Aviso 2148/2003 (2.ª série) - AP. - António Gonçalves Correia, presidente da Junta de Freguesia de Sines:

Torna público que a Assembleia de Freguesia de Sines, ao abrigo da alínea j) do n.º 2 do artigo 17.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, aprovou, em sua reunião extraordinária de 29 de Novembro de 2002, sob proposta do órgão executivo de 6 de Novembro de 2002, o presente Regulamento.

19 de Fevereiro de 2003. - O Presidente da Junta, António Gonçalves Correia.

Regulamento de Controlo Interno

Preâmbulo

O Plano Oficial de Contas das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, veio consubstanciar a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das entidades locais.

Conforme se conclui da leitura do preâmbulo do citado diploma legal, é objectivo prioritário do POCAL, a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

Este procedimento obriga à implementação do sistema de controlo interno, que engloba o plano de organização política, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Assim, ao abrigo do n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, alterado pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, a Junta de Freguesia de Sines, elaborou o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno, que servirá de base de organização dos serviços e métodos desta autarquia.

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - O Regulamento de Controlo Interno, que a seguir se passa a designar por RCI, é aplicado a todos os serviços da Junta de Freguesia, sendo gerido e coordenado pelo órgão executivo.

2 - Compete ao órgão executivo, no âmbito de acompanhamento do RCI, a recolha de sugestões, de propostas e contributos, tendo em vista a sua avaliação e revisão.

3 - Compete aos funcionários da secção administrativa e financeira a execução e cumprimento das normas contidas neste Regulamento, sob orientação hierárquica.

Artigo 2.º

Da execução orçamental

1 - Na elaboração e execução do orçamento da freguesia devem ser seguidos os princípios orçamentais, regras previsionais e regras de execução orçamental definidos no POCAL.

2 - A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais formulados no POCAL devem conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da Junta de Freguesia de Sines.

Disponibilidades

Artigo 3.º

Limites de disponibilidade em caixa

A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o limite máximo de 150 euros, devendo o seu remanescente ser depositado em conta da Junta.

Artigo 4.º

Operações de controlo

1 - Em caixa na tesouraria podem existir meios de pagamento nacionais ou estrangeiros:

a) Notas de banco;

b) Moedas metálicas;

c) Cheques.

2 - Não podem existir:

a) Vales aos membros dos órgãos autárquicos ou aos funcionários;

b) Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos pelo banco;

c) Documentos justificativos de despesas efectuadas.

Artigo 5.º

Da abertura e movimentos de contas bancárias

1 - Compete à Junta de Freguesia, sob proposta do seu presidente, decidir sobre a abertura de contas bancárias tituladas pela Junta de freguesia.

2 - As contas bancárias previstas no número anterior são movimentadas, com as assinaturas conjuntas do presidente e do tesoureiro, e em caso de falta ou impedimento do presidente, pelo secretário.

Artigo 6.º

Meio de pagamento

1 - Os pagamentos de valor superior a 75 euros, são obrigatoriamente feitos por cheque ou transferência bancária.

2 - Os pagamentos de salários e ou vencimentos dos trabalhadores da Junta serão feitos por transferência bancária ou cheque.

Artigo 7.º

Do processamento de autorizações de pagamento

1 - Compete aos serviços de contabilidade o processamento das autorizações de pagamento, com base nos documentos existentes nos serviços.

2 - As autorizações de pagamento e respectivos documentos anexos, são previamente conferidas pelo responsável dos serviços administrativos e submetidos a deliberação do executivo, ou despacho do presidente no caso de competências delegadas, sendo assinadas pelo presidente e tesoureiro, ou respectivo substituto legal.

3 - As autorizações de pagamento, cumpridas as formalidades previstas no número anterior, são remetidas ao responsável dos serviços administrativos para pagamento e demais procedimentos legais.

Artigo 8.º

Guarda de documentos bancários

1 - Os documentos bancários, incluindo os cheques, preenchidos ou não, ficam à guarda da responsável dos serviços administrativos.

2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados nos serviços administrativos, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 9.º

Local de cobrança de receita

Compete à tesouraria proceder à cobrança das receitas da freguesia.

Artigo 10.º

Contas correntes

Compete à responsável dos serviços administrativos manter permanentemente actualizadas as contas correntes referentes às instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome da Junta de Freguesia.

Artigo 11.º

Reconciliação bancária

1 - As reconciliações bancárias serão realizadas no final de cada mês por funcionário designado para o efeito pelo presidente da Junta.

2 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante deliberação do executivo, sob proposta do tesoureiro, ou despacho do presidente de acordo com a respectiva delegação de competências.

3 - No final de cada ano civil a responsável pelos serviços administrativos analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária respectiva, enviando-os para a secção de contabilidade que procede aos respectivos registos contabilísticos de regularização.

Artigo 12.º

Normas sobre o início e final dos mandatos

1 - No início e final de cada mandato do órgão executivo, são lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Junta e pelo tesoureiro da Junta.

2 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem são assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

Artigo 13.º

Responsabilidade do tesoureiro

O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificada, através de contagem física do numerário e dos documentos sob a sua responsabilidade, a realizar por funcionários a designar pelo presidente da Junta, nas seguintes situações:

a) Mensalmente, em dia a fixar pelo presidente e aleatoriamente sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

Aquisições

Artigo 14.º

Da forma de aquisições

Compete ao sector administrativo promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao funcionamento dos serviços da Junta com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços, excepto as despesas efectuadas no âmbito do artigo 22.º do presente Regulamento.

Artigo 15.º

Da entrega das aquisições

A entrega dos bens é feita no serviço da Junta indicado, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, as quais serão remetidas à responsável dos serviços administrativos.

Artigo 16.º

Conferência das facturas a pagamento

1 - A conferência das facturas com a respectiva guia de remessa e requisição externa será feita pelo responsável dos serviços administrativos.

2 - Quando a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas serão enviadas à contabilidade a qual emite a respectiva ordem de pagamento e procede à liquidação da mesma.

Imobilizado

Artigo 17.º

Fichas do imobilizado

As fichas de imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas no Sector de Contabilidade/Património.

Artigo 18.º

Inventário

O inventário patrimonial inclui todos os bens duradouros e equipamento, propriedade da freguesia e este deverá manter-se permanentemente actualizado.

Artigo 19.º

Abate de bens

1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja afecto ou distribuído, comunicar tal facto ao presidente da Junta.

2 - O presidente da Junta, entidade competente para decidir, entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, ao Serviço de Contabilidade/Património.

Artigo 20.º

Registo e inscrição matricial de prédios

Compete aos sector administrativo promover o registo e inscrição matricial dos prédios adquiridos pela Junta de Freguesia.

Artigo 21.º

Reconciliações e controlo de registo do imobilizado

1 - O Sector de Contabilidade/Património realiza, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

2 - Em Janeiro de cada ano o Serviço de Contabilidade/Património enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade.

Fundo de maneio

Artigo 22.º

Da constituição de fundos de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma parcela orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

2 - Cada um destes fundos tem de ser regularizado no final de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter, em caso algum, despesas não documentadas.

Artigo 23.º

Normas de controlo do fundo de maneio

1 - As normas de constituição e controlo do fundo de maneio constarão da deliberação que aprova o instrumento de gestão financeira.

2 - Da deliberação deverá constar, designadamente:

a) O montante que constitui o fundo e rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) O responsável pela posse e utilização;

c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

d) A sua reconstituição será mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano civil.

Da organização dos serviços

Artigo 24.º

Funções comuns

Constituem funções comuns aos diversos sectores da Secção Administrativa e Financeira:

a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgadas necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas ao âmbito de cada serviço;

b) Colaborar na elaboração do orçamento, plano de actividades e documentos de prestação de contas;

c) Promover o arquivo dos documentos e processos, após a sua conclusão;

d) Velar pela conservação do património afecto;

e) Zelar pelo cumprimento dos direitos dos funcionários e demais pessoal afecto;

f) Assegurar que a informação necessária circule entre os serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

g) Promover a execução das deliberações da Junta de Freguesia e dos despachos do presidente ou dos restantes membros, no âmbito das suas competências e nas áreas dos respectivos serviços.

Artigo 25.º

Secção Administrativa

Compete ao Sector Administrativo:

a) Proceder à distribuição e mobilidade do pessoal efectivo;

b) Emitir requisições externas, tendo em vista a aquisição de bens e serviços e, bem assim, a execução de empreitadas de obras públicas;

c) Coordenar a actividade dos respectivos serviços e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;

d) Preparar, quando disto incumbidos, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de tratamento ulterior;

e) Executar o registo de toda a documentação recebida, no próprio dia em que a mesma dê entrada na autarquia;

f) Proceder ao registo de toda a correspondência expedida pela autarquia;

g) Proceder à organização, manter actualizadas as inscrições e os abates dos verbetes eleitorais;

h) Preparar e manter actualizado, com os respectivos registos e abates, cadastro dos canídeos;

i) Organizar os procedimentos atinentes à aquisição e alienação de bens imóveis.

Artigo 26.º

Responsável pela Secção Administrativa

Para além da coordenação consignada nos artigos 20.º e 21.º do presente Regulamento, compete ainda à responsável pela Secção Administrativa e Financeira:

a) Recepcionar os bens adquiridos e conferir com as facturas e as guias de remessa;

b) Proceder aos pagamentos de despesas, nos termos legais e regulamentares;

c) Manter as contas correntes com as instituições bancárias permanentemente actualizadas.

Artigo 27.º

Tesouraria

1 - Compete à tesouraria:

a) Proceder à guarda de valores monetários;

b) Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em tesouraria, nos termos definidos neste diploma;

c) Elaborar diários da tesouraria;

d) Promover a verificação permanente do movimento de fundos da tesouraria e de documentos de receita e despesa;

e) Liquidar juros moratórias, referente à cobrança de receitas;

f) Efectuar a cobrança das seguintes receitas:

Emolumentos pela emissão de atestados;

Emolumentos pela emissão de termos de idoneidade;

Emolumentos pela confirmação de documentos;

Taxas e multas pelo registo de canídeos;

Autenticação de fotocópias de documentos;

Mensalidades do Centro de Actividades de Tempos Livres e Jardim de Infância n.º 2;

Taxas pela cedência do salão do povo;

Quaisquer outras criadas ou a criar.

2 - Ao funcionário que manuseie ou tenha à sua guarda, em área de tesouraria ou cobrança, valores, numerário, títulos ou documentos, sendo por eles responsável, será atribuído o abono para falhas nos termos da lei em vigor.

Artigo 28.º

Contabilidade/património

Compete ao Sector de Contabilidade/Património:

a) Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;

b) Promover os registos inerentes à execução orçamental e do plano plurianual de investimentos;

c) Promover o acompanhamento e controlo do orçamento e do plano plurianual de investimentos;

d) Emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à execução do orçamento e do plano plurianual de investimentos, nos termos definidos neste diploma e nas demais normas legais e regulamentares aplicáveis;

e) Emitir os documentos de receita e da despesa, bem como os demais documentos que suportam registos contabilísticos;

f) Reunir todos os elementos necessários à execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e respectivas modificações;

g) Proceder à cabimentação e ao compromisso de verbas disponíveis em matéria de realização de despesas com locação e aquisição de bens e empreitadas de obras públicas;

h) Proceder à cabimentação da despesa na contabilidade, afim de serem emitidas as ordens de pagamento;

i) Processar as ordens de pagamento, com base nos documentos fornecidos pela responsável dos serviços administrativos;

j) Proceder ao levantamento dos bens existentes;

k) Preparar e manter actualizado o registo de cadastro dos bens imóveis propriedade da freguesia;

l) Preparar e manter actualizado, com as respectivas inscrições e abates, o cadastro dos bens móveis da propriedade da freguesia;

m) Manter os registos com os elementos necessários ao preenchimento de fichas de amortização;

n) Preparar todos os documentos inerentes à gestão do património da freguesia no que concerne a bens imóveis;

o) Anualmente fazer a verificação física dos bens.

Disposições finais

Artigo 29.º

Violação de normas do RCI

A violação das normas estabelecidas no presente Regulamento sempre que indicie o cometimento de infracção, dá lugar a imediata instauração do procedimento competente, nos termos previstos no estatuto disciplinar.

Artigo 30.º

Disposições complementares

As dúvidas de interpretação e os casos omissos serão resolvidos por deliberação da Junta de Freguesia, sob proposta do presidente.

Artigo 31.º

Entrada em vigor

O RCI-POCAL entra em vigor no primeiro dia útil do mês seguinte à sua publicação.

(ver documento original)