Portaria 763/2003
de 9 de Agosto
O volume de documentos recebidos e produzidos pela Secretaria-Geral do Ministério da Segurança Social e do Trabalho, conjuntamente com a inexistência de procedimentos adequados de uma gestão documental, tem conduzido a uma acumulação sucessiva de documentação precariamente instalada.

No sentido de ultrapassar esta situação, o Decreto-Lei 42/99, de 10 de Fevereiro, que aprova a lei orgânica daquele serviço de administração directa do Estado, criou a Divisão de Arquivo Geral com o objectivo de implementar uma política de gestão de documentos, imprescindível para a recuperação, racionalização e organização dos arquivos.

Assim, tendo em conta o conceito de ciclo de vida dos documentos, torna-se necessária a aplicação de práticas arquivísticas adequadas, não só à compreensão do valor administrativo, fiscal e legal, mas também do valor histórico do património documental.

Pretende-se com a presente portaria, de acordo com o modelo consagrado pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, dotar a Secretaria-Geral do Ministério da Segurança Social e do Trabalho de um instrumento legal que, de forma articulada, permita uma gestão integrada dos documentos, no tocante à avaliação, selecção, substituição de suportes e remessa para o arquivo intermédio e definitivo, bem como dos elementos que digam respeito à acessibilidade e comunicabilidade dos mesmos.

Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Cultura e da Segurança Social e do Trabalho, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Segurança Social e do Trabalho no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

Em 7 de Julho de 2003.
O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta. - O Ministro da Segurança Social e do Trabalho, António José de Castro Bagão Félix.

ANEXO
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA SEGURANÇA SOCIAL E DO TRABALHO

Artigo 1.º
Âmbito
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das atribuições e competências da Secretaria-Geral do Ministério da Segurança Social e do Trabalho, adiante designada por SG.

Artigo 2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SG tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da SG a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que se junta ao presente Regulamento como anexo I e que dele faz parte integrante.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SG.

Artigo 3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SG, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada pelo IAN/TT.

Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, com intervalos de tempo não inferiores a cinco anos, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no número anterior, deve a SG obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.

2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SG vier a determinar.

Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas por um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após elaboração do respectivo inventário.

2 - Os formulários referidos no número anterior constam dos anexos II e III ao presente Regulamento, dele fazendo parte integrante.

Artigo 8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O formulário para a eliminação de documentos consta do anexo IV ao presente Regulamento, dele fazendo parte integrante.

Artigo 10.º
Substituição do suporte
1 - É facultada a substituição de documentos originais de todas as séries de conservação permanente previstas na tabela de selecção constante do anexo I ao presente Regulamento por cópias em microfilme mediante autorização expressa do IAN/TT, sob proposta do dirigente máximo da SG, sempre que este a considere económica e funcionalmente justificada.

2 - A substituição de documentos originais por cópias em microfilme é feita em observância das normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO, por forma a garantir a preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta das cópias produzidas.

3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração) com o valor do original, um duplicado da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de utilização administrativa.

4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e deverão reproduzir os respectivos termos de abertura e encerramento, devidamente autenticados pelo responsável da área de arquivo.

5 - Caso se recorra a prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a administração da entidade prestadora assina, igualmente, os termos de abertura e encerramento mencionados no número anterior.

6 - Dos termos de abertura e encerramento constarão, ainda, obrigatoriamente, a descrição dos documentos reproduzidos, a identificação dos responsáveis pela transferência da informação, o local e a data de execução da transferência, bem como toda a informação técnica necessária ao controlo de qualidade.

7 - Deverá ser elaborado um registo de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

8 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 121/92, de 2 de Julho.

9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da SG pautar-se-á por critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a fiscalização relativa à execução do disposto no presente Regulamento.

Do ANEXO I ao ANEXO IV
(ver anexos no documento original)