de 6 de Outubro
O Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa (ISCTE), no âmbito das suas atribuições e competências, é um centro de criação, transmissão e difusão da cultura, da ciência e da tecnologia, que através da articulação do estudo, da docência e da investigação contribui para o desenvolvimento da sociedade e para a cooperação e o intercâmbio cultural, científico e tecnológico com as instituições congéneres nacionais e internacionais.Decorrente da sua acção de docência e de investigação tem vindo a assistir-se a um contínuo aumento da produção documental, nomeadamente nos serviços académicos e nas unidades orgânicas descentralizadas deste Instituto.
Assim, surge a necessidade de implementar um sistema integrado de gestão de documentos.
Para o efeito, pretende-se pôr em prática um conjunto de procedimentos técnicos que permitam, por um lado, a correcta utilização da documentação produzida pelos serviços do ISCTE e, por outro, a preservação da documentação que deixando de ter interesse jurídico e administrativo para o Instituto, se revela todavia fundamental para a investigação histórica.
Nestes termos e ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelas Ministras da Ciência, Inovação e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico do Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
A Ministra da Ciência, Inovação e Ensino Superior, Maria da Graça Martins da Silva Carvalho, em 2 de Agosto de 2004. - A Ministra da Cultura, Maria João Espírito Santo Bustorff Silva, em 2 de Setembro de 2004.
ANEXO
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DO INSTITUTO SUPERIOR DE
CIÊNCIAS DO TRABALHO E DA EMPRESA
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pelo Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa, adiante designado por ISCTE.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo do ISCTE tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.2 - É da responsabilidade do ISCTE a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo I do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do ISCTE.
Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo ISCTE, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º deste Regulamento.
Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.2 - A tabela de selecção será submetida a revisões, de modo a adequá-la às alterações na produção documental.
3 - Para os efeitos do disposto no n.º 2, deve o ISCTE obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o ISCTE vier a determinar.
Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos II e III do presente Regulamento.
Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos.
Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.
2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo IV do presente Regulamento.
Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos a conservar permanentemente será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da Internacional Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.2 - A substituição do suporte dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento só poderá ser feita mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.
Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e a comunicabilidade do arquivo do ISCTE devem atender a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
Do ANEXO I ao ANEXO IV
(ver anexos no documento original)
