Aviso 10 625/2002 (2.ª série) - AP. - Manuel Alberto da Silva Pereira, presidente da Câmara Municipal de Santa Cruz das Flores, no uso da competência que lhe é atribuída pela alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, com as alterações introduzidas pela Lei 5-A/2002, de 11 de Janeiro, torna público o Regulamento do Sistema de Controlo Interno do Município de Santa Cruz das Flores, aprovado pela Câmara Municipal em reunião ordinária do dia 28 de Outubro de 2002.

14 de Novembro de 2002. - O Presidente da Câmara, Manuel Alberto da Silva Pereira.

Regulamento do Sistema de Controlo Interno do Município de Santa Cruz das Flores

Introdução O Pano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, na nova redacção dada pela Lei 162/99, de 14 de Setembro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica.

Assim, ao abrigo do n.º 1 do artigo 11.º do Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, na nova redacção dada pelo n.º 1 do artigo 10.º da Lei 162/99, de 14 de Setembro, foi elaborado o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno.

CAPÍTULO I

Artigo 1.º

Objectivos

O presente Regulamento visa estabelecer um conjunto de regras, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar, de forma eficaz, o desenvolvimento das actividades da autarquia e reforçar a confiança nas contas, registos e documentos de suporte, de modo a permitir a preparação da informação financeira em tempo oportuno, rigoroso e fiável.

CAPÍTULO II

Documentos previsionais

Artigo 2.º

Grandes opções do plano e orçamento

A autarquia adoptará como documentos previsionais as grandes opções do plano e orçamento.

Artigo 3.º

Grandes opções do plano

As grandes opções do plano definirão as grandes linhas de desenvolvimento estratégico da autarquia, englobando, sem prejuízo de outras, o Plano Plurianual de Investimentos, de horizonte móvel de quatro anos e actividades mais relevantes de gestão autárquica.

Artigo 4.º

Orçamento

1 - A elaboração do orçamento deve obedecer às seguintes regras provisionais:

a) As importâncias relativas a impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses anteriores à sua elaboração;

b) As importãncias relativas às transferencias correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento as constantes do Orçamento do Estado em vigor;

c) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação;

d) Os valores previstos para as despesas com o pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares no quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratados a termo certo, bem como aqueles cujos contratos estejam aprovados.

2 - Para apoio ao acompanhamento da execução orçamental são elaborados os seguintes mapas:

a) Controlo orçamental - despesa;

b) Controlo orçamental - receita;

c) Fluxos de caixa.

CAPÍTULO III

Documentos de prestação de contas

Artigo 5.º

Consideram-se documentos de prestação de contas, o balanço, a demonstração de resultados, os mapas de execução orçamental, os anexos, as demonstrações financeiras e o relatório de gestão, bem como os mapas de execução anual do plano plurianual de investimentos.

CAPÍTULO IV

Das receitas

Artigo 6.º

O processamento será executado pelos Serviços de Contabilidade (código 1.1), Taxas e Licenças (código 1.2), Notariado (código 1.3), Execuções Fiscais (código 1.4), Serviço de Pessoal (código 1.5), Serviço de Obras (código 1.6), Serviço de Águas e Saneamento (código 1.7).

Artigo 7.º

A emissão de facturas será cometida à Secção de Contabilidade,

Artigo 8.º

Os serviços referidos no artigo 6.º liquidarão as seguintes receitas:

1.1 - Secção Financeira - área de contabilidade:

a) Impostos;

b) Transferências;

c) Descontos em vencimentos;

d) Outras receitas a cobrar pela secção que não sejam cobradas através de outro serviço.

1.2 - Secção Financeira - área de impostos, taxas e licenças

a) Caça;

b) Fotocópias de documentos e fornecimento de caderno de encargos e programas de concurso;

c) Rendas;

d) Feiras e mercados;

e) Certidões;

f) Condução e registo de velocípedes e veículos;

g) Ocupação da via pública;

h) Cemitério;

i) Instalações abastecedoras de carburantes, ar ou água;

j) Receitas virtuais;

k) Espectáculos;

l) Alimentação;

m) Transportes escolares;

n) Publicações;

o) Quaisquer outras receitas criadas ou a criar que não sejam liquidadas através de outro serviço.

1.3 - Repartição Administrativa - notariado:

a) Escrituras e contratos avulso;

b) Certidões.

1.4 - Repartição Administrativa - execuções fiscais:

a) Quantias executadas;

b) Certidões.

1.5 - Secção Administrativa - área de pessoal:

a) Indemnizações das companhias de seguro;

b) Certidões.

1.6 - Divisão de Obras e Serviços Urbanos:

a) Licenças para obras de construção, reparação e outras;

b) Licença de habitabilidade e ocupação;

c) Vistorias;

d) Fornecimento de plantas topográficas;

e) Ocupação da via pública por motivo de obras;

f) Taxas de urbanização;

g) Mais-valias;

h) Averbamentos em processos de loteamento;

i) Informação prévia sobre loteamentos;

j) Reapreciação de processos;

k) Taxas de emissão de alvarás;

l) Quaisquer receitas respeitantes ao urbanismo ou obras que não sejam liquidadas por outro serviço.

1.7 - Secção Financeira - área do serviço de águas:

a) Consumos de água e aluguer de contadores;

b) Taxas de saneamento;

c) Quaisquer receitas respeitantes ao serviço de águas ou saneamento que não sejam liquidadas por outro serviço.

Artigo 9.º

Procedimentos

1 - Os serviços constantes do artigo anterior processarão as guias de receita, que serão entregues na tesouraria.

2 - A tesouraria após ter conferido os documentos que lhe foram presentes procederá à arrecadação da receita e ao respectivo lançamento na aplicação informática.

CAPÍTULO V

Da realização das despesas

Artigo 10.º

Processamento

As operações relativas ao processamento da despesa serão desenvolvidas na Secção Financeira - área de contabilidade, e tesouraria.

Artigo 11.º

Elaboração de documentos

1 - A elanoração de documentos relativos a liquidação das despesas legalmente contraídas, com excepção das que digam respeito a pessoal, será efectuada na área de contabilidade e de seguida enviados à tesouraria para pagamento.

2 - As folhas de remunerações serão processadas na área do pessoal.

Artigo 12.º

Das requisições

1 - Os materiais necessários ao funcionamento dos serviços apenas poderão ser adquiridos por requisição ou contrato.

2 - As requisições serão elaboradas pela área de contabilidade mediante deliberação da Câmara Municipal, ou despacho de presidente da Câmara ou de quem o substituir ou de quem tenha competência delegada, após ter sido efectuado o cabimento orçamental no pedido pelos respectivos serviços.

2 - Têm competência para assinar as requisições, bem como os pedidos de requisição:

a) O presidente da Câmara ou quem o substituir ou quem tenha competência delegada.

Artigo 13.º

Pagamentos

1 - A tesouraria, uma vez na posse dos documentos referidos no artigo 11.º, fará a sua conferência e efectuará o pagamento em dinheiro, cheque ou através de transferência bancária.

2 - De seguida, o tesoureiro efectuará o lançamento na respectiva aplicação informática.

CAPÍTULO VI

Da contabilidade

Artigo 14.º

Âmbito da contabilidade

A contabilidade municipal abrange todas as operações relativas à arrecadação de receitas, à emissão de requisições e à realização das despesas e compreende um conjunto de tarefas e operações como meio de manter a informação financeira, envolvendo a identificação, a agregação, a análise, o cálculo, a classificação, o lançamento, o resumo e o relato das várias operações e acontecimentos.

CAPÍTULO VII

Competências

Artigo 15.º

Compete ao responsável pela área de contabilidade assinar todos os documentos e informações, identificando a qualidade em que o faz, incluindo as reconciliações nas contas de empréstimos.

Artigo 16.º

1 - As reconciliações bancárias serão feitas mensalmente, pelo responsável pela área de contabilidade e consistem na verificação dos cheques movimentados e dos que se encontram por movimentar e ou a diferença entre os saldos bancários e os contabilísticos, que deverão ser prontamente regularizados, se tal se justificar.

2 - A responsabilidade pelos erros e omissões será imputada ao tesoureiro, salvo se se provar o contrário.

Artigo 17.º

Outras reconciliações

1 - Semestralmente o responsável pela contabilidade fará a reconciliação entre os extractos da conta corrente de clientes e fornecedores com as respectivas contas da autarquia, cujos movimentos sejam superiores a 2493,99 euros.

2 - As contas de devedores e credores ficam igualmente sujeitas a reconciliações, sob a responsabilidade da área de contabilidade.

3 - Ficam ainda sujeitos a reconciliações as contas de empréstimos bancários, incluindo o controlo do cálculo dos juros, sob a responsabilidade da Secção de Contabilidade.

4 - Da mesma forma serão efectuadas reconciliações nas contas do Estado e outros entes públicos, sob a responsabilidade da área de contabilidade.

5 - Na área de contabilidade serão ainda conferidas as facturas com as guias de remessa e a requisição externa, sendo seguidamente emitidas as respectivas ordens de pagamento. Das ordens de pagamento relativas a bens de imobilizado serão enviadas cópias às áreas de património e do serviço de armazém.

3 - Sempre que existam facturas com mais de uma via será aposto o carimbo de "duplicado".

CAPÍTULO VIII

Documentos

Artigo 18.º

Enumeração

No sistema de contabilidade utilizar-se-ão os documentos e suportes de escrituração cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

Artigo 19.º

Documentos obrigatórios

1 - São documentos obrigatórios os seguintes:

a) Os registos de inventários do património, que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2 do POCAL;

b) Os suportes de registo das operações relativas às receitas e despesas, custos e proveitos, bem como aos pagamentos e recebimentos e que constam do ponto 2.8.2.3 do POCAL;

c) Os documentos referidos na alínea anterior são objecto de registo contabilístico no diário, no razão folha de caixa e no resumo diário de tesouraria;

d) A partir do registo no diário e no razão são elaborados os balancetes e o balanço.

Artigo 20.º

Procedimentos

1 - O cabimento e o compromisso são registados nos respectivos documentos, por ordem cronológica.

2 - Os pagamentos e recebimentos são registados, diariamente, na folha de caixa e no registo diário de tesouraria, evidenciando as disponibilidades.

3 - O acompanhamento das operações contabilísticas efectua-se através de balancetes mensais

CAPÍTULO IX

Disponibilidades

Artigo 21.º

Montante em caixa

Para assegurar o controlo das disponibilidades é necessário que exista diariamente em caixa um montante em numerário, que não exceda 20 euros, para fazer face às necessidades da autarquia, o qual pode ser alterado por deliberação da Câmara Municipal.

Artigo 22.º

Cobranças efectuadas por outros serviços municipais

A cobrança de receitas relativas a águas será efectuada por funcionário designado pelo presidente da Câmara, pelos CTT, através de débito em conta bancária.

Artigo 23.º

Responsabilidade

A responsabilidade pelos montantes cobrados fora da tesouraria será cometida àqueles que os efectuarem.

Artigo 24.º

Extractos de conta

1 - De todas as contas de que a autarquia é titular e para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento, serão obtidos extractos, sempre que necessário, para efeito de reconciliações.

2 - O pedido dos extractos será feito pelo responsável do serviço de contabilidade.

CAPÍTULO X

Competências

Artigo 25.º

Movimentação de contas

Compete ao tesoureiro, em simultâneo com o presidente da Câmara, ou outro elemento desse órgão em que este delegue, a movimentação das contas bancárias.

Artigo 26.º

Cheques

1 - Os cheques não preenchidos ficam à guarda do tesoureiro.

2 - Ficam igualmente à guarda do tesoureiro os cheques emitidos e posteriormente anulados, sendo neste caso inutilizadas as assinaturas, se as houver, e arquivados por ordem.

3 - Findo o período de validade dos cheques em trânsito proceder-se-á ao seu cancelamento junto da instituição bancária emissora, procedendo-se, de seguida, à regularização dos registos contabilisticos.

Artigo 27.º

Responsabilidade do pessoal afecto à tesouraria

1 - O tesoureiro é responsável pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda.

2 - O tesoureiro é igualmente responsável pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas respondendo directamente perante o órgão executivo.

3 - A responsabilidade por situações de alcance não imputável ao tesoureiro estranho aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no desempenho das funções de gestão, controlo e apuramento dos valores, houver procedido com culpa.

4 - Os demais funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o tesoureiro.

5 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, valores e documentos entregues à sua guarda, é verificado, na sua presença ou do seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a responsabilidade, a realizar pelo responsável da contabilidade, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, e sem prévio aviso;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

6 - Dos montantes conferidos serão lavrados termos de contagem que serão assinados:

a) Pelo presidente da Câmara, chefe da Repartição Administrativa e tesoureiro;

b) Pelo presidente da Câmara, chefe da Repartição Administrativa, tesoureiro empossado e tesoureiro cessante, no caso da alínea d) do número anterior.

CAPÍTULO XI

Do património e aprovisionamento

Artigo 28.º

Realização de despesas

1 - Compete à Secção Financeira - área do aprovisionamento, o desenvolvimento de todos os procedimentos relativos à realização de despesas com a locação, aquisição de bens e serviços, sendo cometida a respectiva contratação ao Serviço de Notariado, salvo quando se encontre em causa processo especializado, nomeadamente a elaboração de planos de ordenamento do território, precedendo de despacho do presidente da Câmara, quanto à unidade orgânica responsável pelo processo.

2 - Compete ainda ao mesmo serviço, informar quanto ao procedimento adequado, de acordo com as normas legais aplicáveis.

3 - A realização das despesas deverá respeitar o Plano Plurianual de Investimentos, tendo por base deliberações do órgão executivo, bem como despachos do presidente da Câmara e vereadores ou dirigentes com competência delegada.

4 - As referidas despesas serão sempre precedidas de cabimento e compromisso a efectuar sob a orientação do responsável do Serviço de Contabilidade.

5 - Os Serviços de Contabilidade e Património deverão observar o cumprimento das normas legais aplicáveis em matéria de empreitadas e fornecimentos, no âmbito das respectivas competências.

CAPÍTULO XII

Do imobilizado

Artigo 29.º

1 - Para controlo do imobilizado existirão fichas que serão mantidas permanentemente actualizadas.

2 - As aquisições de imobilizado deverão ser efectuadas de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documento equivalente emitido pelos responsáveis designados para o efeito, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos.

3 - Devem ser realizadas reconciliações entre os registos de fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes das aquisições e das amortizações acumuladas.

4 - Deve ser efectuada a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado e respectiva conferência com os registos, procedendo-se prontamente às regularizações a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

CAPÍTULO XIII

Do armazém

Artigo 30.º

Gestão de stocks

A gestão de stocks é da responsabilidade do responsável pelo armazém.

Artigo 31.º

1 - A entrega dos materiais será feita no armazém municipal, sendo as existências controladas pelo responsável designado pelo presidente da Câmara ou pelo respectivo dirigente.

2 - O responsável pelo armazém, sempre que proceda à recepção dos bens, deverá confrontá-los com a respectiva guia de remessa e apor o carimbo "recebido e conferido", ficando obrigado a remeter uma cópia à contabilidade, património ou aprovisionamento.

Artigo 32.º

Entrega de bens

O Serviço de Armazém apenas faz entregas mediante requisição interna, devidamente autorizada pelo presidente da Câmara, vereadores, dirigente.

Artigo 33.º

Fichas de existências

As fichas de existências de armazém devem estar permanentemente actualizadas, sendo da responsabilidade do fiel de armazém.

Artigo 34.º

Controlo de existências

1 - Semestralmente, ou quando se entender necessário, dever-se-á proceder à inventariação física das existências de armazém.

2 - O controlo das existências é da responsabilidade conjunta dos responsáveis do armazém, património e aprovisionamento, auxiliados por funcionários designados para o efeito.

3 - Para efeitos do n.º 1, poder-se-ão utilizar destes de amostragem.

4 - Em caso de irregularidades deverão ser apuradas as respectivas responsabilidades.

Artigo 35.º

Documental

1 - Circulação de documentos/abertura de correio:

a) A abertura do correio é da responsabilidade do chefe da Secção Administrativa - área do expediente - sendo este devidamente registado e ou digitalizado, para seguidamente ir a despacho do presidente da Câmara, por forma a ser expedido para as secções respectivas;

b) O expediente, centraliza assim, quer as entradas, quer as saídas de correspondência, não podendo estas operações ser realizadas por qualquer outro sector, sob pena de responsabilidade disciplinar;

c) A circulação de documentos entre secções será centralizada na área de expediente, sendo actualizados os registos das precedências e destinos dos precessos;

d) A abertura de novos processos de arquivo de correspondência será sujeita ao visto do chefe da Secção Administrativa.

Artigo 36.º

Arquivos

1 - Os arquivos do município serão constituídos por:

Arquivos activos;

Arquivos semi-activos, que serão objecto de gestão partilhada entre os responsáveis das secções e do responsável pelo arquivo;

Arquivos inactivos.

2 - Arquivos activos nas secções;

a) Pelos arquivos activos serão responsáveis as respectivas secções em que estes se integrem;

b) Deverão estar colocados nestes arquivos os documentos conforme manda a Portaria 412/2001, de 17 de Abril;

c) A abertura de novos processos de arquivo é da inteira responsabilidade do chefe de secção ou do responsável pelo serviço.

3 - Arquivos semi-activos colocados nos serviços:

a) A gestão dos documentos colocados nos arquivos semi-activos é da responsabilidade partilhada entre as secções de origem e a Secção Administrativa - área de arquivo;

b) O acesso a estes documentos é condicionado a requisição ao nível dos chefes de secção ou responsáveis pelos serviços, ficando estes responsáveis pelos documentos requisitados para uso nas secções.

4 - Arquivo inactivo:

a) A responsabilidade pelos documentos colocados no arquivo inactivo é da Secção Administrativa - área de arquivo e documentação;

b) O acesso a estes documentos é restrito a funcionários autorizados pelo chefe ou responsável para esse efeito, e condicionado ao local do arquivo, não podendo, em caso algum, o processo sair do local;

c) Todas as cópias dos documentos em causa terão que ser requisitadas ao serviço responsável, sendo entregues por este a posteriori.

Artigo 37.º

1 - Uso de papel e outro material de escritório:

a) A aquisição de papel, bem como de material de escritório, clips, agrafes, lápis, esferográficas etc., que possam vir a integrar processos classificados como "C", terão obrigatoriamente que colher parecer do chefe da Secção Administrativa - área do arquivo e documentação;

b) Os pareceres emitidos no âmbito do número anterior terão que ter em conta o tipo de materiais, sua durabilidade, efeito do tempo e condições específicas na sua conservação e adequabilidade do material proposto;

c) A inutilização de documentos terá que ser sujeita a despacho, sob proposta do chefe da Secção Administrativa - área de arquivo e documentação, formando-se para o efeito uma comissão de abate nos termos da lei.

Artigo 38.º

Outros procedimentos

1 - Chaves - chaveiro geral:

a) A Secção Administrativa - área de expediente, organizará um chaveiro geral com os duplicados das chaves de todos os imóveis à posse da Câmara;

b) O acesso a este chaveiro será apenas do chefe da Secção Administrativa e do presidente da Câmara;

c) Os originais das chaves estarão nas portarias dos respectivos edifícios, e no caso de inexistência destas serão entregues aos responsáveis pelas zonas físicas em causa;

d) O chefe da Secção Administrativa manterá um registo de todos os funcionários que estão à posse permanente de chaves de imóveis;

e) O código das fechaduras dos edifícios principais dos Paços do Concelho e oficinas, serão mudadas de quatro em quatro anos.

Artigo 39.º

1 - Uso de telemóveis/chamadas particulares:

a) Todos os funcionários terão direito a chamadas pessoais com o limite de 10 euros por mês;

b) Ultrapassado o valor referido no número anterior, serão debitados ao tesoureiro mensalmente, pelo Serviço de Expediente, os valores a liquidar a cada funcionário;

c) A central telefónica deverá possuir um sistema de conta corrente por funcionário, controlando dos valores e as chamadas de destino;

d) À excepção do eleitos locais e do chefe de repartição, todos os telefonemas terão, obrigatoriamente, que passar pela central telefónica, independentemente da sua localização;

e) A Secção Administrativa deverá mandar bloquear, na íntegra, as chamadas de valor acrescentado;

f) O uso de telemóvel particular apenas será permitido nas pausas previstas no horário de trabalho;

g) No decorrer de reuniões de trabalho os telemóveis pessoais deverão ser desligados.

Artigo 40.º

1 - O presente Regulamento terá a validade de quatro anos, devendo considerar-se reportado a Janeiro de 2002.

2 - A renovação do presente Regulamento será feita de quatro em quatro anos, sendo a primeira em 2006.

CAPÍTULO XIV

Disposições finais

Artigo 41.º

Substituições

Em caso da vacatura do cargo, faltas e impedimentos, as competências atribuídas nos artigos anteriores serão assumidas pelo substituto legal.

Artigo 42.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no 15.º dia subsequente ao da sua aprovação.