de 9 de Janeiro
A Portaria 1143/2001, de 27 de Setembro, aprovou o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas.Decorridos mais de quatro anos desde a sua publicação, a aplicação do consagrado na referida portaria deu origem à verificação da necessidade de se proceder à actualização de alguns conceitos constantes do Regulamento Arquivístico, bem como da tabela de selecção de documentos, constante do anexo I.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, manda o Governo, pelo Ministro da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas e pela Ministra da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas no que se refere à avaliação, selecção, conservação e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º É revogada a Portaria 1143/2001, de 27 de Setembro.
3.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
Em 27 de Outubro de 2006.
O Ministro da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas, Jaime de Jesus Lopes Silva. - Pela Ministra da Cultura, Mário Vieira de Carvalho, Secretário de Estado da Cultura.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA
AGRICULTURA, DO DESENVOLVIMENTO RURAL E DAS PESCAS
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas, adiante designada por SEG-MADRP.
2.º
Avaliação de documentos
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SEG-MADRP tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.2 - Os prazos de conservação administrativa dos documentos, da responsabilidade da SEG-MADRP, são os que constam da tabela de selecção, anexo I da presente portaria.
3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
4 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SEG-MADRP.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SEG-MADRP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados, em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 9.º
4.º
Tabela de selecção de documentos
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SEG-MADRP obter o parecer favorável do IAN/TT enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
6.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas referidas no artigo 5.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem.
2 - Os formulários referidos no número anterior são os que constam dos anexos II e III à presente portaria.
7.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
8.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O formulário consta do anexo IV da presente portaria.
9.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.
2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:
Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
Local e data de execução da transferência;
Assinaturas e carimbo.
3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
4 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.
10.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da SEG-MADRP atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
11.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre o disposto na presente portaria.
Do ANEXO I ao ANEXO IV
(ver documento original)
