Aviso 1459/2003 (2.ª série) - AP. - Norma de Controlo Interno da Câmara Municipal de Tábua. - Torna-se público que a Câmara Municipal de Tábua em reunião ordinária de 11 de Dezembro de 2002, aprovou a Norma de Controlo Interno para cumprimento e continuidade de execução do disposto na alínea e) do n.º 2 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, conjugado com o disposto no normativo previsto no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais.

20 de Janeiro de 2003. - O Vice-Presidente da Câmara, José Alberto Pereira.

Prefácio

O presente diploma aprova a Norma de Controlo Interno da Câmara Municipal de Tábua, conforme estabelecido no artigo 10.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, que aprova o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, com as alterações posteriores, que definem que as autarquias e entidades equiparadas, devem elaborar e aprovar o inventário e respectiva avaliação, bem como o balanço inicial, os documentos previsionais e Sistema de Controlo Interno, este último ora aprovado.

No âmbito da implementação do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, as autarquias devem proceder a um processo de reengenharia dos seus processos e procedimentos. A elaboração de uma norma de controlo interno com o objectivo de definir um conjunto de processos e meios que permitam respeitar o orçamento e regulamentos em vigor, salvaguardar os activos, assegurar a validade e autenticidade dos registos contabilísticos e facilitar as decisões de gestão, especialmente através da colocação à disponibilização, no momento oportuno da informação financeira.

Os procedimentos de controlo interno estão estipulados no n.º 2.9.1 das considerações técnicas do POCAL, e terão incidência nos:

Sistemas de planeamento que permitem preparar as decisões políticas e administrativas;

Sistemas de gestão que permitem transmitir ordens dos órgãos de gestão superior da organização até aos níveis inferiores, com indicação da divisão de responsabilidades;

Sistemas de controlo interno que permitem verificar, por intermédio de um conjunto de procedimentos e práticas, se a entidade funciona em conformidade com os princípios de controlo interno;

São aprovados simultaneamente com a Norma de Controlo Interno, o Regulamento de Cadastro e Inventário de Bens de Imobilizado e o Manual de Procedimentos de Aquisição e Gestão de Existências.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito

1 - A presente norma define os fluxos de informação, procedimentos e medidas de controlo interno, conforme estabelecido no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e alterações subsequentes, adiante e sempre que necessário abreviadamente designado por POCAL, atendendo às atribuições e níveis de actuação definidos na estrutura dos serviços e quadro de pessoal da Câmara Municipal de Tábua, conforme definido na organização e estrutura dos serviços municipais.

2 - A presente norma é de aplicação obrigatória a todos os serviços da Câmara Municipal de Tábua.

Artigo 2.º

Objecto

1 - A presente norma estabelece métodos e procedimentos de acção, de modo a assegurar:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) Cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) O desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro;

f) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e a garantia da fiabilidade da informação produzida;

g) O incremento da eficiência das operações;

h) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais de assunção de encargos;

i) O controlo das aplicações e do ambiente informáticos;

j) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

k) O registo oportuno das operações pela quantia certa, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais;

l) O órgão executivo aprova e mantém em funcionamento o sistema de controlo interno adequado às actividades da autarquia local, assegurando o seu acompanhamento e avaliação permanente;

m) Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respectivos responsáveis deve atender-se:

i) À identificação das responsabilidades funcionais;

ii) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

iii) Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as normas legais e os sãos princípios de gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos.

2 - É objecto, ainda, implementar medidas de controlo interno de modo a garantir o cumprimento adequado dos pressupostos contabilísticos para as diferentes áreas da autarquia e a sua consequente gestão:

a) Elaboração e modificação de documentos previsionais;

b) Prestação de contas;

c) Receita orçamental;

d) Despesa orçamental

e) Aquisição e gestão de bens imobilizado;

f) Aquisição e gestão de existências;

g) Disponibilidades;

h) Despesas com pessoal;

i) Subsídios, protocolos e outros acordos de financiamento a favor de entidades terceiras;

j) Subsídios, protocolos e outros acordos de financiamento a favor da autarquia;

k) Passivos financeiros;

l) Sistema de arquivo de documentação contabilística;

m) Controlo de ambientes informáticos.

Artigo 3.º

Documentos suporte

As operações orçamentais, de tesouraria, e demais operações com relevância na esfera patrimonial da Câmara Municipal de Tábua devem ser clara e objectivamente evidenciados por documentos suporte, tais como:

1) Documentos suporte previstos no POCAL:

a) Guia de recebimento (SC-1);

b) Requisição interna (SC-3);

c) Requisição externa (SC-4),

d) Ordem de pagamento (SC-5);

e) Folha de remunerações (SC-6);

f) Guia de reposições abatidas nos pagamentos (SC-7);

g) Folha de caixa (SC-8);

h) Resumo diário da tesouraria (SC-9).

2) Documentos suporte auxiliares, extraídos das aplicações adoptadas:

a) Mapa diário de receita por serviço emissor;

b) Notas de lançamento.

3) Documentos suporte auxiliares de elaboração manual:

a) Proposta de cabimento;

b) Mapa de apuramento diário;

c) Guia de recepção;

d) Auto de ocorrência;

e) Auto de abate;

f) Auto de alienação;

g) Auto de transferência interna;

h) Auto de cedência;

i) Livro de ponto;

j) Participação de faltas ao serviço;

k) Pedido de férias;

l) Boletim itinerário;

m) Boletins vários para atribuição de prestações complementares.

4) Documentos suporte à contabilidade de custos:

a) Folha de obra;

b) Materiais (CC-1);

c) Cálculo do custo/hora da mão-de-obra (CC-2);

d) Mão-de-obra (CC-3);

e) Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas (CC-4);

f) Máquinas e viaturas (CC-5);

g) Apuramento de custos indirectos (CC-6);

h) Apuramento de custos do bem ou serviço (CC-7);

i) Apuramento de custos directos da função (CC-8);

j) Apuramento de custos por função (CC-9).

Artigo 4.º

Despachos e autorizações

Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico, devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores, qualidade em que o fazem e data do despacho/autorização, de forma legível.

Artigo 5.º

Designação abreviada de serviços da Câmara Municipal

Na presente norma são sucessivamente referenciados diversos serviços da Câmara Municipal de Tábua, os quais serão enunciados por abreviaturas, adiante e sempre que se justifique, tal como se apresenta de seguida:

1) Departamento Administrativo e Financeiro - DAF;

2) Departamento de Obras, Urbanismo e Meio Ambiente - DOUMA;

3) Divisão de Gestão Financeira - DGF;

4) Secção de Contabilidade e Aprovisionamento - SCA;

5) Secção de Pessoal, Arquivo, Património e Serviços Gerais - SPAPSG.

Artigo 6.º

Fiscalização

1 - O órgão deliberativo pode estabelecer dispositivos, pontuais ou permanentes, de fiscalização que permitam o exercício adequado da sua competência, através do recurso a auditorias externas independentes.

2 - Para efeitos do previsto no número anterior, o órgão executivo deve facultar os meios e informações necessários aos objectivos a atingir, de acordo com o definido pelo órgão deliberativo.

3 - Sempre que, no âmbito das auditorias externas e demais acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro ou seu substituto validação de saldos de contas de terceiros, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do auditor, inspector ou do inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito e visar documentos de circularização a terceiros para que forneçam àqueles directamente todos os elementos de que necessitem para o exercício das suas funções.

CAPÍTULO II

Critérios e métodos específicos

DIVISÃO I

Critérios de valorimetria

Artigo 7.º

Disponibilidades

1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósito, respectivamente.

2 - As disponibilidades em moeda estrangeira são expressas no balanço ao câmbio em vigor na data a que ele se reporta.

3 - As diferenças de câmbio apuradas na data de elaboração do balanço final do exercício são contabilizadas nas contas 685 "Custos e perdas financeiros - Diferenças de câmbio desfavoráveis" ou 785 "Proveitos e ganhos financeiros - Diferenças de câmbio favoráveis".

4 - Os títulos negociáveis e as outras aplicações de tesouraria são expressos no balanço pelo seu custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compras).

5 - Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado será este o utilizado.

Artigo 8.º

Dívidas de e a terceiros

As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.

Quando existam dívidas de e a terceiros expressas em moeda estrangeira é aplicável o disposto no n.º 4.3.2 do ponto 4.3 relativo a critérios de valorimetria de dívidas de e a terceiros.

Artigo 9.º

Existências

1 - As existências propriedade da autarquia deverão ser valorizadas, respeitando as disposições evidenciadas no ponto 4.2 relativo aos critérios de valorimetria de existências.

2 - O critério de valorização à saída de armazém, adoptado pela autarquia é o critério do custo médio ponderado.

Artigo 10.º

Imobilizado

O activo imobilizado da autarquia deverá ser valorizado ou avaliado, respeitando as disposições evidenciadas no ponto 4.1 relativo aos critérios de valorimetria de imobilizações.

DIVISÃO II

Provisões e amortizações

Artigo 11.º

Constituição de provisões

1 - A constituição de provisões deve respeitar apenas às situações a que estejam associados riscos e em que não se trate de uma simples estimativa de um passivo certo, não devendo a sua importância ser superior às necessidades.

2 - Não se deve proceder à anulação e sequente constituição de uma provisão.

3 - São consideradas situações a que estejam associados riscos as que se referem, nomeadamente, às aplicações de tesouraria, cobranças duvidosas, depreciação de existências, obrigações e encargos derivados de processos judiciais em curso, acidentes de trabalho e doenças profissionais.

Artigo 12.º

Provisões para cobrança duvidosa

1 - Para efeitos de constituição da provisão para cobranças duvidosas, consideram-se as dívidas de terceiros que estejam em mora há mais de seis meses e cujo risco de incobrabilidade seja devidamente justificado.

2 - O montante anual acumulado de provisão para cobertura das dívidas referidas no parágrafo anterior é determinado de acordo com as seguintes percentagens:

a) 50% para dívidas em mora há mais de 6 meses e até 12 meses;

b) 100% para dívidas em mora há mais de 12 meses.

3 - As dívidas que tenham sido reclamadas judicialmente ou em que o devedor tenha pendente processo de execução ou esteja em curso processo especial de recuperação da empresa ou de falência são tratadas como "Custos e perdas extraordinários", quando resulte do respectivo processo judicial a dificuldade ou impossibilidade da sua cobrança e sejam dadas como perdidas

4 - As provisões constituídas devem permitir a tradução da realidade para os valores contabilísticos afectos aos resultados e ao património da Câmara Municipal de Tábua, devendo estas estar de acordo com o princípio da prudência.

5 - A área de contabilidade da SCA, após determinar, quais os clientes cuja dívida é considerada como de cobrança duvidosa, procederá às respectivas regularizações dos valores das contas de clientes, contribuintes e utentes, para a sub-conta 2181 - "Cobranças em atraso" ou 2182 - "Cobranças em litígio", consoante os casos.

6 - Sempre que as dívidas de terceiros ultrapassem os seis meses em mora, e desde que o seu risco de incobrabilidade esteja devidamente justificado, é necessária a constituição de provisão para cobranças duvidosas.

7 - A extinção da causa que deu origem à constituição da provisão, cobrada a importância em causa ou reconhecimento da sua incobrabilidade, deverá ser de imediato participada à área de contabilidade da SCA, de modo a que a regularização contabilística seja de imediato realizada.

8 - Não são consideradas de cobrança duvidosa as seguintes dívidas:

a) Do Estado, regiões autónomas e autarquias locais;

b) As cobertas por garantia, seguro ou caução, com excepção da importância correspondente à percentagem de desconto ou descoberto obrigatório.

Artigo 13.º

Provisões para depreciação de existências

Há lugar a depreciação de stocks, logo há constituição de provisões sempre que:

1) O custo de produção ou de aquisição seja superior ao preço de mercado;

2) À data do balanço exista obsolescência, deterioração física parcial, quebra de preços, ou outros factores análogos.

3) Assim, as diferenças de valor apuradas serão reflectidas na figura da provisão para depreciação de existências, que será automaticamente anulada quando deixar de existir os motivos que a originaram.

Artigo 14.º

Provisões para aplicações de tesouraria

Na situação prevista no n.º 5 do artigo 7.º deve constituir-se ou reforçar a provisão pela diferença entre os respectivos preços de aquisição e de mercado. A provisão será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que levaram à sua constituição.

Artigo 15.º

Amortizações

1 - A amortização segue o método das quotas constantes e baseia-se na estimativa do período de vida útil e no custo de aquisição, construção/produção ou valor de avaliação.

2 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.

3 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado sujeitos a depreciação ou a deperecimento possam ser amortizados num só exercício são os definidos na lei.

4 - São objecto de amortização todos os bens móveis e imóveis que não tenham relevância cultural, bem como as grandes reparações e beneficiações a que os mesmos tenham sido sujeitos que aumentem o seu valor real ou a duração provável da sua utilização.

5 - Em caso de dúvida, consideram-se "grandes reparações ou beneficiações" sempre que o respectivo custo exceda 30% do valor patrimonial líquido do bem móvel, atento o critério de materialidade definido no CIBE.

DIVISÃO III

Operações de fim de exercício

Artigo 16.º

Resultado líquido do exercício

1 - A aplicação do resultado líquido do exercício é aprovada pelo órgão deliberativo mediante proposta fundamentada do órgão executivo.

2 - No início de cada exercício, o resultado do exercício anterior é transferido para a conta 59 "Resultados transitados".

3 - Quando houver saldo positivo na conta 59 "Resultados transitados", o seu montante pode ser repartido da seguinte forma:

a) Reforço do património;

b) Constituição ou reforço de reservas.

4 - É obrigatório o reforço do património até que o valor contabilístico da conta 51 "Património" corresponda a 20% do activo líquido.

5 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, deve constituir-se o reforço anual da conta 571 "Reservas legais", no valor mínimo de 5% do resultado líquido do exercício.

CAPÍTULO III

Documentos previsionais

DIVISÃO I

Disposições gerais

Artigo 17.º

Documentos previsionais

Os documentos previsionais a adoptar pela Câmara Municipal de Tábua são as grandes opções do plano e o orçamento.

Artigo 18.º

Grandes opções do plano

1 - Nas grandes opções do plano são definidas as linhas de desenvolvimento estratégico da Câmara Municipal de Tábua e incluem, designadamente, o Plano Plurianual de Investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

2 - Os princípios gerais de execução, descrição e mensuração das Grandes Opções do Plano estão explicitadas no ponto 2.3 das considerações técnicas do POCAL.

Artigo 19.º

Orçamento

1 - O orçamento apresenta a previsão anual das receitas e das despesas, de acordo com o quadro e código de contas descritos no POCAL, em dois mapas base:

a) Mapa resumo das receitas e despesas da Câmara Municipal de Tábua.

b) Mapa das receitas e despesas, desagregado segundo a classificação económica.

2 - Os documentos previsionais dos Serviços Municipalizados acrescem aos da autarquia para efeitos de aprovação.

3 - A descrição, execução, princípios, regras previsionais e alterações e revisões ao orçamento encontram-se estipuladas, respectivamente, nos pontos 2.3.2, 2.3.4, 3.1, 3.3, e 8.3.1 do POCAL.

DIVISÃO II

Preparação e aprovação

Artigo 20.º

Preparação

1 - De acordo com o quadro de competências e Regime Jurídico de Funcionamento dos Órgãos dos Municípios e das Freguesias, aprovado pela Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, adiante designado como quadro de competências e Regime Jurídico de Funcionamento dos Órgãos dos Municípios e das Freguesias, a mesa da Assembleia Municipal deve formular uma proposta para inscrição de rubricas com determinada dotação de modo a fazer face às despesas inerentes ao funcionamento deste órgão.

2 - Os departamentos/divisões no período que antecede a aprovação do orçamento e grandes opções do plano da autarquia, de acordo com o prazo a estipular pelo órgão executivo, deverão evidenciar as necessidades de despesa para o ano seguinte no que se refere a consumos e outras despesas correntes e despesas de investimento.

3 - Os departamentos/divisões formulam as propostas preenchendo os documentos suporte, designados por ficha de identificação de projecto/acção, nos quais constam as dotações necessárias (para o ano e seguintes), tipo de financiamento e nível de execução do projecto/acção até ao último dia do mês anterior ao da entrega da proposta.

4 - No que respeite a despesas com pessoal, cabe à SPAPSG elaborar uma informação com os encargos previsionais para o ano em causa.

5 - Os restantes custos de funcionamento e de amortização de passivos financeiros são estimados pela DGF.

6 - As fichas de identificação de projecto/acção e restantes informações para elaboração dos documentos previsionais são remetidas à DGF, que deverá organizar o processo.

7 - As propostas são enviadas ao director do DAF para análise e posteriormente enviadas à consideração superior.

8 - O órgão executivo analisa as propostas formalizadas e elabora o orçamento e grandes opções do plano.

9 - A preparação dos documentos previsionais deve ficar concluída no início do último trimestre do exercício económico anterior ao que dizem respeito.

Artigo 21.º

Aprovação

1 - A proposta dos documentos previsionais, preparada nos termos do artigo anterior, deve ser apresentada pelo órgão executivo ao órgão deliberativo.

2 - O órgão deliberativo deverá aprovar o orçamento de modo que possa entrar em vigor em 1 de Janeiro do ano a que respeitar.

3 - Cabe à DGF organizar e enviar os documentos previsionais para publicidade e remessa obrigatória para as entidades determinadas por lei, mediante despacho do presidente da Câmara ou seu substituto legal.

4 - Após a aprovação dos documentos previsionais, mediante cópia da acta de deliberação a área de contabilidade da SCA regista-os na aplicação no primeiro dia útil do ano e confere os registos contabilísticos de abertura do exercício económico.

5 - A área de contabilidade da SCA deve organizar um arquivo suporte à entrada em vigor do orçamento e grandes opções do plano com os seguintes documentos:

a) Cópia do orçamento e grandes opções do plano;

b) Cópia das actas da deliberação de aprovação de documentos previsionais;

c) Cópia do diário com os movimentos contabilísticos de aprovação/abertura.

Artigo 22.º

Atraso na aprovação

1 - No caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior, com as modificações que, entretanto, lhe tenham sido introduzidas até 31 de Dezembro.

2 - O orçamento que venha a ser aprovado pelo órgão deliberativo já no decurso do ano económico a que se destina integrará a parte do orçamento referida no número anterior que tenha sido executada até à sua entrada em vigor.

Artigo 23.º

Modificações aos documentos previsionais

1 - A necessidade de modificações aos documentos previsionais deve ser formalizada pelos departamentos/divisões, sendo sujeita numa primeira fase à validação do director do DAF atestando a sua concordância, após parecer da DGF.

2 - As propostas de modificação são recepcionadas pela área de contabilidade da SCA e remetidas ao chefe de DGF em anexo ao mapa resumo, para análise.

3 - É elaborado pela área de contabilidade da SCA um mapa resumo com indicação das rubricas a inscrever/reforçar e as rubricas a registar diminuição de dotação e respectiva justificação.

4 - Após análise da DGF, a informação é remetida à consideração superior, e posterior apresentação da proposta em reunião de Câmara ou de Assembleia Municipal conforme se trate de uma alteração ou de uma revisão orçamental.

5 - Após deliberada a modificação é enviada para a área de contabilidade da SCA cópia da acta e da informação anexa para que esta secção proceda à modificação dos documentos previsionais.

6 - A área de contabilidade da SCA deve organizar arquivo de documentos suporte à modificação, nomeadamente com:

a) Cópia da informação proposta e da acta da deliberação de aprovação pelo órgão executivo/deliberativo;

b) Cópia do diário com os movimentos de modificação.

7 - A área de contabilidade da SCA organiza ainda arquivo com original dos documentos de modificações dos documentos previsionais e propostas de modificação sugeridas pelos departamentos/divisões, bem como restante comunicação interna.

CAPÍTULO IV

Prestação de contas

Artigo 24.º

Documentos

São documentos de prestação genérica de contas da Câmara Municipal de Tábua, os enunciados na resolução do Tribunal de Contas que define as instruções para organização e remessa de documentação das contas das autarquias locais abrangidas pelo POCAL.

Artigo 25.º

Organização e aprovação

1 - A elaboração e organização dos documentos de prestação de contas da Câmara Municipal de Tábua devem obedecer ao estipulado no POCAL.

2 - Os documentos de prestação de contas devem ser elaborados no DAF.

3 - À SPAPSG cabe elaborar os seguintes documentos:

a) Contratação administrativa - situação dos contratos (no que respeita a contratos de tarefa e avença);

b) Relação de acumulação de funções;

c) Relação nominal de responsáveis.

4 - Os restantes documentos de prestação de contas são elaborados/organizados pela DGF.

5 - Os documentos são conferidos pelo chefe da DGF e posteriormente validados pelo director do DAF.

6 - Os documentos de prestação de contas não devem ser rubricados no seu canto superior direito, apenas assinados nos espaços referenciados para assinatura dos dirigentes responsáveis e membros do órgão executivo adstritos às áreas financeira e de recursos humanos.

7 - Os documentos de prestação de contas são enviados ao Tribunal de Contas, de acordo com o definido na resolução do Tribunal de Contas que define as instruções para organização e remessa de documentação das contas das autarquias locais abrangidas pelo POCAL, dentro do prazo legalmente estipulado, devidamente aprovados pelo órgão executivo independentemente da apreciação pelo órgão deliberativo.

8 - Os prazos para apresentação dos documentos de prestação de contas são os seguintes:

a) O órgão executivo apresenta os documentos ao órgão deliberativo no mês de Abril do ano seguinte a que respeitam;

b) As contas da autarquia serão enviadas pelo órgão executivo ao Tribunal de Contas até dia 15 de Maio do ano seguinte a que respeitam, com cópia ao Ministro das Finanças e Ministro que tutela as autarquias locais;

c) Após a sua aprovação os documentos terão que ser enviados ao Instituto Nacional de Estatística e Direcção-Geral do Orçamento até 30 dias úteis.

d) No que respeita ao envio de informação à Comissão de Coordenação Regional respectiva, deverá a Câmara Municipal remeter-lhe 30 dias após a sua aprovação, independente da sua apreciação pelo órgão deliberativo, cópias dos seguintes documentos:

i) Execução anual do Plano Plurianual de Investimentos;

ii) Mapas de execução orçamental;

iii) Balanço;

iv) Demonstração de resultados;

v) Anexos às demonstrações financeiras.

Artigo 26.º

Prestação de contas intercalar

1 - De acordo com o estabelecido no POCAL, as contas são prestadas por anos económicos que coincidem com o ano civil.

2 - Quando ocorra mudança do órgão executivo, as contas serão reportadas a cada gerência, ou seja, as contas serão encerradas na data em que ocorreu a substituição. Deste modo a autarquia tem um prazo de 45 dias para apresentação das contas ao Tribunal de Contas a contar da data de substituição.

3 - Os procedimentos para elaboração, conferência e remessa são idênticos aos definidos para a prestação de conta regular.

CAPÍTULO V

Receita orçamental

DIVISÃO I

Disposições gerais

Artigo 27.º

Objectivo e âmbito

1 - O presente capítulo visa garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de alienação de bens e serviços e demais prestações constantes do Regulamento e Tabela de Taxas e Licenças, aprovado, de forma a permitir:

a) Controlo dos preços praticados e a sua conformidade com a tabela aprovada;

b) Cumprimento dos procedimentos legais de alienação de bens e serviços;

c) A constituição de provisões adequadas para devedores de cobrança duvidosa.

2 - Compreende-se no âmbito do presente capítulo as receitas correspondentes à repartição dos recursos públicos e demais receitas do município conforme definidas nos capítulos II e III da Lei de Finanças Locais, Lei 42/98, de 6 de Agosto, ou por legislação que legalmente a substitua.

Artigo 28.º

Fases de execução da receita

A execução da receita da Câmara Municipal de Tábua obedece, em regra, às seguintes fases:

1) Processamento da receita, corresponde ao lançamento contabilístico do direito a receber;

2) Liquidação da receita, reflexão na conta de execução do orçamento;

3) Cobrança, compreende a anulação da dívida em virtude do seu recebimento.

Artigo 29.º

Considerações gerais

1 - A liquidação e cobrança da receita só se poderão realizar se essa verba tiver sido objecto de inscrição na rubrica orçamental. Por outro lado, se o valor da cobrança exceder a quantia inscrita, esta poderá, ser arrecadada para além dos valores estabelecidos.

2 - No caso de se verificar que em 31 de Dezembro existem receitas liquidadas e não cobradas, estas devem transitar para o orçamento do novo ano económico nas mesmas rubricas em que estavam previstas no ano findo.

3 - Somente os serviços autorizados, adiante designados por serviços emissores, podem emitir receita, sendo, em regra, a cobrança efectuada pela tesouraria, podendo ser efectuada por cobradores autorizados pelo órgão executivo.

4 - As guias de recebimento, modelo único para todos os serviços emissores, são processadas informaticamente, com numeração sequencial, devendo incluir no momento do seu preenchimento o código do serviço emissor. Deverá ainda referir o meio de pagamento utilizado.

Artigo 30.º

Definições

No âmbito da presente norma são considerados:

a) Serviços emissores - serviços da Câmara Municipal autorizados a emitir receita (guias de recebimento), nos quais poderá existir um cobrador autorizado a efectuar a respectiva cobrança da receita emitida dentro do serviço emissor. Os procedimentos de emissão e cobrança da guia de recebimento embora possam ocorrer na mesma data, dentro do serviço emissor serão obrigatoriamente efectuados por funcionários distintos;

b) Postos de cobrança - serviços nos quais se procede ao recebimento de valores, não existindo, no entanto, a liquidação imediata ou emissão da guia de recebimento. A cobrança é efectuada mediante documentos equivalentes à guia de recebimento, que estão numerados sequencialmente e podem encontrar-se na forma de documentos de venda a dinheiro, senhas valoradas e não valoradas, bilhetes de espectáculos, talões de máquinas registadoras, entre outros. A emissão da guia de recebimento ocorrerá no serviço emissor em que se enquadra o serviço designado como posto de cobrança.

Artigo 31.º

Procedimentos comuns

A liquidação e cobrança de receitas da Câmara Municipal de Tábua devem obedecer ao disposto nos números seguintes:

1 - Somente os serviços emissores podem proceder ao processamento/emissão de guias de recebimento, sendo estes nomeados por deliberação do órgão executivo.

2 - A emissão de guias de recebimento, em suporte papel, deve efectuar-se em triplicado (com numeração sequencial por serviço emissor), sendo:

a) Original para o cliente/entidade;

b) Duplicado para arquivo da área de contabilidade da SCA;

c) Triplicado para arquivo do serviço emissor.

3 - Os serviços emissores de receita devem ainda emitir diariamente um mapa diário de receita que enviam para a área de contabilidade da SCA, com o intuito de cruzar a informação deste com as guias de recebimento, folha de caixa e resumo diário de tesouraria, enviados posteriormente pela tesouraria municipal.

4 - A tesouraria municipal recepciona o original e duplicado da guia de recebimento, verifica o conteúdo daquela e de seguida efectua a cobrança do valor nela inscrito. Por forma a constituir evidência da verificação, deve colocar um carimbo de indicativo da conferência e recebimento em todas as vias da guia de recebimento, entregando o original ao cliente, utente ou contribuinte. No momento seguinte ao da cobrança, o tesoureiro ou seu substituto deve lançar na folha de caixa a guia de recebimento cobrada.

5 - Diariamente a tesouraria municipal deve emitir listagens em duplicado da folha de caixa e resumo diário de tesouraria e enviar para a área de contabilidade da SCA, acompanhados dos duplicados das guias de recebimento cobradas nesse dia.

6 - A área de contabilidade da SCA deve verificar as correspondentes guias de recebimento, confrontando-as com os valores constantes nos mapas da tesouraria (colocando evidência da verificação) e com os mapas diários de receita enviados pelos serviços emissores, conferindo os lançamentos contabilísticos correspondentes.

7 - Os triplicados das guias de recebimento são arquivados nos respectivos serviços emissores, juntamente com os mapas diários de receita emitidos.

8 - Após validação da folha de caixa e do resumo diário de tesouraria pela área de contabilidade da SCA e presidente do órgão executivo, é enviado para a tesouraria municipal uma das vias, ficando a segunda via arquivada naquela secção em pasta própria, de modo a suportar contabilisticamente os lançamentos efectuados.

Artigo 32.º

Modalidades de liquidação e cobrança de receita nos serviços da autarquia

1 - Recebimento dos direitos em dívida por postos de cobrança e emissão de receita em serviços emissores:

a) O serviço designado como posto de cobrança vende o bem/presta o serviço efectuando a cobrança do direito respectivo emitindo um documento equivalente à guia de recebimento, com carácter de documento de venda a dinheiro;

b) O posto de cobrança preenche diariamente o mapa de apuramento diário, com a informação dos documentos emitidos e respectiva numeração dentro da série a que pertencem, bem como o tipo de receita cobrada e modo de pagamento;

c) O mapa de apuramento diário é remetido ao serviço emissor, para que esta emita as guias de recebimento e elabore o mapa diário de receita eventual (por serviço emissor);

d) O posto de cobrança remete as guias de recebimento e meios monetários à tesouraria municipal;

e) O mapa diário de receita eventual é enviado à área de contabilidade da SCA, pelo serviço emissor para confrontação com os duplicados das guias de recebimento e folha de caixa remetidos pela tesouraria municipal após validação da cobrança.

2 - Emissão da receita no serviço emissor e respectiva cobrança na tesouraria municipal:

a) O emissor emite as guias de recebimento de acordo com os direitos a cobrar, sendo da responsabilidade da tesouraria o respectivo recebimento;

b) Ao serviço emissor cabe a elaboração do mapa diário de receita eventual e envio à área de contabilidade da SCA;

c) A tesouraria municipal, após cobrança, entrega o original da guia de recebimento ao cliente/contribuinte/utente e remete no final do dia, os duplicados das guias de recebimento cobradas e mapas de tesouraria.

3 - Receitas obtidas por desconto em vencimentos - a SPAPSG, de acordo com a indicação por parte do funcionário, processa descontos relativos a serviços prestados pela Câmara Municipal, sendo emitidas as guias de recebimento correspondentes e remetidas à tesouraria para validação da cobrança.

4 - Emissão da guia de recebimento pelos serviços emissores com prazo de cobrança diferido:

a) No caso de cobrança diferida, entendendo-se a reflexão de direitos cuja cobrança ocorre dentro de um prazo definido pelo executivo, o serviço emissor efectua o lançamento dos direitos a receber registando as respectivas guias de recebimento;

b) O serviço emissor emite o aviso/recibo e remete-o ao devedor para que efectue o pagamento dentro de determinado prazo, competindo-lhe ainda a elaboração do mapa diário de receita virtual;

c) Quando o devedor se desloque à tesouraria para pagamento da dívida, o tesoureiro ou seu substituto recebe os meios monetários e entrega-lhe o original da guia de recebimento.

5 - Liquidação e cobrança de transferências e subsídios obtidos:

a) A área de contabilidade da SCA é informada pela entidade devedora do direito a receber, efectuando o lançamento dos direitos a receber na aplicação de contabilidade, excepto quando se tratem de transferências do orçamento de Estado;

b) Quando se trate de transferências do Orçamento de Estado, a área de contabilidade da SCA apenas lança o direito após identificação do recebimento da referida verba;

c) No âmbito das restantes transferências a receber, após comunicação da entidade devedora do pagamento e identificação deste, a área de contabilidade da SCA extrai a guia de recebimento inerente e remete para a tesouraria de modo a que seja validada a cobrança.

6 - Receita decorrente da contracção de passivos financeiros ou da venda de activos financeiros:

a) A emissão da guia de receita orçamental decorrente do reembolso ou venda de activos financeiros, é efectuada pela área de contabilidade da SCA cabendo à tesouraria a validação do recebimento dos valores respectivos;

b) No caso da receita obtida pela contracção de passivos financeiros a liquidação ocorre após o pedido de saque e confirmação do respectivo depósito. A área de contabilidade da SCA é o serviço emissor competente para reconhecimento deste tipo de receita;

c) O documento suporte ao recebimento é o documento que informa a autarquia do montante depositado e data da operação.

7 - Cobrança de direitos em processo de execução fiscal:

a) Quando o pagamento não é efectuado dentro do prazo estipulado para a cobrança, o serviço emissor remete para cobrança coerciva as guias de recebimento não cobradas;

b) Cabe ao serviço emissor a elaboração de listagens com a relação de dívidas e anexar as certidões de execução fiscal e guias de recebimento não cobradas;

c) Após validação do director de departamento, as referidas listagens são remetidas à secção de expediente, taxas e licenças, bem como à área de contabilidade da SCA para que transfira a dívida constante em conta corrente para a conta de cobranças em litígio;

d) A Secção de Expediente, Taxas e Licenças organiza processo executivo e controla as dívidas em mora à mais de seis meses, dando indicação à área de contabilidade da SCA de modo a que esta secção cruze esta informação com a constante na contabilidade e proceda à constituição das provisões de cobrança duvidosa em cumprimento dos critérios definidos no POCAL;

e) Quando é efectuada pela tesouraria municipal, a cobrança coerciva de direitos, deve ser remetida para a área de contabilidade da SCA, listagem das dívidas em execução fiscal cobradas, de modo a que sejam anuladas as provisões constituídas e confrontação/regularização do saldo de cobranças em litígio.

Artigo 33.º

Entrega de valores cobrados por entidades diversas do tesoureiro municipal ou seu substituto

1 - Os montantes cobrados por entidades diversas do tesoureiro ou seu substituto, os cobradores, são entregues obrigatoriamente no dia da cobrança da guia de recebimento, salvo nos casos permitidos pelo executivo e definidos no n.º 2 do presente artigo.

2 - Nos casos em que não seja possível a entrega no dia da cobrança, na tesouraria municipal, os montantes são entregues segundo as seguintes opções:

a) Utilização de cofres nocturnos;

b) Empresa de segurança procede ao depósito diário em contas da autarquia;

3 - Nos casos referidos no número anterior, deve ser entregue na tesouraria municipal o documento de depósito.

DIVISÃO II

Procedimentos de auditoria

Artigo 34.º

Objectivo

Os testes de conformidade têm como objectivo validar as informações contabilísticas com a finalidade de permitir:

1) O controlo de dívidas de clientes, utentes e contribuintes, bem como de entidades devedoras de transferências para a Câmara Municipal;

2) A análise ao controlo interno efectuado na área.

Artigo 35.º

Procedimentos de auditoria

1 - O controlo das dívidas a receber de clientes e utentes deve ser efectuado mensalmente, com uma análise ponderada dos saldos apresentados.

2 - Devem ser utilizados mapas contabilísticos para o apoio na análise de conformidade a efectuar. Os mapas a serem impressos são:

a) Balancete de contas correntes de clientes, utentes e contribuintes;

b) Balancete da conta "outros devedores e credores";

c) Balancete da conta do "Estado e outros entes públicos";

d) Balancete da conta 251 desagregado por rubrica orçamental.

3 - Os balancetes de terceiros, têm como objectivo analisar a conformidade dos saldos, cruzando a informação com as contas de proveitos e conta de execução orçamental, de modo a validar a informação de direitos processados e não cobrados, bem como validar os elementos contidos nos mapas de execução orçamental.

Artigo 36.º

Circularização a devedores

O procedimento de circularização de devedores é um método de auditoria e controlo de gestão através do qual a Câmara Municipal de Tábua procura validar os saldos das suas rubricas de terceiros através da evidência externa e deve obedecer aos seguintes princípios:

1) O envio das cartas de circularização deve ser efectuada na totalidade ou por amostragem de clientes e entidades que alcancem um valor na rubrica que seja considerado como materialmente relevante para a Câmara Municipal de Tábua;

2) Ao envio deve acompanhar a elaboração de folhas de controlo que permitam o resumo e análise das respostas obtidas na circularização, e identifiquem as medidas correctivas que possam ter sido aplicadas;

3) A carta de circularização deve ser enviada aos clientes e utentes com indicação de saldos;

4) Perante as respostas recepcionadas, a área de contabilidade da SCA deve agrupá-las por dois grupos distintos:

a) Respostas concordantes, validam a conta respectiva da contabilidade;

b) Respostas discordantes.

5) Relativamente às respostas discordantes deve proceder-se à reconciliação dos saldos, analisar os valores em aberto e proceder à reconciliação contabilística dos mesmos.

CAPÍTULO VI

Despesa orçamental

DIVISÃO I

Disposições gerais

Artigo 37.º

Âmbito

1 - O objectivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de realização de despesas públicas, de forma a permitir:

a) Que a realização e acompanhamento dos processos de aquisição se efectua de acordo com o regime de contratação pública de bens e serviços;

b) Que a afectação das existências, do imobilizado ou dos custos, é correctamente efectuada, respeitando o estipulado pelo POCAL.

2 - As despesas com pessoal, bens e serviços de consumo corrente, bens de investimento, transferências para outras entidades e amortização de passivos financeiros, serão objecto de explicação detalhada em outros capítulos desta norma de controlo interno.

3 - No âmbito do presente capítulo serão evidenciados os procedimentos genéricos para a realização de despesas orçamentais.

Artigo 38.º

Considerações gerais

1 - As despesas apenas podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente.

2 - As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização.

3 - As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas.

4 - As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento.

5 - O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos no número anterior, no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito.

6 - Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

Artigo 39.º

Fases de execução da despesa

A execução da despesa da Câmara Municipal de Tábua obedece, em regra, às seguintes fases:

1) Na fase do cabimento dispor-se-á de uma proposta de cabimento eventualmente, ainda, com valor estimado;

2) Na fase do compromisso dispor-se-á de uma requisição externa, contrato ou documento equivalente, que vincule a Câmara Municipal de Tábua para com um terceiro, cujo valor deve ser o definitivo;

3) Na fase do processamento da obrigação dispor-se-á de factura ou documento equivalente, que titule a dívida, correspondente ao registo contabilístico dos factos enunciados;

4) Na fase de autorização de pagamento, o presidente da Câmara ou seu substituto legal valida o documento suporte, a ordem de pagamento;

5) Na fase de pagamento procede-se ao registo contabilístico dos meios de pagamento emitidos pela área de contabilidade da SCA e validados pelo tesoureiro ou seu substituto e presidente da Câmara ou seu substituto legal, registando a diminuição das disponibilidades e dívidas para com terceiros. Esta fase permite controlar a execução do orçamento uma vez que é registada na conta 252 - Credores pela execução do orçamento;

6) A entidade competente, no decorrer do processo de autorização de despesa, deve cumprir os seguintes requisitos:

a) Conformidade legal - prévia existência de lei que autoriza a despesa;

b) Regularidade financeira - existência de orçamento, saldo na respectiva rubrica e classificação adequada;

c) Economia, eficiência e eficácia - máximo rendimento com o mínimo de dispêndio, tendo em conta a utilidade, prioridade da despesa e o acréscimo daí decorrente.

Artigo 40.º

Documentos de despesa

São documentos mínimos para constituição do processo contabilístico de despesa:

a) Proposta de cabimento;

b) Requisição externa, contrato ou cópia da deliberação/despacho de autorização de despesa;

c) Guia de remessa, quando aplicável;

d) Factura ou documento equivalente;

e) Ordem de pagamento;

f) Recibo ou documento equivalente.

Artigo 41.º

Processamento e pagamento da despesa

Os procedimentos para realização de despesas não enquadradas nos restantes capítulos obedecem às seguintes fases:

1) Informação/proposta de cabimento elaborada pelos serviços e validada pelo director de departamento, chefe de divisão ou outro responsável;

2) A cabimentar na área de contabilidade da SCA;

3) Aprovação do cabimento pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal;

4) Decisão de abertura de procedimento pela entidade competente;

5) Organização e desenvolvimento do processo de contratação pública:

a) Pela área de aprovisionamento da SCA quando se trate de ajuste directo com consulta apenas a um fornecedor;

b) Pela Secção de Apoio ao DOUMA, quando o procedimento de aquisição implique a consulta a mais do que um fornecedor;

6) Autorização de despesa pela entidade competente;

7) Elaboração da requisição externa na área de aprovisionamento da SCA, quando aplicável;

8) Compromisso na área de contabilidade da SCA;

9) Assinatura da requisição externa pelo vereador responsável pelo pelouro financeiro, presidente da Câmara ou seu substituto legal ou formalização de contrato quando aplicável;

10) As facturas são recepcionadas directamente pela Secção de Expediente, Taxas e Licenças que as carimba e numera atestando a sua entrada, após o que serão agrupadas por facturas com requisição e outras facturas;

11) No que respeite a facturas com requisição devem ser respeitadas as seguintes fases:

a) As facturas que possuam requisição, bem como listagem com o número e data destas serão remetidas ao serviço responsável pela despesa para que confira e ateste a realização do serviço ou recepção de bens, juntando, quando aplicável, a respectiva guia de remessa/transporte;

b) As facturas são remetidas novamente à Secção de Expediente, Taxas e Licenças para remessa a despacho de processamento ao presidente da Câmara ou seu substituto legal;

c) Após o despacho supra referido a facturação é remetida ao director do DAF e posteriormente por este ao chefe da DGF para despacho;

d) O chefe da DGF remete os documentos de despesa à área de aprovisionamento da SCA para conferência aritmética com o triplicado das requisições externas registando no triplicado o número e a data da factura correspondente;

e) O processo de despesa constituído pela factura, guia de remessa e guia de entrada, após visto do chefe de repartição/secção, é enviado para a área de contabilidade da SCA;

f) A área de contabilidade da SCA confere os documentos do processo de despesa verificando se foram cumpridas as formalidades legais e procede ao processamento da factura registando-a nas contas de existências, imobilizado ou custos.

12) No que respeite a facturas referentes a consultas, concursos e ajustes directos, devem ser respeitados os seguintes procedimentos:

a) As facturas que possuam requisição, bem como listagem com o número e data destas serão remetidas à Secção de Apoio ao DOUMA para conferência de realização do serviço ou recepção de materiais e do cumprimento das formalidades legais aplicáveis, juntando, quando aplicável, a respectiva guia de remessa/transporte;

b) As facturas são remetidas novamente à Secção de Expediente, Taxas e Licenças para remessa a despacho de processamento ao presidente da Câmara ou seu substituto legal;

c) Seguidamente a facturação é remetida ao director do DAF e posteriormente por este ao chefe de DGF para despacho;

d) O chefe de DGF remete os documentos de despesa à área de contabilidade da SCA para conferência aritmética e processamento da factura registando-a nas contas de existências, imobilizado ou custos;

13) Sempre que existam outras facturas sem qualquer autorização a Secção de Expediente, Taxas e Licenças remete-as ao presidente da Câmara ou seu substituto legal para despacho e remessa à reunião de Câmara para autorização de processamento. Após aprovação, a Secção de Expediente remeterá ao director do DAF que encaminhará para o chefe de DGF. Os procedimentos seguintes respeitarão o já enunciado para as facturas referentes a consultas, concursos e ajustes directos;

14) Processo de autorização de pagamento e pagamento.

DIVISÃO II

Procedimentos de auditoria

Artigo 42.º

Objectivo

Os procedimentos de auditoria têm como objectivo validar as informações contabilísticas com a finalidade de permitir:

1) Que os cabimentos se encontram devidamente suportados por propostas de cabimento/informações de despesa;

2) Que os compromissos se encontram devidamente suportados por requisições externas ou documento equivalente;

3) Que as facturas inerentes às aquisições se encontram correctamente contabilizadas;

4) Que o controlo das dívidas a pagar a fornecedores e outros credores é efectuado e os pagamentos respeitam o prazo médio definido pela Câmara;

5) A análise ao controlo interno efectuado na área.

Artigo 43.º

Procedimentos de auditoria

1 - O controlo das dívidas a pagar a fornecedores e outros credores deve ser efectuado periodicamente, com uma análise ponderada dos saldos apresentados.

2 - Devem ser utilizados mapas contabilísticos para o apoio na análise de conformidade a efectuar. Os mapas a serem impressos são:

a) Balancete detalhado de fornecedores, com indicação do montante e da natureza de saldos;

b) Extracto de fornecedores, quando o volume/montante de operações seja elevado;

c) Balancete detalhado da conta "Outros devedores e credores" no que respeita aos credores da Câmara Municipal de Tábua;

d) Extracto da conta "Outros credores", quando o volume/montante de operações o justifique;

e) Extracto da conta do "Estado e outros entes públicos";

f) Balancete detalhado por classificação económica e extracto da conta 252 enquanto conta de controlo da execução da despesa orçamental.

3 - O extracto de fornecedores e outros credores tem como objectivo analisar a conformidade dos movimentos nela efectuados, cruzando a informação com a conta de execução orçamental com o objectivo de garantir a execução correcta dos procedimentos integrados da contabilidade da Câmara Municipal de Tábua na vertente orçamental.

4 - A justificação para realização de testes a operações com fornecedores e outros credores é determinada pelo órgão executivo, sob proposta do presidente da Câmara ou seu substituto legal, podendo basear-se em critérios quantitativos, ou seja, a materialidade das operações.

Artigo 44.º

Circularização a credores

O procedimento de circularização de credores é um método de auditoria e controlo de gestão através do qual a Câmara Municipal de Tábua procura validar os saldos das suas rubricas de terceiros através da evidência externa e deve obedecer aos seguintes princípios:

1) O envio das cartas de circularização deve ser efectuada na totalidade ou por amostragem de fornecedores e outros credores que alcancem um valor na rubrica que seja considerado como materialmente relevante para a Câmara Municipal de Tábua;

2) Aquando do envio deve a área de contabilidade da SCA, elaborar folhas de controlo que permitam o resumo e análise das respostas obtidas na circularização, e identifiquem as medidas correctivas que possam ter sido aplicadas;

3) A carta de circularização deve ser enviada sem indicação de saldos;

4) Perante as respostas recepcionadas, a área de contabilidade da SCA deve agrupá-las por dois grupos distintos:

a) Respostas concordantes, validam a conta respectiva da contabilidade;

b) Respostas discordantes;

5) Relativamente às respostas discordantes, deve proceder-se à reconciliação dos saldos, analisar os valores em aberto, realizar os movimentos rectificativos e guardar a informação da discordância controlando-a periodicamente.

CAPÍTULO VII

Aquisição e gestão de bens de imobilizado

DIVISÃO I

Disposições gerais

Artigo 45.º

Objectivos e âmbito

1 - O presente capítulo estabelece as políticas e os procedimentos de controlo a implementar por forma a assegurar os objectivos de controlo interno na gestão dos bens pertencentes ao activo imobilizado da autarquia. A autarquia aprovará um Regulamento de Cadastro e Inventário de Bens de Imobilizado, no qual serão explicitados em pormenor os procedimentos de aquisição e gestão dinâmica de bens de imobilizado.

2 - Compreende-se no âmbito do presente capítulo os bens detidos com continuidade ou permanência, de período superior a um ano, e, que não se destinam a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações da autarquia, quer sejam de sua propriedade ou estejam sobre sua administração e controlo, incluindo os bens de domínio público.

3 - Devem ser considerados bens de imobilizado os que respeitem a definição anterior cuja aquisição se enquadre nas rubricas orçamentais de bens duradouros e bens de investimento.

4 - Todas as despesas suportadas com imobilizações de adição, melhoramento ou substituição não concluídas à data de encerramento do exercício devem ser classificadas como imobilizado em curso.

5 - É da responsabilidade da SPAPSG a gestão dinâmica dos bens do imobilizado de acordo com o cadastro e inventário dos bens do Estado.

Artigo 46.º

Documentos e registos

Os documentos específicos utilizados na gestão de imobilizado são as fichas de inventário, mapas síntese dos bens inventariados e outros considerados convenientes tais como:

a) Guia de recepção;

b) Auto de ocorrência;

c) Auto de abate;

d) Auto de alienação;

e) Auto de transferência interna;

f) Auto de cedência.

DIVISÃO II

Bens móveis

Artigo 47.º

Adição de bens móveis ao inventário

1 - A adição de bens móveis ao inventário compreende os procedimentos de aquisição, a locação e a aceitação de doações, heranças e legados a benefício do inventário.

2 - No âmbito da aquisição pela Câmara Municipal de Tábua, de bens móveis salientam-se os seguintes procedimentos:

a) Os serviços requisitantes solicitam a aquisição de bens móveis elaborando a requisição de serviço interno e submetendo-a à validação do responsável do serviço bem como à consideração do director de departamento, chefe de divisão ou outro responsável quando estes cargos não estejam ocupados;

b) Quando se trate de aquisição por ajuste directo com consulta apenas a um fornecedor, cabe à área de aprovisionamento da SCA organizar o processo de aquisição;

c) Quando o procedimento de aquisição implique a consulta a mais do que um fornecedor, compete à Secção de Apoio do DOUMA o desenvolvimento do procedimento de contratação pública;

d) A responsabilidade de autorização de cabimento associado à aquisição recai sobre o presidente da Câmara Municipal ou seu substituto legal;

e) Após o registo de cabimento pela área de contabilidade da SCA e aprovação deste, a entidade competente mediante a análise do processo poderá autorizar a realização da despesa, pelo que a área de contabilidade da SCA registará o compromisso correspondente;

f) Quando aplicável a área de aprovisionamento da SCA formaliza a requisição externa/contrato e comunica ao serviço que fará a recepção dos bens este facto, enviando-lhe cópia do documento;

g) A recepção de bens será efectuada pelo armazém ou pelos serviços requisitantes procedendo estes à comunicação da entrada dos bens na autarquia à SPAPSG nos termos do definido no Regulamento de Cadastro e Inventário de Bens de Imobilizado;

h) À SPAPSG compete providenciar a etiquetagem dos bens e proceder ao seu registo na aplicação de gestão de imobilizado;

i) A recepção e registo da facturação correspondente à aquisição de bens móveis respeitam o definido nesta norma;

j) A área de contabilidade da SCA remeterá igualmente cópia da factura referente a imobilizado à SPAPSG, para que esta Secção registe os dados financeiros na ficha do bem constante da aplicação de gestão de imobilizado.

3 - No âmbito da celebração de contratos de locação financeira deverão ser cumpridos os limites legais no que respeite a competências para a sua autorização. Deverá ser efectuada a contabilização dos bens tendo por base o disposto no n.º 11.3 do POCAL referente às notas explicativas da conta de "Imobilizações corpóreas", cumprindo igualmente os procedimentos de inventariação para bens móveis.

4 - No que respeita à aceitação de doações, legados e heranças, cabe ao órgão executivo deliberar sobre esta matéria. A doação será registada em imobilizações corpóreas por contrapartida da conta de "Doações". São igualmente aplicáveis os procedimentos de etiquetagem e registo no inventário.

Artigo 48.º

Subtracção de bens móveis ao inventário

1 - Constituem procedimentos de subtracção de bens móveis ao inventário, o respectivo abate ou alienação.

2 - O procedimento de abate obedece aos seguintes pressupostos e fases:

a) A necessidade de abater determinado bem poderá ser colocada pelo responsável pela guarda do bem ou através de análise periódica efectuada pela SPAPSG, através da formalização do auto de ocorrência;

b) No caso de destruição, sinistro ou furto de bens, a SPAPSG deverá comunicar o acontecimento às entidades competentes e entidade seguradora quando aplicável;

c) Cabe à SPAPSG após recepção do auto de ocorrência, averiguar o estado do bem e em caso de necessidade de abate, formalizar o respectivo auto de abate, submetendo-o à consideração superior;

d) Cabe à Câmara Municipal decidir sobre o abate de bens, após a qual será efectuado o abate físico dos bens, registando o abate contabilístico, pela área de contabilidade da SCA e actualizado o inventário da autarquia, pela SPAPSG.

3 - A alienação de bens móveis está sujeita aos seguintes procedimentos:

a) Elaboração pelo dirigente ou responsável de uma proposta de alienação de bens, a qual será posteriormente remetida à consideração do presidente da Câmara ou seu substituto legal para efeitos de despacho e remessa da proposta à apreciação do executivo municipal;

b) Quando seja necessária a abertura de um procedimento administrativo de alienação, cabe aos serviços do DAF, após decisão sobre a forma, a organização do processo;

c) A decisão de alienação cabe à Câmara Municipal, sendo formalizado pela SPAPSG o auto de alienação correspondente;

d) A SPAPSG deve proceder à actualização do inventário da autarquia, registando a alienação do(s) bem(s) em causa;

e) A área de contabilidade da SCA procede ao abate contabilístico e ao processamento de receita correspondente bem como ao apuramento de mais/menos-valias geradas.

Artigo 49.º

Movimentação de bens móveis

1 - Pela detecção da necessidade de movimentação de bens móveis dentro da autarquia ou para entidades externas, são preenchidos pelo serviço cedente ou pela SPAPSG, os autos de transferência interna ou cedência externa respectivamente.

2 - A aprovação da movimentação ocorre nos seguintes níveis:

a) Pelo dirigente ou responsável do serviço cedente, quando os serviços transfiram bens entre si;

b) Pela SPAPSG, quando se trate de um processo encetado por esta secção.

3 - A SPAPSG actualiza a informação de localização dos bens, mediante os elementos constantes do auto de transferência interna.

4 - No caso da cedência externa o serviço cedente deve controlar as condições de empréstimo, em particular a data de devolução.

DIVISÃO III

Bens imóveis

Artigo 50.º

Adição de bens imóveis ao inventário

1 - A adição de bens imóveis ao inventário da autarquia compreende os seguintes processos:

a) Aquisição por escritura;

b) Aquisição por empreitada;

c) Construção por administração directa;

d) Aceitação de doações, heranças e legados;

e) Adição de bens do domínio público por operações de loteamento;

f) Expropriação.

2 - No que respeita à aquisição de imóveis, o investimento deve estar previsto no Plano Plurianual de Investimentos em vigor e deverá ser autorizado por entidade competente respeitando o definido no quadro de competências dos órgãos dos municípios.

3 - A deliberação de realização de despesa é antecedida pelo registo do cabimento do valor estimado, pela área de contabilidade da SCA.

4 - Após deliberação de realização de despesa a área de contabilidade da SCA procede ao registo do compromisso assumido.

5 - Quando se trate de aquisição de imóveis no estado acabado, é desencadeado pelo notário privativo o processo com vista à celebração de escritura pública, sendo registada, pela área de contabilidade da SCA, a obrigação da autarquia para com o terceiro decorrente desse acto.

6 - A aquisição de bens imóveis por empreitada segue os seguintes procedimentos:

a) O processo de aquisição rege-se pelo regime jurídico das empreitadas de obras públicas;

b) A comunicação da adjudicação, notificação do adjudicatário com as condições para que seja formalizado o contrato, quando aplicável, e organização do processo de contratualização para visto prévio do Tribunal de Contas, também quando aplicável, compete ao notário privativo ou ao DOUMA, conforme definido no Regulamento de Cadastro e Inventário de Bens de Imobilizado;

c) Quando exista a prestação de cauções pelos empreiteiros, deve a área de contabilidade da SCA registá-las em contas patrimoniais e de ordem;

d) Os autos de medição e respectiva facturação são confirmados pelo DOUMA e remetidos à área de contabilidade da SCA para que registe em imobilizações em curso e actualize a conta corrente da empreitada;

e) São enviadas pela área de contabilidade da SCA, cópias dos autos de medição, para a SPAPSG, de modo a que faça o registo do imobilizado em curso na aplicação de gestão de imobilizado;

f) No caso da existência de bens móveis integrados na empreitada, a SPAPSG procederá à sua inventariação e etiquetagem nos termos definidos no Regulamento de Cadastro e Inventário de Bens de Imobilizado;

g) Pela aprovação do auto de recepção provisório da empreitada, a área de contabilidade da SCA transfere o valor correspondente registado em imobilizações em curso para imobilizado corpóreo.

7 - De acordo com a estrutura de contabilidade de custos adoptada pela autarquia, será imputado às obras realizadas por administração directa o valor apurado, correspondendo este ao custo de produção para efeitos de contabilização e adição ao inventário. Os procedimentos inerentes à realização de obras por administração directa são:

a) Apuramento mensal pelo DOUMA dos custos com materiais utilizados na obra em causa;

b) Apuramento mensal pelo DOUMA dos custos com mão-de-obra aplicada na obra;

c) Apuramento mensal pelo DOUMA dos custos imputáveis à obra por utilização de máquinas e viaturas;

d) Apuramento mensal dos custos indirectos imputáveis a cada obra pela DGF;

e) Informação da DGF do custo total mensal dos trabalhos executados;

f) Registo contabilístico pela área de contabilidade da SCA em imobilizações em curso do valor de execução mensal da obra.

8 - A aceitação de doações, heranças e legados a benefício do inventário de bens imóveis da autarquia respeita o definido no n.º 4 do artigo 47.º A doação de bens imóveis está sujeita a escritura pública.

9 - A adição de bens do domínio público por operações de loteamento decorre da transferência da propriedade do construtor do loteamento para a propriedade da autarquia, nas condições estipuladas no alvará de loteamento.

10 - A adição de bens imóveis ao inventário por força do processo de expropriação segue o definido no Código das Expropriações.

Artigo 51.º

Alienação de bens imóveis

1 - No que respeita à alienação de imóveis, a receita deverá estar prevista no orçamento em vigor.

2 - A escolha do procedimento e autorização de alienação é efectuada por entidade competente respeitando o definido no quadro de competências dos órgãos dos municípios.

3 - Compete ao notário privativo organizar o processo de alienação, conforme procedimento de alienação, tal como definido no Regulamento de Cadastro e Inventário de Bens de Imobilizado.

DIVISÃO IV

Inventariação de bens

Artigo 52.º

Inventariação

1 - Para manter um cadastro actualizado, é necessário estabelecer procedimentos que garantam que um bem, quando integre o imobilizado da autarquia seja devidamente identificado e cadastrado, assim com base no arrolamento, classificação e descrições definidas para os bens móveis e imóveis deverá ser levantada uma descrição do bem. Essa informação deverá ser remetida à SPAPSG para que se proceda à sua inserção no cadastro.

2 - Os elementos a utilizar na gestão e controlo dos bens patrimoniais são:

a) Fichas de inventário;

b) Código de classificação;

c) Mapas de inventário;

d) Conta patrimonial.

3 - Os documentos referidos no número anterior poderão ser elaborados e mantidos actualizados mediante suporte informático.

DIVISÃO V

Procedimentos de auditoria

Artigo 53.º

Procedimentos de auditoria

Compete à SPAPSG elaborar o cadastro e inventário dos bens móveis, assegurar o seu controlo e gestão nos termos do definido neste Regulamento e no cadastro e inventário dos bens do Estado, compete ainda a este serviço:

1) Sempre que se justifique, por decisão do presidente da Câmara Municipal ou seu substituto legal, efectuar controlos físicos ao inventário, no sentido de validar a informação constante da aplicação de gestão do imobilizado.

2) Emitir e rubricar uma listagem dos bens, atribuída por serviço, da Câmara Municipal de Tábua e rubricada pelo responsável do serviço.

3) Os controlos de inventário são realizados por equipas formadas por um funcionário da SPAPSG e um elemento do serviço sujeito ao controlo do inventário.

Artigo 54.º

Reconciliação das fichas de cadastro e os registos contabilísticos

1 - A contabilização do imobilizado é efectuada pela SPAPSG com base na factura e na guia de recepção e respectivos anexos.

2 - Anualmente é efectuada a comparação entre os registos contabilísticos e os registos constantes no cadastro de imobilizado, sendo gerado um relatório que deverá ser aprovado pelo responsável da área de contabilidade da SCA.

CAPÍTULO VIII

Aquisição e gestão de existências

DIVISÃO I

Disposições gerais

Artigo 55.º

Objectivos e âmbito

1 - O objectivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de aquisição e gestão de artigos para venda e consumo, de forma a permitir:

a) A afectação de custos às orgânicas da Câmara Municipal de Tábua;

b) A realização e o acompanhamento dos processos de aquisição, valorização, conservação, consumo das existências.

2 - Compreendem-se no âmbito do presente capítulo, os artigos, os bens armazenáveis e matérias-primas destinados ao consumo ou venda.

Artigo 56.º

Sistema de inventário

O sistema de inventário adoptado pela Câmara Municipal de Tábua é o sistema permanente, de modo a que exista informação actualizada sobre as existências em armazém.

Artigo 57.º

Documentos e registos

Os documentos específicos utilizados na gestão de existências são as fichas de existências e mapas síntese dos artigos existentes, informação disponibilizada na aplicação de gestão de stocks, bem como outros considerados convenientes pela Câmara Municipal de Tábua, tais como:

a) Requisição de serviço interno;

b) Requisição de serviço externo;

c) Proposta de cabimento;

d) Proposta de adjudicação;

e) Guia de entrada em armazém;

f) Guia de saída de armazém.

DIVISÃO II

Procedimentos de aquisição e gestão de existências

Artigo 58.º

Requisição interna de existências

1 - A formalização da necessidade de existências, pelos serviços requisitantes, é efectuada pela requisição de serviço interno, que é submetida em primeira instância à validação do responsável do serviço requisitante para que autorize a necessidade, bem como à consideração do director de departamento ou chefe de divisão.

2 - As requisições de serviço interno autorizadas são remetidas ao armazém para satisfação dos pedidos, actualizando, após esta satisfação, as fichas de existências registando o movimento de saída de armazém. O referido movimento é formalizado através de uma guia de saída, cópia da qual ficará na posse do serviço requisitante.

Artigo 59.º

Requisição externa de existências

1 - Quando as requisições internas não sejam integralmente satisfeitas no armazém, este sector remete-as à área de aprovisionamento da SCA, de modo a que seja avaliada a necessidade de aquisição e aprovisionamento.

2 - O armazém poderá igualmente elaborar uma requisição interna com as necessidades de aprovisionamento e remetê-la à área de aprovisionamento da SCA tal como definido no número anterior.

3 - A área de aprovisionamento da SCA deve extrair listagens de produtos requisitados com satisfação pendente, e elaborar uma proposta de cabimento baseada no último preço facturado ou preços estimados constantes de orçamentos de fornecedores.

4 - A área de aprovisionamento da SCA remete a proposta de cabimento à área de contabilidade da mesma secção, para que informe sobre a cobertura orçamental da despesa e registe o respectivo cabimento, após o que será submetida ao presidente da Câmara ou seu substituto legal para que autorize o cabimento associado.

5 - Após autorizada a proposta de cabimento esta é remetida à consideração superior, com indicação do cabimento, para a formalização da autorização de abertura do procedimento e da despesa.

6 - A proposta de cabimento, após as validações necessárias, é remetida à área de aprovisionamento da SCA para que inicie o procedimento autorizado.

7 - Se o procedimento aplicável for o ajuste directo a área de aprovisionamento da SCA, com base na informação prestada pelo fornecedor emite de imediato a requisição externa.

8 - A área de contabilidade da SCA acede às requisições externas emitidas pela área de aprovisionamento da SCA e regista o compromisso, após o que poderão ser assinadas pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal.

9 - Se o valor da despesa requerer a consulta a mais do que um fornecedor, a Secção de Apoio ao DOUMA, após o desenvolvimento dos procedimentos concursais estabelecidos no regime de despesas públicas com a aquisição de bens e serviços, emite a proposta de adjudicação e envia-a para autorização da entidade com competência legal para autorizar a despesa.

10 - Após autorização de despesa a área de contabilidade da SCA verifica se a autorização tem por base deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documento equivalente, designadamente contrato escrito emitido pelos responsáveis designados para o efeito, registando o compromisso assumido para o exercício e para exercícios seguintes.

11 - Depois de assinada a requisição externa/contrato ou documento equivalente deverá ser enviado o duplicado/cópia à área de contabilidade da SCA para suporte contabilístico do compromisso registado.

12 - A requisição externa é emitida em quadruplicado, sendo as vias remetidas da seguinte forma:

a) Original para o fornecedor;

b) Duplicado para a área de contabilidade da SCA, como suporte ao registo contabilístico do compromisso;

c) Triplicado que fica na área de aprovisionamento da SCA, para arquivo no processo de requisições externas não satisfeitas;

d) Quadruplicado para aviso de recepção para o armazém ou para o serviço requisitante conforme o local de entrega.

Artigo 60.º

Recepção de existências

1 - A recepção de bens apenas poderá ser efectuada:

a) No armazém, no qual será efectuada a conferência quantitativa e qualitativa, confrontando os artigos recepcionados com o conteúdo da guia de remessa/guia de transporte ou factura e do quadruplicado da requisição externa respectivo;

b) Nos serviços requisitantes, sendo o responsável destes competente para proceder às validações enunciadas na alínea anterior e assinar a guia de remessa acusando a recepção dos artigos.

2 - Quando seja o armazém a recepcionar directamente as existências, com base nos elementos da guia de remessa regista o movimento do stock, ou seja, a entrada em armazém, extraindo a guia de entrada.

3 - No caso da recepção pelos serviços requisitantes, ficam estes obrigados a remeter a guia de remessa ao armazém, no final do dia, de modo a que este serviço proceda ao registo simultâneo dos movimentos de stock (entrada e saída).

4 - O armazém organiza um arquivo com cópia das guias de entrada e remessa e envia diariamente os originais destes documentos para a área de aprovisionamento da SCA.

Artigo 61.º

Recepção de facturação relativa a existências

1 - As facturas referentes a existências são recepcionadas directamente pela Secção de Expediente para registo da entrada na autarquia, após o que serão remetidas para validação conforme procedimento de recepção de facturação definido nesta norma de controlo interno.

2 - O processo de despesa constituído pela factura, guia de remessa e guia de entrada, é enviado para a área de contabilidade da SCA.

3 - A área de contabilidade da SCA confere os documentos do processo de despesa verificando se foram cumpridas as formalidades legais e procede ao processamento da factura registando-a nas contas de compras de existências.

DIVISÃO III

Do controlo e inventário de existências

Artigo 62.º

Medidas de controlo

Os métodos e procedimentos de controlo das existências devem permitir assegurar o controlo de stocks, desta forma deverá ser nomeado um responsável para o armazém de existências, caso exista mais do que um armazém terá que haver tantos responsáveis como o número de armazéns. Este terá que zelar pelo cumprimento dos métodos e procedimentos estabelecidos pelo presente documento, de modo a permitir que:

1) Só mediante a apresentação de requisições internas, é que se procede à entrega de mercadorias;

2) As fichas de armazém sejam movimentadas de forma que traduzam permanentemente o saldo das existências físicas em armazém, de modo a que a qualquer momento se possa proceder a uma inventariação física destas e às respectivas regularizações;

3) A gestão das fichas de existências é da responsabilidade do armazém, preferencialmente por um funcionário que não manuseie as existências;

4) As situações de ruptura de existências em armazém sejam evitadas, pelo que o programa informático de gestão de existências deve dispor de um sistema de alerta que se baseia na definição de níveis de segurança;

5) Sejam definidos os níveis de segurança e respeitados os alertas emitidos pela aplicação;

6) Exista uma avaliação periódica das condições físicas das existências em armazém, com vista a detectar ou a prevenir situações de deterioração física, obsolescência, ou mesmo, de ruptura de existências;

7) Sejam cumpridas as condições de armazenagem e segurança das existências.

Artigo 63.º

Inventário físico de existências

O controlo físico das existências realiza-se através da inventariação ou contagem, a qual se traduz num procedimento relevante no processo de controlo interno, com o objectivo de se confirmar que a realidade física está de acordo com a realidade escritural. Desta forma devem ser instituídas na autarquia regras e periodicidade para a realização da contagem física a ser definidas pelo director de departamento sob proposta do chefe da DGF de acordo com o nível de risco associado ao próprio processo de gestão das existências.

DIVISÃO IV

Procedimentos de auditoria

Artigo 64.º

Objectivos

O objectivo dos procedimentos de auditoria é o de garantir que são observados os procedimentos instituídos na autarquia, nomeadamente:

1) Se existe uma correcta valorização das existências em inventário e se existe correcção nas quantidades registadas;

2) Se estão a ser observados os procedimentos contabilísticos referentes à aquisição e consumo/venda de existências;

3) Se existe controlo efectivo das mercadorias em trânsito e das quantidades existentes em cada armazém;

4) Se existe cobertura por provisões adequadas, das existências com pouca rotação, defeituosas, deterioradas ou obsoletas.

Artigo 65.º

Procedimentos de auditoria

1 - Corte de recepção e entrega de existências. Com este procedimento pretende-se verificar se:

a) Todas as requisições externas satisfeitas até à data estipulada, estão registadas no inventário de existências e se existe o correspondente registo da obrigação para com o fornecedor. Este procedimento implica que exista uma confirmação de saldos de fornecedores da autarquia e das contas de impostos associadas;

b) Se o movimento de saída de existências se encontra devidamente reflectido nas fichas de inventário e se foi correctamente efectuado o respectivo movimento contabilístico de assunção do custo das existências consumidas.

2 - Testes às mercadorias em trânsito:

a) Devem ser analisadas as guias de remessa/guia de transporte ou facturas recepcionadas e ainda não registadas e verificar se os serviços requisitantes estão a comunicar correctamente a recepção de existências.

3 - Teste à conformidade do processo de requisição:

a) Verificação numa base amostral se as requisições internas existentes no armazém preenchem os requisitos instituídos pela autarquia e se estão registados no sistema informático de gestão de existências os movimentos correspondentes de saída. Os documentos físicos de requisição devem ser igualmente confrontados com a guia de entrega.

4 - Testes à valorização de entrada e de saída de existências de armazém:

a) No que respeite ao custo de aquisição das matérias-primas, subsidiárias de consumo, pretende-se verificar:

i) A correcção do registo da entrada em armazém com base na factura e guia de remessa respectivos;

ii) A correcção do custo unitário e total associado a cada elemento, quando existam despesas com compras que lhe sejam imputáveis;

iii) Se existem artigos para os quais se justifique a criação de provisões, dado o seu estado de obsolescência;

b) No âmbito da valorização da saída pretende-se verificar se o custo assumido aquando do consumo foi calculado de acordo com o critério de valorimetria adoptado pela autarquia e se existem documentos suporte ao lançamento contabilístico inerente.

CAPÍTULO IX

Disponibilidades

DIVISÃO I

Disposições gerais

Artigo 66.º

Objectivo e âmbito

1 - O objectivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de gestão dos meios monetários da Câmara Municipal de Tábua, de forma a permitir:

a) Que os valores recebidos correspondem a dívidas para com a Câmara Municipal de Tábua e que estão devidamente identificados;

b) Que os pagamentos são efectuados com a aprovação e autorização da entidade competente, mediante cruzamento com os documentos de suporte;

c) Que são efectuados com regularidade procedimentos de auditoria aos registos e meios monetários da Câmara Municipal de Tábua;

d) Compreendem-se no âmbito do presente capítulo os meios monetários e as aplicações de tesouraria.

2 - Podem ser consideradas disponibilidades:

a) Os meios de pagamento, tais como notas de banco e moedas metálicas de curso legal, cheques e vales postais, nacionais ou estrangeiros. Não devem ser consideradas para o saldo de caixa qualquer tipo de vales, senhas de almoço e combustíveis, selos, documentos de despesas, cheques pré-datados ou sacados que tenham sido devolvidos pelo banco;

b) Os meios monetários atribuídos como fundos de maneio a responsáveis de serviços, pelo que devem ser criadas as subcontas necessárias, tantas quantos os fundos constituídos;

c) Os depósitos em instituições financeiras, ou seja, os meios de pagamento existentes em contas à ordem ou a prazo em instituições financeiras. As referidas contas devem ser desagregadas por instituição financeira e por conta bancária, designadamente nos casos de receitas consignadas como fundos comunitários e contratos-programa;

d) Os títulos negociáveis que incluem os títulos adquiridos com o objectivo de aplicação de tesouraria de curto prazo, ou seja, por um período inferior a um ano;

e) Os títulos de dívida pública que englobam os títulos adquiridos pela entidade e emitidos pelo Sector Público Administrativo, bem como outras aplicações de tesouraria não incluídas nas restantes contas desta classe, com características de aplicações de tesouraria de curto prazo.

DIVISÃO II

Procedimentos de gestão dos meios monetários

SUBDIVISÃO I

Movimentos de caixa

Artigo 67.º

Fundo fixo de caixa

O montante de numerário em caixa não deve ultrapassar o valor adequado às necessidades da autarquia. É fixado pelo órgão executivo, em 3000 euros, o valor em caixa. O reforço de caixa necessário é efectuado pelo tesoureiro ou seu substituto, pautando-se pela regra do bom senso e pelo conhecimento dos pagamentos a efectuar no dia seguinte.

Artigo 68.º

Pagamentos em numerário

Em regra, os pagamentos devem efectuar-se com recurso aos meios monetários disponíveis em bancos, sendo o numerário em caixa utilizado apenas para pequenos pagamentos.

Artigo 69.º

Valores recebidos por correio

1 - A correspondência é recebida pela Secção de Expediente, Taxas e Licenças, onde deverá ser registada em livro próprio:

a) A data do recebimento;

b) O nome do cliente;

c) A data e referência da carta;

d) O número do cheque ou vale;

e) O banco e respectivo valor.

2 - Após o preenchimento do livro de registo devem os cheques ou vales ser remetidos para o respectivo serviço emissor de receita a fim de ser emitida a guia de recebimento.

Artigo 70.º

Valores recebidos na tesouraria

1 - A cobrança de receitas deve fazer-se, em regra, directamente na tesouraria municipal tendo por base as guias de recebimento emitidas pelos serviços emissores de receita.

2 - A totalidade dos meios líquidos recebidos diariamente na tesouraria municipal deverá corresponder ao total das guias de recebimento de receita eventual, uma vez que se pressupõe, em regra, a cobrança imediata, exceptuando os casos de receita com prazo de cobrança diferido.

3 - No final do dia é encerrada a caixa, devendo o tesoureiro ou seu substituto preencher os talões com vista ao depósito, com a diferença entre o valor total em caixa e o fundo fixo necessário, na entidade bancária respectiva, retendo o duplicado da guia de depósito.

4 - Após conferência de valores, estes são lançados no sistema informático, devendo ser inseridos conforme consta nos talões de depósito, por quantia a depositar em cada banco e dentro deste com o respectivo número da conta, deverá ainda distinguir-se entre depósitos em dinheiro e em cheque.

SUBDIVISÃO II

Movimentos bancários

Artigo 71.º

Abertura de contas bancárias

A abertura de contas em instituições bancárias carece de autorização prévia do órgão executivo, devendo as mesmas ser tituladas pela Câmara Municipal de Tábua e movimentadas, simultaneamente, pelo tesoureiro ou seu substituto e pelo presidente do órgão executivo, seu substituto legal ou por outro membro deste órgão com competência delegada.

Artigo 72.º

Pagamentos por cheque

Para os pagamentos por cheque dever-se-ão respeitar as seguintes disposições:

1) Os cheques são emitidos pela área de contabilidade da SCA, de acordo com os pagamentos a realizar, em posse dos documentos de despesa inerentes;

2) Os cheques deverão ser emitidos nominativamente e cruzados conforme artigo 37.º da lei uniforme sobre os cheques;

3) Deverão ser sempre assinados por duas pessoas, nomeadamente pelo presidente do órgão executivo ou seu substituto legal ou por outro membro deste órgão com competência delegada, e responsável da tesouraria ou seu substituto;

4) Não é permitida a assinatura de cheques em branco;

5) O presidente da Câmara ou seu substituto legal e o responsável da tesouraria ou seu substituto, devem apenas assinar os cheques na presença da ordem de pagamento e documentos de suporte, factura ou documento equivalente;

6) A tesouraria municipal após proceder à entrega do meio de pagamento deve apor carimbo com indicação de "PAGO" e respectiva data;

7) A tesouraria municipal regista no sistema informático a saída do cheque, indicando o montante, o banco, a conta respectiva e número da ordem de pagamento;

8) Os cheques não preenchidos deverão estar sempre guardados no cofre à disposição do responsável da área de contabilidade da SCA, bem como os que já emitidos tenham sido anulados, inutilizando-se, neste caso, as assinaturas quando as houver e arquivando-se sequencialmente;

9) Os cheques emitidos que sejam posteriormente anulados por qualquer motivo, deverão ser arquivados com a indicação de "ANULADO", não podendo, em caso algum, ser destruídos;

10) Os cheques emitidos deverão ter uma validade não superior a seis meses, podendo, no momento da emissão, ser aposto nos mesmos a indicação, através de carimbo, de "Válido por seis meses". Expirado o prazo de validade devem os mesmos ser anulados, procedendo-se ao cancelamento junto da entidade bancária, efectuando-se os respectivos registos contabilísticos de regularização;

11) A área de contabilidade da SCA deverá arquivar a cópia dos cheques emitidos, por conta bancária.

Artigo 73.º

Pagamentos por transferência bancária

Sempre que o meio de pagamento seja a transferência bancária dever-se-ão observar os seguintes procedimentos:

1) A ordem de transferência pode ser processada informaticamente, contudo deverá ser impressa em triplicado;

2) A ordem de transferência deverá ser emitida pela área de contabilidade da SCA, que enviará o original ao presidente da Câmara ou seu substituto legal para assinar, remetendo para a tesouraria juntamente com a ordem de pagamento a fim de ser dada a ordem de transferência ao banco.

Artigo 74.º

Valores recebidos por multibanco

Na eventualidade de serem autorizados recebimentos por caixa automática (multibanco), dever-se-ão respeitar as seguintes disposições:

1) Os valores recebidos através de multibanco deverão ser objecto de reconciliação diária, devendo esta operação ser efectuada pelo tesoureiro ou seu substituto;

2) Diariamente deve proceder-se ao encerramento do multibanco, esta operação corresponde à transmissão da informação e crédito respectivo na conta;

3) Ao tesoureiro ou seu substituto devem ser enviadas diariamente as guias de recebimento cuja liquidação foi efectuada por multibanco, devendo este proceder à consulta do extracto bancário assim que possível, validando a entrada do valor no banco respectivo.

SUBDIVISÃO III

Fundo de maneio

Artigo 75.º

Objectivos e âmbito

1 - São evidenciados na presente norma de controlo interno os princípios genéricos a que deve obedecer a autorização, constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio.

2 - Ao órgão executivo cumpre aprovar um Regulamento de Fundo de Maneio que estabeleça os procedimentos e medidas de controlo interno para a constituição, reconstituição, utilização, reposição e análise dos fundos de maneio, no cumprimento do disposto no ponto 2.9.10.1.11 do POCAL.

3 - Consideram-se fundos de maneio os montantes colocados à guarda de um determinado titular, por transferência de disponibilidades à guarda do tesoureiro ou seu substituto, de modo a que este as utilize para efectuar o pagamento de despesas consideradas urgentes e inadiáveis.

Artigo 76.º

Disposições comuns

A autorização, constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio deve obedecer aos seguintes princípios:

1) Compete ao órgão executivo a aprovação da constituição em caso de reconhecida necessidade de fundos de maneio, desde que a cada fundo corresponda uma dotação orçamental, este seja regularizado numa base mensal e saldado no fim do ano;

2) A utilização de fundos de maneio tem como único objectivo fazer face a despesas urgentes e inadiáveis;

3) As despesas efectuadas por recurso a fundos de maneio deverá obedecer ao estabelecido no regime jurídico de contratação de despesas públicas;

4) A deliberação para autorização anual dos fundos a atribuir pelo órgão executivo deverá ser exarada sobre documento que evidencie:

a) O responsável pelo fundo;

b) A dotação orçamental anual;

c) Rubrica ou rubricas disponíveis para a assunção da despesa;

d) Data para reposição do fundo;

5) É vedada a aquisição de bens considerados de imobilizado e de existências nos termos do definido na Norma de Controlo Interno, pelos responsáveis do fundo de maneio;

6) É vedada a aquisição de artigos ou serviços cuja classificação económica da despesa difira da autorizada no documento referido no n.º 4 deste artigo;

7) O limite mensal máximo para a realização de despesas em cada rubrica orçamental, corresponde ao valor de constituição do fundo para esta rubrica;

8) No que respeita à constituição do fundo de maneio o titular formaliza o pedido de constituição do fundo de maneio o qual envia para a área de contabilidade da SCA, sendo-lhe entregues pela tesouraria municipal os meios monetários correspondentes;

9) No âmbito da reconstituição e fundamentação do fundo de maneio, os titulares do fundo de maneio deverão remeter à área de contabilidade da SCA, mapa descritivo do fundo de maneio, onde conste toda a informação inerente aos pagamentos efectuados por conta do fundo anexando facturas ou documentos equivalentes, procedendo esta secção por forma a que seja reconstituído o fundo;

10) Para efeitos de reposição, no final do ano, os meios monetários não utilizados são entregues, pelos titulares do fundo de maneio, na tesouraria municipal, que procederá à regularização da conta de fundo de maneio e registará a entrada do montante que fica à sua guarda.

DIVISÃO III

Procedimentos de auditoria

Artigo 77.º

Objectivos

Os procedimentos de auditoria têm como objectivo validar as informações contabilísticas com a finalidade de permitir:

1) O controlo dos meios monetários da Câmara Municipal de Tábua;

2) A análise ao controlo interno efectuado na área;

3) Reconciliação físico-contabilística dos meios monetários;

4) Salvaguarda dos meios monetários.

SUBDIVISÃO I

Balanço à tesouraria

Artigo 78.º

Âmbito

1 - O tesoureiro ou seu substituto responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas, respondendo os restantes funcionários e agentes em serviço na tesouraria perante o respectivo tesoureiro, no que respeita a actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza. O tesoureiro ou seu substituto deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, segundo o que se encontre em vigor nas tesourarias da Fazenda Pública, com as necessárias adaptações.

2 - As responsabilidades por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro ou seu substituto, se estranhos aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedimento com culpa.

3 - Sempre que no âmbito das acções inspectoras, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro ou seu substituto, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

Artigo 79.º

Metodologia

1 - O estado de responsabilidade do tesoureiro ou seu substituto pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelo chefe da DGF, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente e sem prévio aviso;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro ou seu substituto.

2 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro ou seu substituto, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do órgão executivo ou seu substituto legal, pelo chefe da DGF e pelo tesoureiro ou seu substituto, nos casos referidos na alínea c) do número anterior, e ainda pelo tesoureiro ou seu substituto cessante, nos casos referidos na alínea d) do mesmo número.

3 - Mediante a contagem realizada por funcionários alheios à tesouraria, e com base nos termos de contagem lavrados, dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro ou seu substituto, assinados pelos seus intervenientes respeitando o disposto nos números anteriores, são comparados os valores e documentos com os montantes que são referenciados pela área de contabilidade da SCA como estando à responsabilidade do tesoureiro ou seu substituto.

4 - Visto poder haver documentos ainda não processados contabilisticamente, à data de contagem ao estado de responsabilidade do tesoureiro ou seu substituto, deve ser efectuada uma conciliação entre o saldo da responsabilidade e os saldos da contabilidade, reportando-os à data da contagem efectuada.

SUBDIVISÃO II

Reconciliação bancária

Artigo 80.º

Âmbito

As reconciliações bancárias revestem uma importância fundamental na análise dos fluxos monetários entre a Câmara Municipal de Tábua e as entidades bancárias ou entre pagamentos e recebimentos e seu desfasamento. As reconciliações bancárias permitem controlar com acuidade todas as eventuais divergências entre o saldo do banco e o saldo contabilístico, desta forma devem obedecer aos seguintes procedimentos:

1) A sua elaboração deverá ser obrigatória e assentar numa base mensal. A data para a sua elaboração não deverá ir além dos 15 dias subsequentes ao final do mês seguinte àquele a que se reportam;

2) A responsabilidade pela realização das reconciliações bancárias pertence à área de contabilidade da SCA, efectuada por funcionário que preferencialmente não tenha acesso às contas correntes de depósitos bancários. Este deverá proceder à elaboração das reconciliações de todas as contas de depósitos à ordem tituladas pela Câmara Municipal de Tábua;

3) O responsável pela elaboração das reconciliações bancárias, deverá organizar e manter em pasta própria, as reconciliações bancárias, os extractos de conta corrente dos bancos e o extracto de conta respectivo da contabilidade. Esta informação deverá estar separada por meses.

Artigo 81.º

Metodologia

1 - O saldo contabilístico a reconciliar será o constante na contabilidade do último dia do mês em análise. Este saldo será reconciliado com os extractos bancários.

2 - Dever-se-á comparar os totais de débitos e créditos efectuados pelos bancos com os totais de recebimentos e pagamentos efectuados pela Câmara Municipal de Tábua, com recurso a bancos visando verificar os valores que já se encontram reflectidos tanto no banco como na autarquia, para posterior análise dos valores em aberto.

3 - Na data de encerramento do exercício é necessário proceder a uma visualização de todos os documentos relativos a bancos com data do exercício posterior, com o objectivo de verificar se estes documentos contêm operações relativas ao exercício encerrado. Os casos mais exemplificativos dizem respeito a juros relativos a determinado período do exercício n, sendo o aviso de lançamento do banco emitido apenas no exercício n + 1. De qualquer forma, deverá sempre a Câmara Municipal de Tábua solicitar no final do mês de Dezembro aos respectivos bancos o saldo destes, para que a área de contabilidade da SCA possa já ter reflectido todos os movimentos ocorridos no final do exercício, e, consequentemente, os movimentos em aberto sejam estritamente os que sejam impossíveis de regularizar.

CAPÍTULO X

Despesas com pessoal

DIVISÃO I

Disposições gerais

Artigo 82.º

Objectivos

O objectivo do presente capítulo é o de garantir o cumprimento adequado dos pressupostos de assunção e liquidação de despesas com pessoal, de forma a permitir:

1) Obter um cadastro actualizado do quadro de pessoal;

2) Assegurar que os encargos assumidos estão devidamente justificados por documentos suporte;

3) A segregação de tarefas (cadastro, controlo de presenças, processamento de salários, aprovação e pagamento);

4) Consideram-se no âmbito da presente norma, e nos termos da legislação aplicável, como despesas com pessoal as remunerações certas e permanentes a título de vencimentos, salários, gratificações, subsídios de refeição, de férias e de Natal dos membros dos órgãos autárquicos, do pessoal do quadro e do pessoal em qualquer outra situação e outros abonos legais.

Artigo 83.º

Considerações gerais

1 - Os procedimentos de controlo interno estabelecidos para a área de pessoal devem permitir evidenciar que os custos constantes da demonstração de resultados correspondem a encargos e responsabilidades efectivos da Câmara Municipal de Tábua.

2 - Deverá ser garantida uma eficaz segregação de tarefas, devendo o acesso às aplicações informáticas da área em análise, ser limitadas quanto à sua consulta e alterações.

3 - A actualização do cadastro individual, controlo de presenças e horas extraordinárias, processamento de ajudas de custo, processamento de vencimentos, aprovação das folhas de vencimentos e respectivo pagamento deverão, sempre que possível, ser efectuadas por pessoas diferentes com acessos diferenciados à aplicação.

Artigo 84.º

Processo individual

A SPAPSG deve elaborar e manter actualizado o processo individual e cadastro de todos os funcionários da Câmara Municipal de Tábua devendo incluir todos os documentos inerentes à nomeação do funcionário.

Artigo 85.º

Recrutamento e selecção de pessoal

1 - O recrutamento consiste no conjunto de operações tendentes à satisfação das necessidades de pessoal da Câmara Municipal de Tábua.

2 - A selecção de pessoal consiste no conjunto de operações que, enquadradas no processo de recrutamento e mediante a utilização de métodos e técnicas adequadas, permitem avaliar e classificar os candidatos segundo as aptidões e capacidades para as funções a desempenhar.

3 - O recrutamento de pessoal para a Câmara Municipal de Tábua faz-se através de concurso, que, quanto à sua origem, pode classificar-se em concurso externo ou interno, ou quanto à natureza das vagas, em concurso de ingresso ou de acesso.

4 - A abertura de concurso é antecedida de um despacho autorizador pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal, que deverá ser remetido para a área de contabilidade da SCA para registo do respectivo cabimento, devendo ser visado pelo responsável daquela secção.

5 - Depois de lançado o concurso e após selecção do candidato, nos termos da legislação em vigor, é elaborado e assinado o termo de posse (cujas assinaturas do responsável da autarquia é autenticada pela imposição de selo branco), devendo o mesmo ser remetido para a área de contabilidade da SCA para proceder ao registo do respectivo compromisso.

DIVISÃO II

Processamento de abonos e descontos

SUBDIVISÃO I

Abonos

Artigo 86.º

Controlo de assiduidade

1 - Na Câmara Municipal de Tábua existem dois sistemas para controlar a assiduidade dos respectivos funcionários, o livro de ponto ou uma folha de ponto manual.

2 - A não existência de sistema de ponto em todas as dependências da autarquia, implica que o controlo diário seja efectuado na folha de assiduidade visada pelo responsável do serviço onde pertence o funcionário.

3 - Se a aplicação informática permitir, deve a SPAPSG emitir mensalmente listagens extraídas da aplicação de gestão de pessoal, de acordo com os elementos do livro de ponto, discriminando o total de horas normais e extraordinárias, o total de horas nocturnas normais e extras, bem como o absentismo, reportados a uma base diária.

4 - Quando os funcionários necessitam faltar ao serviço, estes preenchem um documento designado por "Participação de faltas ao serviço", que é assinado pelo próprio e validado pelo director de departamento/chefe de divisão ou outro responsável.

5 - Esta informação terá que ser entregue na SPAPSG, para esta secção elaborar as listagens mensais, visando o controlo do número de dias de acordo com a legislação em vigor.

Artigo 87.º

Controlo do período de férias

1 - O plano de férias é elaborado pela SPAPSG, tendo por base os elementos fornecidos por cada uma das unidades orgânicas. O referido plano é aprovado pelo responsável pela unidade orgânica, bem como pelo presidente ou seu substituto legal.

2 - Caso os funcionários necessitem de alterar as suas férias, é feito pedido de alteração de férias com parecer do director de departamento/chefe de divisão ou responsável pela unidade orgânica, e visto do presidente da Câmara ou seu substituto legal.

3 - Estes documentos são remetidos à SPAPSG, que deverá proceder ao controlo do número de dias de acordo com a legislação em vigor, proceder às alterações ao respectivo mapa de férias, remetendo cópia ao director de departamento/chefe de divisão ou responsável pela unidade orgânica.

Artigo 88.º

Remuneração base e subsídio de refeição

1 - De acordo com o controlo efectuado pela SPAPSG são registadas as alterações à situação do funcionário no que diz respeito à categoria, escalão, índice remuneratório, situação familiar e assiduidade.

2 - Para além do processamento mensal poderá existir lugar ao pagamento de vencimentos retroactivos, subsídio de férias e de Natal.

3 - A inserção do absentismo, cálculo dos abonos e conferência são efectuados na SPAPSG.

4 - Deverão, sempre que possível, ser funcionários distintos a proceder às alterações no cadastro do funcionário e ao cálculo efectivo dos valores a pagar, bem como a posterior conferência.

5 - Em caso de caducidade de contrato ou cessação de funções de funcionário, compete ao da SPAPSG zelar pelo controlo do não processamento de abonos e actualização do cadastro.

Artigo 89.º

Horas extraordinárias, nocturnas e em dias de descanso

1 - A prestação de trabalho extraordinário e em dia de descanso semanal, descanso complementar e feriado deve ser previamente autorizada pelo presidente da Câmara Municipal ou seu substituto legal, ou por quem, aquele, tenha delegado competência para o efeito.

2 - Os funcionários redigem um documento onde discriminam as horas extraordinárias, trabalho normal nocturno e trabalho em dias de descanso ou feriados. Este documento será assinado pelo trabalhador e visado pelo responsável pela unidade orgânica em que se integra o trabalhador, após o que é remetido à SPAPSG.

3 - O funcionário deve indicar qual a contraprestação pretendida, numerário, dispensa de um dia da semana ou acréscimo do período de férias.

4 - A SPAPSG procede à sua conferência e reconciliação, verificando o cumprimento dos limites legais e autorizações necessárias.

Artigo 90.º

Ajudas de custo

1 - Conforme detecção de necessidade de deslocação pelo funcionário este deverá formalizar um pedido de deslocação em serviço, a autorizar pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal.

2 - O funcionário, após deslocação em serviço, preenche o boletim itinerário com indicação das horas de realização, número de quilómetros efectuados com viatura própria ou documentos referentes às deslocações pagas pelo funcionário, quando aplicável.

3 - O boletim itinerário é entregue na SPAPSG que o remete para visto do presidente da Câmara ou seu substituto legal.

4 - O processamento contabilístico das ajudas de custo poderá ser enquadrado no processamento de salários ou individualmente, cabendo à área de contabilidade da SCA a emissão da ordem de pagamento e arquivo dos documentos de despesa inerentes.

Artigo 91.º

Prestações sociais directas

1 - Os funcionários apresentam documentos específicos para o abono em causa, entregando os documentos de prova necessários.

2 - Estes documentos serão entregues na SPAPSG, que os confere e processa.

SUBDIVISÃO II

Descontos

Artigo 92.º

Processamento de descontos

1 - A SPAPSG, de acordo com as disposições legais em vigor, processa os descontos obrigatórios do funcionário, bem como os descontos facultativos resultantes da opção do funcionário.

2 - A SPAPSG extrai os mapas de descontos para diversas entidades e remete à área de contabilidade da SCA, conjuntamente com os restantes documentos inerentes ao processamento de vencimentos.

SUBDIVISÃO III

Processamento de vencimentos

Artigo 93.º

Processamento

1 - A SPAPSG procede ao processamento de vencimentos mensal e emite os relatórios obrigatórios, nomeadamente:

a) Folhas de vencimentos e totais por classificação para a área de contabilidade da SCA;

b) Recibos de vencimento para os funcionários;

c) Relação de valores a creditar pelas entidades bancárias, em papel ou em ficheiro;

d) Mapas de descontos para as diversas entidades.

2 - Os relatórios são conferidos por um funcionário da SPAPSG e chefe da DGF, sendo submetidos ao visto de processamento pelo director da DAF e presidente da Câmara ou seu substituto legal, após o que regressam à SPAPSG que os envia aos seguintes serviços:

a) Os documentos referidos nas alíneas a) e d) são remetidos para a área de contabilidade da SCA, para registo contabilístico e emissão das ordens de pagamento e guias de recebimento referentes às retenções efectuadas;

b) O documento referido na alínea c) é remetido para o tesoureiro ou seu substituto e presidente ou seu substituto legal para autorização da movimentação das contas da autarquia;

c) A guia de descontos deverá ser remetida à tesouraria municipal, após validação pela área de contabilidade da SCA, para confirmação do recebimento;

d) Todos os documentos de despesa devem acompanhar os relatórios enunciados na alínea a), dado que cabe à área de contabilidade da SCA organizar o arquivo com todos os mapas e documentos justificativos do processamento efectuado.

Artigo 94.º

Pagamento de vencimentos

1 - O ofício com a relação de valores a transferir para os funcionários, dado que se trata de uma ordem de movimentação bancária, deve ser assinado simultaneamente pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal e tesoureiro ou seu substituto.

2 - A tesouraria após validação do ofício com a relação de valores a transferir para os funcionários, remete-o às entidades bancárias, conjuntamente com os mapas de valores a creditar.

DIVISÃO III

Contratos de tarefa e avença

Artigo 95.º

Definições

1 - Contrato de tarefa - este contrato é aplicável na execução de trabalhos específicos, com natureza excepcional, sem subordinação hierárquica, não podendo exceder o termo do prazo contratual inicialmente estabelecido, apenas se admitindo recorrer a este tipo de contrato quando não existam funcionários com as qualificações adequadas ao exercício das funções objecto da tarefa e a celebração de contrato de trabalho a termo certo for desadequada.

2 - Contrato de avença - este contrato tem como objecto prestações sucessivas no exercício da profissão liberal, apenas se podendo recorrer a este tipo de contrato quando não existam funcionários com as qualificações adequadas ao exercício das funções.

Artigo 96.º

Contratação

1 - O desenvolvimento do procedimento de contratação obedece ao Regime Jurídico de Despesas Públicas.

2 - A SPAPSG antes de abrir um procedimento para a contratação de trabalhador nos regimes de tarefa ou avença, terá que efectuar uma informação (pedido de cabimento) para que a área de contabilidade da SCA cabimente o valor previsto.

3 - Os contratos são celebrados em duplicado. O original fica arquivado na SPAPSG e o duplicado fica com o trabalhador. São realizadas duas cópias do contrato, distribuídas do seguinte modo:

a) Área de contabilidade da SCA, para registo do compromisso;

b) No próprio serviço.

4 - O serviço, no qual se enquadra o trabalhador, deverá ficar com cópia do contrato, dado que o do serviço tem como atribuição verificar se as cláusulas estão a ser cumpridas e se está a ocorrer alguma anomalia na prestação de serviços.

5 - Se houver anomalia na prestação de serviços ou incumprimento de prazos, o director de departamento/chefe de divisão ou outro responsável deve informar a SPAPSG para que analise a possibilidade da suspensão do contrato, e tal seja apreciado e decidido pela entidade competente.

Artigo 97.º

Processamento de abonos

1 - Mensalmente, a área de contabilidade da SCA regista a obrigação relativa a honorários e as retenções associadas, mediante o controlo dos contratos celebrados.

2 - A SPAPSG elabora uma ficha individual de cada trabalhador, com os dados referentes ao contrato do mesmo. Este procedimento tem como objectivo elaborar os mapas de prestação de contas, bem como, a declaração de IRS.

DIVISÃO IV

Procedimentos de auditoria

Artigo 98.º

Procedimentos de auditoria

Compete à SPAPSG elaborar e preparar mapas comparativos (períodos homólogos) da execução de despesas com pessoal:

1) Mensalmente deverá ser efectuado o controlo de vencimentos e outros abonos. A despesa mensal é confrontada com o valor orçamentado, o valor cabimentado e comprometido por classificação orgânica/económica;

2) Periodicamente deve ser efectuada comparação das despesas com pessoal com o período homólogo do ano anterior;

3) Deverá ser efectuado controlo mensal de horas extraordinárias e dos funcionários com o estatuto de trabalhador-estudante.

CAPÍTULO XI

Subsídios, protocolos e outros acordos de financiamento a favor de entidades terceiras

Artigo 99.º

Atribuição, celebração e pagamento

1 - Na sequência da formalização de pedidos à Câmara Municipal, de subsídios ou outro tipo de colaboração, por parte de entidade terceiras, o presidente da Câmara ou seu substituto legal, analisa os pedidos ou equaciona a necessidade de celebração de protocolos ou atribuição de subsídios e submete os mesmos, mediante proposta, à apreciação da Câmara Municipal.

2 - A proposta formulada pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal deve conter a informação sobre a instituição/entidade, rubrica económica e projecto/acção do Plano, montante previsto e justificação.

3 - Os acordos celebrados poderão envolver para além da comparticipação financeira directa, prestação de serviços, disponibilização de equipamentos ou existências, sendo neste último caso necessário a formalização de requisição interna.

4 - Antes da deliberação pela Câmara Municipal, a área da contabilidade da SCA de acordo com a proposta de atribuição de subsídios, elabora uma proposta de cabimento, com indicação do montante previsto de despesa, e regista o respectivo cabimento, sendo este aprovado pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal.

5 - Após deliberação pela Câmara Municipal, quando se decida pela concretização da despesa, é remetida cópia de deliberação para a área de contabilidade da SCA, de modo a registar o compromisso.

6 - Os protocolos, acordos de colaboração e contratos-programa são elaborados pela área de contabilidade da SCA, sendo estes apenas elaborados após confirmação do registo do compromisso.

7 - Após elaboração dos documentos, estes são numerados de forma sequencial e única na Câmara Municipal de Tábua. Este procedimento permite controlar quais os protocolos celebrados e a sua realização financeira.

8 - Os protocolos celebrados por entidades que não a Câmara Municipal mas que obriguem esta financeiramente, deverão ser sujeitos aos procedimentos de cabimento, compromisso e numeração sequencial instituídos nesta norma de controlo interno.

9 - A área de contabilidade da SCA, mediante a cópia do protocolo, deverá registar a obrigação com a entidade credora de transferências da autarquia, permitindo controlar na contabilidade patrimonial os valores em dívida.

10 - A área de contabilidade da SCA, de acordo com a cópia do protocolo, deverá controlar os pagamentos efectuados e execução financeira deste.

11 - A área de contabilidade da SCA deve controlar as datas de pagamento e processar a ordem de pagamento correspondente às obrigações vencidas em determinada data. Deverão ser anexos à ordem de pagamento respectiva, cópia da deliberação da reunião de Câmara, cópia do protocolo ou outros documentos representativos da despesa.

12 - Sempre que o subsídio, protocolo ou contrato-programa se destine ao financiamento de actividades previstas em orçamentos, planos de actividades ou documentos equivalentes, deve a Câmara Municipal de Tábua solicitar às entidades beneficiárias cópia destes onde constem as actividades a financiar, bem como os respectivos estatutos.

13 - A Câmara Municipal de Tábua deve constituir um arquivo obrigatório onde constem cópias dos orçamentos, planos de actividades ou documentos equivalentes e estatutos das entidades beneficiárias bem como do cartão de contribuinte destas.

14 - Os pagamentos referentes aos subsídios referidos no n.º 12 deste artigo, apenas se processarão após recolha dos documentos supra referidos.

15 - Os pagamentos são sujeitos a despacho do presidente da Câmara ou seu substituto legal.

Artigo 100.º

Controlo

1 - A área de contabilidade da SCA deve manter um registo dos protocolos celebrados, com indicação do objecto, das condições de pagamento, prazo de validade e possibilidade de renovação.

2 - Periodicamente a área de contabilidade da SCA deve efectuar a confrontação dos balancetes de outros credores, nomeadamente credores de transferência, com os contratos celebrados até à data e em vigor, de modo a averiguar se as responsabilidades decorrentes destes estão correctamente reflectidas em termos orçamentais e patrimoniais.

CAPÍTULO XII

Subsídios, protocolos e outros acordos de financiamento a favor da autarquia

Artigo 101.º

Objectivo

1 - É objectivo deste capítulo instituir procedimentos de controlo de receita proveniente de diversas fontes de financiamento e despesa efectuada à qual está consignada esta receita.

2 - Serão ainda definidas competências dos vários serviços no controlo da execução e análise da informação apurada.

Artigo 102.º

Controlo

1 - Independentemente da unidade orgânica responsável pela elaboração das candidaturas, todos os contratos-programa ou acordos de colaboração devem ser numerados sequencialmente por ano civil pela área de contabilidade da SCA, ficando a DGF com cópias de todos os acordos celebrados.

2 - Mediante a comunicação de atribuição ou homologação dos financiamentos, a área de contabilidade da SCA deve registar o direito correspondente nas contas de proveitos do ano ou diferidos e na conta de entidade devedora da transferência.

3 - A DGF deve assegurar a existência de uma conta corrente por cada comparticipação obtida, por projecto e por entidade financiadora.

4 - No caso dos subsídios ao investimento, a informação deve ser discriminada por acção do Plano Plurianual de Investimentos, indicando-se o respectivo código e designação da acção, tendo-se em conta:

a) Os programas que sustentam os acordos de cooperação técnica e financeira entre administração central e autarquia;

b) Os programas e medidas dos quadros comunitários de apoio;

c) Outros financiamentos externos obtidos.

5 - Os serviços responsáveis pela execução dos projectos financiados devem assegurar o acompanhamento de todas as acções com impacto financeiro nas diferentes fases dos projectos comparticipados, nomeadamente, a aprovação do financiamento, a emissão de pedidos de pagamento e respectiva liquidação e cobrança, comunicando estas operações à DGF;

6 - Os serviços responsáveis pela execução dos projectos financiados são responsáveis pela emissão e remessa dos pedidos de pagamento, bem como pelo acompanhamento da respectiva cobrança;

7 - Para efeitos de controlo a DGF deve assegurar informação actualizada por projecto/acção do Plano Plurianual de Investimentos sobre as despesas já realizadas, comparticipações recebidas/a receber e empréstimos utilizados/a utilizar.

CAPÍTULO XIII

Passivos financeiros

DIVISÃO I

Disposições gerais

Artigo 103.º

Objectivo

O presente capítulo visa estabelecer procedimentos e medidas de controlo interno dos processos de contracção, utilização e contabilização de movimentos associados a passivos financeiros, particularmente empréstimos bancários.

Artigo 104.º

Contracção de empréstimos

1 - O processo de contracção de empréstimo para a autarquia encontra-se sujeito ao disposto no quadro de competências e regime jurídico de funcionamento dos órgãos dos municípios e freguesias e nas resoluções do Tribunal de Contas aplicáveis.

2 - A abertura de procedimento de consulta para contracção de empréstimo, deliberada pela Câmara Municipal sob proposta do respectivo presidente ou seu substituto legal.

3 - No processo de contracção de empréstimo deve constar cópia das grandes opções do plano com indicação do projecto a financiar, quando seja aplicável.

4 - O órgão executivo decide sobre a necessidade de contrair empréstimos mediante proposta do presidente da Câmara ou seu substituto legal.

5 - A DGF procede à consulta às entidades bancárias e organiza o processo de consulta com as seguintes informações, entre outras:

a) Finalidade;

b) Natureza;

c) Montante;

d) Período de utilização;

e) Período de diferimento.

6 - A recepção das propostas apresentadas pelas instituições de crédito é efectuada pela Secção de Expediente, Taxas e Licenças, remetidas à DGF, e guardadas em cofre, até apreciação pela comissão de análise.

7 - Constituem o arquivo da DGF os seguintes documentos:

a) Ofícios;

b) Cópias das deliberações;

c) Mapas apresentados;

d) Cópia das grandes opções do plano.

8 - A comissão de análise definida apresenta justificação para a escolha de proposta mais vantajosa e o presidente ou seu substituto legal apresenta a proposta a efectuar à Câmara.

9 - A Câmara Municipal delibera sobre a sujeição da proposta à aprovação da Assembleia Municipal.

10 - Após deliberação da Assembleia Municipal, é comunicada pelo presidente ou seu substituto legal a adjudicação à instituição bancária escolhida.

11 - A instituição bancária elabora uma proposta de minuta do contrato de empréstimo, que será aprovada e assinada pelo presidente da Câmara ou seu substituto legal.

12 - O contrato considera-se perfeito após assinatura das partes ou após visto do Tribunal de Contas quando careça deste.

13 - Cabe à DGF organizar e remeter os documentos, com assinatura do presidente da Câmara ou seu substituto legal, exigidos pelo Tribunal de Contas para concessão de visto, quando aplicável.

14 - De acordo com o POCAL, sempre que seja contratado um empréstimo torna-se necessário proceder à alteração do orçamento, de modo a reflectir o aumento da receita arrecadada.

15 - A área de contabilidade da SCA deverá receber cópia do contrato de modo a proceder ao registo contabilístico do empréstimo obtido.

16 - Sempre que haja necessidade da libertação de montantes dos empréstimos contratados, após solicitação pelo presidente ou seu substituto legal, cabe à DGF elaborar o ofício a remeter à instituição bancária com indicação do montante, após solicitação pelo presidente ou seu substituto legal.

17 - No que respeita à utilização de montantes contratados, a área de contabilidade da SCA com base no pedido de utilização emite a guia de recebimento e regista o recebimento, de acordo com o enunciado nas modalidades de liquidação e cobrança de receita.

18 - Aquando do vencimento da amortização, após comunicação da instituição bancária, a área de contabilidade da SCA envia o documento para confirmação para o chefe da DGF, após o que emite a ordem de pagamento respectiva e solicita à tesouraria municipal o registo do seu pagamento.

DIVISÃO II

Procedimentos de auditoria

Artigo 105.º

Objectivo

Os procedimentos de auditoria efectuados na área de empréstimos têm como objectivo verificar a coerência e regularidade de todos os compromissos assumidos, procurando validar a correcção e execução dos procedimentos instituídos, verificar as decisões tomadas e validar contabilisticamente as informações financeiras apresentadas, devendo ser efectuados os seguintes testes:

1) Análise da conformidade dos procedimentos de contracção de empréstimos;

2) Validação dos valores incluídos nas amortizações e dos valores contabilizados através das regras instituídas pelo POCAL, com recurso a mapas financeiros dos empréstimos, cruzando a informação contabilística e a informação apresentada pelas entidades bancárias. Este teste deverá ser efectuado através de um processo de amostragem dos empréstimos contraídos pela Câmara Municipal de Tábua;

3) Confirmação dos valores dos juros contabilizados pela Câmara Municipal de Tábua de acordo com os empréstimos contraídos.

4) Verificação do arquivo dos documentos relevantes para salvaguarda dos empréstimos contraídos. Para garantir a segurança da informação financeira, é necessário assegurar que toda a documentação relevante para a integridade do registo dos passivos financeiros se encontra devidamente arquivada e identificada na área de contabilidade da SCA.

Artigo 106.º

Controlo de passivos financeiros

1 - Cabe à DGF no âmbito do controlo da execução financeira do empréstimo, efectuar numa base periódica os seguintes testes:

a) Confrontação da receita (extracto da conta de empréstimos) com o mapa de totais utilizados;

b) Confrontação da despesa efectiva (encargos de amortização e juros) com o mapa de controlo.

2 - Compete ainda à DGF no âmbito das suas funções de controlo:

a) Elaborar um mapa de controlo onde constam os elementos relativos aos empréstimos, incluindo pedidos de libertação e datas respectivas;

b) Elaborar um mapa com a previsão de encargos a satisfazer em anos seguintes.

Artigo 107.º

Circularização a entidades bancárias

1 - O objectivo da circularização a entidades bancárias é o de garantir externamente uma confirmação de saldos, apresentando, assim, um maior grau de confiança na informação.

2 - O documento de resposta da entidade bancária deverá identificar saldos e apresentar, sempre que possível, o mapa financeiro dos empréstimos contraídos pela Câmara Municipal de Tábua. Esta informação externa servirá de apoio para o cruzamento de informação com os dados registados na área de contabilidade da SCA.

CAPÍTULO XIV

Sistema de arquivo de documentação contabilística

Artigo 108.º

Processo de arquivo

1 - Os documentos e livros de escrituração genéricos do sistema contabilístico encontram-se definidos no POCAL, existindo, no entanto, outros documentos suporte adoptados pela autarquia na prossecução das fases de execução orçamental e operações não orçamentais.

2 - Os documentos referentes à gestão do orçamento, nomeadamente de revisão e alteração, serão arquivados por ordem cronológica de contabilização.

3 - O arquivo temporário do processo de despesa deverá ser organizado em duas pastas:

a) Cabimentos por ordem cronológica de contabilização e dentro desta por ordem sequencial numérica;

b) Arquivo do processo de despesa a iniciar com o documento suporte ao compromisso, por ordem sequencial numérica deste. Os restantes documentos referentes ao registo contabilístico da despesa deverão ser arquivados com indexação ao arquivo do documento suporte ao compromisso, independentemente da sua data de contabilização.

4 - O arquivo final do processo de despesa ocorre após o pagamento, e deverá ser organizado por ordem sequencial numérica da ordem de pagamento respectiva.

5 - O procedimento referido para a organização definitiva do processo de despesa, permite a associação e agregação de documentos referentes a cada processo, facilitando a conferência de documentos e respectivas validações, durante o processo em causa.

6 - Relativamente à execução orçamental da receita, os documentos suporte ao registo contabilístico, deverão ser arquivados com indexação à guia de recebimento, seguindo o arquivo cronológico e dentro deste por serviço emissor obedecendo à ordem sequencial numérica da guia de recebimento.

7 - No que respeita a operações de carácter não orçamental, deverá ser estabelecido um arquivo referente à receita e outro referente à despesa. O processo de despesa de operações de tesouraria é arquivado por ordem sequencial numérica das ordens de pagamento de tesouraria. O processo de receita não orçamental segue a organização por ordem sequencial numérica das guias de recebimento de tesouraria.

8 - Será ainda mantido um arquivo específico para operações patrimoniais sem reflexão orçamental, nomeadamente no que respeita a lançamentos efectuados pela área de contabilidade da SCA, tesouraria municipal e armazém, obedecendo a uma ordem cronológica e sequencial numérica.

CAPÍTULO XV

Controlo de ambientes informáticos

Artigo 109.º

Disposições gerais

1 - Cabe a cada departamento ou divisão, em consonância com o núcleo de informática, definir quais os acessos para cada funcionário nos seguintes moldes:

a) Dependendo da sua função dentro do serviço, quais as operações informáticas mais usuais no âmbito do seu trabalho;

b) Cada funcionário deverá ter uma password única, de modo a identificar os registos efectuados por este;

c) Quais as aplicações a que deverá ter acesso;

d) De acordo com as vistas disponibilizadas pela aplicação, definir qual a possibilidade de visualização, inserção, modificação e remoção de elementos;

e) Possibilidade de acesso aos módulos de configuração e acesso directo a tabelas.

2 - Depois de validada a proposta de acessos, o núcleo de informática regista nas aplicações o perfil dos utilizadores validando na proposta a data dessa operação. A password deve ser escolhida pelo funcionário e deve ser apenas do conhecimento deste, sendo este responsável pelos registos efectuados com o seu login.

3 - Deve ser instituída uma mudança de password periódica, de modo a evitar o uso indevido de login's.

4 - Aquando da necessidade de alteração de perfis, o processo segue o mesmo procedimento aplicável à sua definição inicial.

5 - Devem ser designados, por cada aplicação, responsáveis pela constituição de cópias de segurança, assim como a periodicidade das mesmas. Esta definição caberá ao núcleo de informática.

6 - No que respeita à gestão de rede cabe ao responsável pelo núcleo de informática, único sem restrições no acesso, o controlo de todas as aplicações.

CAPÍTULO XVI

Disposições finais

Artigo 110.º

Entrada em vigor

A presente Norma de Controlo Interno entra em vigor no dia seguinte à data da sua publicação no Diário da República.