Deliberação 350/2006. - Por deliberação da secção permanente do senado na sua reunião de 8 de Fevereiro de 2006, foi aprovado o seguinte regulamento orgânico e quadro de pessoal não docente da Faculdade de Medicina desta Universidade:

Regulamento Orgânico e de Definição do Quadro de Pessoal não Docente da Faculdade de Medicina da Universidade do Porto.

CAPÍTULO I

Introdução

Artigo 1.º

Natureza e âmbito de aplicação

O presente Regulamento estabelece a estrutura orgânica dos Serviços Administrativos da Faculdade de Medicina da Universidade do Porto (adiante designada por Faculdade), bem como o respectivo quadro, competências e forma de recrutamento e de provimento do pessoal não docente.

CAPÍTULO II

Serviços Administrativos

Artigo 2.º

Estrutura orgânica

1 - Os Serviços Administrativos compreendem a Secretaria e o Secretariado dos Órgãos de Gestão, e são dirigidos pelo secretário da Faculdade.

2 - O cargo de secretário é equiparado, para todos os efeitos legais, ao de director de serviços, cabendo-lhe, para além das competências previstas no n.º 1 do artigo 8.º da Lei 2/2004, de 15 de Janeiro, as competências próprias constantes do artigo 3.º do Decreto-Lei 22/93, de 26 de Janeiro.

3 - Compete ao secretário, nomeadamente:

a) Orientar e coordenar a actividade dos Serviços Administrativos, de modo a assegurar a sua eficiência;

b) Propor ao conselho directivo as alterações orgânicas e funcionais que vierem a revelar-se necessárias ao bom funcionamento dos serviços;

c) Propor ao conselho directivo as alterações ao quadro de funcionários adstritos aos Serviços Administrativos;

d) Promover a execução das deliberações dos órgãos de gestão da Faculdade;

e) Assistir tecnicamente os órgãos de gestão da Faculdade e assegurar o seu expediente;

f) Coordenar a distribuição do pessoal técnico, administrativo e auxiliar, de acordo com o conselho directivo, pelos serviços, estando-lhe este pessoal subordinado hierárquica e disciplinarmente, podendo os funcionários recorrer das decisões para o director da Faculdade;

g) Promover a obtenção de estudos, pareceres e informações de natureza jurídica relativos à gestão da Faculdade;

h) Recolher, sistematizar e divulgar a legislação com interesse para os serviços;

i) Corresponder-se com serviços e entidades públicas ou privadas no âmbito da sua competência;

j) Informar e submeter a despacho do director todos os assuntos relativos a problemas de natureza técnica.

Artigo 3.º

Secretaria da Faculdade

1 - A Secretaria da Faculdade desenvolve as suas actividades nos domínios dos assuntos académicos, de expediente, dos recursos humanos, de arquivo e da administração financeira e patrimonial.

2 - A Secretaria compreende as seguintes Divisões:

Divisão Académica;

Divisão de Recursos Humanos;

Divisão Financeira e Patrimonial.

Artigo 4.º

Divisão Académica

A Divisão Académica compreende as Secções de Pré-Graduação e de Pós-Graduação.

Artigo 5.º

Secção de Pré-Graduação

À Secção de Pré-Graduação compete:

a) Proceder ao atendimento dos utentes da Secção e à recepção, encaminhamento e entrega de documentos;

b) Prestar informações orais e escritas sobre as condições de ingresso e de frequência no(s) curso(s) de licenciatura da Faculdade;

c) Elaborar os editais, avisos e ofícios relativos aos diversos actos académicos, tais como pré-requisitos, matrículas, inscrições, transferências, reingressos, mudanças de curso, habilitações especiais e propinas;

d) Organizar e preparar os processos relacionados com equivalências de disciplinas;

e) Executar os actos respeitantes a matrículas e inscrições;

f) Proceder ao registo de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos, organizando e mantendo actualizado o arquivo dos respectivos processos individuais;

g) Apoiar os órgãos de gestão na preparação e organização do acesso ao(s) curso(s) de licenciatura;

h) Prestar apoio aos órgãos competentes na elaboração dos horários lectivos dos cursos e na utilização das instalações, nomeadamente das salas de aula;

i) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência, licenciatura e outras relativas a actos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;

j) Preparar elementos relativos a alunos para responder às solicitações do Instituto Nacional de Estatística, dos órgãos competentes do Ministério da Educação e, ainda, destinados a publicações da Universidade do Porto ou outras;

l) Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção;

m) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço dos alunos de licenciatura.

Artigo 6.º

Secção de Pós-Graduação

À Secção de Pós-Graduação compete:

a) Proceder ao atendimento dos utentes da Secção e à recepção, encaminhamento e entrega de documentos;

b) Prestar informações orais e escritas sobre as condições de ingresso e de frequência nos cursos de nível pós-graduado da Faculdade;

c) Organizar e preparar os processos relacionados com provas de aptidão pedagógica e capacidade científica, mestrados, doutoramentos, agregações, equivalência, reconhecimento de graus e registo de habilitações estrangeiras e doutoramentos honoris causa;

d) Executar os serviços respeitantes a matrículas e inscrições;

e) Proceder ao registo de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos, organizando e mantendo actualizado o arquivo dos respectivos processos individuais;

f) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência, licenciatura e outras relativas a actos que constem do serviço e não sejam de natureza reservada;

g) Apoiar a elaboração das actas relativas às reuniões dos júris e às provas académicas;

h) Preparar elementos relativos a alunos para responder às solicitações do Instituto Nacional de Estatística, dos órgãos competentes do Ministério da Educação e, ainda, destinados a publicações da Universidade do Porto ou outras;

i) Gerir a ocupação das instalações normalmente destinadas à realização de provas académicas, designadamente a Aula Magna e os anfiteatros;

j) Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção;

l) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao serviço dos alunos de pós-graduação.

Artigo 7.º

Divisão de Recursos Humanos

A Divisão de Recursos Humanos compreende as Secções de Pessoal e de Expediente e Arquivo.

Artigo 8.º

Secção de Pessoal

À Secção de Pessoal compete:

a) Preparar os processos relativos ao recrutamento, selecção e provimento, bem como à promoção, recondução, prorrogação, mobilidade, exoneração, rescisão de contratos, aposentação e demissão de pessoal;

b) Instruir os processos relativos a faltas, acidentes em serviço e doenças profissionais, licenças, acumulações, equiparações a bolseiro e dispensas de serviço docente;

c) Proceder à inscrição do pessoal da Faculdade na Caixa Geral de Aposentações e na segurança social;

d) Elaborar os mapas de faltas e licenças e as listas de antiguidade, assim como as listas nominativas de pessoal docente;

e) Instruir os processos relativos ao adiamento ou substituição de obrigações militares do pessoal;

f) Organizar e manter actualizados os processos individuais do pessoal;

g) Proceder ao processamento de vencimentos e outras remunerações do pessoal da Faculdade;

h) Passar as certidões e declarações relativas a pessoal que sejam da competência da Faculdade;

i) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares, designadamente os respeitantes a abono familiar, prestações familiares, ADSE, pensão de sobrevivência e subsídio por morte;

j) Fornecer os elementos necessários à divulgação de toda a informação relativa a concursos, internos e externos, no âmbito da Universidade do Porto, bem como de toda a legislação considerada de importância vital para a formação do funcionário público em geral;

l) Fornecer os elementos necessários à divulgação das acções de formação e aperfeiçoamento do pessoal não docente, bem como assegurar o andamento dos pedidos de frequência de tais acções;

m) Apoiar a elaboração do balanço social;

n) Fornecer os elementos da sua área que devam integrar o relatório de actividades da Faculdade;

o) Assegurar em geral todas as demais tarefas administrativas respeitantes ao pessoal.

Artigo 9.º

Secção de Expediente e Arquivo

À Secção de Expediente e Arquivo compete:

a) Assegurar o registo e encaminhamento da correspondência;

b) Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente geral da Faculdade;

c) Organizar e assegurar a manutenção do arquivo inactivo;

d) Assegurar em geral todas as demais tarefas administrativas respeitantes ao expediente e arquivo geral da Faculdade.

Artigo 10.º

Divisão Financeira e Patrimonial

A Divisão Financeira e Patrimonial compreende as Secções de Contabilidade, Compras e Economato e de Inventário e Património.

Artigo 11.º

Secção de Contabilidade

À Secção de Contabilidade compete:

a) Elaborar o projecto de orçamento e organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de transferência de verbas;

b) Organizar a conta de exercício;

c) Proceder à relevação contabilística de todos os movimentos patrimoniais e de resultados, de acordo com o plano de contabilidade aprovado;

d) Elaborar periodicamente as peças de síntese e os mapas previstos no plano de contabilidade;

e) Organizar e apresentar mensalmente ao conselho administrativo o balancete referente ao mês anterior;

f) Informar os processos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas, bem como os relativos às aplicações financeiras;

g) Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado e outras entidades das importâncias de retenção na fonte de impostos e de quaisquer outras que lhe sejam devidas;

h) Elaborar as requisições de fundos;

i) Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verba;

j) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e aprovação do conselho administrativo;

l) Instruir os processos relativos à autorização de prestação de horas extraordinárias e de pagamento de serviços e deslocações de pessoal;

m) Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção;

n) Assegurar em geral todas as demais tarefas de natureza contabilística.

Artigo 12.º

Secção de Compras e Economato

À Secção de Compras e Economato compete:

a) Assegurar o apetrechamento dos serviços;

b) Organizar os processos de aquisição nos termos das disposições legais vigentes;

c) Manter em depósito o material de uso corrente indispensável ao regular funcionamento dos serviços;

d) Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção;

e) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes a compras e aquisições.

Artigo 13.º

Secção de Inventário e Património

À Secção de Inventário e Património compete:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da Faculdade;

b) Velar pelo aproveitamento do material e das instalações;

c) Zelar pelo cumprimento das determinações relativas à segurança das instalações, pessoal e equipamento;

d) Manter actualizado o arquivo relativo ao expediente da Secção;

e) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao património da Faculdade.

Artigo 14.º

Tesouraria

Adstrita à Divisão Financeira e Patrimonial funciona a Tesouraria, à qual compete:

a) Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados e arrecadar os recebimentos;

b) Proceder aos depósitos e levantamentos de fundos;

c) Proceder às reposições do fundo fixo de caixa;

d) Verificar as assinaturas obrigatórias nos cheques emitidos;

e) Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de fundos;

f) Manter rigorosamente actualizada a escrita da Tesouraria, de modo a ser possível verificar em qualquer momento a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

g) Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos e cobranças a efectivar;

h) Escriturar as folhas de cofre e remetê-las à contabilidade;

i) Preencher e assinar os recibos relativos à cobrança dos rendimentos próprios da Faculdade;

j) Transferir para os cofres do Estado, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias e relações organizadas pelos serviços;

l) Responsabilizar-se pela guarda e segurança dos valores em cofre.

Artigo 15.º

Secretariado dos Órgãos de Gestão

O Secretariado dos Órgãos de Gestão depende directamente do director da Faculdade, e tem as seguintes competências:

a) Assegurar a gestão da agenda do director da Faculdade e dos vice-presidentes dos órgãos de gestão, bem como das reuniões realizadas nas instalações da direcção da Faculdade;

b) Assegurar o apoio nas áreas de tratamento de texto, comunicações internas e externas, entrega de correspondência, convocatórias e informações dos conselhos directivo, científico e pedagógico;

c) Dar apoio na edição do Boletim Informativo do conselho científico;

d) Apoiar a elaboração de publicações de reconhecido interesse para a Faculdade.

CAPÍTULO III

Disposições finais e transitórias

Artigo 16.º

Quadro do pessoal

O quadro de pessoal não docente consta do mapa anexo ao presente Regulamento.

Artigo 17.º

Recrutamento e provimento

1 - Ao recrutamento e provimento do pessoal a que refere o artigo anterior é aplicável a lei geral ou especial sobre carreiras da função pública.

2 - O lugar de secretário será provido de acordo com as normas aplicáveis ao pessoal dirigente, por despacho do reitor, de entre licenciados com curso superior adequado.

3 - Os lugares de auxiliar de manutenção serão providos de acordo com as normas aplicáveis à carreira de auxiliar administrativo.

Artigo 18.º

Normas de transição

O pessoal actualmente provido em lugares do quadro, aprovado em reunião de 31 de Maio de 2000 pelo plenário do Senado da Universidade do Porto, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 149, de 30 de Junho de 2000, e alterado pela resolução 1170/2003, aprovada pela secção permanente do Senado da Universidade do Porto, em reunião de 15 de Julho de 2003, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 181, de 7 de Agosto de 2003, transita para os lugares do quadro anexo à presente deliberação para a mesma categoria, sem dependência de quaisquer formalidades.

Artigo 19.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor a partir do dia 1 do mês seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

16 de Fevereiro de 2006. - O Reitor, J. Novais Barbosa.

ANEXO

Quadro de pessoal não docente

(ver documento original)