A partir do dia 27 de Agosto de tarde este serviço será suspenso durante um periodo indeterminado que se espera curto. Lamento qualquer inconveniente que isto possa causar.

Outros Sites

Visite os nossos laboratórios, onde desenvolvemos pequenas aplicações que podem ser úteis:


Simulador de Parlamento


Desvalorização da Moeda

Portaria 226/2005, de 24 de Fevereiro

Partilhar:

Sumário

Aprova o regulamento arquivístico para o Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento, no que se refere à avaliação, selecção, transferência para arquivo definitivo, substituição de suporte e eliminação da documentação.

Texto do documento

Portaria 226/2005

de 24 de Fevereiro

Ao longo dos seus 11 anos de actividade, o Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento tem assistido a um crescimento exponencial da documentação de arquivo que justifica a avaliação, selecção, preservação e valorização do património arquivístico através de um sistema de gestão desse património que permita a determinação de prazos de conservação arquivística e a eliminação de documentos sem valor arquivístico, com inerentes vantagens funcionais e económicas para os vários serviços do Instituto, e assegurar a conservação de documentos com interesse administrativo, histórico, cultural e científico.

Para o efeito, pretende-se proporcionar um quadro satisfatório de soluções, quer regulando o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação e selecção, quer autorizando a transferência da informação para um suporte que veicule critérios de segurança, autenticidade e legalidade.

O presente diploma visa, assim, fixar algumas regras mínimas de funcionamento e coordenação entre os vários serviços do Instituto, de forma a uniformizar critérios e metodologias de tratamento técnico no que respeita à avaliação, selecção e conservação de documentos.

Nestes termos, e ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Saúde e da Cultura, o seguinte:

Artigo único

É aprovado o regulamento arquivístico para o Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento, no que se refere à avaliação, selecção, transferência para arquivo definitivo, substituição de suporte e eliminação da documentação, que consta em anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.

Em 27 de Janeiro de 2005.

O Ministro da Saúde, Luís Filipe da Conceição Pereira. - A Ministra da Cultura, Maria João Espírito Santo Bustorff Silva.

ANEXO I

Regulamento de conservação arquivística do Instituto Nacional da

Farmácia e do Medicamento

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento, adiante designado por INFARMED.

Artigo 2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo do INFARMED tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.

2 - A atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa é competência do INFARMED.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo II.

4 - Os prazos de conservação contam-se a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Incumbe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) determinar o destino final dos documentos, sob proposta do INFARMED.

Artigo 3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo é efectuada pelo INFARMED em conformidade com o estabelecido na tabela de selecção.

2 - Os documentos de reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 5 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser revista sempre que se justifique, visando a sua adequação às alterações da produção documental.

3 - A revisão prevista no número anterior carece do parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante pedido devidamente fundamentado.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzida taxa de utilização deverá ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio de acordo com o estipulado na tabela de selecção.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio são efectuadas com periodicidade a determinar pelo INFARMED.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, são remetidos para arquivo definitivo após o decurso dos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 - Cada remessa de documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º é acompanhada de um auto de entrega, que inclui em anexo uma guia de remessa em triplicado.

2 - A guia de remessa destina-se à identificação e controlo da documentação remetida e é obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.

3 - O original da guia de remessa fica no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem.

4 - O triplicado é transitoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

5 - Os modelos referidos nos números anteriores são os que constam do anexo III da presente portaria.

Artigo 8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos cuja conservação permanente não se justifique, por não lhes ser reconhecido valor arquivístico, deve ser efectuada imediatamente após o decurso dos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos não mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação atenderá a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 - Cada eliminação de documentos mencionados no artigo 8.º é acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do seu abate patrimonial, cujo modelo consta do anexo IV do presente regulamento.

2 - O auto de eliminação é assinado pelo dirigente do serviço de origem, bem como pelo responsável pelo arquivo.

3 - O referido auto é elaborado em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique expressamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não deve apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

3 - Dos termos de abertura e encerramento constam obrigatoriamente os seguinte elementos:

a) Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

b) Local e data de execução da transferência;

c) Assinaturas e carimbo.

4 - O INFARMED deverá elaborar e manter um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

5 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.

6 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm força probatória de original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo do INFARMED atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT fiscalizar a execução do disposto no presente regulamento.

ANEXO II

Tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

ANEXO III

Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento

Auto de entrega

(ver modelo no documento original)

Guia de remessa

(ver modelo no documento original)

ANEXO IV

Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento

Auto de eliminação

(ver modelo no documento original)

Anexos

  • Texto integral do documento: https://dre.tretas.org/pdfs/2005/02/24/plain-182210.pdf ;
  • Extracto do Diário da República original: https://dre.tretas.org/dre/182210.dre.pdf .

Ligações deste documento

Este documento liga aos seguintes documentos (apenas ligações para documentos da Serie I do DR):

  • Tem documento Em vigor 1988-12-10 - Decreto-Lei 447/88 - Presidência do Conselho de Ministros

    Regula a pré-arquivagem de documentação.

  • Tem documento Em vigor 1992-07-02 - Decreto-Lei 121/92 - Presidência do Conselho de Ministros

    Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursos humanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos serviços da administração directa e indirecta do Estado.

Aviso

NOTA IMPORTANTE - a consulta deste documento não substitui a leitura do Diário da República correspondente. Não nos responsabilizamos por quaisquer incorrecções produzidas na transcrição do original para este formato.

O URL desta página é:

Outros Sites

Visite os nossos laboratórios, onde desenvolvemos pequenas aplicações que podem ser úteis:


Simulador de Parlamento


Desvalorização da Moeda