se encontra em anexo.

5 - Os serviços incumbidos do processamento da despesa são os seguintes:

Secção de Contabilidade, Aprovisionamento e Património Mobiliário;

Repartição de Recursos Humanos.

6 - O processo de pagamento da despesa comporta as seguintes fases:

Cabimentação;

Compromisso;

Liquidação;

Autorização de pagamento;

Pagamento.

7 - Para cada uma das fases referidas no número anterior, deverá existir um documento de suporte devidamente preenchido, conferido e autorizado, como se indica:

Proposta de aquisição ou auto de medição de obra;

Requisição externa;

Factura;

Ordem de pagamento (abrange as fases de autorização de pagamento e pagamento).

8 - Relativamente à despesa processada pela Repartição de Recursos Humanos, os documentos acima mencionados são substituídos pela folha de remunerações e uma listagem para efeitos de transferência bancária.

9 - Para a despesa processada na contabilidade deverão ser designados funcionários distintos, cada um responsável por uma das fases, para efeitos de segregação de funções.

10 - Em cada documento de suporte deverá constar ou ser inscrito o número do documento relativo à fase anterior e posterior:

A ordem de pagamento indica o número da factura;

A factura indica o número da ordem de pagamento e o número da requisição externa;

A requisição externa indica o número da factura e o número da requisição interna (ou auto).

Artigo 24.º

Do pessoal

1 - A Repartição de Recursos Humanos é responsável pelo processamento da despesa relativa ao pessoal afecto à autarquia.

2 - Para cada funcionário ao serviço da autarquia deverá ser constituído um processo individual, permanentemente actualizado com as alterações que se verifiquem na carreira ou categoria.

3 - A admissão de novos trabalhadores, seja para o quadro, seja em regime de contrato carece sempre da assinatura do presidente do órgão executivo ou do seu substituto legal.

4 - Os pagamentos ao pessoal são sempre efectuados por transferência bancária.

5 - A Repartição dos Recursos Humanos elabora mensalmente uma folha de remunerações e uma listagem para efeitos de transferência bancária.

6 - A folha de remunerações engloba todos os funcionários e indica para cada um, os valores dos diversos abonos e descontos processados, bem como um resumo global de abonos e descontos. O responsável pela Repartição de Recursos Humanos valida a exactidão da folha de remunerações através de rubrica e assinatura em todas as suas folhas e resumo, respectivamente.

7 - A listagem para efeitos de transferência bancária inclui o nome, número de identificação bancária e valor líquido a ser pago para cada funcionário e é verificada e assinada pelo responsável da repartição.

8 - Com base na folha de remunerações, a SCAPM emite uma ordem de pagamento, na qual consta toda a despesa, dívida por rubrica de classificação orgânico-económica. O responsável pelos serviços da contabilidade assina a ordem de pagamento.

9 - A tesouraria, na posse da listagem de transferência bancária recebida da Repartição de Recursos Humanos, elabora e assina o ofício de transferência.

10 - O presidente do órgão executivo, ou o seu substituto legal, assina os seguintes documentos:

Folha de remunerações;

Ordem de pagamento;

Ofício anexo à listagem de transferência bancária.

CAPÍTULO VII

Critérios de valorimetria

Artigo 25.º

Disponibilidades

1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósitos, respectivamente.

2 - As disponibilidades em moeda estrangeira deverão ser expressas no balanço final do exercício ao câmbio em vigor na data a que ele reporta.

As diferenças de câmbio apuradas são contabilizadas nas contas "685 - Custos e perdas financeiras - diferenças de câmbios desfavoráveis" ou "785 - Proveitos e ganhos financeiros - diferenças de câmbio favoráveis".

3 - Os títulos negociáveis e outras aplicações de tesouraria são expressos no balanço pelo custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compra). Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado será este o utilizado.

4 - Na situação prevista no n.º 3 deve constituir-se ou reforçar-se a provisão pela diferença entre o respectivo preço de aquisição e de mercado. A provisão será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que levaram à sua constituição.

Artigo 26.º

Terceiros

1 - As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.

2 - As dívidas de e a terceiros em moeda estrangeira são registadas:

a) Ao câmbio da data considerada para a operação, salvo se o câmbio estiver fixado pelas partes ou garantido por uma terceira entidade;

b) À data do balanço, as dívidas de ou a terceiros resultantes dessas operações, em relação às quais não exista fixação ou garantia de câmbio, são actualizadas com base no câmbio dessa data.

3 - Como princípio geral, as diferenças de câmbio resultantes da actualização referida no número anterior, são reconhecidas como resultado do exercício, da seguinte forma:

a) Nas contas "685 Custos e perdas financeiras - diferenças de câmbio desfavoráveis" ou "785 Proveitos e ganhos financeiros - Diferença de câmbio favoráveis";

b) Tratando-se de diferenças favoráveis resultantes de dívidas de médio e longo prazo, deverão ser diferidas caso existam expectativas razoáveis de que o ganho é reversível. Estas serão transferidas para a conta 785 no exercício em que se efectuarem os pagamentos ou recebimentos, totais ou parciais, das dívidas com que estão relacionadas e pela parte correspondente a cada pagamento ou recebimento.

4 - Relativamente às diferenças de câmbio provenientes de financiamentos destinados a imobilizações, admite-se que sejam imputadas a estas somente durante o período em que tais imobilizações estiverem em curso.

5 - Quando a importância das dívidas a pagar for superior à quantia arrecadada a diferença pode ser levada ao activo, sendo registada na conta "272 Acréscimos e diferimentos - custos diferidos".

6 - Tal como acontece com outras provisões, as que respeitam a riscos e encargos resultantes de dívidas de terceiros não devem ultrapassar as necessidades da autarquia.

Artigo 27.º

Existências

1 - As existências são valorizadas ao custo de aquisição ou ao de produção, sem prejuízo das excepções adiante consideradas.

2 - O custo de aquisição e o de produção das existências devem ser determinados com as definições seguidamente enunciadas:

a) Considera-se como custo de aquisição a soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa ou indirectamente para o colocar no seu estado actual e no local de armazenagem;

b) Considera-se como custo de produção a soma do custo das matérias-primas e outros materiais directos consumidos, de mão-de-obra directa, dos custos variáveis e fixos necessários para produzir e colocar no estado em que se encontra e no local de armazenagem;

c) Os custos de distribuição, de administração geral e os financeiros não são incorporáveis no custo de produção.

3 - Se o custo de aquisição ou o custo de produção for superior ao preço de mercado, será este o utilizado.

4 - Quando na data do balanço haja obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, bem como outros factores análogos, deverá ser utilizado o critério referido no n.º 3.

5 - Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de critérios mais adequados, pelo valor de venda realizável líquido.

6 - Entende-se como preço de mercado o custo de reposição ou o valor realizável líquido, conforme se trate de bens adquiridos para a produção ou de bens para venda.

7 - Entende-se como custo de reposição de um bem o que a entidade teria de suportar para o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade e locais de aquisição e utilização.

8 - Considera-se como valor realizável líquido de um bem o seu esperado preço de venda, deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda.

9 - Relativamente às situações previstas nos n.os 3 e 4 do presente artigo, as diferenças serão expressas pela provisão para depreciação de existências, a qual será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que a originaram.

10 - O método de custeio a adoptar nas saídas de armazém é o custo médio ponderado.

11 - Nas actividades de carácter plurianual, designadamente empreitadas, os produtos e trabalhos em curso podem ser valorizados, no fim do exercício pelo método de percentagem de acabamento.

12 - A percentagem de acabamento de uma obra corresponde ao seu nível de execução global e é dada pela relação entre o total dos custos incorridos e a soma destes com os custos estimados para completar a sua execução.

Artigo 28.º

Provisões

1 - A constituição de provisões deve respeitar apenas às situações a que estejam associados riscos e em que não se trate de uma simples estimativa de um passivo certo, não devendo a sua importância ser superior às necessidades.

2 - São consideradas situações a que estejam associados riscos as que se referem, nomeadamente a:

a) Aplicações de tesouraria;

b) Cobranças duvidosas;

c) Depreciação de existências;

d) Obrigações e encargos derivados de processos judiciais em curso;

e) Acidentes de trabalho e doenças profissionais.

3 - Para efeito de constituição de provisões para cobranças duvidosas, consideram-se dívidas de terceiros que estejam em mora há mais de seis meses e cujo risco de incobrabilidade seja devidamente justificado.

4 - As dívidas que tenham sido reclamadas judicialmente ou em que o devedor tenha pendente o processo de execução ou esteja em curso um processo especial de recuperação da empresa ou de falência são tratados como "Custos e perdas extraordinárias", quando resulte do respectivo processo judicial a dificuldade ou impossibilidade da sua cobrança e sejam dadas como perdidas.

5 - Não são consideradas cobranças duvidosas as seguintes dívidas:

a) Do Estado, das regiões autónomas e autarquias locais;

b) As cobertas por garantia, seguro ou caução, com excepção da importância correspondente à percentagem de descoberto ou descoberto obrigatório.

6 - De referir que, para efeitos finais, só são aceites as provisões que tiverem por fim a cobertura de créditos resultantes da actividade normal que, nos termos do exercício, possam ser considerados de cobrança duvidosa e estejam evidenciados como tal na contabilidade.

7 - Apesar da limitação patenteada no número anterior devem constituir-se provisões para cobertura de créditos não resultantes da actividade normal, caso se mostre necessário, pois só assim é possível transmitir uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira e dos resultados das operações da autarquia.

Artigo 29.º

Amortizações

1 - A amortização de bens de imobilizado obedecerá ao disposto na Portaria 671/2000, de 17 de Abril.

2 - As amortizações dos elementos do activo imobilizado, sujeitas a depreciação ou a deperecimento, são consideradas como um custo.

3 - O método de cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra ser explicitada no anexo ao balanço e às contas de funcionamento e investimento.

4 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortizações, aceite como custo do exercício, determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas por lei.

5 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei, para elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão, é determinado pelo órgão deliberativo da autarquia local sob proposta do órgão executivo, acompanhando de justificação adequada.

6 - A amortização dos elementos do activo imobilizado é considerada como extraordinária enquanto estes não entrarem em funcionamento.

7 - Quando, à data de encerramento do balanço, os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a sua vida útil, que tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade devem ser objecto de amortização extraordinária correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanente.

8 - A amortização extraordinária criada nos termos do número anterior, não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.

9 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado sujeitos a deperecimento possam ser amortizados num só exercício são os definidos por lei.

10 - No caso dos bens adquiridos em estado de uso ou sujeitos a grandes reparações e beneficiações, que aumentem o seu período de vida útil, serão amortizadas de acordo com a seguinte fórmula:

A = V/N

em que:

A = amortização;

V = valor contabilístico;

N = número de anos de vida estimados.

Artigo 30.º

Imobilizado

1 - O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, deve ser valorizado ao custo de aquisição ou ao custo de produção.

2 - Para efeitos de amortização o período de vida útil de um bem varia consoante o bem, iniciando-se a partir do momento da sua aquisição e segundo uma estimativa fixada no classificador geral do CIBE - Cadastro e Inventário dos Bens do Estado - de acordo com a Portaria 671/2000, de 17 de Abril.

3 - Considera-se como custo de aquisição de um activo a soma do respectivo preço de compra com os gastos suportados directa ou indirectamente para o colocar no seu estado actual.

4 - Considera-se como custo de produção de um bem a soma dos custos das matérias-primas e outros materiais directos consumidos, da mão-de-obra directa e de outros gastos gerais de fabrico necessariamente suportados para os produzir.

5 - Os custos de distribuição, da administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de produção.

6 - Quando se trate de activos do imobilizado obtidos a título gratuito deverá considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definidos nos termos legais ou, quando não exista disposição legal aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos que se adequem à natureza desses bens.

7 - O critério de valorimetria aplicado deverá ser explicitado e justificado no anexo adequado, devendo-se, no entanto, ter em atenção o seguinte:

a) Caso o critério adoptado não seja exequível, o imobilizado assume o valor zero até ser objecto de uma grande reparação, assumindo então o valor desta;

b) Na impossibilidade de valorização dos bens, estes deverão ser identificados em anexo e justificada aquela impossibilidade.

8 - No caso de inventariação inicial de activos cujo valor de aquisição ou de produção se desconheça, ou cujo apuramento não seja exequível, aplica-se o disposto no número anterior.

9 - No caso de transferências de activos entre entidades abrangidas pelo POCAL ou pelo POCP, o valor a atribuir será o valor constante nos registos contabilísticos da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos no POCAL, salvo se existir valor diferente no diploma que autorizou a transferência ou, em alternativa, valor acordado entre as partes e sancionado pelas entidades competentes.

10 - Na impossibilidade de aplicação de qualquer das alternativas referidas, será aplicado o critério definido no n.º 6.

11 - Os bens de domínio público classificáveis como tal na legislação em vigor, serão incluídos no activo imobilizado da autarquia, sendo esta a entidade responsável pela administração ou controlo, estejam afectos ou não à sua actividade operacional.

12 - A valorização destes bens será efectuada, sempre que possível, ao custo de aquisição ou ao custo de produção, devendo, nos casos restantes, aplicar-se o disposto no n.º 9.

13 - As despesas de instalação, bem como as de investigação e desenvolvimento devem ser amortizadas no prazo máximo de cinco anos.

14 - No caso em que os investimentos financeiros relativamente a cada um dos seus elementos específicos, tiverem à data de balanço, um valor inferior ao registado na contabilidade, este pode ser objecto da correspondente redução, através das contas apropriadas, devendo esta cessar logo que deixe de verificar-se a situação indicada.

15 - Quando à data do balanço os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a vida útil, tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade, devem ser objecto de amortização correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanente.

16 - Aquela amortização extraordinária não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.

17 - Como regra geral, os bens de imobilizado não são susceptíveis de reavaliação, salvo se existirem normas que a autorizem e que definam os respectivos critérios de valorização (não são permitidas reavaliações livres).

18 - Sem prejuízo do princípio geral da atribuição dos juros suportados ao resultado do exercício, quando os financiamentos se destinarem a imobilizações, os respectivos custos poderão ser imputados à compra e produção das mesmas, durante o período que estiverem em curso, desde que isso se considere mais adequado e se considere consistente.

19 - Se a construção for por partes isoláveis, logo que cada uma delas estiver completa e em condições de ser utilizada cessará a imputação de juros a ela inerentes.

CAPÍTULO VIII

Métodos e procedimentos de controlo

Artigo 31.º

Disponibilidades

1 - O montante dos fundos em caixa à guarda da tesouraria não deverá ser superior a 1000 euros, sendo este fundo reposto quinzenalmente.

2 - Ao tesoureiro não é permitida a entrega de numerário para pagamentos de valores à boca do cofre, sejam vales, cheques ou quaisquer documentos similares, exceptuando os pagamentos autorizados pelo executivo.

3 - A partir de 75 euros, todos os pagamentos de despesa serão efectuados por cheque ou transferência bancária.

4 - Todas as contas bancárias são sempre tituladas em nome da Câmara Municipal de Ovar, devendo a sua abertura e encerramento ser sujeita a prévia deliberação do executivo. Todas as contas bancárias e seus movimentos serão objecto de registo na SCAPM. A movimentação destas contas deverá ser efectuada através de duas assinaturas, uma do tesoureiro e outra do presidente do executivo, ou seu substituto legal ou por outro membro em quem ele delegue essa competência.

5 - Os cheques emitidos serão sempre cruzados e nunca ao portador. No cruzamento de cheques será inscrito "Não à ordem" como medida adicional de prevenção de extravio de cheques. De todos os cheques emitidos deverá guardar-se uma cópia, sendo preferível recorrer-se ao uso de cheques autocopiativos. Os cheques não preenchidos ficam à guarda da SCAPM, em pessoa a designar para o efeito, sendo responsável igualmente por guardar os cheques anulados, os quais devem ser anexados à cópia inutilizando-se as assinaturas.

6 - Passados três meses após a emissão do cheque e uma vez verificada a sua continuação em situação de cheque em trânsito, deverá a tesouraria averiguar junto da entidade beneficiária os motivos para essa situação. Caso se verifique indício de extravio de cheque deverá proceder-se ao seu imediato cancelamento junto da instituição bancária, seguido dos respectivos registos contabilísticos de regularização.

7 - A cada lista de pagamentos a efectuar por transferência bancária será atribuído um número sequencial interno composto por número e ano. Esta ordem de transferência bancária será emitida em duas vias, em que na segunda via consta expressamente e de forma bem visível a indicação "Duplicado - Não válido para efeitos de transferência".

8 - O órgão executivo, através de deliberação, estabelece a constituição e regularização de fundos de maneio permanentes. Este Regulamento deve discriminar a natureza das despesas a pagar pelos diversos fundos, bem como os limites máximos dessas despesas. No regulamento deverá constar expressamente a afectação, segundo a sua natureza, às correspondentes rubricas da classificação orçamental. Estes fundos de maneio permanentes devem ser reconstituídos, com periodicidade não superior a um mês, através da entrega dos respectivos documentos de suporte das despesas e a sua total reposição deve ser efectuada até 31 de Dezembro.

9 - O GQAI, ou o responsável designado para o efeito, deve verificar o estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda através de contagens físicas do numerário e dos documentos.

10 - Esta contagem deverá ser efectuada na presença do tesoureiro ou do seu substituto e será efectuada por elementos do GQAI ou responsável designado para o efeito, sem prejuízo da eventual presença do responsável máximo pelo Departamento Administrativo e Financeiro. Estas contagens físicas poderão ser efectuadas em qualquer altura, sendo no entanto obrigatórias nas seguintes datas:

a) Março, Junho, Setembro e Dezembro em dia escolhido pelo responsável;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e início do mandato do executivo eleito ou que o substituiu, no caso de ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

11 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do executivo, pelo dirigente para o efeito designado e pelo tesoureiro, nos casos referidos na alínea c) e ainda pelo tesoureiro cessante nos casos referidos na alínea d).

12 - Mensalmente serão efectuadas pelo GQAI, ou o responsável designado para o efeito, reconciliações bancárias entre os registos da contabilidade e os extractos de conta emitidos pela instituição financeira. As diferenças encontradas deverão ser investigadas, sendo entregue na SCAPM lista das mesmas para regularização imediata.

Artigo 32.º

Terceiros

1 - A contabilidade, antes de efectuar contactos externos que conduzam a futura liquidação de despesa, deverá inteirar-se do seguinte:

a) Se o cabimento e o compromisso foi efectuado e é formalmente adequado;

b) Se na documentação recebida dos diversos serviços, foi deixada evidência da responsabilidade assumida pelos mesmos, nomeadamente em matéria de concursos, empreitadas e similares.

2 - A entrega de todos os bens adquiridos deverá ser efectuada em sector obrigatoriamente distinto do sector da contabilidade, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, e se confronta com a respectiva guia de remessa, sendo aposto um carimbo de "Recebido e conferido", data, número e rubrica da pessoa que recepcionou os bens. No caso de se verificar alguma discrepância entre a guia de remessa e os bens recepcionados, deverá ser inscrita a diferença verificada e os restantes elementos (data, número e rubrica do conferente).

3 - Na SCAPM são confrontadas as facturas com as guias de remessa e com as requisições externas. Após a conferência da factura, e não se verificando erros na emissão da mesma, tal conferência deve ser indicada através de aposição de "Conferido", com indicação da data, número e rubrica do funcionário.

4 - Igualmente na SCAPM devem ser conferidas as notas de débito ou crédito de juros pagos ou recebidos, verificando-se o cálculo e oportunidade desses juros. Deverá ser deixada evidência dessa verificação, através da oposição de "Conferido", com indicação da data, número e rubrica do funcionário.

5 - A SCAPM deverá efectuar reconciliações nas contas de "Estado e outros entes públicos".

6 - O GQAI, ou o responsável designado para o efeito, selecciona, através do método de amostragem conveniente, contas individuais de diversos grupos (clientes, fornecedores, devedores e credores diversos, outras entidades) cujos saldos devem ser circularizados através de cartas de pedido de confirmação de saldos.

7 - Igualmente para estas entidades, serão seleccionadas entidades e movimentos em conta corrente, objecto de verificação de todo o processo de realização da despesa ou liquidação da receita, nomeadamente aspectos formais de autorização, validação, inscrição orçamental, pagamento e qualquer outro aspecto considerado relevante para o cumprimento das normas do presente Regulamento e da legislação em vigor.

8 - Nas contas correntes com instituições bancárias, deverão ser seleccionados diversos movimentos de pagamentos e recebimentos e verificados os mesmos em termos de conferência e registo.

Artigo 33.º

Existências

1 - A cada local de armazenagem de existências corresponde um responsável nomeado para o efeito. Esse responsável apenas faz entregas mediante a apresentação de requisições internas devidamente preenchidas e autorizadas.

2 - Na medida do possível, o funcionário que proceda ao registo nas fichas de existências, não deverá proceder ao manuseamento do material.

3 - Os movimentos de entrada e saída de existências são registados em fichas apropriadas, existindo fichas para todas as espécies, por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens em armazém.

4 - Deverá ser definido pelo responsável pelo sector das existências uma adequada política de gestão de inventário, tendo em atenção os níveis do mesmo com o objectivo de minimizar rupturas de quantidade e reduzir o empate de recursos financeiros, devendo essa política conter mecanismos de salvaguarda de existências quanto ao manuseamento, roubo e deterioração física.

5 - Compete ao responsável pelo sector das existências comunicar à SCAPM qualquer alteração às mesmas, que não seja por compras ou requisições internas, tais como roubo, deterioração, obsolescência ou outros, para que se proceda ao seu imediato registo.

6 - O GQAI, ou o responsável designado para o efeito, mediante os registos contabilísticos referentes às existências, selecciona através de testes de amostragem adequados, itens do inventário para verificação física, testes de cálculo e valorização. No caso de se detectarem diferenças, proceder-se-á de imediato à sua regularização e ao apuramento de responsabilidades quando for o caso.

7 - Estas inventariações físicas deverão ser periódicas, de forma a que no final do exercício económico se possa ter uma razoável segurança sobre os registos contabilísticos na área das existências.

8 - Compete ao GQAI, ou o responsável designado para o efeito, determinar a necessidade de, pontualmente, efectuar uma inventariação física da totalidade das existências.

Artigo 34.º

Imobilizado

1 - Todos os bens de imobilizado estão devidamente registados em fichas próprias conforme enunciado nos documentos e livros de escrituração e de acordo com o disposto no Regulamento Interno de Inventário e Cadastro.

2 - Estas fichas são mantidas permanentemente actualizadas, devendo qualquer aquisição, alteração, transferência, alienação ou abate, ser objecto de imediata comunicação ao Serviço do Património para a respectiva inscrição. As fichas contêm, obrigatoriamente, indicação da localização física dos bens.

3 - As fichas dos bens imobilizados conterão igualmente informação acerca dos movimentos de amortização e reintegrações, bem como informação no que respeita a reavaliações.

4 - Os bens móveis devem ser identificados através de etiqueta em material resistente, nela devendo constar a identificação "Câmara Municipal de Ovar - Património" e o número de ficha de imobilizado, sendo o número de ficha de inventário inscrito numericamente e em código de barras.

5 - O Serviço de Património, em articulação com os chefes de secção, procede à elaboração das folhas de carga. Este documento compreenderá a indicação, quantidade, descrição e estado de conservação dos bens. Esta listagem será assinada pelo responsável pelo Serviço de Património. No Serviço de Património serão guardadas todas as folhas de carga, sendo afixada em local visível de cada sector ou sala dos diversos edifícios da autarquia, uma cópia da folha com os bens afectos a esse sector ou sala.

6 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega eventual de cada bem ou equipamento.

7 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

8 - Em Janeiro de cada ano o Serviço de Património enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

9 - As aquisições de imobilizado devem respeitar o plano plurianual de investimentos e de acordo com as deliberações do órgão executivo, ou despacho do presidente ou de quem legalmente o substitua, sendo efectuadas através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato, emitido pelos responsáveis nomeados para o efeito, após verificação das normas legais aplicáveis, mormente em matéria de empreitadas e fornecimentos. A SCAPM deverá conciliar os registos contabilísticos com os registos das fichas de imobilizado, nomeadamente no que diz respeito aos movimentos e saldos do imobilizado, amortizações e reavaliações.

10 - O serviço responsável pelo notariado, aquando da celebração de escrituras (compra, venda, permuta e cedência), fornecerá cópia das mesmas ao Serviço de Património.

11 - A Divisão de Gestão e Administração Urbanística, aquando da execução de processos de loteamentos, fornecerá ao Serviço de Património os elementos necessários, quanto à cessão de áreas ao domínio público, ou outras.

12 - Sempre que, pela Câmara Municipal, seja adquirido um prédio, rústico ou urbano, deverá o Serviço de Património, logo após a outorga da escritura promover a sua inscrição matricial, registar em nome da autarquia e proceder à realização do seguro, se for caso disso.

13 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção dos terrenos para construção, deverá ainda o Serviço de Património requerer, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia eléctrica e gás e de serviço de telefone.

14 - O Serviço de Património deverá obter mensalmente listagens da SCAPM relativas às aquisições de bens e confrontá-las com as aquisições verificadas nesse mês na sua conta patrimonial.

15 - Mediante listagem dos bens imobilizados obtida a partir dos registos da SCAPM, o GQsAI, ou o responsável designado para o efeito, selecciona através de testes de amostragem adequados, bens do imobilizado para inventariação física e procede à respectiva verificação. No caso de se detectarem diferenças entre a realidade e os registos contabilísticos, proceder-se-á de imediato à sua regularização e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

CAPÍTULO IX

Fundos

Artigo 35.º

Fundos de maneio

1 - A constituição de um fundo de maneio consiste numa transferência das disponibilidades à guarda do tesoureiro para a guarda de um determinado titular, o qual poderá fazer uso das mesmas para pagamento de despesas urgentes e inadiáveis de pequeno montante.

2 - No início do ano deverá ser cativada verba correspondente ao fundo de maneio, por forma a limitar a utilização total das rubricas orçamentais, devendo a conta "118 - Fundos de maneio", ser desdobrada em subcontas, por titulares e por rubricas económicas, tantas quantos os fundos constituídos.

3 - Para efeitos de controlo dos fundos de maneio o órgão executivo deve aprovar um regulamento que estabeleça a sua constituição e regularização, devendo definir a natureza das despesas a pagar pelo fundo, bem como o seu limite máximo, e ainda:

a) A afectação, segundo a sua natureza, das correspondentes rubricas da classificação económica;

b) A sua reconstituição, com periodicidade não superior a um mês, contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

c) A sua reposição até 31 de Dezembro.

4 - Antes do final do exercício e da reposição dos fundos, deverá ser anulado o cabimento inicial correspondente ao fundo de maneio, por forma a libertar as verbas cativadas, podendo, desta forma, ser utilizado o total das dotações orçamentais.

CAPÍTULO X

Responsabilidade funcional

Artigo 36.º

Infracção disciplinar

A violação de regras estabelecidas na presente norma de controlo interno, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos prescritos no estatuto disciplinar.

Artigo 37.º

Registo de infracção

As penas aplicadas na sequência de instauração de processo disciplinar, por via de infracções de natureza disciplinar resultantes da violação das regras e procedimentos estabelecidos na presente norma, integrarão o processo individual do funcionário, nos termos do Estatuto Disciplinar dos Funcionários e Agentes da Administração Central, Regional e Local, devendo ser tidas em consideração na atribuição da classificação de serviço relativa ao ano a que respeitem.

CAPÍTULO XI

Disposições finais e entrada em vigor

Artigo 38.º

Disposições finais

1 - Em tudo o que estiver omisso neste Regulamento aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicáveis às autarquias locais.

2 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste Regulamento, sempre que as razões de eficácia o justifiquem.

Artigo 39.º

Entrada em vigor

Conforme preceituado no n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei 315/2000, de 2 de Dezembro, que alterou o Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, o presente Regulamento entra em vigor após publicação no Diário da República.

ANEXOS

Circuito da despesa

1 - O serviço requisitante do bem ou serviço faz uma requisição interna (pré-requisição), que é autorizada pelo director de departamento/chefe da divisão e vereador responsável e enviada à Secção de Aprovisionamento.

2 - O aprovisionamento remete a requisição ao serviço de gestão de armazéns para verificação de stocks.

3 - A requisição é satisfeita pelo armazém respectivo, caso exista stock ou enviada ao aprovisionamento para proceder à aquisição.

4 - A Secção de Aprovisionamento solicita à Secção de Contabilidade informação no mesmo documento, da existência ou não, de dotação orçamental, indicando qual a respectiva rubrica, sendo para este efeito imperativo a observância das seguintes condições:

a) Se não existir dotação suficiente propõe a realização de uma alteração orçamental e só posteriormente à sua efectivação informa da existência de dotação;

b) Se existir dotação suficiente informa qual o saldo disponível e a rubrica em que se insere, devolvendo o documento à Secção de Aprovisionamento.

5 - A Secção de Aprovisionamento, conforme o valor e dada a existência de cabimentação orçamental escolhe o tipo de procedimento de aquisição, de acordo com a legislação aplicável, selecciona o fornecedor do bem ou serviço e efectua a requisição.

6 - O documento referido no número anterior é remetido à Secção de Contabilidade que cabimenta o montante da despesa a realizar, devolvendo-o à Secção de Aprovisionamento.

7 - O aprovisionamento após autorização pela entidade competente (presidente da Câmara/vereador), entrega o original ao fornecedor do bem ou serviço, fica com uma cópia, e envia uma à contabilidade e a outra ao serviço requisitante para conferir a recepção do bem.

8 - O fornecedor entrega o bem no serviço requisitante ou no armazém, devendo, em ambos os casos, proceder-se à conferência pela guia de remessa e pela requisição, documentos que depois de conferidos são enviados à Secção de Aprovisionamento, para registar no programa de armazéns, enviando-a depois à Secção de Contabilidade.

9 - A Secção de Contabilidade, recepciona a factura, confere-a com a requisição e com a guia de remessa e apõe o carimbo de "conforme". De seguida elabora a ordem de pagamento e procede simultaneamente ao seu registo.

10 - O documento é enviado à tesouraria para respectivo pagamento.

Circuito da despesa - Câmara Municipal de Ovar

(ver documento original)