de 20 de Novembro
O aumento contínuo dos documentos existentes nos arquivos dos serviços centrais e regionais do Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP) tem vindo a originar graves problemas na gestão dos espaços que lhes são reservados, bem como acrescidas dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação que, tendo perdido o seu valor corrente, se reveste ainda de alguma importância informativa e probatória dos actos praticados pela Administração.Assim, torna-se necessário criar condições objectivas para que seja avaliado, seleccionado, preservado e valorizado o património arquivístico do IEFP, em consonância com uma gestão mais eficaz.
Tal a finalidade do presente diploma, que institui um conjunto de normas definidoras de procedimentos que confiram ao arquivo a importância inerente a centro de informação dinâmico que regule o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação, selecção e conservação, bem como a eliminação de toda a documentação sem interesse administrativo e histórico. Considera-se ainda a necessidade de definir prazos de conservação administrativa de toda a documentação de arquivo, tendo em vista a sua utilização pelos serviços do IEFP.
Nestes termos e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros para a Qualificação e o Emprego e da Cultura, aprovar o seguinte:
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO INSTITUTO
DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional, adiante abreviadamente designado por IEFP.
Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo do IEFP tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.2 - Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam do anexo I, «Tabela de selecção», à presente portaria e são da responsabilidade do IEFP.
3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
4 - Cabe ao Instituto de Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final da documentação, sob proposta do IEFP.
Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IEFP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.2 - Os documentos aos quais foi reconhecido valor arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte original.
Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental referida no artigo 2.º 2 - A tabela de selecção deve ser revista e actualizada de cinco em cinco anos, de modo a adequá-la às alterações da produção documental.3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deverá o IEFP obter o parecer favorável dos IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.2 - As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IEFP vier a determinar.
Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas documentais mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas de um auto a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.
Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.2 - É vedada a eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:a) Serem acompanhadas por um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto deve ser feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.
2 - O formulário referido nas alíneas anteriores consta do anexo III à presente portaria.
Artigo 10.º
Acessibilidade e confidencialidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos do IEFP atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 11.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.
Artigo 12.º
Entrada em vigor
Esta portaria entra em vigor após a sua publicação.Ministérios para a Qualificação e o Emprego e da Cultura.
Assinada em 15 de Outubro de 1997.
A Ministra para a Qualificação e o Emprego, Maria João Fernandes Rodrigues.- O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.
ANEXO I
Tabela de selecção
(Ver tabela no doc. original)
(1) Serviços centrais.(2) Serviços regionais (serviços de coordenação e órgãos executivos locais).
(Ver ANEXO II E III no doc. original)
