Aviso 7014/2002 (2.ª série) - AP. - Ápio Cláudio do Carmo Assunção, presidente do conselho da administração da Associação Municípios de Terras de Santa Maria:

Torna público que a Assembleia Intermunicipal da Associação de Municípios de Terras de Santa Maria, em reunião ordinária realizada no dia 18 de Abril de 2002 e sob proposta do conselho de administração aprovada em 27 de Dezembro de 2001, deliberou, por unanimidade, aprovar o Regulamento Interno de Inventário e Cadastro do Património da Associação de Municípios de Terras de Santa Maria que se publica em anexo.

3 de Junho de 2002. - O Presidente do Conselho de Administração, Ápio Cláudio do Carmo Assunção.

Regulamento Interno de Inventário e Cadastro do Património

Introdução Face às actuais exigências da gestão municipal, e para garantir o papel que os municípios desempenham na satisfação das necessidades colectivas, é de grande importância a elaboração de um regulamento interno de gestão patrimonial e a garantia da actualização contínua e sistemática do inventário dos bens municipais.

Para dar cumprimento ao disposto no n.º 1 do artigo 5.º dos estatutos da Associação de Municípios de Terras de Santa Maria e ao disposto no ponto 2.8.1 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, de ora em diante designado por POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e, dado que não existe legislação específica que regulamente o património imobilizado da Associação, procedeu-se à elaboração do presente Regulamento a partir de, entre outros, normativos legais aplicáveis ao património do Estado, com a introdução das alterações consideradas necessárias para uma melhor adequação à realidade patrimonial da Associação.

O presente Regulamento interno tem como objectivo principal a implementação e definição de forma sistematizada dos mecanismos, circuitos e metodologias de procedimento respeitante a todos os bens do património da Associação.

Por outro lado, o controlo do património imobilizado da Associação também encontra suporte na elaboração de um inventário permanentemente actualizado de modo a permitir recolher informação, em qualquer momento, sobre o estado, o valor, a afectação e a localização dos bens.

O inventário permite, assim, obter uma avaliação global dos bens da Associação, de modo a que se implemente um adequado sistema de informação contabilística e um eficiente sistema de controlo interno.

A implementação e execução deste Regulamento vem dar cumprimento ao estabelecido no novo Plano de Contas para as Autarquias Locais (POCAL), bem como permitir a elaboração das peças financeiras de execução obrigatória com a entrada em vigor do novo regime contabilístico.

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação 1 - O inventário e cadastro do património da Associação de Municípios de Terras de Santa Maria compreende todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do mesmo.

2 - Os bens sujeitos ao inventário e cadastro compreendem, para além dos bens do domínio privado de que a Associação é titular, todos os bens de domínio público de que seja responsável pela sua administração ou controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional.

Artigo 2.º

Objectivos 1 - O presente Regulamento estabelece os princípios gerais de inventariação, aquisição, registo, afectação, seguros, alienação, abate, cessão, transferência, valorimetria e gestão dos bens móveis e imóveis da Associação, inventariação dos direitos e obrigações, assim como as competências dos diversos serviços municipais envolvidos na prossecução daqueles objectivos.

2 - No âmbito da gestão do património integra-se a observância de uma correcta afectação dos bens pelas diversas divisões e secções da Associação, tendo em conta não só as necessidades das mesmas, mas também a sua mais adequada utilização face às actividades desenvolvidas e o incremento da eficiência das operações.

Artigo 3.º

Noções gerais

1 - Considera-se gestão patrimonial do activo imobilizado a correcta afectação dos bens pelos diversos serviços, tendo em conta não só as suas necessidades, mas também a melhor utilização, conservação e valorização.

2 - O inventário consiste num levantamento sintético, ordenado e actualizado, referente a uma determinada data, isto é, uma relação completa dos bens, com a sua identificação, classificação, localização, registo e valorização dos mesmos.

3 - Considera-se cadastro dos bens o registo permanente de todos os elementos constantes do activo imobilizado, bem como as alterações por eles sofridas ao longo do tempo.

4 - Considera-se imobilizado, todos os bens, incluindo os bens de domínio público, detidos com continuidade ou permanência e que não se destinem a ser vendidos ou transformados no decurso normal das operações da Associação de Municípios, quer sejam de sua propriedade, quer estejam em regime de locação financeira.

5 - Entende-se por folha de carga o documento onde serão descritos todos os bens existentes em cada serviço.

CAPÍTULO II

Do inventário e cadastro Artigo 4.º

Inventário

1 - As etapas que constituem o inventário são as seguintes:

Arrolamento - permite a obtenção de uma relação discriminada de bens do imobilizado da Associação;

Classificação - consiste na repartição dos bens por tipo e por classe;

Descrição - traduz a apresentação da natureza, qualidade e características que identificam cada bem;

Avaliação - determina a atribuição de um valor ao bem, de acordo com os critérios de valorimetria aplicáveis;

Marcação e identificação - consiste na afixação de etiquetas numeradas, de acordo com o artigo 9.º

2 - Para o cumprimento do disposto no n.º 1 do presente artigo, são elaborados os mapas de inventário (anexo I).

3 - Os elementos a utilizar para controlo e gestão dos bens são:

a) Fichas de bens;

b) Mapas de inventário;

c) Mapa síntese da conta patrimonial;

d) Extractos de movimentos do plano da contabilidade geral.

4 - Os documentos referidos no número anterior devem ser elaborados e mantidos actualizados mediante suporte informático.

Artigo 5.º

Fichas de bens

1 - Para todos os bens deve existir uma ficha, a seguir enunciadas e cujo conteúdo consta em anexo ao presente Regulamento, de modo a que seja possível identificar com facilidade o bem e o local em que se encontra:

a) Fichas de bens - imobilizado incorpóreo (anexo II);

b) Fichas de bens - imóveis (anexo III);

c) Fichas de bens - móveis (anexo IV), onde com excepção dos bens mencionados nas alíneas d), e), f) e g), se engloba o equipamento básico, o equipamento de transporte, as ferramentas e utensílios, o equipamento administrativo, as taras e vasilhame e outro imobilizado corpóreo;

d) Fichas de bens - viaturas (anexo V);

e) Fichas de bens - obras de arte (anexo VI);

f) Fichas de bens - livros (anexo VII);

g) Fichas de bens - computadores (anexo VIII);

h) Fichas de bens - partes de capital (anexo XIX);

i) Fichas de bens - títulos (anexo X).

2 - As fichas de bens são numeradas sequencialmente e arquivadas, de acordo com o número de inventário, nos livros respectivos.

Artigo 6.º

Mapas de inventário

1 - Os mapas de inventário são mapas de apoio que agrupam todos os bens pertença da Associação e são subdivididos por ficha patrimonial, isto é, por código de contas do POCAL, e agregados pelo número de inventário de acordo com o estabelecido no n.º 2 do artigo 4.º

2 - Todos os bens constitutivos do património da Associação serão agrupados em mapas de inventário, que constituirão um instrumento de apoio com a informação agregada por tipo de bens e por código de actividade, bem como por qualquer outra forma que venha a ser julgada como conveniente para a salvaguarda do património e o incremento da eficiência das operações.

Artigo 7.º

Mapa síntese da conta patrimonial

1 - A conta patrimonial constitui o elemento síntese da variação dos elementos constitutivos do património municipal, a elaborar no final de cada exercício económico, segundo modelo anexo (anexo XI).

2 - Na conta patrimonial, são evidenciadas as aquisições, reavaliações, alterações e abates verificados no património durante o exercício económico findo.

3 - A conta patrimonial é subdividida segundo o classificador geral.

Artigo 8.º

Regras gerais de inventariação

1 - As regras gerais de inventariação a prosseguir são as seguintes:

a) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate;

b) Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição dos bens, adoptar-se-á o ano de avaliação e o respectivo período de vida útil resultante da avaliação que corresponderá ao período de utilização durante o qual se amortiza totalmente o seu valor;

c) A aquisição dos bens deve ser registada na ficha de inventário de acordo com os códigos estabelecidos no n.º 7 das notas explicativas ao sistema contabilístico - documentos e registos do POCAL;

d) A identificação de cada bem faz-se de acordo com o definido no artigo seguinte;

e) As alterações e abates verificados no património são objecto de registo na respectiva ficha de cadastro com as devidas especificações, nos termos dos códigos previstos no n.º 8 das notas explicativas ao sistema contabilístico - Documentos e registos do POCAL;

f) Todo o processo de inventário e respectivo controlo deve ser efectuado através de meios informáticos adequados.

2 - No âmbito da gestão dinâmica do património e posteriormente à elaboração do inventário inicial e respectiva avaliação, e por forma a mantê-lo permanentemente actualizado deve-se:

a) Registar na ficha do bem todos os movimentos e alterações sofridas por ele;

b) Realizar reconciliações entre os registos das fichas dos bens e os registos contabilísticos quanto às classificações, montantes de aquisição e amortizações do exercício e acumuladas, mediante a alínea d) n.º 3 do artigo 4.º;

c) Efectuar verificações físicas periódicas dos bens e conferências com as folhas de carga e registos, procedendo-se às regularizações necessárias e ao respectivo apuramento de responsabilidades, quando for caso disso.

Artigo 9.º

Identificação dos bens

1 - A identificação de cada bem faz-se mediante a atribuição de um código constituído por dois campos, correspondendo o primeiro ao número de inventário e o segundo à classificação do POCAL.

2 - Outros elementos identificativos dos bens são:

Unidade orgânica;

Compartimento.

3 - No bem é, sempre que possível, impresso ou colado um número que permita a sua identificação.

4 - A estrutura do número de inventário compõe-se do código da classe do bem, do código do tipo de bem, do código do bem e do número sequencial, conforme o classificador geral aprovado pela Portaria 671/2000, de 17 de Abril, relativo ao cadastro e inventário dos bens móveis do Estado, designadamente equipamento básico, de transporte, ferramentas e utensílios, equipamento administrativo e taras e vasilhames.

5 - O número sequencial deve ser ordenado por tipo de bem.

6 - No número de inventário, os subcampos destinados a inscrever os códigos da classe, do tipo de bem e do bem serão preenchidos a zeros, quando o bem a inventariar não for um bem móvel.

7 - A classificação do POCAL deve especificar e apresentar, pela seguinte ordem, os códigos da classificação funcional, económica, orçamental e patrimonial, em conformidade com o estatuído no ponto 2 das notas explicativas ao sistema contabilístico do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

8 - Quando o código da classificação funcional não for identificável, o subcampo correspondente preenche-se com zeros.

9 - A unidade orgânica corresponde ao centro de custo e identifica o serviço, ao qual os bens estão afectos, baseada no organigrama em vigor.

10 - O compartimento identifica a localização física dos bens, de acordo com uma tabela anexa, baseada nos edifícios, pisos e salas (anexo XII-A, anexo XII-B e anexo XII-C).

11 - Aquando da aquisição de bens em conjunto é sempre atribuído um número de inventário diferente para cada bem.

CAPÍTULO III

Das atribuições

Artigo 10.º

Sector do Património

1 - Cabe ao Sector de Património:

a) Promover, organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de todos os bens imóveis e móveis pertencentes à Associação, por forma a assegurar o seu conhecimento, afectação e localização;

b) Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na Associação ou cedidos a outras entidades;

c) Assegurar a inventariação, gestão e controlo do património, incluindo a coordenação e processamento das folhas de carga e a fixação das mesmas, bem como a implementação de controlos sistemáticos entre as folhas de carga e o ficheiro de inventário;

d) Coordenar e controlar a atribuição dos números de inventário, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efectivo;

e) Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, alienação, transferência e abate de bens móveis e imóveis, de acordo com as normas definidas no POCAL e demais legislação aplicável;

f) Manter as fichas do imobilizado permanentemente actualizadas;

g) Promover e manter actualizados os registos prediais e inscrições matriciais de todos os bens imóveis da Associação, bem como dos demais que, por lei, estão sujeitos a registo;

h) Organizar em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;

i) Proceder ao inventário anual;

j) Proceder ao estipulado na alínea b) do n.º 2 do artigo 8.º e em conformidade com a periodicidade estabelecida no sistema de controlo interno;

k) Realizar inventariações periódicas, de acordo com as necessidades do serviço;

l) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado;

m) Gerir o sistema e o equipamento informático implantado na Associação;

n) Fornecer elementos ao Sector de Contabilidade e Finanças de modo a permitir uma informação financeira permanente e actualizada;

o) Colaborar e cooperar com todos os serviços municipais, recolher e analisar os contributos que visem um melhor desempenho do serviço.

Artigo 11.º

Outras unidades orgânicas

1 - Constituem atribuições:

1.1 - De todas as unidades orgânicas:

a) O fornecimento de todos os elementos que lhes sejam solicitados pelo Sector do Património;

b) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens que lhes tenham sido afectos;

c) Informar o Sector do Património da necessidade de aquisição, alienação, transferência, abate, troca, cessão e eliminação de bens, bem como de roubo, venda ou qualquer outra ocorrência;

d) Aquando da entrega de um bem novo, a mesma deve ser feita na presença de responsável do serviço requisitante e de funcionário do Sector de Património, por forma a proceder-se à sua inventariação, elaboração do respectivo auto (anexo XIII) e aditamento na folha de carga;

e) Manter actualizada, mediante conferência física permanente, e afixada a folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, ficando o original arquivado no Sector do Património e o duplicado fixado em local bem visível no serviço responsável pelo bem (anexo XIV);

f) Comunicar ao Sector do Património, sempre que não exista a identificação do bem ou a mesma tenha desaparecido, para que esta proceda imediatamente à sua regularização;

g) Aquando da substituição do responsável pelo serviço ao qual estão afectos os bens patrimoniais de determinada unidade orgânica (divisão, secção, sector, serviço, etc.), deve proceder-se, na presença de funcionário do Sector do Património, à conferência dos bens existentes, elaboração do respectivo auto e emissão de nova(s) folha(s) de carga actualizada(s) à data da substituição (anexo XV);

2 - Compete ainda aos serviços da Associação:

2.1 - Secção Administrativa Geral:

a) Fornecer ao Sector do Património cópia de todas as escrituras celebradas (compra e venda, permuta, cessão, doação, etc.), para que se possa proceder à realização do seguro, inscrição matricial dos bens e respectivo registo predial, assim como dos contratos de empreitadas e fornecimento de bens e serviços;

b) Informar o Sector do Património das necessidades de aquisição para prévia verificação de existência em depósito de bem equivalente à necessidade;

c) Através do Sector de Documentação e Arquivo proceder à inventariação dos livros e obras técnicas que estão adstritas aos diversos serviços da Associação, em impresso próprio e em duplicado, devendo uma das cópias ser entregue ao Sector do Património (anexo XVI).

2.2 - Secção de Contabilidade, Tesouraria e Gestão:

a) Sempre que seja adquirido um bem que passe a fazer parte integrante do imobilizado, enviar ao Sector do Património cópia da requisição e original da factura, a fim de ser colocado um carimbo de controlo e registo dos bens e ser fotocopiada para anexar ao processo de inventário do bem;

b) Determinar e fornecer ao Sector do Património o valor final das obras, referidas no ponto seguinte, a incorporar nos activos do imobilizado da Associação.

2.3 - Divisão Técnica:

a) Manter actualizado o cadastro e fornecer todos os elementos necessários à elaboração e manutenção do inventário por parte do Sector do Património, relativamente às empreitadas de infra-estruturas.

3 - As áreas e prédios objecto de cedência, entre outros, devem evidenciar as respectivas medidas e confrontações, bem como ser delimitados com marcos, nos termos da lei em vigor.

Artigo 12.º

Da guarda e conservação

1 - O responsável de cada bem deve zelar pela guarda e conservação do mesmo, devendo participar ao Sector do Património qualquer desaparecimento de bens, a sua incorrecta utilização ou descaminho, bem como qualquer facto relacionado com o seu estado operacional e/ou de conservação, sem prejuízo de eventual apuramento de responsabilidades. Essa participação deverá ser levada a conhecimento superior.

2 - A necessidade de conservação e reparação em bens do activo imobilizado corpóreo e bens de domínio público deve ser comunicada à Secção Administrativa que promoverá as diligências necessárias devendo, em simultâneo, dar conhecimento ao Sector do Património.

CAPÍTULO IV

Da aquisição e registo de propriedade

Artigo 13.º

Aquisição

1 - A aquisição de imobilizado deve estar de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base em deliberações ou despachos do presidente do órgão executivo, nos termos da lei.

2 - O processo de aquisição dos bens móveis e imóveis obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesas em vigor, bem como aos métodos e procedimentos de controlo interno aprovado pela Associação.

3 - O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário de acordo com os códigos seguintes:

01 - Aquisição a título oneroso em estado de novo;

02 - Aquisição a título oneroso em estado de uso;

03 - Cessão;

04 - Produção em oficinas próprias;

05 - Transferência;

06 - Troca;

07 - Locação;

08 - Doação;

09 - Outros.

4 - Caso a aquisição tenha sido celebrada por escritura de compra e venda, é este o documento que dá origem à elaboração da correspondente ficha de inventário, com as condicionantes em matéria de contabilização expressas no n.º 2 do artigo 14.º do presente Regulamento.

5 - Após verificação do bem, deverá ser elaborada ficha para identificação do mesmo, a qual deverá conter informação julgada adequada à sua identificação e ser remetida ao Sector do Património.

Artigo 14.º

Registo de propriedade

1 - Após a aquisição de qualquer prédio a favor da Associação, far-se-á a inscrição matricial e o averbamento do registo na competente repartição de finanças e na conservatória do registo predial, respectivamente.

2 - O registo define a propriedade do bem, implicando a falta do mesmo a impossibilidade da sua alienação ou da sua efectiva consideração como integrante do património da Associação, só se procedendo à respectiva contabilização após o cumprimento dos requisitos necessários à regularização da sua titularidade, sendo, até lá, devidamente explicitada a situação em anexo às demonstrações financeiras.

3 - Estão sujeitos a registo todos os bens imóveis, os veículos automóveis, máquinas e reboques nos termos da Lei, sendo os mesmos da responsabilidade do Sector do Património.

4 - Estão ainda sujeitos a registo todos os factos, acções e decisões previstas, nomeadamente nos artigos 11.º e 12.º do Decreto-Lei 277/95, de 25 de Outubro.

5 - Cada prédio, rústico ou urbano, deve dar origem a um processo, o qual deve incluir, escritura ou auto de expropriação, certidão do registo predial, caderneta matricial, planta, entre outros elementos que constem do desenvolvimento do processo.

6 - Os terrenos subjacentes a edifícios e outras construções, mesmo que tenham sido adquiridos em conjunto e sem indicação separada de valores, deverão ser objecto de registo autónomo em termos de fichas de inventário, tendo em vista a subsequente contabilização nas adequadas contas patrimoniais.

7 - Os prédios adquiridos, a qualquer título, mas ainda não inscritos a favor da Associação, deverão ser objecto da devida inscrição na matriz predial e registo na conservatória.

8 - Após o registo do bem, deverá ser aposto no mesmo, sempre que possível, uma etiqueta autocolante evidenciando o número sequencial do bem.

9 - Nos prédios rústicos e urbanos devem ser afixadas placas de identificação com a indicação "Património Intermunicipal".

CAPÍTULO V

Da afectação, disponibilização e reafectação

Artigo 15.º

Afectação, disponibilização e reafectação

1 - Consideram-se afectos a cada serviço todos os bens móveis constantes da folha de carga respectiva.

2 - Os bens móveis de que os serviços não careçam para o exercício das suas funções são disponibilizados, com vista à sua reafectação ou alienação.

3 - É competente para determinar a disponibilização prevista no número anterior, bem como para ordenar a destruição ou remoção de bens que se mostrem insusceptíveis de reutilização, o administrador-delegado com competências delegadas na área do património, após parecer do Sector do Património.

4 - As afectações previstas em números anteriores fazem-se por meio de auto de transferência assinado pelos representantes do serviço cedente, do serviço receptor e do Sector do Património, no momento da entrega dos bens (anexo XVII).

CAPÍTULO VI

Da alienação, abate, cessão e transferência

Artigo 16.º

Formas de alienação

1 - A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada nas modalidades de concurso e procedimento estabelecidos na lei geral da contratação pública e leis especiais sobre esta matéria.

2 - Será elaborado um auto de venda, caso não seja celebrada escritura de compra e venda, onde são descritos quais os bens alienados, respectivos valores de alienação, condições de pagamento e identificação do adquirente (anexo XVIII).

Artigo 17.º

Realização e autorização da alienação

1 - O Sector do Património promoverá os processos de alienação dos bens classificados de dispensáveis, podendo solicitar a intervenção/colaboração de outros serviços que para o efeito sejam necessários.

2 - Só poderão ser alienados bens mediante deliberação do órgão deliberativo, sob proposta do órgão executivo e tendo em conta as disposições legais aplicáveis.

3 - A alienação de prédios, demolição ou outros factos e situações devem ser comunicadas à Repartição de Finanças e Conservatória, quando a tal sujeitos.

Artigo 18.º

Abate

1 - As situações susceptíveis de originarem abates são:

a) Alienação;

b) Furtos, extravios, roubos;

c) Destruição;

d) Cessão;

e) Declaração de incapacidade do bem;

f) Troca;

g) Transferência;

h) Incêndios.

2 - Os abates de bens ao inventário devem constar da ficha de inventário de acordo com a seguinte tabela:

a) 01 - Alienação a título oneroso;

b) 02 - Alienação a título gratuito;

c) 03 - Furto/roubo;

d) 04 - Destruição;

e) 05 - Transferência;

f) 06 - Troca;

g) -;

h) 10 - Outros.

3 - Nas situações previstas na alínea b) e h) do n.º 1, o Sector do Património certificará a ocorrência, e após despacho do administrador-delegado com competências na área do património, procederá ao respectivo abate.

4 - No caso de abatimentos por incapacidade do bem, devem ser os responsáveis de cada serviço a apresentar proposta, visada pelo administrador-delegado com competências na área do património, ao Sector do Património, que após despacho daquele elaborará o respectivo auto (anexo XIX, anexo XX e anexo XXI) e, em conformidade, efectua o procedimento adequado.

Artigo 19.º

Cessão

1 - No caso de cedência de bens a outras entidades deve ser lavrado auto de cessão, responsabilidade do Sector do Património (anexo XXII).

2 - Só podem ser cedidos bens mediante deliberação do órgão deliberativo, sob proposta do órgão executivo, de acordo com os valores e nos termos da lei.

Artigo 20.º

Transferência

A transferência interna de bens só pode ser efectuada mediante autorização do administrador-delegado com competências na área do património, devendo, obrigatoriamente, ser dada a conhecer tal autorização ao Sector do Património, para que um funcionário acompanhe a transferência e assegure os procedimentos respectivos, nomeadamente elaboração do auto de transferência (anexo XVII).

CAPÍTULO VII

Dos furtos, roubos, extravios e incêndios

Artigo 21.º

Regras gerais

1 - No caso de se verificarem furtos, roubos, extravios ou incêndios, deve o Sector do Património proceder do seguinte modo:

a) Participar às autoridades;

b) Lavrar auto de ocorrência, no qual se descrevem os objectos desaparecidos ou destruídos, indicando números de inventário e respectivos valores (anexo XXIII);

c) Submeter o auto de ocorrência ao administrador-delegado com competências na área do património e, em conformidade com o despacho, proceder aos respectivos trâmites administrativos.

Artigo 22.º

Furtos, roubos e incêndios

1 - Em situações de furtos, roubos ou incêndios, deve o Sector do Património elaborar relatório onde constem dos bens, números de inventário e os respectivos valores.

2 - O relatório e o auto de ocorrência são remetidos ao Sector de Contabilidade e Finanças para proceder ao abate contabilístico.

3 - O relatório e o auto de ocorrência são anexados no final do exercício à conta patrimonial.

Artigo 23.º

Extravios e destruição de marcas

1 - Compete ao responsável pelo serviço onde se verificar o extravio ou destruição de marcas identificativas do bem, informar o Sector do Património do sucedido, sem prejuízo do apuramento de posteriores responsabilidades (anexo XXIII).

2 - No caso de extravios e destruição de marcas, a participação às autoridades só deve ser efectuada, após serem esgotadas todas as possibilidades de resolução interna do caso ou mediante decisão/despacho do administrador-delegado, com competência na área do património.

3 - Caso se apure o funcionário responsável pelo extravio ou destruição de marcas identificativas do bem, a Associação deve ser indemnizada, de forma a que se possa adquirir outro que o substitua.

CAPÍTULO VIII

Dos seguros

Artigo 24.º

Seguros

Os bens do activo imobilizado devem estar adequadamente seguros, sendo tal tarefa da responsabilidade do Sector do Património.

CAPÍTULO IX

Da valorização do imobilizado

Artigo 25.º

Regras gerais

1 - O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, deve ser valorizado pelo custo de aquisição ou pelo custo de produção.

2 - O custo de aquisição de um bem é dado pelo respectivo preço de compra adicionado dos gastos suportados directa e indirectamente para o colocar no seu estado actual e local de funcionamento.

3 - Entende-se por custo de produção de um bem, a soma dos custos directos e indirectos suportados para o produzir e colocar no estado em que se encontra, excepto os custos de distribuição, de administração geral e financeiros.

4 - Os custos de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de produção.

5 - Sem prejuízo do princípio geral de atribuição de juros suportados aos resultados do exercício, os custos resultantes de financiamentos destinados a imobilizações podem ser imputados à compra e produção das mesmas, durante o período em que elas estiverem em curso e desde que isso se considere mais adequado e se mostre consistente. Se a construção for por partes isoláveis, logo que cada parte estiver concluída e em condições de utilização cessa a imputação dos juros a ela inerentes.

6 - Quando se trate de activos adquiridos a título gratuito deve considerar-se o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definidos nos termos legais ou, caso não exista disposição aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios técnicos que se adeqúem à natureza desses bens, devendo ser explicitado nos anexos às demonstrações financeiras.

7 - Caso este critério não seja exequível, o imobilizado assume o valor zero até ser objecto de uma grande reparação, assumindo, então, o montante desta.

8 - Na impossibilidade de valorização dos bens ou quando estes assumam o valor zero, devem ser identificados no anexo às demonstrações financeiras e justificada aquela impossibilidade.

9 - No caso de transferências de imobilizado entre entidades abrangidas pelo POCAL ou por este e o POCP, o valor a atribuir é o constante nos registos contabilísticos da entidade de origem, desde que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos no POCAL, salvo se existir valor diferente do fixado no diploma que autorizou a transferência, ou, em alternativa, o valor acordado entre as partes e sancionado pelos órgãos e entidades competentes.

Na impossibilidade de aplicação de qualquer uma das alternativas referidas, deverá proceder-se em conformidade com o disposto nos n.os 6 a 8 do presente artigo.

10 - Os bens de domínio público são incluídos no activo imobilizado da Associação, estejam ou não afectos à sua actividade operacional. A sua valorização deve ser, sempre que possível, ao custo de aquisição ou ao custo de produção, caso contrário aplica-se o disposto no n.º 9.

11 - Relativamente à valorização do imobilizado corpóreo já existente à data da realização do inventário inicial, devem ser adoptados os seguintes procedimentos:

a) Na elaboração do inventário inicial aplicam-se os critérios valorimétricos definidos nos n.os 1 a 3 deste artigo;

b) As imobilizações, cujo custo de aquisição ou de produção não seja conhecido, são valorizadas de acordo com o disposto nos n.os 6 e 7 do presente artigo;

c) Os bens que à data de Inventário Inicial estejam ou não totalmente amortizados, devem ser valorizados ao custo de aquisição ou de produção, incluindo as amortizações acumuladas correspondentes.

Artigo 26.º

Alteração do valor

1 - Todos os bens susceptíveis de alteração do valor, sujeitos ou não às regras de amortização, devem constar do inventário pelo seu valor actualizado.

2 - No caso de existência de grandes reparações, beneficiações, valorizações ou desvalorizações excepcionais, por razões inerentes ao próprio bem ou por variação do seu preço de mercado, estes devem ser evidenciados no mapa de inventário e na ficha de bens através da designação:

GR - Grandes reparações ou beneficiações;

VE ou DE - Valorizações ou desvalorizações excepcionais, respectivamente;

VM - Variações no valor de mercado;

RV - Reavaliações;

AV - Avaliações.

3 - Consideram-se grandes reparações ou beneficiações as que aumentem o valor real ou a duração provável dos elementos a que respeitem, devendo as mesmas ser comunicadas ao Sector do Património, em conformidade com o artigo 12.º deste Regulamento.

4 - Sempre que ocorrem situações que impliquem a desvalorização excepcional de bens, devem as mesmas ser comunicadas ao Sector do Património, que de imediato desenvolve os mecanismos adequados e procede ao registo na respectiva ficha.

5 - Regra geral, os bens de imobilizado não são susceptíveis de reavaliação, salvo se existirem normas ou diplomas que a autorizem e que definam os respectivos critérios de valorização.

CAPÍTULO X

Das amortizações e reintegrações

Artigo 27.º

Método

1 - As taxas de amortização de bens do imobilizado obedecem ao disposto na Portaria 671/2000, de 17 de Abril (CIBE), obedecendo, ainda, a outros diplomas legais que regulem ou venham a regular esta matéria.

2 - As amortizações dos elementos do activo imobilizado sujeitos a depreciação ou a deperecimento são considerados como custo.

3 - Quando os elementos do activo imobilizado tiverem uma vida útil limitada, ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse período, sem prejuízo das excepções expressamente consignadas no presente Regulamento ou no POCAL.

4 - O método de cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra ser explicitadas no anexo ao balanço e às contas de funcionamento e investimento.

5 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização aceite como custo do exercício determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.

6 - As despesas de instalação e de investigação e desenvolvimento, devem ser amortizadas no prazo máximo de cinco anos.

7 - São totalmente amortizados no ano de aquisição os elementos do activo imobilizado sujeitos a deperecimento cujos valores unitários não ultrapassem o limite fixado na lei.

8 - Quando, à data do balanço, os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade, devem ser objecto de amortização extraordinária correspondente à diferença se for de prever que a redução desse valor seja permanente.

9 - A amortização extraordinária criada nos termos do número anterior não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.

10 - Nos casos em que os investimentos financeiros, relativamente a cada um dos seus elementos específicos tiverem, à data de elaboração do balanço, um valor inferior ao registado na contabilidade, este pode ser objecto da correspondente redução, através da conta apropriada. Esta não deve subsistir logo que deixe de se verificar a situação indicada.

11 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei, para os elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão, é determinada pelo órgão deliberativo sob proposta do órgão executivo, acompanhada de justificação adequada.

12 - No caso de bens adquiridos em estado de uso ou sujeitos a grandes reparações e beneficiações, que aumentem o seu valor, são amortizados de acordo com a seguinte fórmula:

A = V'/N

onde:

A = amortização;

V' = valor contabilístico actualizado;

N - número de anos de vida útil estimados.

13 - Deve ser elaborada uma ficha de amortizações para cada bem sujeito a depreciação, a qual é anexa à ficha de inventário do bem (anexo XXIV).

14 - No final do exercício é elaborado um mapa de reintegrações e amortizações agregado e ordenado pelo classificador geral e desagregado por ano de aquisição (anexo XXV).

CAPÍTULO XI

Da valorização das dívidas de e a terceiros e das disponibilidades

Artigo 28.º

Da valorização das dívidas de e a terceiros

1 - As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos que as titulam.

2 - As dívidas de e a terceiros em moeda estrangeira são registadas:

a) Ao câmbio da data considerada para a operação, salvo se o câmbio estiver fixado pelas partes ou garantido por uma terceira entidade.

À data do balanço, as dívidas de ou a terceiros resultantes dessas operações, em relação às quais não exista fixação ou garantia de câmbio são actualizadas com base no câmbio dessa data;

b) Às diferenças de câmbio resultantes da referida actualização são reconhecidas como resultados do exercício e registados na conta 685 "Custos e perdas financeiros - Diferenças de câmbio desfavoráveis" ou 785 "Proveitos e ganhos financeiros - Diferenças de câmbio favoráveis";

c) Tratando-se de diferenças favoráveis resultantes de dívidas de médio e longo prazos, devem ser diferidas, caso existam expectativas razoáveis de que o ganho é reversível. Estas são transferidas para a conta 785 no exercício em que se efectuarem os pagamentos ou recebimentos, totais ou parciais, das dívidas com que estão relacionadas e pela parte correspondente a cada pagamento ou recebimento;

d) Relativamente às diferenças de câmbio provenientes de financiamentos destinados a imobilizações, admite-se que sejam imputadas a estas somente durante o período em que tais imobilizações estiverem em curso.

3 - À semelhança do que acontece com as outras provisões, as que respeitem a riscos e encargos resultantes de dívidas de terceiros não devem ultrapassar as necessidades.

Artigo 29.º

Da valorização das disponibilidades

1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósito, respectivamente.

2 - As disponibilidades em moeda estrangeira são expressas no balanço ao câmbio em vigor na data a que ele se reporta.

As diferenças de câmbio apuradas na data de elaboração do balanço final do exercício são contabilizadas na conta 685 "Custos e perdas financeiros - Diferenças de câmbio desfavoráveis", no caso de serem negativas, ou na conta 785 "Proveitos e ganhos financeiros - Diferenças de câmbio favoráveis", no caso de serem positivas.

3 - Os títulos negociáveis e as outras aplicações de tesouraria são expressas no balanço pelo seu custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compras).

4 - Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado é este o utilizado.

5 - Na situação prevista no n.º 4 do presente artigo deve constituir-se ou reforçar a provisão pela diferença entre os respectivos preços de aquisição e de mercado. A provisão é reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que levaram à sua constituição.

CAPÍTULO XII

Disposições finais e entrada em vigor

Artigo 30.º

Disposições finais

1 - Compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação omissa neste Regulamento.

2 - São revogadas todas as disposições/despachos/directrizes internas ou outros documentos regulamentares contrários ao presente Regulamento.

3 - Para salvaguardar a correcta adopção dos procedimentos estabelecidos no POCAL em matéria de contabilização dos subsídios para investimentos, será assegurado que:

a) Aquando da inventariação inicial, nas fichas de inventário dos elementos patrimoniais activos que beneficiaram de financiamentos (nacionais, comunitários ou quaisquer outros) para a sua construção ou aquisição, é devidamente discriminado o montante de financiamento obtido, o qual pode ser evidenciado num campo de observações;

b) Para os bens que venham a ser construídos ou adquiridos com financiamentos idênticos aos referidos na alínea anterior, será inscrita nas fichas de inventário respectivas informação similar à mencionada na mesma alínea.

4 - Na inventariação inicial dos elementos patrimoniais activos procede-se, quando for caso disso, ao apuramento dos montantes que estariam registados nas contas redutoras do activo aos mesmos associadas, como se tivesse sido adoptada a contabilidade patrimonial e financeira, de forma a que o balanço inicial possa traduzir a efectiva situação patrimonial.

5 - Todos os documentos em anexo ao presente Regulamento contêm as informações mínimas essenciais podendo ser acrescidos de outras consideradas necessárias, desde que os referidos documentos sejam submetidos a aprovação do executivo. Em posteriores alterações que sejam efectuadas ao Regulamento, os documentos anexos também são actualizados das alterações que entretanto se tenham verificado.

Artigo 31.º

Funções não providas

No caso de não existir administrador-delegado, todas as competências nele cometidas no presente Regulamento são reportadas ao presidente do órgão executivo.

Artigo 32.º

Delegação de competências

1 - Na falta de delegação de alguma ou todas as competências cometidas no presente Regulamento ao administrador-delegado são as mesmas atribuídas ao presidente do órgão executivo.

2 - As competências atribuídas ao presidente do órgão executivo no presente sistema de controlo interno não previstas em legislação específica, deverão ser previamente nele delegadas.

Artigo 33.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor após aprovação pelos órgãos competentes e publicação no Diário da República.

Aprovado em reunião do conselho de administração em 27 de Dezembro de 2001.

Aprovação definitiva em Assembleia Intermunicipal em 18 de Abril de 2002.

9 de Maio de 2002. - O Presidente do Conselho de Administração, Ápio Cláudio do Carmo Assunção.

ANEXOS

(ver documento original)