Aviso 4737/2001 (2.ª série) - AP. - Nos termos do artigo 20.º do Decreto-Lei 172/99, de 21 de Setembro, e do n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei 116/84, de 6 de Abril, com as alterações introduzidas pela Lei 44/85, de 13 de Setembro, torna-se público que a Assembleia Intermunicipal da Associação de Municípios do Norte Alentejano, na sua sessão ordinária de 17 de Abril de 2001, deliberou aprovar o Regulamento Interno, a Estrutura dos Serviços e o quadro de pessoal, cuja proposta foi aprovada pelo conselho de administração em reunião de 3 de Abril de 2001.

4 de Maio de 2001. - O Presidente do Conselho de Administração, Amílcar Joaquim de Jesus Santos.

Regulamento Interno

CAPÍTULO I

Dos objectivos, princípios e normas de orientação dos serviços

Artigo 1.º

Objectivos

No âmbito das suas actividades, todos os serviços devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:

a) Contribuir para a modernização e qualificação dos serviços municipais, dotando-os de uma capacidade de resposta mais ajustada às necessidades e expectativas dos munícipes;

b) Contribuir para o aumento da eficiência na utilização dos recursos à disposição dos municípios e da capacidade de resposta a problemas e necessidades comuns;

c) Promover o desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental do Norte Alentejano;

d) Contribuir para a obtenção dos melhores padrões de qualidade nos serviços prestados aos municípios e às populações;

e) Promover o prestígio do poder local;

Artigo 2.º

Princípios de gestão dos serviços

A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e orienta-se pelos seguintes princípios:

a) Os serviços orientam a sua actividade para a prossecução dos objectivos de natureza política, social e económica definidos pelos órgãos da Associação;

b) A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objectivos, do planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas actividades;

c) A estrutura dos serviços é flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de reduzidas dimensões;

d) A participação e responsabilização dos trabalhadores.

Artigo 3.º

Superintendência

O Conselho de Administração (CA) da Associação de Municípios do Norte Alentejano (AMNA) exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 1.º, o cumprimento dos princípios de gestão referidos no artigo 2.º e promovendo um constante controlo e avaliação de desempenho bem como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.

Artigo 4.º

Dos princípios técnico-administrativos

No desempenho das suas atribuições e competências, os serviços deverão actuar subordinados aos princípios técnico-administrativos de:

Planeamento;

Programação e controlo;

Coordenação;

Delegação.

Artigo 5.º

Do planeamento, programação e controlo

1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da Associação, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos concelhos abrangidos.

2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da Associação na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.

3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:

Planos anuais ou plurianuais de actividades;

Orçamentos anuais ou plurianuais;

Relatórios de actividades.

4 - Os planos anuais ou plurianuais de actividades, assim como os programas de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Associação de Municípios pretenda efectuar no período a que reportam.

5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução (física e financeira), com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.

6 - Os serviços apresentarão aos órgãos da Associação de Municípios dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.

7 - No orçamento da Associação, os recursos financeiros serão afectados em função do cumprimento de objectivos e metas fixadas no plano de actividades; sendo que, no processo de elaboração do plano de actividades e orçamento, os serviços colaborarão na busca de soluções que permitam a optimização de recursos.

Artigo 6.º

Da coordenação

1 - As actividades dos serviços da Associação, designadamente no referente à execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo ao administrador-delegado coordenar os diferentes responsáveis sectoriais e promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, consultas mútuas e actuação concertada.

2 - Para efeitos de coordenação, o administrador-delegado deverá dar conhecimento ao conselho de administração das consultas e entendimentos que considere necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar o nível de execução e metas atingidas.

3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do conselho de administração deverão, sempre que se justifique, ser previamente coordenados entre todos os serviços neles interessados.

Artigo 7.º

Da delegação

1 - A delegação de competências será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar maior eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.

2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.

CAPÍTULO II

Da organização dos serviços

Artigo 8.º

Estrutura

1 - Para prossecução das atribuições a que se referem os respectivos estatutos, a Associação de Municípios do Norte Alentejano dispõe dos seguintes serviços:

a) Departamento Técnico (DT) que compreende as seguintes Divisões:

Divisão de Planeamento, Desenvolvimento e Ambiente;

Divisão de Formação Profissional, Cultura e Desporto.

b) Divisão Administrativa e Financeira.

2 - Conjuntamente com os serviços atrás referidos, existirá ainda o Gabinete de Apoio ao Conselho de Administração e ao Administrador-Delegado.

3 - O organigrama da Associação de Municípios do Norte Alentejano (AMNA) consta do anexo I.

Artigo 9.º

Composição do Departamento Técnico

O Departamento Técnico compreende:

1 - Divisão de Planeamento, Desenvolvimento e Ambiente;

1.1 - Sector de Planeamento e Desenvolvimento Regional;

1.2 - Sector de Apoio a Projectos Comunitários;

1.3 - Sector de Informática;

1.4 - Sector de Sistemas de Informação e Sistemas de Informação Geográfica;

1.5 - Sector de Ambiente e Energia;

2 - Divisão de Formação Profissional, Cultura e Desporto:

2.1 - Sector de Formação Profissional;

2.2 - Sector de Cultura e Desporto;

3 - Apoio Administrativo.

Artigo 10.º

Composição da Divisão Administrativa e Financeira

A Divisão Administrativa e Financeira compreende:

1) Sector de Contabilidade;

2) Sector de Pessoal e Património;

3) Sector de Apoio Jurídico;

4) Apoio Administrativo.

Artigo 11.º

Atribuições comuns aos diversos serviços

Constituem atribuições comuns aos diversos serviços:

a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política adequadas a cada serviço;

b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade da Associação;

c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;

d) Assistir, sempre que for assim determinado, às reuniões da Assembleia Intermunicipal, do conselho de administração, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Associação;

e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;

f) Preparar, quando disso incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que careçam de deliberação do conselho de administração;

g) Garantir o cumprimento das deliberações do conselho de administração, dos despachos do presidente e das decisões do administrador-delegado, na respectiva área de intervenção;

h) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento;

i) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;

j) Respeitar a correlação entre o Plano de Actividades e o Orçamento da Associação;

k) Zelar pela conservação do equipamento a cargo do serviço;

l) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;

m) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos, despacho do presidente do conselho de administração ou decisão do administrador-delegado.

Artigo 12.º

Do Gabinete de Apoio

O Gabinete de Apoio funciona na directa dependência do conselho de administração e do administrador-delegado, tendo por funções:

a) Coordenar globalmente as prestações de serviços em regime de assessoria à AMNA ou, através desta, aos municípios associados, sem prejuízo da articulação técnica daquelas com os serviços das áreas respectivas;

b) Apoiar o conselho de administração e o administrador-delegado na coordenação global dos meios e dos recursos da Associação;

c) Assegurar a coordenação da programação física e financeira;

d) Assegurar a preparação das reuniões dos órgãos e o apoio directo ao seu funcionamento assim como o respectivo expediente;

e) Assegurar a coordenação das acções de informação e de relações públicas da Associação.

SECÇÃO I

Da Divisão Administrativa e Financeira

Artigo 13.º

Competências

A Divisão Administrativa e Financeira tem por objectivo prestar apoio instrumental às actividades desenvolvidas pelos órgãos da Associação, nomeadamente no referente à gestão e optimização dos recursos financeiros e patrimoniais, estão e acompanhamento financeiro dos projectos comunitários, colaborar no âmbito do desenvolvimento económico e social dos municípios da Associação, colaborar na gestão e racionalização dos recursos humanos e prestar apoio jurídico;

À Divisão Administrativa e Financeira compete ainda dar sequência a todos os procedimentos relacionados com a gestão administrativa e financeira da Associação, procedimentos estes efectuados através dos competentes sectores.

1 - Através do Sector de Contabilidade prossegue as seguintes atribuições:

a) Promove a arrecadação das receitas e efectua o pagamento das despesas;

b) Executa os procedimentos relativos à contabilidade da Associação, designadamente:

Cumpre e faz cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade;

Procede à classificação de documentos;

Participa na organização dos processos inerentes à eficiente execução do orçamento;

Verifica diariamente a exactidão de todas as operações e movimentos de tesouraria;

Controla permanentemente o movimento de fundos, por intermédio do plano de tesouraria mensal;

Fornece os elementos estatísticos que forem solicitados pelo órgão gestor ou superior hierárquico;

Participa na elaboração dos documentos de gestão;

Organiza os documentos de prestação de contas e participa na elaboração do relatório de gestão.

2 - Através do Sector de Pessoal e Património prossegue as seguintes atribuições:

No que se refere ao pessoal:

a) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;

b) Executar os procedimentos administrativos relacionados com recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções de pessoal;

c) Lavrar listas de antiguidade;

d) Efectuar contratos de pessoal, de acordo com a legislação em vigor;

e) Colaborar com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal;

f) Proceder ao processamento de vencimentos e remunerações complementares;

g) Assegurar e manter actualizado o cadastro de pessoal;

h) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;

i) Instruir os processos referentes a prestações sociais de funcionários, nomeadamente abono de família, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;

j) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho.

No que se refere ao património:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis pertença da Associação;

b) Proceder ao registo de todos os bens e equipamentos existentes na Associação ou cedidos a outras entidades;

c) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;

d) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas.

3 - Através do Sector de Apoio Jurídico, compete:

a) Apoiar a actuação da Associação na participação a que esta seja chamada em processos legislativos ou regulamentares;

b) Apoiar juridicamente os restantes serviços;

c) Dar parecer sobre reclamações ou recursos graciosos e contenciosos, bem como sobre petições ou exposições sobre actos ou omissões dos órgãos da Associação ou procedimentos dos serviços;

d) Intervir e instruir em matéria jurídica os processos;

e) Colaborar no âmbito da respectiva especialização, nos processos de concursos públicos;

f) Colaborar com a secção de pessoal, no âmbito da respectiva especialização.

4 - Ao Sector de Apoio Administrativo, compete:

a) Dar apoio administrativo aos departamentos e às divisões;

b) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

c) Superintender e assegurar o serviço de telefone;

d) Superintender e assegurar o serviço de limpeza;

e) Gerir, através dos competentes serviços, o arquivo e a biblioteca da Associação.

SECÇÃO II

Do Departamento Técnico

Artigo 14.º

Competências

O Departamento Técnico tem por atribuição o apoio técnico às actividades desenvolvidas pela Associação, o planeamento adequado de novos projectos e actividades, bem como prosseguir uma acção operativa através das divisões e sectores que o compõem. Para prossecução das suas atribuições, o Departamento Técnico dispõe da estrutura orgânica referida no artigo 9.º do presente capítulo.

Artigo 15.º

Da Divisão de Planeamento, Desenvolvimento e Ambiente

1 - À Divisão de Planeamento, Desenvolvimento e Ambiente compete dar sequência a todos os processos que se desenvolvam nas suas áreas de actuação atribuídas aos diferentes sectores e zelar pela dinamização e capacidade de concretização dos projectos a realizar.

Compete ao Sector de Planeamento e Desenvolvimento:

a) Implementar procedimentos tendentes ao levantamento, sistematização e divulgação de informação que constitua uma base de análise das tendências de desenvolvimento da região e sirva de apoio a estudos e decisões de fundo;

b) Inventariar necessidades existentes no âmbito de cada área social específica, fazendo diagnósticos de carências sociais e ou económicas, identificando as respostas mais adequadas aos problemas detectados;

c) Realizar inquéritos económico-sociais, indispensáveis ao estudo de situações mais individualizadas;

d) A preparação e desenvolvimento de acções de apoio técnico aos municípios nos domínios da elaboração de projectos, acompanhamento e fiscalização de obras;

e) Fazer o acompanhamento físico das obras da responsabilidade da Associação ou dos municípios quando esse acompanhamento tenha sido cometido à Associação;

f) Gerir, orientar tecnicamente e fiscalizar as obras a realizar por empreitada, incluindo a realização de autos de consignação, medição de trabalhos e recepção de obras realizadas, estabelecendo as necessárias ligações com os empreiteiros e os seus técnicos;

g) A preparação e a realização dos projectos e acções de modernização e qualificação dos serviços da Associação e dos municípios associados, quando essas acções sejam desenvolvidas pela própria Associação;

h) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção.

Ao Sector de Apoio a Projectos Comunitários, compete:

a) Promover em colaboração com o Departamento Técnico candidaturas a projectos a fundos comunitários;

b) Acompanhamento financeiro dos projectos comunitários e elaboração de relatórios periódicos e finais, em estreita colaboração com a Divisão Administrativa e Financeira;

c) Promover em colaboração com o Departamento Técnico o levantamento das necessidades tendentes a eventuais candidaturas a fundos comunitários.

Ao Sector de Sistemas de Informação e Sistemas de Informação Geográfica compete:

a) Dinamizar e gerir os procedimentos conducentes à implementação do Sistema de Informação Geográfica da Associação e dos Municípios Associados;

b) Dinamizar e gerir os processos conducentes à adequada dotação em cartografia digital da Associação e de todos os municípios associados;

c) Apoiar a implementação do Sistema de Informação Intermunicipal da AMNA.

Ao Sector de Informática compete:

a) Acompanhar a informatização dos serviços, elaborando estudos de diagnóstico de situação, propondo medidas adequadas ao tratamento informático da actividade dos serviços;

b) Gerir o equipamento informático implantado na Associação;

c) Colaborar com os demais serviços na aquisição de bens ou serviços no âmbito da informática, assumindo o papel de interlocutor;

d) Efectuar a gestão e manutenção da página WWW da AMNA, promovendo a produção de conteúdos úteis e permanentemente actualizados;

e) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

f) O apoio aos municípios associados na dinamização das suas páginas WWW, bem como o apoio necessário à resolução de problemas informáticos específicos.

Ao Sector de Ambiente e Energia compete:

a) Participação, sempre que assim for determinado pelos órgãos, em projectos promovidos por outras entidades, parcerias e outras formas de colaboração em projectos nos domínios do ambiente e do desenvolvimento;

b) Apoio técnico aos órgãos da Associação e dos municípios associados na gestão das participações em empresas, associações ou outras entidades participadas pela AMNA, que actuem nos domínios da promoção do desenvolvimento e do ambiente;

c) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

d) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento;

e) A realização de estudos e avaliações de carências nos domínios ambiental e de racionalização energética, com carácter multimunicipal ou a solicitação dos municípios associados;

f) A preparação e realização de projectos e acções de promoção ambiental, de desenvolvimento económico, social, cultural das populações do Norte Alentejano;

g) Apoio aos órgãos no acompanhamento e avaliação dos projectos e acções em curso no Norte Alentejano e nos municípios associados, que visem ou tenham impacte no desenvolvimento económico, social, cultural e ou no ambiente do distrito e dos seus concelhos;

h) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção.

Ao Sector de Apoio Administrativo compete:

a) Dar apoio administrativo aos diferentes sectores do departamento;

b) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e arquivo de correspondência e documentos;

c) Proceder à recolha de dados destinados à gestão;

d) Garantir as ligações funcionais e burocráticas dentro do departamento bem como com os restantes serviços da Associação.

Artigo 16.º

Da Divisão de Formação Profissional, Cultura e Desporto

À Divisão de Formação Profissional, Cultura e Desporto compete gerir e dinamizar as áreas de sua competência, zelando pelo correcto cumprimento dos planos de formação promovidos pela Associação e pela sua gestão financeira, bem como pela dinamização de acções e projectos de âmbito cultural e desportivo, reforçando com a capacidade e a iniciativa própria na organização de acções de âmbito intermunicipal a actuação dos municípios associados.

Ao Sector de Formação Profissional compete:

a) O apoio técnico aos municípios na selecção e recrutamento de pessoal;

b) A preparação e realização das acções de formação e qualificação dos recursos humanos de que os municípios associados careçam;

c) O desenvolvimento, acompanhamento e controlo dos projectos e acções no âmbito da segurança, higiene e saúde no trabalho nos municípios associados;

d) A recolha, compilação, organização, tratamento e envio aos municípios de informação técnica e jurídica com interesse para as actividades destes;

e) A gestão corrente de meios e recursos afectos a projectos e acções intermunicipais nos seus domínios de intervenção;

f) Recolher e gerir a documentação e informação necessária ao seu próprio funcionamento.

Ao Sector de Cultura e Desporto compete:

a) A preparação e desenvolvimento de projectos e acções intermunicipais no domínio do desporto, da educação e da cultura, assim como o apoio aos municípios em projectos e acções destes, nos mesmos domínios;

b) A preparação e realização ou acompanhamento de projectos e acções em outros domínios, que lhe venham a ser cometidos pelos órgãos da Associação ou pelo administrador-delegado;

CAPÍTULO III

Do quadro de pessoal

Artigo 17.º

Aprovação do quadro de pessoal

1 - A Associação de Municípios disporá do quadro de pessoal constante do anexo II.

2 - A afectação do pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente do conselho de administração ou pelo administrador-delegado, se tal competência lhe for delegada, ouvidos os dirigentes ou chefias intermédias.

3 - A distribuição e mobilidade do pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, é da competência da respectiva chefia.

Artigo 18.º

Direcção e chefia

1 - Os lugares de direcção e chefia serão preenchidos de acordo com as regras legais em vigor.

2 - Quando a uma unidade orgânica não corresponda categoria de chefia, competirá a coordenação ao funcionário mais categorizado, ou ao que para tal for designado pelo imediato superior hierárquico.

3 - O pessoal de direcção e chefia é responsável perante o presidente do conselho de administração e ou do administrador-delegado pela organização e orientação dos diferentes serviços.

CAPÍTULO IV

Disposições finais

Artigo 19.º

Criação e implementação das unidades orgânicas

Ficam criadas todas as unidades orgânicas, constantes do anexo I, que integram a estrutura objecto da presente deliberação, as quais serão instaladas à medida das necessidades e conveniência da Associação de Municípios, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido na Lei 172/99, de 21 de Setembro.

Artigo 20.º

Adaptação

1 - As dúvidas ou omissões decorrentes da aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo conselho de administração.

2 - Sempre que circunstâncias o justifiquem, nomeadamente por razões de eficácia, pode o conselho de administração proceder à alteração de atribuições de serviços, mediante deliberação previamente fundamentada.

Artigo 21.º

Entrada em vigor

Este Regulamento entra em vigor a partir da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.

ANEXO I

Organigrama

(ver documento original)

ANEXO II

Quadro de pessoal

(ver documento original)

Observações: As carreiras atrás referidas têm desenvolvimento indiciário constante da lei (Decretos-Leis e 412-A/98, 404-A/98, e alterações posteriores).