Aviso 8556/2000 (2.ª série) - AP. - O engenheiro Manuel Travessa de Matos, presidente da Câmara Municipal de Vieira do Minho, faz público que, nos termos do artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei 442/91, de 15 de Novembro, posteriormente alterado pelo Decreto-Lei 6/96, de 31 de Janeiro, e na sequência de deliberações da Câmara Municipal e da Assembleia Municipal, ambas deste município de Vieira do Minho, datadas, respectivamente, de 18 e de 29 de Setembro de 2000, está aberto a inquérito público, pelo período de 30 dias, a partir da publicação no Diário da República, 2.ª série, para recolha de sugestões, o Projecto de Regulamento do Sistema de Controlo Interno.

O processo pode ser consultado na secretaria da Câmara Municipal de Vieira do Minho, durante o horário normal de funcionamento.

Projecto de Regulamento do Sistema de Controlo Interno

Preâmbulo

I - O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das comunidades locais.

Como se conclui da leitura do preâmbulo do citado diploma legal, o principal objectivo do POCAL é a criação de condições para a integração consistente da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

E isto por forma a permitir o controlo financeiro e a disponibilização de informação para os órgãos autárquicos, o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais, uma execução orçamental que terá em consideração os princípios da mais racional utilização de dotações e da melhor gestão de tesouraria, uma melhor uniformização de critérios de previsão, a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

II - O prosseguimento dos desideratos enunciados no ponto I passa, necessariamente, pelo implementação do sistema de controlo interno.

Tal como consta do diploma em execução do qual se estabelece o presente normativo, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informáticos;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

O sistema de controlo interno, que constitui uma das grandes inovações do POCAL, deverá englobar o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como todos os demais métodos e procedimentos susceptíveis de contribuir para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável

III - A elaboração de um tal documento carece de um estudo e desenvolvimento profundos, por forma a abarcar todos os aspectos que no mesmo devem ser tratados.

Porém, tornando-se necessário implementar, desde já, um conjunto de regras essenciais, apresenta-se agora um documento contendo, apenas e só, o estritamente indispensável - organização dos serviços e métodos e controlo interno -, reservando para tratamento futuro as demais matérias que devem ser englobadas no sistema de controlo interno.

Assim:

Em cumprimento do disposto no ponto 2.9.3 do Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo Decreto-Lei 54-A/99, de 22 de Fevereiro, a Câmara Municipal deliberou em .../.../... aprovar o sistema de controlo interno, que passará a vigorar a partir de .../.../..., consubstanciado nas normas seguintes:

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

O presente diploma visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades atinentes à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

Artigo 2.º

O presente diploma é aplicável a todos os serviços da autarquia.

Artigo 3.º

Compete às direcções de departamento, dentro da respectiva unidade orgânica, implementar o cumprimento das normas definidas no presente diploma e dos preceitos legais em vigor.

Artigo 4.º

1 - A direcção do Departamento de Administração e Finanças (DAF) reunirá os contributos das restantes direcções decorrentes da aplicação das presentes normas, nas suas atribuições de acompanhamento e avaliação permanente do presente Regulamento.

2 - Aqueles contributos sustentarão a proposta de revisão e actualização que a direcção do DAF remeterá à apreciação da presidência, pelo menos de dois em dois anos, que, se assim o entender, submeterá a decisão do órgão executivo.

CAPÍTULO II

Princípios e regras

Artigo 5.º

Na elaboração e execução do orçamento das autarquias locais devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento das autarquias locais é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, inclusive as dos serviços municipalizados, em termos globais, devendo o orçamento destes serviços apresentar-se em anexo;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas;

g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 6.º

A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente Plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza, sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

Artigo 7.º

A elaboração do orçamento das autarquias locais deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;

c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do Orçamento do Estado, a considerar no orçamento aprovado, devem ser as constantes do Orçamento do Estado em vigor até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que ele respeita;

d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

e) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aquele cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar na rubrica "Remunerações de pessoal" devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 8.º

Na execução do orçamento das autarquias locais devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

CAPÍTULO III

Organização dos serviços

Artigo 9.º

A unidade orgânica à qual está directamente cometida a gestão financeira e patrimonial do município é o Departamento de Administração Geral, que compreende a Divisão Administrativa e a Divisão Financeira.

Artigo 10.º

Constituem funções comuns às diversas unidades orgânicas, para além das publicadas na estrutura orgânica do município de Vieira do Minho de 10 de Abril de 2000:

a) Colaborar na elaboração do orçamento, plano plurianual de investimentos e documentos de prestação de contas;

b) Emitir requisições internas, tendo em vista a aquisição de bens e serviço e, bem assim, a execução de empreitadas de obras públicas;

c) Velar pela conservação do património afecto.

Artigo 11.º

Compete ao Departamento de Administração Geral:

a) Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da administração dos recursos financeiros e patrimoniais, de acordo com as disposições legais aplicáveis, normas internas estabelecidas e critérios de boa gestão;

b) Organizar e dar sequência aos processos que afectem a dimensão ou a natureza do património da autarquia, quando não existam subunidades orgânicas com essa finalidade;

c) Promover, com a colaboração dos sectores operativos, a elaboração anual dos documentos previsionais - grandes opções do plano e orçamento;

d) Promover a execução orçamental relativa à respectiva unidade orgânica e, bem assim, assegurar a mesma tarefa no que concerne à unidade orgânica 01 - Administração autárquica, de acordo com as orientações da presidência;

e) Promover a elaboração anual dos mapas de execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e dos documentos de prestação de contas;

f) Promover os registos contabilísticos referentes aos actos que provoquem modificação quantitativa ou qualitativa do património;

g) Colocar e manter em funcionamento processo de compras idóneo, que assegure a defesa dos legítimos interesses do município e respeite os preceitos legais aplicáveis.

Artigo 12.º

Compete, em especial, à Divisão de Finanças:

a) Coordenar a actividade financeira, desde a elaboração de planos plurianuais de investimentos, orçamentos e restantes documentos contabilísticos, de acordo com as normas de execução contabilística em vigor;

b) Preparar as modificações orçamentais, nos termos em que forem definidas;

c) Elaborar, organizar e dar publicidade aos documentos de prestação de contas e preparar os elementos indispensáveis à elaboração do respectivo relatório;

d) Elaborar, até ao dia 25 de cada mês, o plano de tesouraria referente ao mês seguinte;

e) Promover a execução de, pelo menos, quatro conferências anuais e aleatórias aos valores à guarda do tesoureiro, para além das que se encontram definidas por lei ou regulamento;

f) Arrecadar as receitas municipais e proceder ao pagamento das despesas, nos termos definidos neste diploma e nas demais normas legais e regulamentares aplicáveis;

g) Apresentar à direcção do departamento balancetes mensais referentes ao cumprimento do plano plurianual de investimentos e do orçamento, bem como fazer a respectiva apreciação técnica sobre os aspectos mais relevantes;

h) Apreciar os balancetes diários de tesouraria e informar a direcção, tendo em atenção o plano mensal apresentado;

i) Acompanhar o movimento de valores e comprovar, mensalmente, o saldo das diversas contas bancárias;

j) Efectuar conferências periódicas ao armazém e apresentar superiormente o relatório das ocorrências;

k) Manter organizada a contabilidade, com registos atempados;

l) Promover todos os procedimentos relativos à aquisição de bens e serviços e à execução de empreitadas de obras públicas, nos termos legais e de acordo com as normas do presente diploma;

m) Fiscalizar as responsabilidades do tesoureiro e das chefias das secções, bem como acompanhar a sua actividade profissional na autarquia;

n) Preparar os documentos financeiros cuja remessa a entidades oficiais seja legalmente determinada;

o) Promover todos os demais procedimentos de índole financeira;

p) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.

Artigo 13.º

Compete à Tesouraria:

a) Proceder à arrecadação de receitas e ao pagamento de despesas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções de serviço;

b) Liquidar juros moratórios referentes à arrecadação de receitas;

c) Proceder à guarda de valores monetários;

d) Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em tesouraria, nos termos definidos neste diploma;

e) Movimentar, em conjunto com o presidente da Câmara, ou vereador com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;

f) Elaborar balancetes diários de tesouraria.

Artigo 14.º

Compete à Secção de Contabilidade:

a) Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;

b) Promover os registos inerentes à execução orçamental e do plano plurianual de investimentos;

c) Promover o acompanhamento e controlo do orçamento e do plano plurianual de investimentos;

d) Emitir periodicamente os documentos obrigatórios inerentes à execução do orçamento e do plano plurianual de investimentos, nos termos definidos neste diploma e nas demais normas legais e regulamentares aplicáveis;

e) Promover a verificação permanente do movimento de fundos de tesouraria e de documentos de receita e despesa;

f) Apresentar relatórios de ocorrência, sempre que tal se justifique, por incumprimento de normas legais ou regulamentares;

g) Emitir os documentos de receita e de despesa, bem como os demais documentos que suportem registos contabilísticos;

h) Coligir todos os elementos necessários à execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e respectivas modificações.

Artigo 15.º

Compete à Secção de Aprovisionamento:

a) Proceder à cabimentação e ao compromisso de verbas disponíveis em matéria de realização de despesas com locação e aquisição de bens e serviços e empreitadas de obras públicas;

b) Promover todos os procedimentos referentes a locação e aquisição de bens e serviços;

c) Desenvolver toda a tramitação dos procedimentos atinentes à adjudicação de empreitadas de obras públicas, desde a decisão que ordena a abertura do procedimento até à celebração do respectivo contrato;

d) Organizar os procedimentos atinentes à aquisição e alienação de bens imóveis pelo município;

e) Superintender na gestão do armazém, elaborando relatórios parciais periódicos, nos termos definidos pela chefia da Divisão de Finanças, bem como relatórios de ocorrências;

f) Efectuar os registos contabilísticos da classe 0;

g) Proceder à verificação de facturas e guias de remessa e respectivos registos contabilísticos.

Artigo 16.º

Compete à Secção de Património:

a) Proceder ao levantamento dos bens existentes;

b) Preparar e manter actualizado o registo e o cadastro dos bens imóveis propriedade do município;

c) Preparar e manter actualizado o cadastro dos bens de domínio público;

d) Preparar e manter actualizado, com as respectivas inscrições e abates, o cadastro dos bens móveis propriedade do município;

e) Manter os registos com os elementos necessários ao preenchimento das fichas de amortização;

f) Preparar todos os documentos inerentes à gestão do património municipal no que concerne a bens imóveis.

CAPÍTULO IV

Disponibilidades

Artigo 17.º

1 - A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o valor correspondente a 5% das despesas correntes inscritas no orçamento da autarquia, respeitando-se um mínimo de 100 000$ e um máximo de 1 000 000$.

2 - Em consequência do disposto no número anterior, dever-se-á promover uma aplicação segura dos valores ociosos, competindo ao director do DAG decidir sobre a forma de aplicação, segundo orientação da presidência.

Artigo 18.º

1 - Compete ao presidente da Câmara submeter à apreciação do órgão executivo a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela autarquia.

2 - A movimentação das contas bancárias tituladas pela autarquia é feita, simultaneamente, pelo tesoureiro e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

Artigo 19.º

Os pagamentos devem ser feitos, preferencialmente, por transferência bancária, cheque ou dinheiro, em função do montante a pagar.

Artigo 20.º

Os cheques serão emitidos pela Tesouraria e apensos à respectiva ordem de pagamento remetida pela Contabilidade, para pagamento, após serem devidamente subscritos pelo presidente da Câmara ou por vereador com competência delegada.

Artigo 21.º

1 - Os cheques não preenchidos estão à guarda do tesoureiro.

2 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados sequencialmente pela Tesouraria, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 22.º

1 - A cobrança de receitas municipais por entidades diversas do tesoureiro carece de autorização da presidência e é efectuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial, que indiquem o serviço de cobrança.

2 - Os documentos de receita previstos no número anterior, devidamente numerados e sequenciais, serão fornecidos mensalmente, em data fixa, pela Secção de Contabilidade aos serviços que estejam autorizados a realizar as cobranças.

3 - Na data indicada nos termos do número anterior será feita conferência dos documentos de receita distribuídos, sendo devolvidos à Secção de Contabilidade aqueles que tenham sido inutilizados.

4 - As receitas cobradas nos termos do presente artigo deverão dar entrada na Tesouraria no final do próprio dia da cobrança, através da emissão da competente guia de recebimento emitida pelo serviço recebedor.

Artigo 23.º

1 - A Tesouraria manterá permanentemente actualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome do município.

2 - A Secção de Contabilidade fará uma reconciliação bancária no último dia útil de cada mês, através de um funcionário designado rotativamente para o efeito pelo chefe da Divisão de Finanças, que não se encontre afecto à Tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho da presidência, a inserir em informação da Divisão Financeira com os adequados fundamentos.

Artigo 24.º

Após cada reconciliação bancária, a Secção de Contabilidade analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 25.º

A Secção de Contabilidade promoverá a execução de, pelo menos, quatro conferências anuais e aleatórias dos valores à guarda do tesoureiro, para além das que se encontram definidas por lei ou regulamento.

Artigo 26.º

Na primeira reunião de cada mandato, a Câmara Municipal definirá quais as receitas que devem ser objecto de cobrança virtual.

Artigo 27.º

O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários que para o efeito forem designados pelo chefe da Divisão Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pelo chefe da Divisão Financeira, aleatoriamente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

Artigo 28.º

1 - São lavrados termos da contagem dos montantes sob a responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente da Câmara, pelo director do DAG e pelo tesoureiro, no final e no início do mandato do órgão executivo.

2 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos da contagem serão assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

Artigo 29.º

1 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento, são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia local é titular.

2 - Sempre que surjam alterações ao montante de endividamento, a Divisão Financeira apresentará relatório que analise a sua situação, tendo em atenção os limites fixados no artigo 24.º da Lei das Finanças Locais - Lei 42/98, de 6 de Agosto.

Artigo 30.º

1 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na Tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

2 - Para efeitos do previsto no número anterior, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, transmitindo as ocorrências ao chefe da Divisão Financeira.

Artigo 31.º

1 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da Tesouraria, nos seus diversos aspectos.

2 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento.

Artigo 32.º

Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

CAPÍTULO V

Contas de terceiros

Artigo 33.º

As compras são promovidas pela Secção de Aprovisionamento, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços.

Artigo 34.º

1 - A entrega de bens é feita no sector indicado no processo de aquisição, onde se procede à conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com as respectivas guias de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido".

2 - Os documentos referidos no número anterior são remetidos à Secção de Aprovisionamento, que, sendo o caso, promoverá a actualização das existências.

Artigo 35.º

1 - Na Secção de Aprovisionamento são conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa.

2 - Uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, as facturas são remetidas à Secção de Contabilidade, devidamente informadas, a fim de serem emitidas as ordens de pagamento respectivas e enviadas cópias à Secção de Aprovisionamento.

Artigo 36.º

No final de cada mês será feita reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia por funcionário designado pelo chefe da Divisão Financeira.

Artigo 37.º

Mensalmente, serão efectuadas reconciliações na conta "Estado e outros entes públicos".

Artigo 38.º

Caso existam facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado".

Artigo 39.º

Serão efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito e determinam-se os respectivos juros sempre que haja lugar a qualquer pagamento por conta desses débitos.

CAPÍTULO VI

Existências

Artigo 40.º

Para cada local de armazenagem de existências será nomeado pela presidência, sob proposta do director do DAG, um responsável pelos bens aí depositados.

Artigo 41.º

1 - As entradas ou saídas dos materiais dos armazéns apenas são permitidas mediante a respectiva guia de remessa ou requisição interna.

2 - As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada.

Artigo 42.º

É expressamente proibido recepcionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia de remessa.

Artigo 43.º

1 - A guia de remessa ou factura terá que dar entrada na Secção de Aprovisionamento, o mais tardar, até dois dias úteis imediatos ao da recepção, salvo se se tornar aconselhável que a certificação técnica do material se faça no sector técnico, sendo o prazo alargado para quatro dias úteis.

2 - Competirá à Secção de Aprovisionamento verificar a factura e promover o seu pagamento dentro dos prazos estabelecidos para o efeito.

3 - A Secção de Aprovisionamento verificará as facturas tendo em conta a legalidade das despesas e as normas de transparência a que deve obedecer cada aquisição.

Artigo 44.º

As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém.

Artigo 45.º

1 - As existências são mensalmente sujeitas a inventariação física, por utilização de testes de amostragem, devendo, ao longo do ano, serem contados todos os bens.

2 - Os funcionários que procedem à inventariação física por amostragens são indicados pelo chefe da Divisão Financeira, o qual apresentará relatório mensal ao director do DAG.

3 - Quando for o caso, proceder-se-á prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades.

CAPÍTULO VII

Imobilizado

Artigo 46.º

As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas na Secção de Património.

Artigo 47.º

1 - O inventário patrimonial de todos os bens duradouros e equipamentos propriedade do município cujo valor de aquisição seja superior a 10 000$ deverá manter-se permanentemente actualizado.

2 - Para o efeito previsto no número anterior, a Secção de Contabilidade entregará à Secção de Património cópia do respectivo título, no momento da liquidação.

Artigo 48.º

1 - Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixe de ter utilidade, deve o funcionário a quem o mesmo esteja distribuído comunicar tal facto ao respectivo superior hierárquico.

2 - Se a entidade competente para decidir entender que é esse o procedimento mais adequado, será ordenado o abate do bem, remetendo-se o respectivo documento, uma vez despachado, à Secção de Património.

3 - Consoante o valor do bem a abater, têm competência para ordenar o abate:

a) Até 50 000$, o chefe da divisão respectiva;

b) Até 200 000$, o director do departamento respectivo;

c) Acima de 200 000$, o presidente ou o vereador com competências delegadas.

Artigo 49.º

1 - Sempre que, pelo município, seja adquirido um prédio, rústico ou urbano, deverá a Secção de Património, logo após a outorga da escritura, promover a sua inscrição matricial e registral em nome da autarquia.

2 - Se o imóvel constituir um prédio urbano, com excepção de terrenos para construção, deverá ainda a Secção de Património requerer, junto das entidades competentes, o averbamento da titularidade ou o cancelamento, consoante os casos, dos contratos de saneamento básico, de fornecimento de energia eléctrica e de serviço de telefone.

Artigo 50.º

As chaves dos bens imóveis propriedade do município ficarão guardadas na Secção de Património.

Artigo 51.º

1 - As aquisições de imobilizado efectuam-se de acordo com o plano plurianual de investimentos e segundo orientações que o órgão executivo entenda emitir.

2 - Estas aquisições são efectuadas com base em requisições externas ou documentos equivalentes, designadamente contratos, emitidos ou celebrados pela entidade competente para autorizar a despesa, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis.

Artigo 52.º

A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, será feita trimestralmente, na Secção de Património.

Artigo 53.º

1 - A Secção de Património fará, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

2 - Em Janeiro de cada ano, a Secção de Património enviará a cada funcionário um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

Artigo 54.º

1 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento da entrega de cada bem ou equipamento constante do inventário.

2 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

CAPÍTULO VIII

Fundos de maneio

Artigo 55.º

Em caso de reconhecida necessidade, poderá ser autorizada a constituição de fundos de maneio, correspondendo a cada um uma dotação orçamental, visando o pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis.

Artigo 56.º

Cada um destes fundos tem de ser regularizado no fim de cada mês e saldado no fim do ano, não podendo conter em caso algum despesas não documentadas.

Artigo 57.º

Para efeitos de controlo dos fundos de maneio, o órgão executivo deve, no momento da sua constituição, aprovar as normas a que o mesmo deve obedecer, das quais deve constar:

a) O montante que constitui o fundo e as rubricas da classificação económica que disponibilizam as dotações necessárias para o efeito;

b) O responsável pela sua utilização;

c) A natureza das despesas a pagar pelo fundo;

d) A sua reconstituição mensal contra a entrega dos documentos justificativos das despesas;

e) A sua reposição ocorrerá, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.

CAPÍTULO IX

Responsabilidade funcional

Artigo 58.º

A violação de regras estabelecidas no presente diploma, sempre que indicie o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração do procedimento competente, nos termos prescritos no Estatuto Disciplinar.

CAPÍTULO X

Disposições finais e transitórias

Artigo 59.º

São revogadas todas as normas internas, bem como todas as ordens de serviço actualmente em vigor e relativas às matérias reguladas no presente diploma.

Artigo 60.º

Do presente diploma, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 61.º

O presente diploma entra em vigor no dia 1 de Janeiro que se seguir ao da sua publicação em edital.

6 de Outubro de 2000. - O Presidente da Câmara, Manuel Travessa de Matos.