Portaria 1210/2003
de 15 de Outubro
O aumento contínuo dos documentos existentes nos arquivos dos Serviços Centrais e Regionais do Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP) tem vindo a originar dificuldades na gestão de documentos, bem como acrescidas dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação que, tendo perdido o seu valor corrente, se reveste ainda de alguma importância informativa e probatória dos actos praticados pela administração.

Tornou-se, assim, necessário criar condições objectivas para que fosse avaliado, seleccionado, preservado e valorizado o património arquivístico do IEFP, em consonância com uma gestão mais eficaz.

Esse objectivo foi alcançado através da Portaria 1185/97, de 20 de Novembro, que agora se revoga, uma vez que já atingiu os cinco anos previstos no Regulamento e que existe necessidade de adequar a tabela de selecção às novas realidades da produção documental.

Tal a finalidade do presente diploma, que institui um conjunto de normas definidoras de procedimentos que confiram ao arquivo a importância inerente a centro de informação dinâmico que regule o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação, selecção e conservação, bem como a eliminação de toda a documentação sem interesse administrativo e histórico. Considera-se ainda a necessidade de actualizar prazos de conservação administrativa de toda a documentação de arquivo, tendo em vista a sua utilização pelos Serviços do IEFP.

Nestes termos e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelo Ministro da Cultura e pelo Secretário de Estado do Trabalho, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística do IEFP, anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.

2.º É revogada a Portaria 1185/97, de 20 de Novembro.
3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta, em 12 de Setembro de 2003. - O Secretário de Estado do Trabalho, Luís Miguel Pais Antunes, em 4 de Setembro de 2003.

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL

Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional, adiante abreviadamente designado por IEFP.

Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo do IEFP tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.

2 - Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam da tabela de selecção, anexo I da presente portaria, e são da responsabilidade do IEFP.

3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

4 - Cabe ao Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final da documentação, sob proposta do IEFP.

Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IEFP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais foi reconhecido valor arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º

Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental referida no artigo 2.º

2 - A tabela de selecção deve ser revista e actualizada de cinco em cinco anos, de modo a adequá-la às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2 deverá o IEFP obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.

2 - As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IEFP vier a determinar.

Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.

Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas documentais mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos II e III ao presente Regulamento.

Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos.

Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas por um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto deve ser feito em triplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, o duplicado remetido ao Serviço do Arquivo Geral do IEFP e o triplicado remetido ao IAN/TT.

2 - O formulário referido nas alíneas anteriores consta do anexo IV ao presente Regulamento.

Artigo 10.º
Substituição de suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos a conservar permanentemente será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - A substituição do suporte dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser feita mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º
Acessibilidade e confidencialidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos do IEFP atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

Do ANEXO I ao ANEXO IV
(ver anexos no documento original)