Despacho 8541/2001 (2.ª série). - Despacho 7/R/2001. - Considerando que, nos termos da lei de autonomia universitária, aprovada pela Lei 108/88, de 24 de Setembro, as universidades gozam de autonomia administrativa;

Considerando que esta autonomia comporta a capacidade de definir, dentro da lei, a sua própria organização interna;

Considerando que a necessidade de elevar os níveis de eficácia, funcionalidade e modernização impõe uma reestruturação da orgânica da Reitoria da Universidade de Lisboa:

Determino o seguinte:

1.º Estão na dependência directa do administrador da Universidade de Lisboa as seguintes direcções de serviços:

a) A Direcção de Serviços Académicos;

b) A Direcção de Serviços Administrativos;

c) A Direcção de Serviços Técnicos.

2.º - 1 - Compete genericamente à Direcção de Serviços Académicos acompanhar no domínio administrativo:

a) O regime escolar geral dos alunos;

b) A criação, alteração e extinção dos cursos professados na Universidade e respectivos planos de estudos, incluindo os cursos não conferentes de grau académico;

c) As provas conducentes à concessão de graus e títulos académicos;

d) Os processos de equivalência, reconhecimento e registo de habilitações de nível superior;

e) A emissão de certidões e diplomas de estudos;

f) A recolha de informação estatística relativa aos alunos dos diversos cursos de formação inicial e de pós-graduação e de cursos não conferentes de grau;

g) Os processos relativos à mobilidade e intercâmbio de estudantes entre universidades;

h) As reclamações apresentadas relativamente a matérias da sua competência, notificando as decisões que sobre as mesmas forem proferidas;

i) Outras actividades que, no domínio administrativo, lhe venham a ser superiormente atribuídas.

2 - A Direcção de Serviços Académicos compreende:

a) A Divisão Pedagógica;

b) A Divisão de Alunos.

3.º - 1 - À Divisão Pedagógica compete, designadamente:

a) Analisar e informar as propostas das faculdades relativas à criação, alteração ou extinção de cursos de formação inicial e de pós-graduação, movimentando os processos, elaborando os respectivos articulados legais, promovendo a sua publicação no Diário da República e divulgando as decisões das autoridades competentes;

b) Analisar e informar as propostas das faculdades no que respeita à organização de provas académicas, concessão de títulos e graus académicos de pós-graduação;

c) Analisar e informar os processos de equivalência, reconhecimento e registo de graus conferidos por outras universidades;

d) Analisar e informar as propostas das faculdades no tocante:

1) Aos numeri clausi de cursos de formação inicial, no âmbito do regime geral de candidatura, dos concursos especiais, dos regimes especiais e dos processos de reingresso, mudança e transferência de curso, apreciando, quando relevante, as condições de acesso e os critérios de selecção e de seriação;

2) Aos numeri clausi e calendários lectivos dos cursos de pós-graduação, promovendo a sua publicação no Diário da República, quando necessário;

e) Manter actualizada a informação sobre as condições de acesso à Universidade, frequência de cursos e sobre todas as matérias inerentes à vida escolar dos alunos;

f) Proceder à elaboração e afixação dos avisos e editais necessários à execução das funções que lhe estão cometidas;

g) Acompanhar e divulgar os programas de intercâmbio e mobilidade de estudantes entre universidades, designadamente no âmbito do espaço comunitário;

h) Realizar a análise dos elementos fornecidos pelas unidades orgânicas, tendo em vista a passagem de certidões e diplomas.

2 - A Divisão Pedagógica, para o desenvolvimento das competências que lhe são cometidas, conta com o apoio dos sectores:

a) Pedagógico, que desenvolve funções administrativas relativas aos cursos de formação inicial e de pós-graduação e relativas ao acesso à Universidade;

b) Provas Académicas e Equivalência de Estudos, que exerce funções no âmbito da organização de provas académicas a da equivalência e registo de graus conferidos por outras universidades.

3 - Cada sector será coordenado por um chefe de secção ou por outro funcionário com habilitação adequada.

4.º - 1 - À Divisão de Alunos compete, designadamente:

a) Acompanhar a gestão académica das unidades orgânicas da Universidade e realizar as tarefas relativas à emissão de diplomas universitários;

b) Contribuir para a definição das necessidades e processos e recolha de informação para fins estatísticos;

c) Colaborar na recolha de informação pertinente aos estudos de procura e de saídas profissionais dos diversos cursos da Universidade de Lisboa;

d) Coligir e manter actualizada a informação relativa ao acompanhamento, orientação psico-pedagógica e apoio aos estudantes portadores de deficiência, promovendo o aproveitamento dos recursos da Universidade de Lisboa.

2 - A Divisão de Alunos, para o desenvolvimento das competências que lhe estão cometidas, conta com o apoio dos sectores de:

a) Cooperação e Intercâmbio, que desenvolve actividades no âmbito da mobilidade de estudantes entre universidades;

b) Cadastro e Diplomas, que tem a seu cargo os processos relativos à emissão de diplomas universitários e a manutenção do arquivo dos processos de alunos depositados na Reitoria.

3 - Cada sector será coordenado por um chefe de secção ou por outro funcionário com habilitação adequada.

5.º - 1 - Compete genericamente à Direcção de Serviços Administrativos:

a) O exercício de funções operacionais nas áreas do pessoal docente e não docente e da administração financeira e patrimonial;

b) Assegurar o serviço de recepção, distribuição e expedição de documentos da Reitoria;

c) Desempenhar outras actividades que lhe venham a ser superiormente indicadas.

2 - A Direcção de Serviços Administrativos compreende:

a) A Divisão de Recursos Humanos;

b) A Divisão de Recursos Financeiros.

3 - A Direcção de Serviços Administrativos tem ainda na sua dependência o Sector de Expediente e Comunicações.

6.º - 1 - À Divisão de Recursos Humanos compete, designadamente:

a) Assegurar a gestão técnica e administrativa dos recursos humanos da Universidade de Lisboa, mantendo actualizados os quadros de pessoal;

b) Promover o processo relativo a concursos de pessoal docente e investigador da Universidade de Lisboa;

c) Realizar os estudos necessários, recolhendo e tratando os dados relevantes, para uma boa gestão de recursos humanos;

d) Desenvolver as acções tendentes à preparação de decisões em matéria de gestão previsional de efectivos;

e) Promover e acompanhar o processo periódico de avaliação de desempenho do pessoal não docente;

f) Aplicar a legislação relativa a vencimentos e abonos de pessoal e executar o respectivo processamento;

g) Elaborar o balanço social da Reitoria da Universidade de Lisboa e serviços dela dependentes;

h) Planear e promover, em colaboração com as diversas unidades orgânicas, planos de formação de pessoal não docente;

i) Apoiar e orientar a realização de estágios profissionais do pessoal não docente.

2 - A Divisão de Recursos Humanos, para o desenvolvimento das competências que lhe estão cometidas, tem o apoio dos sectores de:

a) Pessoal, que apoia os procedimentos administrativos inerentes à gestão do pessoal docente e não docente;

b) Abonos e Vencimentos, que assegura o processamento de vencimentos, abonos e benefícios sociais;

c) Concursos para Pessoal Docente e de Investigação, que organiza os processos relativos aos concursos de pessoal docente e de investigação.

3 - Cada sector será coordenado por um chefe de secção ou por outro funcionário com habilitação adequada.

7.º - 1 - À Divisão de Recursos Financeiros compete, designadamente:

a) Elaborar o orçamento global da Universidade de Lisboa, realizando o planeamento, a programação de investimentos e a orçamentação das diversas unidades da Universidade;

b) Proceder ao controlo de execução dos orçamentos de funcionamento das diversas unidades orgânicas da Universidade;

c) Realizar o planeamento, a programação de investimentos e o acompanhamento orçamental dos programas e projectos;

d) Promover, em articulação com a Divisão de Obras e Manutenção, as acções relativas à programação material e financeira dos projectos de investimento em infra-estruturas, acompanhando o desenvolvimento dos mesmos com vista à avaliação financeira da sua execução;

e) Elaborar o orçamento da Reitoria da Universidade de Lisboa e estabelecimentos dela dependentes;

f) Proceder à contabilização, lançamento e registo de receitas e despesas da Reitoria e dos estabelecimentos dela dependentes;

g) Organizar a prestação final de contas e fornecer a informação contabilística relevante para a elaboração do relatório de actividades;

h) Informar os processos de aquisição de bens e serviços e despesas de investimento;

i) Assegurar os aprovisionamentos da Reitoria, organizando os procedimentos necessários à aquisição de bens e serviços;

j) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis dos serviços da Reitoria e dos estabelecimentos dela dependentes, em articulação com a Divisão de Obras e Manutenção;

k) Manter actualizados os registos da tesouraria, proceder à arrecadação de receitas e executar os pagamentos autorizados pelo conselho administrativo.

2 - A Divisão de Recursos Financeiros, para o desenvolvimento das competências que lhe são cometidas, conta com o apoio dos sectores de:

a) Contabilidade, que assegura o registo contabilístico da receita e da despesa da Reitoria e dos estabelecimentos dela dependentes;

b) Tesouraria, que procede à arrecadação de receitas e executa pagamentos;

c) Economato e Inventário, que realiza as tarefas relativas à aquisição de bens e serviços e à inventariação dos bens.

3 - Cada sector será coordenado por um chefe de secção ou por outro funcionário com formação adequada, com excepção do sector de Tesouraria, que será coordenado por um tesoureiro.

8.º - 1 - Compete genericamente à Direcção de Serviços Técnicos:

a) Coordenar e promover actividades relativas ao planeamento, programação material e financeira e controlo de tarefas de gestão;

b) Desempenhar outras funções que lhe venham a ser superiormente cometidas.

2 - A Direcção de Serviços Técnicos compreende:

a) A Divisão de Planeamento e Gestão;

b) A Divisão de Obras e Manutenção.

3 - A Direcção de Serviços Técnicos tem ainda na sua dependência o Sector de Informática.

9.º - 1 - À Divisão de Planeamento e Gestão compete, designadamente:

a) Promover a realização de estudos sociais, económicos e financeiros com interesse para o planeamento das actividades da Universidade de Lisboa;

b) Manter actualizados os indicadores de referência, incluindo os relativos à promoção da qualidade;

c) Recolher e analisar a informação relativa aos procedimentos de gestão da Universidade de Lisboa, com vista à compatibilização dos registos nos domínios contabilístico, orçamental e patrimonial;

d) Elaborar o plano e o relatório de actividades da Universidade de Lisboa;

e) Preparar a realização de reuniões periódicas com as diversas unidades orgânicas para acompanhamento das actividades de planeamento e gestão da Universidade.

10.º - 1 - À Divisão de Obras e Manutenção compete, designadamente:

a) Desenvolver as acções relativas ao Plano da Cidade Universitária, a integrar no Plano Director Municipal de Lisboa;

b) Dar parecer sobre os acordos a celebrar com outras entidades que possam ter intervenção sobre o território da Cidade Universitária;

c) Acompanhar, coordenar e fiscalizar o desenvolvimento das obras das instalações afectas à Universidade;

d) Assegurar o planeamento de novas intervenções nos edifícios e espaços da Universidade;

e) Desenvolver as acções necessárias ao lançamento e execução de estudos, projectos e obras;

f) Preparar, em articulação com a Divisão de Planeamento e Gestão e a Divisão de Recursos Financeiros, os elementos para a orçamentação de projectos de obras e de manutenção;

g) Promover o levantamento de todas as instalações universitárias, mantendo-o sempre actualizado;

h) Propor as medidas necessárias para garantir a operacionalidade e segurança das instalações e do seu equipamento, bem como dos espaços envolventes da Reitoria;

i) Promover e coordenar a realização do inventário dos bens imóveis da Universidade, mantendo actualizado o respectivo cadastro, em articulação com a Divisão de Recursos Financeiros;

j) Assegurar a coordenação global das actividades associadas à manutenção de equipamentos e instalações, com vista à racionalização dos recursos envolvidos;

k) Apreciar e dar parecer sobre projectos de execução relativos a obras de raiz e outras intervenções no campus;

l) Apreciar e dar parecer sobre propostas de venda, alienação, compra ou aluguer de instalações.

2 - A Divisão de Obras e de Manutenção, para o desenvolvimento das competências que lhe estão cometidas, conta com o apoio dos sectores de:

a) Manutenção, Segurança e Ambiente, que desenvolve actividades no âmbito da manutenção das instalações, equipamentos e espaços adjacentes da Reitoria;

b) Concursamento e Obras, que prepara os concursos de projectos e empreitadas e acompanha a sua execução;

c) Ordenamento e Gestão do Campus, que zela pelo planeamento do território do campus universitário e acompanha o plano de desenvolvimento físico da Universidade de Lisboa.

3 - Cada sector será coordenado por um chefe de secção ou por outro funcionário com habilitação adequada.

11.º - 1 - Compete ao Sector de Informática:

a) Promover a utilização e o desenvolvimento de aplicações informáticas e telemáticas de interesse para as actividades da Reitoria e da Universidade de Lisboa no seu conjunto;

b) Dar parecer sobre projectos no âmbito da informática e comunicações, incluindo os aspectos relativos à respectiva assistência técnica;

c) Proporcionar assistência técnica a aplicações introduzidas por iniciativa da Reitoria, tanto no que respeita ao equipamento como aos programas;

d) Assegurar, directa ou indirectamente, a assistência técnica aos equipamentos informáticos da Reitoria da Universidade de Lisboa.

2 - O Sector de Informática é coordenado por um funcionário com habilitação adequada.

12.º Consideram-se revogados:

a) O despacho 9/R/94, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 9, de 11 de Janeiro de 1994;

b) O despacho 5/R/96, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 99, de 27 de Abril de 1996;

c) Os despachos n.os 24/R/96 e 25/R/96, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 7, de 9 de Janeiro de 1997;

d) O despacho 12 731/99 (2.ª série), publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 153, de 3 de Julho de 1999;

e) O despacho 8298/2000, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 90, de 15 de Abril de 2000.

13.º No quadro da Reitoria, aprovado pela Portaria 44/89, de 23 de Janeiro, com as alterações que, entretanto, lhe foram sendo introduzidas:

a) São criados os seguintes lugares:

Chefe de divisão - quatro lugares;

Técnico superior de 1.ª classe - quatro lugares.

b) E extintos, em contrapartida, os seguintes lugares:

Chefes de repartição - quatro lugares;

Assistentes administrativos - dois lugares;

Auxiliares administrativos - dois lugares.

14.º Os funcionários que, à data de publicação do presente despacho, se encontrem em exercício de funções em regime de comissão de serviço, por se encontrarem em período probatório, transitam para a carreira correspondente estabelecida no artigo 18.º do Decreto-Lei 404-A/98, de 18 de Dezembro, na redacção que lhe é dada pela Lei 44/99, de 11 de Junho.

15.º O presente despacho entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

6 de Abril de 2001. - O Reitor, José Barata-Moura.