Para efeitos do previsto na alínea m) do n.º 2 do artigo 17.º da Lei 169/99, de 18 de Setembro, torna-se público que a Assembleia de Freguesia de Pampilhosa da Serra, concelho de Pampilhosa da Serra, em reunião do dia 4 de Abril de 2007, sob proposta do executivo da Freguesia, aprovou o seguinte:
Regulamento sobre a Estrutura Orgânica dos Serviços e novo Quadro de Pessoal da Freguesia de Pampilhosa da Serra
CAPÍTULO I
Dos objectivos, princípios e normas de actuação dos serviços
Artigo 1.º
Âmbito do Regulamento
1 - O presente Regulamento estabelece os princípios, objectivos e organização dos serviços da Freguesia de Pampilhosa da Serra, assim como as suas atribuições e competências funcionais.
2 - Constituem parte integrante deste Regulamento a representação gráfica dos serviços da Freguesia (organigrama) e o quadro de pessoal constante dos anexos I e II, respectivamente.
Artigo 2.º
Princípios de gestão dos serviços
A gestão dos serviços desenvolve-se no quadro jurídico definido pela lei e orienta-se pelos seguintes princípios:
a) Os serviços orientam a sua actividade para a prossecução dos objectivos de natureza política e económica definidos pelos órgãos da Freguesia;
b) A gestão atende aos princípios técnico-administrativos da gestão por objectivos, do planeamento, programação, orçamentação e controlo das suas actividades;
c) A estrutura de serviços é flexível e dinâmica de modo a garantir a plena operacionalidade de uma organização de reduzidas dimensões.
Artigo 3.º
Objectivos
No âmbito das suas actividades, os serviços devem prosseguir, nos termos e nas formas previstas na lei, os seguintes objectivos:
a) Contribuir para a modernização e qualificação dos serviços prestados, dotando-os de uma capacidade de resposta mais ajustada às necessidades e expectativas dos fregueses;
b) Promover o desenvolvimento económico, social, cultural e ambiental;
c) Contribuir para a obtenção dos melhores padrões de qualidade nos serviços prestados aos fregueses;
d) Promover o prestígio do poder local.
Artigo 4.º
Superintendência
A Freguesia de Pampilhosa da Serra exercerá superintendência sobre os serviços, garantindo, através da implementação das medidas que se tornem necessárias, a sua correcta actuação na prossecução dos objectivos enunciados no artigo 3.º, o cumprimento dos princípios de gestão, como a adequação e aperfeiçoamento das estruturas e métodos de trabalho.
Artigo 5.º
Do planeamento, programação e controlo
1 - A actividade dos serviços será referenciada a planos globais ou sectoriais, aprovados pelos órgãos da Freguesia, em função da necessidade de promover a melhoria das condições de vida das populações e o desenvolvimento económico, social e cultural dos fregueses.
2 - Os serviços colaborarão com os órgãos da Freguesia na formulação dos diferentes instrumentos de planeamento e programação que, uma vez aprovados, assumem carácter vinculativo.
3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os planos anuais e plurianuais de actividades; orçamentos anuais ou plurianuais.
4 - Os planos anuais ou plurianuais de actividades, assim como os programas de actuação, quantificarão o conjunto de acções e empreendimentos que a Freguesia pretenda efectuar no período a que se reportam.
5 - Os serviços implementarão os procedimentos necessários ao acompanhamento e controlo de execução dos planos, programas e orçamentos, elaborando relatórios periódicos sobre níveis de execução, física e financeira, com o objectivo de possibilitar a tomada de decisões e medidas de reajustamento que se mostrem adequadas.
6 - Os serviços apresentarão aos órgãos da Freguesia dados e estudos que contribuam para a tomada de decisões no respeitante à prioridade das acções a incluir na programação.
7 - No orçamento da Freguesia, os recursos financeiros serão afectados em função do cumprimento de objectivos e metas fixadas no plano de actividades, sendo que, no processo de elaboração do plano de actividades e orçamento, os serviços colaborarão na busca de soluções que permitam a optimização de recursos.
Artigo 6.º
Da coordenação
1 - As actividades dos serviços da Freguesia, designadamente no referente à execução de planos, programas e orçamento, são objecto de coordenação permanente, cabendo ao executivo ou ao presidente da Junta de Freguesia coordenar os diferentes responsáveis sectoriais e promover a realização de reuniões de trabalho, de carácter regular, para intercâmbio de informações, mútuas e actuação concertada.
2 - Para efeitos de coordenação, o presidente da Junta de Freguesia deverá dar conhecimento ao executivo das consultas e entendimentos que considere necessários à obtenção de soluções integradas no âmbito dos objectivos de carácter global ou sectorial, bem como reportar o nível de execução e metas atingidas.
3 - Os assuntos a serem submetidos a deliberação do executivo deverão, sempre que se justifique, ser previamente coordenados entre todos os serviços neles interessados.
Artigo 7.º
Da delegação
1 - A delegação de competência será utilizada como instrumento de desburocratização e racionalização administrativas, no sentido de criar maior eficácia, eficiência e celeridade nas decisões.
2 - A delegação de poderes respeitará o quadro legalmente definido.
CAPÍTULO II
Da organização dos serviços
Artigo 8.º
Estrutura
1 - Para prossecução das atribuições que competem à Freguesia, esta dispõe dos seguintes serviços:
Sector de Limpeza e Conservação (SLC);
Sector de Educação (SE);
Sector Administrativo e Financeiro (SAF)
2 - Os serviços referidos no número anterior dependerão hierarquicamente do órgão executivo, no todo em parte, do presidente da Junta de Freguesia, se nele for delegada essa competência.
Artigo 9.º
Atribuições comuns aos diversos serviços
Constituem atribuições comuns aos diversos serviços:
a) Elaborar e submeter a aprovação superior instruções, circulares, normas e regulamentos, que se mostrem necessários ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas adequadas a cada serviço;
b) Colaborar na elaboração dos diversos instrumentos de planeamento, programação e controlo da actividade da Freguesia;
c) Coordenar e dinamizar a actividade das unidades orgânicas, assegurando a atempada execução das tarefas respectivas, estudando e propondo as tarefas respectivas, estudando e propondo as medidas organizativas que contribuam para aumentar a operacionalidade e eficiência dos serviços;
d) Assistir, sempre que assim for determinado, às reuniões do órgão deliberativo da Freguesia, de grupos de trabalho ou outras promovidas no âmbito da actividade da Freguesia;
e) Zelar pelo cumprimento dos deveres dos funcionários, designadamente de assiduidade, em conformidade com as disposições legais e regulamentos em vigor;
f) Preparar, quando disso incumbidos, as informações, as minutas e outros documentos relativos aos assuntos que carecem de deliberação do órgão executivo ou do órgão deliberativo;
g) Garantir o cumprimento das deliberações da Freguesia e dos despachos do presidente, na respectiva área de intervenção;
h) Assegurar que a informação necessária circule entre serviços, com vista ao seu bom funcionamento;
i) Respeitar a co-relação entre o plano de actividades e o orçamento da freguesia;
j) Zelar pela conservação dos equipamentos a cargo do serviço;
k) Remeter ao arquivo geral, no final de cada ano, os processos e documentos desnecessários ao funcionamento do serviço;
l) Executar as demais tarefas cometidas por regulamento, deliberação dos órgãos e despacho do presidente da Freguesia;
m) Transmitir ao executivo, com vista à requisição atempada, as carências em bens e serviços necessários às suas actividades.
Artigo 10.º
Sector Administrativo e Financeiro
1 - O Sector Administrativo e Financeiro funciona na dependência directa do órgão executivo, tendo por funções o desempenho das tarefas a seguir discriminadas.
1.1 - No que se refere ao apoio administrativo, compete-lhe:
a) Assegurar o atendimento do público, prestando-lhe todas as informações dentro do âmbito das suas competências;
b) Assegurar o expediente geral da Freguesia, as relações com o exterior e apoiar os projectos de cooperação com entidades externas;
c) Dar apoio administrativo aos órgãos de freguesia, designadamente no que respeita à preparação do expediente para as reuniões e sessões e à execução das respectivas deliberações, ao órgão executivo e a todos os serviços;
d) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, registo, distribuição, expedição e arquivo da correspondência e de outros documentos;
e) Assegurar o serviço de telefone, telefax e e-mail;
f) Passar cópias, certidões ou fotocópias das actas ou de documentos que constem do arquivo, bem como quaisquer outras que resultem de deliberações ou despachos de matéria própria da competência dos serviços, mediante o pagamento das taxas previstas quando solicitadas por particulares;
g) Organizar os processos administrativos respeitantes à aquisição de bens e serviços ou realização de obras, incluindo, quando for o caso, a organização do respectivo processo de concurso;
h) Executar os serviços administrativos de carácter geral;
i) Promover a divulgação pelos serviços das instruções, circulares, normas internas, regulamentos e demais directivas de carácter genérico;
j) Organizar o expediente relativo a processos disciplinares, de inquérito, sindicância e de meras averiguações ou a processos de outra natureza;
k) Assegurar o serviço de contínuos e proceder à abertura das instalações e, designadamente, efectuar todas as notificações ou citações relativas a matérias da respectiva área de actividade;
l) Providenciar a outorga e remessa ao Tribunal de Contas dos contratos ou de outros actos a ele sujeitos;
m) Organizar e manter actualizado o arquivo e o centro de documentação da Freguesia;
n) Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos órgãos e serviços;
o) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
p) Não permitir a saída de qualquer livro ou documento, sem requisição datada e assinada;
q) Coordenar e anotar a requisição pelos funcionários das viaturas necessárias à execução das suas funções.
1.2 - Em matéria de contabilidade e de tesouraria, compete-lhe executar os procedimentos administrativos à contabilidade e tesouraria da Freguesia, designadamente:
a) Promover a arrecadação das receitas e efectuar o pagamento de despesas;
b) Cumprir e fazer cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade;
c) Coordenar e controlar toda a actividade contabilística, designadamente o cabimento e cativação de verbas;
d) Verificar todas as autorizações e emitir, registar e arquivar ordens de pagamentos, guias de receita e anulação;
e) Executar os registos contabilísticos de harmonia com plano de contabilidade adoptado;
f) Verificar diariamente a execução de todas as operações e movimentos de tesouraria;
g) Executar todo o expediente relativo aos pedidos de financiamento;
h) Elaborar estatísticas diversas para o apoio e controlo de gestão;
i) Elaborar um sistema de contas de modo a proporcionar a avaliação de custos real das obras e da prestação de serviços em execução ou já executados;
j) Participar nos processos já inerentes à eficiente execução do orçamento;
k) Elaborar balancetes e relatórios periódicos sobre a execução orçamental e previsão das despesas comprometidas;
l) Controlar permanentemente o movimento de fundos, por intermédio do plano de tesouraria mensal;
m) Manter em ordem e controlar a conta corrente com empreiteiros e fornecedores;
n) Participar na elaboração de documentos de gestão;
o) Organizar os documentos de prestação de contas e participar na elaboração do relatório de actividades;
p) Liquidar e cobrar taxas e demais rendimentos da Freguesia bem como emitir as respectivas guias de receita e de anulação;
q) Expedir avisos e editais para pagamento de taxas;
r) Alertar o órgão executivo para omissões que constatem no pagamento das taxas, tarifas ou outros rendimentos que se mostrem serem devidos à Freguesia;
s) Organizar e liquidar os processos de execução fiscal;
t) Organizar os processos de contra-ordenação;
u) Processar todo o expediente relacionado com as áreas em causa.
1.3 - No que se refere aos recursos humanos, compete-lhe:
a) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização dos recursos humanos;
b) Executar os procedimentos administrativos relacionados com o recrutamento, provimento, promoção, transferência e cessação de funções do pessoal;
c) Elaborar listas de antiguidade;
d) Colaborar com o conselho de administração no desenvolvimento de processos técnicos e administrativos relativos à notação de pessoal e elaborar o expediente relativo à sua classificação;
e) Assegurar e manter actualizado o cadastro dos funcionário e os respectivos processos individuais;
f) Registar as presenças e as ausências dos funcionários, elaborando o mapa de assiduidade;
g) Elaborar o mapa de férias;
h) Atender os funcionários, prestar-lhes as necessárias informações e emitir as declarações por eles solicitadas;
i) Elaborar os mapas de descontos dos funcionários;
j) Emitir cartões de identificação de funcionários e manter actualizado o registo;
k) Proceder ao processamento do vencimento e remunerações complementares e instruir os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente abono de família, ADSE e centro regional de segurança social;
l) Organizar e manter actualizado o seguro de pessoal, bem como colaborar no desenvolvimento de processos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;
m) Executar, em geral, todas as tarefas administrativas relativas aos funcionários.
1.4 - No que se refere ao património e aprovisionamento, compete-lhe:
a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro de bens móveis e imóveis da freguesia;
b) Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro de bens imóveis, um processo de documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou actos de sentença de expropriação e demais documentos relativos aos actos e operações de natureza administrativa ou jurídica, à descrição, identificação e utilização dos prédios;
c) Organizar e manter actualizados os seguros relativos a todo o imobilizado e recheio, se for o caso, bem como responsabilizar-se por outros seguros que não estejam especificamente cometidos a outras unidades orgânicas;
d) Proceder aos estudos de mercado necessários à realização das compras;
e) Proceder ao controlo das compras e assegurar os procedimentos legais aplicáveis;
f) Proceder, sob a supervisão do executivo, à aquisição ao exterior dos bens e serviços necessários ao funcionamento da freguesia e executar todo o expediente necessário;
g) Promover a distribuição pelos serviços dos bens adquiridos, organizando um sistema de controlo das existências;
h) Organizar e manter actualizada uma listagem dos fornecedores de bens e serviços.
Artigo 11.º
Sector de Limpeza e Conservação
1 - O Sector da Limpeza e Conservação funciona na dependência directa do órgão executivo, tendo por funções o desempenho das tarefas a seguir indicadas:
a) Assegurar a limpeza e conservação dos lugares da freguesia, com recurso a maquinaria pertença da freguesia ou manualmente;
b) Assegurar a limpeza das instalações pertença da freguesia;
c) Colaborar na limpeza e ou manutenção de instalações que prestam serviço público;
d) Colaborar nos trabalhos auxiliares de montagem, desmontagem e conservação de equipamentos;
e) Auxiliar a execução de cargas e descargas;
f) Proceder à recolha e enterramento de animais mortos na via pública;
g) Efectuar tarefas de limpeza e desobstrução de caixas de visita, colectores ou grelhas;
h) Executar outras tarefas simples, não especificadas, de carácter manual e exigindo principalmente esforço físico e conhecimentos práticos.
Artigo 12.º
Sector Interligado à Educação
1 - O Sector Interligado à Educação funciona na dependência directa do órgão executivo, tendo por funções o desempenho das tarefas a seguir indicadas:
a) Acompanhamento das crianças nas actividades escolar e ou lúdicas, proporcionando ambiente adequado e controla essas actividades;
b) Implementação de actividades e regras de higiene pessoal, prevenção e segurança;
c) Proporciona actividades para ocupação de tempos livres;
d) Providencia a utilização e conservação das instalações, assim como do material e equipamento didáctico necessário ao desenvolvimento educativo;
e) Zela pela conservação e higiene ambiental dos espaços e das instalações à sua responsabilidade, numa perspectiva pedagógica e cívica;
f) Quando solicitado acompanha crianças nos transportes, nomeadamente em passeios e visitas de estudo;
g) Colaboração com a escola na realização de actividades que estejam relacionadas com épocas festivas;
h) Prestar apoio e assistência em situações de primeiros socorros;
i) Comunicar estragos de material e equipamento;
j) Assegurar, quando necessário, o apoio reprográfico e as ligações telefónicas;
k) Prestar informações, quando solicitadas, aos encarregados de educação, no âmbito dos serviços assegurados pela autarquia às crianças.
CAPÍTULO III
Do quadro de pessoal
Artigo 13.º
Aprovação do quadro de pessoal
1 - A Freguesia dispõe do quadro de pessoal constante do anexo II ao presente regulamento.
2 - O quadro de pessoal referido no número anterior será preenchido à medida que as disponibilidades financeiras o permitam, com observância do disposto no artigo 10.º do Decreto-Lei 106/84, de 6 de Abril, com alterações introduzidas pela Lei 44/85, de 13 de Setembro.
Artigo 14.º
Mobilidade de pessoal
1 - A afectação de pessoal a cada unidade orgânica é determinada pelo presidente da junta de freguesia, se tal competência lhe for delegada ouvido o seu responsável.
2 - A distribuição e mobilidade de pessoal, dentro de cada unidade orgânica ou serviço, são da competência da junta de freguesia.
CAPÍTULO IV
Disposições finais
Artigo 15.º
Criação e implementação das unidades orgânicas
1 - Ficam criadas todas as unidades orgânicas, constantes do anexo I, que integram a estrutura objecto do presente Regulamento, as quais são instaladas à medida das necessidades e conveniência da freguesia, tendo em conta as possibilidades facultadas pelo espaço físico e dotação de pessoal, de harmonia com o estabelecido na Lei 169/99, de 18 de Setembro, na sua redacção actual.
Enquanto não forem criados cargos dirigentes ou de chefia, o desempenho das respectivas funções é assegurado por quem, por despacho, for designado pelo presidente da junta de freguesia.
Artigo 16.º
Alterações das atribuições
Sempre que razões de eficácia o justifiquem poderão ser alteradas as atribuições dos serviços, mediante deliberação do órgão deliberativo.
Artigo 17.º
Lacunas e omissões
As dúvidas e omissões decorrentes da aplicação do presente Regulamento serão resolvidas pelo órgão executivo da Freguesia.
Artigo 18.º
Entrada em vigor
A presente organização dos serviços da freguesia, estrutura e quadro de pessoal entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República, 2.ª série.
5 de Abril de 2007. - O Presidente da Junta, Albino Vaz Dia Barata.
ANEXO I
Organigrama da estrutura orgânica
(ver documento original)
ANEXO II
Quadro de pessoal
(ver documento original)
