Portaria 1175/2005
de 21 de Novembro
O acervo documental do Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia (ICAM) remonta à criação do extinto Instituto Português de Cinema. Sendo inegável o valor da documentação existente no arquivo e da sua importância histórica para a cinematografia nacional, não foi a mesma objecto de tratamento, pelo que é urgente a sua avaliação sistemática, para efeitos não só de selecção, preservação e valorização da relevância informativa e probatória, mas também para possibilitar o seu acesso para efeitos de consulta. A relevância é acrescida quando se pretende institucionalizar os meios e os mecanismos do registo da actividade cinematográfica e áudio-visual.

Por outro lado, pretende-se regular o estabelecimento de regras de avaliação, selecção, conservação e destruição dos documentos estabelecendo o ciclo de vida da documentação num sector tão sensível como o em referência.

Nestes termos e ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro:

Manda o Governo, pela Ministra da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico do Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 7 de Outubro de 2005.

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DO INSTITUTO DO CINEMA, AUDIOVISUAL E MULTIMÉDIA
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia, adiante designado por ICAM.

2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do ICAM tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da sua conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade do ICAM a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação, contados em anos, são os que constam da tabela de selecção do anexo I do presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição em dossiers.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do ICAM.

3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo ICAM, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º do presente Regulamento.

4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o ICAM obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o ICAM vier a determinar.

6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

3 - Os documentos com valor secundário ou histórico são entregues à guarda de uma instituição arquivística vocacionada para a conservação permanente deste património, o IAN/TT, do Ministério da Cultura, mediante celebração de protocolo.

7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento.

8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e metodologias ecológicas de preservação do ambiente.

9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo III do presente Regulamento.

10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos é feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.

11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do ICAM atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I
Tabela de selecção de documentos
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
Auto de entrega e guia de remessa
(ver modelos no documento original)
ANEXO III
Auto de eliminação
(ver modelo no documento original)